档案信息化建设意见

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一、指导思想和基本原则

市档案信息化建设的指导思想是：坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的全会精神，全面落实科学发展观，以改革创新为动力，以为党和国家中心工作和各项建设事业有效服务为目标，在市电子政务建设的整体框架内，构建档案管理平台，积极推动馆藏档案数字化和文档一体化建设，加快推进档案信息化建设进程，不断提高档案资政育人和为社会需求服务的能力，促进档案信息化建设与经济和社会协调发展。

全市档案信息化建设应坚持“纳入规划，有序推进；统一标准，统筹建设；突出重点，分级实施；安全保密，注重实效；引导示范，逐步展开”的基本原则。

二、总体目标和主要任务

(一)总体目标

各级档案部门档案信息化建设要纳入同级电子政务体系和本单位办公自动化统一部署，统一规划，同步建设，逐步实现电子公文处理和电子档案管理的规范化与一体化；加大档案信息资源管理力度，建立长效发展机制，全面整合档案信息资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高和结构优化；利用馆内局域网、电子政务网、公众信息网，推进服务机制创新，促进档案信息资源公开、共享和再利用；本着“由近及远，先重点后一般”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。制定统一标准，推进档案数字化与网络化建设。按照共通共享，互联互通的要求，建立与完善全市档案信息目录数据库，实现档案信息资源优势互补和共享。利用电子政务网络平台进行政府公开信息的网上数据传输，信息集聚和档案，条件具备的区县档案馆要逐步建设电子文件接收与管理中心和数字档案馆。

(二)主要任务

1、加快档案馆局域网建设，市、区县档案馆要建立和完善档案数字化处理、OA办公、电子政务网和社会公众网，以提高档案管理水平和服务质量。

2、市、区县档案馆建成同级政府电子政务平台下的电子文件接收管理中心，负责电子政务系统电子文件的收集和管理、利用。

3、在市级机关进行文档一体化管理，实现纸质档案、机读目录和电子档案同时移交进馆。

4、加强市、区县档案馆档案资料目录数据库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。

5、加快档案网站建设步伐，逐步建成网上虚拟档案馆。

6、加强和完善档案信息化标准规范体系建设。

三、档案信息化建设的重点和实施步骤

(一)基础设施建设

1、进一步提高和普及全市各级档案部门计算机管理和网络技术的应用。年，全市各级档案部门应用计算机管理档案的普及率达100%。

2、加强和完善档案馆局域网建设，并与当地政务网联通。到年，市档案局(馆)和区县档案局(馆)全部建立局域网和联通当地政府的电子政务网。

3、进一步提高档案管理软件的技术和应用水平。全市各级档案部门要认真贯彻落实《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-)、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(DB32/505-)、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子公文文档一体化业务流程管理规范》和《档案管理软件功能要求暂行规定》等标准规范，推广应用符合档案工作业务标准规范、档案管理软件基本要求和档案信息化建设标准规范的档案管理软件，为档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。

(二)市、区县档案馆档案资源信息化建设

1、档案目录数据库建设。档案目录数据库建设是档案信息资源建设的基础工作。到年，市、区县档案馆馆藏档案100%的案卷目录和利用率较高的文件级目录实现计算机检索。

2、积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。市、区县档案馆积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，有条件的档案馆应通过接收和数字化等方式丰富电子档案、照片、录音录像等各种载体的馆藏档案，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案的全文信息查询，不断提高服务效率和质量，满足利用者对档案的不同需求。

3、积极推进馆藏档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的历史档案和现行公开文件的划控鉴定和数字化工作。

4、加快电子文件接收管理中心建设。市、区县档案馆应依托本级建立的电子政务内(外)网平台，发挥档案馆接收档案的优势，建立电子文件接收管理中心，及时接收电子文件和电子档案，为党委和政府工作提供服务。市档案馆从年起，开始电子文件接收工作，各区县档案馆根据区县的实际和信息化工作情况积极开展此项工作，年全市各级档案馆完成电子文件接收管理中心的建立，有条件的地方可以采用实体文件中心与网上文件接收管理中心并存的方式。

(三)机关、团体、事业单位档案资源信息化建设

1、机关、团体、事业单位在向本级档案馆移交档案时，要做到同时移交文件级机读目录。各级档案管理部门应加强对列入接收进馆范围的机关、团体、事业单位电子文件和电子档案归档范围的监督和管理，配备必要的计算机软硬件设备，做好接收的各项工作。

2、加强电子文件归档与管理。档案行政管理部门对文件形成部门所产生的电子文件的采集、积累、鉴定、著录、归档工作要及时指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。

