卫生局的档案管理制度

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为了加强本局档案管理，根据上级有关文件精神，结合本局实际，特制定本制度。

一、职责分工

1、由分管行政的副局长分管档案工作；由办公室负责管理局档案室，并确定一名档案员。

2、本局各类档案，包括各科室及设在本局的临时机构业务工作中形成的档案材料，由局档案室集中统一保管。

3、各科室办理的各种年报、调查、统计、登记资料，批复、通知，招工、招干、调动材料，工资升级方案等，由各科室承办人立卷；由局统一收发的文件材料由档案员立卷。

4、立好的案卷，交给档案员统一编号、存档，其他人员不得保存应存档的公文。

二、人事档案管理

1、人事档案管理的范围和对象：各类流动人员和要求人事的中专以上学历的毕业生（包括成人高校、高等教育、自考、远程教育和学历考试的毕业生）、专业技术人员和管理人员。

2、人事档案接收。接收人事档案要认真核查，核查无误方可签收。拆封人事档案袋要做到“三查”：一查档案袋有无破损；二查封口有无异常；三查材料是否齐全。人事档案要及时登记造册，做到随到随登记，不拖延，不漏登。

3、人事档案的保管。人事档案的保管要严格按照有关干部档案管理制度执行，做到“五防”，即防火、防潮、防蛀、防咬、防盗。有关本人的工资、职称、奖惩、考核等材料，要及时收集归档，并定期整理装订，要通过电脑排序和姓氏排序二套检索目录。档案存放要科学规范，整齐有序，以便查阅。

4、人事档案的转递。凡调出本区范围的人事档案，凭单位录用证明及调档通知，办理调档手续。外调档案要密封转递，及时注销登记。除由组织上派人调档外，其他都要通过机要通信转递，并要附签收回执。人事档案的接收和转递，要建立专用登记本，以备考查。

三、文书档案管理

1、立卷范围：本局在工作活动中形成和使用的，经过办理完毕、具有查考价值的收和发的文件、公函、照片、内部资料、会议记录、本局大事记等，一般都应立卷保存。

2、立卷件之间的历史联系，反映机关工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。要以本局（含临时机构）形成的文件为立卷的重点。公文立卷应按照机关工作规律，保持文件有关材料整理齐全，并根据文件的作者、内容、文种、时间等特征分类整理组卷、编好页码，填好卷内目录和备考表，装订整齐。案卷标题要准确反映卷内文件作者、内容和文种，并接规定确定保管期限。每年的档案统一编号后，还要编制案卷目录和全引目录，以便查阅和移交。

3、各科室对上一年业务档案，一般应在次年4月底前做好立卷工作，及时移交局档案室。经保存使用5－10年后再统一向档案馆移交。

四、档案保密制度

1、凡未开放的档案均属保密范围，有关人员必须严格执行省保密委员会制定的《保密守则》，做到“十不”，严守档案机密。

2、改善档案存放设施，加强安全防范；借阅档案必须严格执行审批手续；各业务科室尚未归档的案卷，须有专人保管，明确职责，按时归档。

3、及时清退注有密级的文件资料，妥善处理保密废纸。不属立卷范围的材料以及多余的文件，整理后由档案室上交档案馆统一处理，以防失密。

五、档案查阅制度

1、档案管理要与开发利用并重。凡因工作需要查阅本局档案的，档案室应给予方便。本局各科室查阅本科室立卷上交的档案材料，可直接向档案室查阅；凡查阅本科室工作（业务）以外的档案资料，需经分管领导批准。

2、查阅档案一般在档案室内阅看，本局人员如需借阅，则要办理登记手续，并及时归还，最长不超过一周。

3、外单位查阅本局档案资料，需持介绍信，并注明查阅目的和内容，办事登记手续，经分管领导批准后方能查阅。一般不外借、不复印。如确需复印的，经分管领导批准，由档案员办理。

4、查阅档案资料的内容，限定在同意查阅的范围内；如需摘录的，须全面完整，核对无误，否则无效。

5、查阅人员要爱护档案资料，严禁在档案资料上画圈、划线、折叠、涂改、裁剪。借阅的档案，不许转借，不许无关人员翻阅。

6、及时反馈和记录档案利用情况。

六、检查考核制度

1、档案管理情况每季度初检查一次，发现问题及时报告，并采取防范措施。

2、档案柜内不得存放与档案无关的物品或作它用；经常打扫和保持库房清洁卫生，各类档案应分门别类存放，并配备樟脑丸等防虫药物。

3、为了切实搞好档案工作，今后每年的四月份，由办公室牵头，各科协助，对全局的文书档案材料的归档、立卷、汇拢、移交和保密等情况进行一次全面的检查，发现问题，及时处理。

4、档案检查考核情况列入干部年终岗位目标责任制考核内容之一。