办公自动化系统运行管理规定

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目的

为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本规定。

适用范围

本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。

系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业管理人员。

相关部门职责

集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行用户的注册和注销。

集团办公室信息技术处负责系统操作技术的培训，系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。

各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。

文件发送与接收

集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。

集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。

电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。

所有用户每天上、下午上班后都必须及时登录系统查看文件，并始终使系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。

电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立系统管理体制，指定专人负责系统文件的管理。

用户注册和注销

总部新进符合使用系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和用户注册。总部用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及注销手续后，方可办理离职手续。

各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理注销手续后，方可办理离职手续。

集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的用户，要合理安排电脑共用。

系统安全与维护

集团公司和各控参股企业、各销售公司（物流中心）的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存天以上。

集团办公室信息技术处须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管，注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。

密级的文件不入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。公务员之家版权所有

所有系统应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。

文件共享与归档

集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将所有的实用文件在系统上，供用户学习、使用。

集团办公室对系统上电子公文每年整理一次，刻录成光盘，存入集团档案室。

附则

本规定自××年月日起试行，原有关规定同时废止。

在试运行期间，公司除利用系统处理文件发送、信息沟通外，还将逐步推行自动化办公流程，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。

集团各部门、各控参股企业、各销售公司对在试行中遇到的问题和意见、建议，请及时向集团办公室反映，以便对本规定进行修改。