3、各级机关、团体、事业单位档案室，要将室藏档案数字化作为档案信息化的基础工作，在年底前完成室藏重要、珍贵、利用率高的档案数字化工作，以提高服务和利用水平。

4、积极推进机关、团体、事业单位档案管理与本单位办公自动化建设同步发展，适应办公自动化和电子政务建设的要求。在列入档案馆接收范围内的机关、团体、事业单位中普及应用符合档案行政管理主管部门认可的文档一体化通用软件和与办公自动化相衔接的电子文件采集与鉴定共性模块。

(四)档案信息网站建设

1、年前，市、区县档案馆全部完成馆藏所有案卷级目录的建库工作，逐步将现有目录数据库与市馆实现档案馆际的互联共享，供连通电子政务网和全市档案馆馆际查档利用。

2、建立和完善各级档案信息网站或主页，以领导、机关、公众和广大档案工作者为主要服务对象，以公开现行文件和开放档案为主要内容，以更好地为社会和公众服务为主要目的，有计划，有重点，在确保安全的前提下，公布开放档案目录和开放档案全文信息，向社会提供网上查询和利用服务。

(五)虚拟档案馆建设

1、市、区县档案馆应加快与电子政务建设工程配套建立虚拟档案馆，保证在电子政务内(外)网各应用系统中运行的电子数据在传输、运转、处理完毕后，完整、安全地得到集中存储和永久保存，并为政务公开提供长效服务。虚拟档案馆的主要功能包括采集、保存、利用、管理和宣传。

建设内容为：(1)建立互连互通的电子文件中心和数据备份基地；(2)通过内(外)网、门户网站提供现行文件和档案数据信息的利用服务；(3)通过馆藏数字化等手段，建立电子政务信息和各类综合档案信息资源基地数据库，成为宣传全市政治、经济、文化的窗口，成为政务公开的资源基地。

2、建设示范性虚拟档案馆。在总结全市档案馆建设经验的基础上，加紧全市虚拟档案馆建设的进程，确定一批档案信息化建设成效显著的区县档案馆作为试点，充分发挥其建设的示范带头作用，在全市逐步推开虚拟档案馆建设。

(六)档案信息化业务规范建设

1、加快研究和制定电子文件归档与管理、档案信息公开与上网安全、档案网站建设与管理等方面的规范，推动相关配套行政规章的制订和完善。

2、完善档案信息化标准规范体系建设。制定电子文件归档、档案信息采集和整理、档案信息安全管理等档案信息化标准规范，制订《市电子文件归档与管理细则》，建立健全档案信息化标准规范实施机制。

3、研究电子文件与电子档案接收、管理、利用的技术方法。从年开始市档案馆开展电子政务环境下接收与利用电子文件与电子档案的工作，为研究制定电子档案管理细则奠定基础。

(七)档案信息安全保障体系建设

1、建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制。各级档案部门要按照国家有关规定加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效；档案部门的档案数字化处理、OA办公和电子政务网必须与互联网实行物理隔离，加强身份认证和密钥等管理，使用网络行为控制方式，确保档案信息网络传输的安全。

2、各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络建设工作中，要提高信息安全意识，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密事件的发生。加入各级政府电子政务的档案部门，要严格遵守相关的安全保密制度，非公开的档案信息一律不得上外网，上网的档案目录和全文信息要经过划控和鉴定；在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。

四、保障措施

1、统筹规划、加强领导。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，为了防止信息化建设过程中的浪费和避免走弯路，全市档案信息化建设必须在市档案局的统筹规划下，统一标准、统一要求、分步实施。全市各级档案部门要加强对档案信息化工作的领导、落实责任，狠抓落实，确保各项任务的完成。

2、积极争取，列入规划。各级档案部门要积极争取党委、政府对档案工作的重视支持，把档案信息化建设纳入到本级信息化建设和本单位办公自动化相关规划，将档案信息资源建设与国家信息资源开发利用工作结合起来，与本级电子政务建设结合起来。市、区县档案局要参照“国家电子政务协调小组”吸纳国家档案局为成员单位的做法，积极向领导汇报，争取进入本级信息化领导小组成员单位，争取档案信息化建设的立项，使档案信息资源建设与电子政务建设同步协调和可持续发展。

3、加强制度建设和安全管理。各级档案部门要认真贯彻落实国家关于加强信息安全保障工作的方针政策，处理好档案公开与保密的关系。建立健全档案数字化、网站运行、数据库管理各项工作规章制度，采取有效措施，确保数字档案信息管理系统运行安全、可靠，同时注意保护档案信息及信息产品的知识保护，保护国家利益，保护个人隐私。

4、加强对档案业务人员的培训，市档案局将适时举办档案信息化知识培训班，有针对性地进行数字信息技术、网络化技术、档案管理软件运用、档案现代管理技术知识的培训，不断提高档案业务人员掌握和运用现代技术的技能。