机构改革中加强档案管理的几点意见

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省直各单位、各地市县档案局：

根据省委、省政府的工作部署，机构改革是我省今明两年工作的一件大事，为确保机构改革中档案管理工作的稳步发展和各机关单位档案与资料的完整、安全，合理处置机构变动部门和单位档案的归属与流向，根据《中华人民共和国档案法》等有关法规，并经省委、省政府领导同，意，现提出机构改革中加强档案管理工作有关问题的几点意见：

一、机构改革中档案管理工作原则上仍按照中共省委办公厅、省人民政府办公厅印发《国家档案局关于机构改革中加强档案管理的若干意见》的通知（厅发号）及省档案局《关于做好省级党政机构改革中档案整理、移交工作的通知》（档号）精神执行，切实保持一个立档单位档案全宗的完整。

二、机构变动部门和单位在机构改革中必须加强对档案工作的领导，把档案的处置工作列入本单位机构改革工作的总体计划，列为撤并单位和分管负责人移交工作的一项重在内容，及时解决好档案整理、移交、接收过程中存在的具体问题，做好机构改革中档案的处置工作，任何部门和个人不得私自带走，留存、转移或销毁档案。

三、机构变动部门和单位的档案，凡已到向档案馆移交期限的，应按有关规定，向同级国家综合档案馆移交。

四、机构变动部门和单位的档案，凡未到向档案馆移交期限及原规定不进档案馆的档案，其归属与流向按以下要求执行（一）撤销的部门和单位（包括临时机构），其档案原则上全部向同级国家综合档案馆移交；确因工作需要，经同级档案行政管理部门同意，可由其职能归属的主要部门或单位代管，不得分散。

（二）两个或两个以上部门或单位合并组成新的部门或单位时，原部门或单位的档案经同级档案行政管理部门同意，可由新组建的部门或单位单列全宗保存和利用。

（三）一个部门或单位的职能和内部机构分解到两个以上部门或单位时，其档案不得分散，应作为一个全宗移交给同级国家综合档案馆或经同级档案行政管理部门同意，暂由一个接近原机关单位主要职能的机关单位，单列全宗保管，并同有关单位商定该部分档案的共同利用及其他相关问题。

（四）原来是行政或事业单位，在机构改革中转为服务实体或经济实体，不再行使行政管理职能的，转换机制前形成的档案，应移交给同级国家综合档案馆，个别单位确因工作需要，经同级档案行政管理部门同意，可暂由改制后的新单位单列全宗保管，转换机制后形成的档案，由新单位保管。

（五）机构保留但名称更改或职能与业务范围部分发生变动的部门和单位，其原来形成的档案由部门或单位继续保管，不得分散。

（六）机关单位主要职能没有改变，只是规格下降、升格、或委托或归口代管的，其档案仍由该机关单位管理。

五、机构变动后新设置的部门和单位应及时收集变动过程中形成的文件材料，尽快建立新的档案全宗，及时建立健全档案管理制度，搞好档案的收集、整理、保管和提供利用工作，建档工作中存在的问题应及时向各级档案行政管理部门报告，以便开展组织协调和业务指导工作。

六、各级机关单位机构改革，人员分流、变动过程中，必须确保档案室所存档案的完整、安全与集中统一管理，加强现行文件资料的整理归档工作，认真做好档案的收集、整理、保管、利用和清理、交接工作，避免应归档的文件材料的散失。档案人员分流、变动工作时，凡未办理档案交接手续的不得办理调动手续。

七、机构变动部门和单位应根据上述意见，提出本部门或单位档案的归属与流向意见并报告同级档案行政管理部门。各级档案行政管理部门要按照《档案法》、《档案法实施办法》告示法律、法规，密切关注机构改革的发展动向与改革进程，加强机构改革中档案工作的监督、指导、咨询等，及时研究和解决机构改革中档案的归属和流向问题，切实保证机构改革中各级机关档案的完整和安全，对有违法《档案法》行为的单位与个人，必须坚决予以查处，严防国家与单位的档案流失。

八、机构变动部门和单位向同级国家综合档案馆移交的档案应符合接收标准，并附有检索工具、组织沿革、全宗介绍、立卷说明等有关材料。各级国家综合档案馆要主动了解机构改革中机关档案管理动态，及时做好接收档案的各项准备工作，把应该移交进馆的，档案抓紧接收进馆，同时还要积极创造条件，方便提供利用。

九、机构改革中，凡发生档案归属争议等问题，有关部门或单位应及时向各级档案行政管理部门和主管机关报告，以便协调和妥善解决。

省档案局

2*年五月十七日