教育局加强档案保密管理讲话

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同志们：

学院召开档案和保密工作专题会议,表明此项工作的极端重要性和紧迫性。贾院长刚才的报告，总结了我院档案工作发展状况，分析了存在的问题，提出了相应的解决办法和措施。我完全同意贾院长的意见。我希望全院各部门的领导和专、兼职档案人员，结合各自的工作实际，把档案工作抓紧、抓好，落到实处。建设合格本科院校,档案工作是一个重要方面；20*年教育部对我院进行评估时，档案工作必须达到相应的水平。要从“迎评”的高度认识档案工作的重要性，全面做好迎评档案的积累和准备。所以,档案工作绝不仅仅是档案馆和档案员的事情,它关系到全院所有部门和全体工作人员,关系学院的生存和发展。在此，我想就依法治档，加速归档，建设队伍，改善条件等四个大的方面讲几点意见：

一、加强领导，依法治档，加速归档

档案工作重要不重要，笼统地讲，都说重要，但为什么重要，与其他工作相比又如何，恐怕就回答不了，或者不认为它是重要的事。其中一个根本问题是档案意识问题，如果你连档案是什么东西都很模糊，那怎么会重视它。因此，我想强调的第一点就是，加强领导，依法治档，加速归档。各级领导要提高档案意识，档案是历史信息，是我们工作成绩的记忆和痕迹。同时，它对现实工作和未来发展很大影响。所以，对档案工作，学院要全力支持，学院档案工作委员会要负起责任来，各个部门的领导也要负起责任来。抓好各自的兼职档案员，督促他们收集整理好档案资料，该交的一定要按要求及时、全面、准确地交到档案馆。有的部门负责的工作如：“基建档案、财务报表、设备、合同”等存在交叉归档时，要做到“工作、存档两不误”。学院出资重新复制，原件全部交回档案馆，复印件留部门保管使用，不容许不交、拒交，甚至丢失档案。这里，约定一个时间，一个月之内（放假前），重要档案要全部归档！《档案法》有规定，拒交、丢失档案要负法律责任。今后，我们要加强这方面的领导和管理，谁不按规定搞好档案工作，就追究谁的责任。

二、健全制度，狠抓落实，不折不扣的做好迎评档案工作

现实的问题是，有制度挂在墙上，落实不了，这个问题很严重。建立健全和落实规章制度是做好档案工作的重要保证，制度落不到实处，一切都是空话，尤其是档案归档难的问题，更要靠制度来解决。根据《普通高等学校档案管理办法》规定，“第一、学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。第二、各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年寒假前归档。第三、科研基建等部门，应在项目完成后两月内归档。”据档案馆的现有馆藏，有的部门多年来不交档案，这是一种不负责任的态度，长期下去，将会对档案工作造成严重后果。目前学院所有不少重要档案分散在各部门。就此我强调四点：一、各级领导要带头遵守规章制度，督促做好各自的档案工作；二、实行责任制，层层抓落实；三、档案馆的同志要负起指导责任，不能等、靠；四、今后要定期开展总结评比活动，每年表彰一些档案工作做的好的部门和人员，对档案工作不到位的部门和个人进行通报批评，使我院档案工作与时俱进，不断跃上新台阶。这里，我要强调一下，“迎评档案”的重要性。教学、科研、人事、设备等部门要按规定建立完备的教学档案、科研档案、人事档案、设备设施档案，有关费用由学院支付。但部门不能耽误学院的工作，整理这些档案大量的是部门的事情，是迎评工作的核心内容，需要付出大量心血，必须从点滴及早积累。

三、主动服务，高效利用，充分发挥档案资料的重要作用

搞档案工作的同志有时埋怨领导不重视，这有客观原因，因为学院的首要任务是搞好教学工作。但是如果档案部门的同志把工作做得很到位，领导能不重视吗？所以，我们要求大家要主动服务，做好档案利用工作，充分显示出自己的价值。档案工作首先要围绕学院的中心工作，要有超前意识，主动提供全面及时的服务。而不是等着别人来查阅。这就要求编出一些高质量的实用的专题汇编，如检索目录、组织机构沿革、大事记等，还可以开办一些展览，把服务工作做到利用者前头，同时，也要密切关注学院改革发展的重大问题和重大举措，提供适时的服务。

