档案任务的督查情况汇报

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XX市委办公室、市人民政府办公室：

为进一步搞好新时期的档案工作，为经济建设服务。今年，河池市委、市人民政府将档案工作纳入党政双文明建设目标管理进行考核验收，年内乡镇要有90%以上完成年度归档任务，社区、村建档率要达50%以上，同时要对部门的档案实行年检制度。为落实河池市委、市政府的文件精神，XX市委、市人民政府非常重视，已将档案工作纳入年度目标管理。为全面了解、督促各乡镇落实今年的档案工作任务。10月9日——10月15日，在市委办、市政府办的重视下，组织了以市委办副主任、督查室主任XX同志为组长、档案局、信访办领导为成员的督查组，对全市各乡镇的档案工作、信访工作进行督查检查，现将乡镇档案工作的有关情况汇报如下：

一、档案整理立卷归档工作做得较好的乡镇的经验和做法。

在督查中发现，乡镇设立有专门档案室，而且比较规范的有XXX等9个乡镇。完成至2003年档案立卷归档任务的只有XX乡。正在进行档案整理且进度较快的有XXX等8个乡镇。已整理归档的档案中，符合要求且较规范的有XXX等7个乡镇。这些做得较好乡镇的主要经验和做法是：

1、领导重视

建立了主要领导亲自抓，分管领导具体抓的机制，落实了专门人员负责档案的收集、整理、立卷、归档工作。领导认识到位，充分认识到搞好新时期档案工作的重要性，经常检查督促、了解档案工作的有关情况，及时解决在整理档案过程中遇到的实际问题和困难，使整档工作能够顺利开展。如XX乡党政主要领导经常过问档案工作，检查、了解档案工作的进展情况，工作有部署、有检查、有落实，并解决在整档过程中的实际问题，使档案工作顺利开展。XX乡领导重视，年初既与档案局联系派人到该乡指导整档工作，并专门安排4名人员负责整档工作，解决了历年来档案未整理、人员、经费未落实的问题。XX乡历年来领导比较重视档案工作，落实了专人负责，建立了常抓机制，年度档案归档工作进度较快，今年上半年，即抽调人员把去年的档案整理归档，是我市乡镇整档工作进度较快的乡镇。

2、建立专门的档案室、落实了专（兼）职人员，解决了经费问题困难的问题。

整理工作进度较快的乡镇，基本上都建立有规范或比较规范的专门档案室，而且落实了相对稳定的专（兼）职档案员专门负责档案工作。同时，领导亲自过问，在资金较为紧张的情况下，挤出经费，解决整档需购买的装具，用品问题。

3、建立常抓机制

整档工作较为主动、进展较快的乡镇的经验和做法是建立了常抓机制，他们落实了专（兼）职档案员专门负责对文件、材料的收集、整理、分类。特别是对散存在领导班子成员手中的文件、材料，及时予以收集，避免了档案、材料的丢失。如XXX乡几年来、均安排了专（兼）职档案员专抓档案整理工作，会同政府办人员，对形成档案上年度的文件、材料，在百忙中挤出时间，及时进行整理，归档、做到边忙于其他事务，边整理档案，确保了整档工作的顺利开展。

4、主动与上级主管业务部门联系，加强对档案业务工作的指导。

近几年来，档案部门加强对专（兼）职档案员进行业务培训，并实行档案上岗证制度。但由于乡镇工作千头万绪，一般档案员均由乡镇政府秘书兼任。秘书工作较繁杂，能够静下心来钻研档案业务的不多。特别是乡镇政府秘书调换周期短，调动频繁，造成新接手的档案员业务不熟，难以开展正常的档案整理、分类、立卷、归档工作。档案工作进度较好的乡镇如XXX乡等乡镇的做法是：一是保持专（兼）职档案员的基本稳定；二是经常与档案局保持联系，请教业务工作中遇到问题，请档案局派员进行业务指导。

二、乡镇档案整理、立卷、归档案工作仍需进一步加强。

我市乡镇档案工作总体形势是好的，但存在的问题也比较多，这些问题主要表现在：

1、有的乡镇领导对档案工作认识不足，重视不够。

在督查中发现，XXX等乡镇未开展档案的收集或整理工作，档案较为混乱，多年来档案文件、材料仍在领导手中，或在各部门办公室，根本没有收集，有的乡镇收集了，随意堆放在档案室里，与其他杂物混杂在一起。存在这些问题主要原因是乡镇主要领导对档案工作重视不够，没有充分认识到搞好新时期档案工作的重要性、必要性，只注重抓经济工作，忽视了档案工作。有的乡镇没有落实分管档案工作的领导，没有专（兼）职档案员，没有落实必要的整档经费，购买必要的档案装具、甚至没有专门的档案室，造成了整档工作的被动局面。

