人事部人员工作安排意见
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一、目前各人员主要工作内容状况:
招聘专员--
1、架构维护及人员招聘需求收集与审核;
2、联系学校、职介所、劳动局、劳动力市场等渠道,了解人才渠道信息,拓展与维护招聘渠道;
3、招聘信息,搜集人才信息;
4、利用多种手段进行人才测评与筛选;
5、根据公司薪酬体系初步审核各岗位薪酬定位的合理性;
6、统计每月的招聘结果、人员需求、招聘计划、进行招聘分析;
7、与离职员工做离职面谈,了解与分析离职原因,作相关统计,并据此搜集公司改进意见,对可挽留的员工进行挽留,办理离职手续;
8、上递录用人员资料,电话通知录用者,跟进审批进程,办理入职手续;
9、接大量应聘者咨询电话、部门间沟通、处理上司临时安排的事务。
考勤专员--
1、数据的收集与入录;
2、临时工离职办理;
3、办理入职人员的IC卡;
4、核算离职人员考勤;
5、有时帮助签订劳动合同;
6、出月报表;
7、接电话、部门间沟通、处理上司临时安排的事务。
劳资专员--
1、审核与办理各类人事处理单,包括奖罚单、晋升单、调动单、调薪单等;
2、签订、与续签劳动合同;
3、办理社保和住房公积金;
4、开出离职者的退保证明;
5、工伤与医疗事件的跟进与处理;
6、接电话、部门间沟通、处理上司临时安排的事务。
劳资专员--
1、人事档案管理,包括所有在职员工/临时工入职者、离职者资料、奖罚、晋升、调动、调薪、培训记录等单据的人事系统录入归档、出档;
2、制作每月人事月报表;
3、各部门间沟通、处理上司临时安排的事务。
招聘和培训工作的重点是偏重质量。
考勤和劳资工作的重点是偏重数量。
二、目前一些劳资工作的衔接情况:
1、入职工作衔接情况:
⑴()电话通知入职,登记、填写、交待办理程序与相关福利待遇情况--
⑵()办IC卡、工卡--
⑶()签合同、办社保--
⑷()入人事系统、五大中心,对每一份入职资料进行整理,制作员工档案明细目录。
2、离职工作衔接情况:
⑴()面谈(填《离职调查问卷》、《离职面谈记录表》、登记《离职人员名单》),给《离职审批表》--
⑵()收面谈问卷和离职表,登记,开退保证明,上递审批--
⑶()收退保证明和离职表,给离职者《工作移交表》,办理离职--
⑷()核算考勤--
⑸()离职入系统,原始资料抽出归档。
目前的分工情况,没有清晰的思路,导致了衔接多,内部沟通时间损耗多。衔接越多,效率越低,出错率越高。这是部门工作的一个性质。
调整思路:招聘、培训工作做专,以提高质量;劳资、考勤工作分清,以提高效率。
具体调整建议:
1、劳资专员一--在职人员劳资关系处理
⑴审核与办理各类人事处理单,包括奖罚单、晋升单、调动单、调薪单等;
⑵人事档案管理,包括入职者、离职者资料、奖罚、晋升、调动、调薪、培训记录等单据的归档、出档;
⑶协助临时工、保安的招聘工作。
2、劳资专员二--入、离职人员劳资关系处理
⑴办理入职与转正;
⑵合同的签订与续签;
⑶办理社保与公积金;
⑷离职与退/转社保和公积金关系。
⑸工伤与医疗事件的跟进与处理。
工作衔接与工作量分析:
㈠入职工作(33分钟)
⑴接收招聘专员给予的可确认入职的职位申请表--
⑵通知入职事项--(3分钟)
⑶填相关表、交待办理流程--(10分钟)
⑷办理与发放工牌、IC卡--(15分钟)
⑸签订合同--(5分钟)
⑹交档案管理者
㈡转正工作(20分钟)
转正人员跟进,向部门递交转正单,办理转正
㈢社保、公积金办理与转移(3天)
㈣离职工作(11分钟)
⑴接收面谈者递来的面谈问卷及用人部门递来的离职审批表,上递审批--(1分钟)
⑵离职流程交待与办理--(10分钟)
⑶交考勤专员结算考勤--
⑷考勤专员交离职档案给档案管理者
办理一个人的入、离职、转正手续约耗时64分钟。
假设每月有100人办入、离职、转正手续,每天用6小时办理(另有1小时接电话,1小时会议、部门沟通、休息),每月实际工作日为24天,则:
3天+64*100/60分钟/6小时=20天
20/24=83%,根据80%饱和工作量原则,此种安排的工作量适宜。
根据此岗设计的工作内容,要求胜任者办事严谨、仔细,灵活性要求不高,同时有一定的对外活动能力。其中的转正若跟进不及时,根据新劳动法,容易引起劳动纠纷,所以对"严谨"的要求最高。
以上分工方式能最低限度的减少内部工作衔接,减少多余的内部时间损耗,提高工作效率。预计此种分工方式能使部门内部劳动时间节约10%左右。
根据目前人员状况,阿蓉更熟悉公司历史与运作,结合目前她的工作内容,接手在职人员劳资关系处理会相对比较适合;
工作认真、仔细、上进、好学,建议接手入、离职人员劳资关系处理。接手新工作内容,会进一步带动她的工作积极性。
3、目前有、负责招聘工作,如果需要把职业态度培训、情商培训、压力管理训练、职业心理训练、职业生涯心理辅导、拓展训练等课程开发并独立讲解,则需招聘一名有资历的培训专员。
四、入职签批流程调整建议
目前的入职签批要求是:
A、通知来面试时要求带齐照片、证件原件和复印件(部分岗位必须要简历)(实际操作中,经常有人带部全或忘记带,而且很多服务员和保安应聘者是不约而来,更不能保证其能带齐证件过来);
B、录用后,通知被录用者准备好照片、证件复印件,办理体检表或健康证(本地的过来交,外地的传真过来),然后上递由蔡总审批;
C、审批下来后,通知过来办入职手续。
从录用通知,到交健康证,最短需要2、3天;从上递吴总审批,到通知来办入职手续,需要的时间不确定,最短也要2天。为办入职,很多人往人事部跑两次。
调整建议:
录用后,通知被录用者备齐照片、证件复印件,办理体检,同时上递审批,批下来后就通知带齐资料过来办理入职。由于办理体检与上递审批是同时进行,就可缩短入职时间,让被录用者少跑一次。
当然,要简化入职(以及离职)流程,最根本的是要改变入、离职审批制度。
