城中村文字声像档案管理通知

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街道办事处，各有关单位：

城中村综合改造是一项关系城市科学发展和广大人民群众切身利益的重要工作。做好城中村改造文字档案和声像档案资源管理及保管工作，对于记录和维护农村历史原貌、推进村务公开、巩固农村安定团结、提高工作效率、节约改造成本等具有重要意义。各街道办事处、各部门、各改造村务必引起高度重视，着眼长远，未雨绸缪，按照“收集齐全、整理规范、安全保管、便于利用”的要求，在完成城中村改造各项任务的同时，也为历史、为人民留下宝贵的历史见证记录。

一、城中村改造文字档案管理要求

1．做好村容村貌、土地勘界现状等改造前期的重要资料，最大限度地保存和记录农村历史原貌。

2．做好协议、合同、规划方案、征地拆迁补偿安置协议、评估、造价、招标、测绘、产权产籍、回迁安置等业务性文件材料的收集归档工作。

3．做好“四议两公开”程序中征求村民意见、会议纪要、会议决议、表决结果等民主程序文件资料的收集、归档工作。

4．做好拆迁资金拨付、会计凭证、会计报表等业务性文件材料的收集归档工作。

5．做好日常工作中各类请示、批复、通知、报告、函、计划、总结、汇报、证明材料等日常事务文件的收集工作。

6．做好改造重建过程中形成的基建档案的收集、保管工作。

7．归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备，并一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

二、城中村改造声像档案管理要求1．声像档案是指在我区城中村改造规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。2．各改造单位应由专门人员负责影像资料的拍摄、留存。各改造单位向档案局报送的声像档案主要有：开工前的原址、原貌、各种会议、奠基仪式、省市区各级领导调研指导活动、各片区原貌、搬迁过程、建设过程（包括：地基与基础分部工程、主体分部工程、屋面分部工程、建筑给水、排水等管线工程、建筑电气工程、装修、装饰工程、施工现场发生事故及处理情况、室外的地下管网管线等基础配套设施）、竣工仪式及验收后全貌、分配、入住的照片档案、录像档案和相应的文字说明。

三、照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现改造前原貌和工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）以传统胶片为载体的照片需报送底片、正片（照片）；（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素（不允许插值）。4．录像档案应符合以下要求：（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（2）需完整拍摄活动事项、参加人员、活动过程以及工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、各种设施、建筑特色及搬迁、拆除、建设过程等；（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。5、影像资料要附简要文字说明。文字说明包括：各种活动人员、事由、时间，工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。三、城中村改造工作相关单位的管理要求1．各街道、各部门、村委要派专人负责文字和声像档案资料的收集、拍摄、保管、归类和留存，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。2．区档案局要进行定期和不定期的上门指导各改造村、单位档案的收集、整理、保管和分类业务。3.区城建局要制定建设工程档案资料归档范围、内容及要求，加强建设工程档案的收集管理，对重点工程、大的拆迁项目要主动为档案部门提供信息，摄录拆迁前的原状和拆迁后的现状。4.文物旅游局要对文物古迹和旅游景区有计划地进行拍摄。5.区报社、电视台和新闻中心对城中村改造中各级领导调研指导以及改造中重大事项情况的文字与声像资料要妥善保存，编辑整理，会同档案部门搞好声像档案制作。6．各相关部门要建立严格的管理制度，防止分散流失，杜绝据为己有，对声像档案的日常保管、借阅做出明确的规定，做到有章可循，使之逐步变为自觉行动。对需要永久和长期保存的档案资料要移交区档案馆保存，充分发挥其作用。7.有条件的项目建设单位可以聘请相关专业档案制作公司进行档案收集管理，形成标准规范的档案资料。费用统一按相关标准执行。