2、有的乡镇没有专门的档案室，有的设有专门的档案室但与杂物混放在一起，室内档案装具比较陈旧。

在督查中发现，XXX等乡镇未有档案装具；档案室较为杂乱的乡镇有XXX；全市各乡镇档案装具除XXX等乡镇档案装具是较好外，其它大部分乡镇档案装具陈旧，有的甚至已经腐烂霉变。

3、专（兼）职档案员调换频繁，档案员业务不熟，难以正常开展档案工作。

近几年来，虽加大对专（兼）职档案员的培训力度，推行档案上岗证制度，但由于干部调动等问题，致使有的乡镇档案员调换频繁；有的乡镇档案员刚参加培训不久，又调到其他工作岗位，新接手的档案员业务不熟，难以做好档案工作，造成档案工作的被动局面。目前，无档案员或档案员调走的乡镇有XXX。

4、有的乡镇未开展档案的整理、归档工作。目前，未开展整档工作的乡镇有XXX乡。档案整理到1998年度的有XX乡。这些乡镇整档工作的被动，有主观原困，也有客观原因，但最主要的是认识不足，重视不够造成的。

5、经费投入严重不足。

档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保护必须一定经费保障，用于购买档案用品，如档案卷皮、打印材料、装订线（订），归档用具，档案柜、必要的安全设施、以及防火、防盗、防虫、防霉、防光、防尘、防潮、防有毒气体等“八防工作”等，这些工作必须有一定的经费投入作保障，才能保证档案工作的顺利开展。而我市有些乡镇对档案工作经费的投入较少，造成工作的被动局面，已严重地影响到档案的保护和利用工作。

6、乡镇村（社区）的整档工作进展缓慢，发展不平衡。

根据河池市年初布置的工作任务，2004年度，要有90%以上的乡镇完成年度归档任务，50%以上的村（社区）完成建档工作。从检查的情况看，乡镇只有太平乡完成年度归档任务，基本整理到2003年的有XXX等乡镇等，其它乡镇整档、归档工作任务仍相当重。全市村（社区）建档工作，基本上整理税改、土地延包等档案，其它档案文件、材料比较散乱，基本上未建档，工作进展缓慢，有待进一步加强。

三、下一步工作打算、建议。

据2004年底的时间仅有2个多月，时间紧、任务重，为了进一步加强对档案工作的领导，全面完成河池市委、市政府下达的目标管理工作任务，使档案工作不拖全市的后腿，下一步工作的打算、建议是：

1、领导重视

要落实乡镇党政一把手负总责，分管领导具体抓。要抽调人员组成整档组，专门负责整档工作。有建档任务的村（社区），也要成立专门的整档小组，具体负责整档案工作。

2、落实一定的整档经费公务员之家版权所有

乡镇档案的整理，需要一定的经费购买必须的整档用品。同时，有的乡镇档案室安全隐患大，需要购买铁门，加固铁窗，需要一定的经费购买档案柜及防湿、防潮、防尘、防虫等“八防”设施。乡镇的村、社区档案整理，也需要一定的经费作保障，所有这些工作。如果不能保证落实最基本的经费，整档工作任务将难以完成。

3、加强对乡镇、村（社区），市直单位档案工作的业务指导。

在这次督查中发现，有的乡镇、市直单位虽每年均派员参加档案整理的培训，但仍存在业务熟而不透，生而不熟，一知半解的现象；村（社区）的整档工作还未真正开展，业务不熟现象依然存在；这些问题的存在，需要档案局派员到乡镇，村（社）作业务指导。但由于档案局无专用车辆、业务经费较少、人员少，指导面受到较大程度的限制，希望市委办、市府办帮助反映解决无车辆、经费短缺问题。

4、推行档案合格证制度，加强对市直部门的档案案卷质量检查。

从今年起，河池市实行年度档案整理、归档的合格证制度。对各县市（区）、乡镇、单位及村（社区）的档案收集、整理、分类、立卷、归档的质量进行抽查，要求各县市（区）实行档案合格证制度。对归档合格的乡镇（含村、社区）单位颁发合格证。希望市委办、市府办在下一步工作中，牵头带领档案局（馆）人员对市直（含中、区、河池市驻宜单位）对有关单位的案卷质量进行一次检查、督促，合格的将颁发合格证，不合格的督促加强整改，确保全面完成档案工作任务。