公司公文管理规范

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根据山东省办公厅鲁政办明电[2005]88号《关于规范向省政府报送公文的通知》,和集团公司×××号《印发<电子办公系统管理规范>和<公文管理规范>》规定，为进一步规范公司公文管理，切实增强公文管理的时效性、正确性和严肃性，不断提高各类公文编制、签发的质量，便于各类情况信息的及时上传下达、沟通反馈，减少随意性，避免因多头报送、越级报送等不规范行为造成工作延误，结合近期公司公文管理中发现的一些问题，现就公司公文管理做如下规定，望各单位认真贯彻执行。

一、公司内部行文

（一）办公室自拟公文

1、公司领导和办公室安排的材料，办公室承接人为材料编制的第一责任人，负责督办审核、校对、印制、下发或上报的全过程。

2、公文初稿形成后，填写公文发文稿纸（写明文件名称、主题词、发文范围、份数、拟稿部门、主送、抄送部门等），送交办公室主任或分管副主任审阅，并签署核稿意见。

3、公文初稿经办公室主任或分管副主任审核并交拟稿人修改后，呈报公司领导会稿、签发。

4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，送交打印室印制，按规定印发或上报、上挂电子平台、存档。

5、拟稿人凡不按规定程序行文，造成的一切后果由拟稿人按办公室规定自行承担责任。

（二）各部门、各单位自拟公文

1、各部门、各单位将打印好的公文初稿送交办公室，由办公室承办人初步审查后，提出修改意见并填写公文发文稿纸（同“办公室自拟公文”第二条），送交办公室分管负责人审阅及签署核稿意见。

2、公文初稿经办公室分管副主任审核后，交公文拟稿部门、单位修改，由其签署拟稿人，公文文稿起草部门、单位为该公文的第一责任人，负责督办公文审核、校对、印制、下发或上报的全过程，办公室承办人为连带责任人。

3、拟稿部门、单位将审核、修改后的文稿呈报公司领导会稿、签发。

4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，由拟稿人送交打印室印制并校对，按规定印发或上报，办公室承办人负责上挂电子平台、存档。

5、严禁各部门、各单位不经办公室审核直接将公文文稿报送公司领导或其它如多头报送、越级报送、代拟发文稿纸、自编公文文号等违规行为，否则由此引发的一切后果由本部门、本单位自行承担责任。

（三）呈报公司领导公文

1、除公司领导明确要求直接报送其本人和确需直接报送的文件外，各部门、各单位一律不得将公文直接报送公司领导特别是主要领导个人，应按程序将拟报公司领导审阅或签发的公文先报送至公司办公室，由办公室呈报公司领导阅示。

2、所报送公文内容力求简洁扼要、准确无误，所用纸型、字号要符合规定，附件正确齐全，请示类和情况报告类公文要分开报送，情况报告类公文不得夹带请示事项。

3、严格控制报送公司领导公文的数量，凡属本部门、本单位职责范围的事项和可协商解决的问题，尽量自行解决，向公司领导报送的请示类公文不能只提问题，还要提出可行性强的参考意见和解决方案。

二、呈报上级部门公文

向集团公司及以上部门、单位报送的各类公文，必须经公司主管领导签发后方可上报，具体程序参照本管理规范第一项“公司内部行文”规定执行，严禁未经签发私自上报行为，

三、公司电子办公系统行文

（一）公文按规定程序由公司领导签发、印制完毕后，需要在电子办公系统的，由承办人通知信息中心办理。

（二）办公室信息中心管理人员为公司电子办公系统的技术和安全支持责任人，负责电子办公系统服务器的管理及系统维护，确保服务器安全运转和网络安全，保证办公系统使用正常。

（三）严禁信息中心管理人员未经批准私自将公文上挂办公平台或发生公文漏挂、错挂等事件，否则由此引发的一切后果由其按办公室规定自行承担责任。

四、集团公司电子办公系统公文接收

集团公司办公系统文件的收发实行专人负责、值班秘书联责制度，接收公文后及时进行打印、登记、转送文书按规定办理，及时与集团公司信息中心联系，保证办公系统的正常运转，坚决杜绝公文漏收、错收等事件发生，否则由此引发的一切后果由责任人按办公室规定自行承担责任。

本公文管理规范自下发之日起实行。

二00五年九月二十