四、队伍建设，重在素质

目前，我院档案工作人员存在两大不足，第一是专职队伍缺乏专业知识培训，专业知识欠缺；第二是兼职队伍不稳。不稳，就是人员换来换去固定不下来，造成业务生疏，不懂档案工作程序步骤，归档不及时等弊端。这种局面已到了非改不可的程度，为此，要注意从三方面做好工作。一是各部门领导在考虑工作分工时，尽量不要经常变动兼职档案人员，要保持队伍的相对稳定。同时，各部门领导要对本部门档案工作进行领导，安排督促兼职档案员按期收集、整理，按时交回档案。各部门兼职档案员要加强责任心，认真收集和整理本部门该归档的材料，尤其要注意平时日常工作中，及时收集、及时整理。保证在规定时间内，完整地移交档案。二是学院要加强对档案队伍的管理，对档案人员进行爱岗敬业教育，并控制老、中、青档案队伍的比例。创造出一个和谐、紧张有序的工作局面。档案人员本身要耐得住寂寞，吃苦奉献、埋头苦干，这是档案人员做好档案工作的必备条件。三是加强专、兼职档案人员的培训。要有计划地让档案人员参加省、市等部门组织的档案业务培训和岗位技能培训，掌握新知识。学院自己也可培训。尤其要提倡终身学习的理念，鼓励档案人员自

觉学习、钻研档案专业知识。目的就是通过多种办法，提高档案工作人员的整体素质，建设一支高素质的档案队伍。

五、严格程序，注重保密

各部门在健全制度的同时要规范管理，严格程序，加强保密，不折不扣地执行上级和学院有关的制度规定。现在实行政务公开，凡是公开了的文件材料都属开放信息，不在保密范围内。但是，有些文件涉及学院安全和政治影响，须在一定范围控制的文件材料，则必须根据保密规定进行利用。比如重大人事调整、财务预决算、基建和设备招标标底、正在调查中的案件、上级标有密级的文件、关乎学院政治经济安全的材料等。严禁任何人未经批准违反规定私自查阅、复印、传播。个人的人事档案未经学院许可，不得外借或复制。在这方面，我们是有深刻教训的。要求所有师生员工甚至社会人士都必须服从上级和学院的有关保密规定，切实按章办事，严格程序，规范管理，强化保密责任制，避免给学院工作造成损失。包括档案工作在内的各项工作都务必要树立保密意识，强化保密管理，特别是事关学院利益的档案、公章、公文、机要等各个工作环节，都要切实落实保密责任制，一级抓一级，层层抓落实，责任到人，各负其责。要严肃责任追究制度，对不认真执行保密规定，工作不负责任，违规办事，造成学院损失的，要追究当事人和单位负责人的责任。

六、改善条件，实现数字化档案管理

数字化管理是档案工作发展的方向，就我院的实际情况看，每年都要产生大量的电子文件，针对这个问题我们要多向兄弟院校学习，采取相应措施：一、必须从现在开始收集电子档案，并制定出管理办法；二、学院将把档案工作纳入迎评工作总体规划，统筹安排发展档案事业所需的经费，逐步改善办公条件，配备必要的现代化设施，为实施现代化管理做好准备；三、档案工作人员要适应形势需要，尽快掌握现代化管理技术；四、要利用“校园网”，逐步实现网上归档和利用。

总的要求是，学院档案馆要成为能够反映学院历史进程、现实发展和未来趋势的博物馆，成为能够提供翔实资料、管理现代化的信息库，成为能够为教学、科研提供有效服务、展示学院形象的重要窗口。

最后，我谨代表学院及我个人向长期以来工作在档案工作一线的同志们表示衷心的感谢。