学生档案管理意见

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各中小学校（含中等专业学校）在教学管理和教学研究中形成了各种载体的档案材料，这是学校工作的真实记录，是考察教学工作、研究教学历史的依据和必要条件，也是科学管理学校的基础。收集、整理、保管好学校档案是各学校的重要任务，是教学工作中一个必不可少的环节，加强学校档案工作，具有十分重要的意义。根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的规定，结合我市的实际情况，对全市中小学校档案工作提出以下意见：

一、加强领导，理顺体制

（一）各学校领导都应把档案工作提到议事日程，明确一名校长分管档案工作，经常帮助研究解决工作的实际问题。并把文件材料的形成、积累和立卷、归档工作，纳入学校和有关人员的职责范围，在安排教学计划，进行教学科研的同时，应当把有关材料的形成、归档工作，列入下达，在检查工作的同时检查档案的管理情况，使其做到经常化、制度化。

（二）学校档案是国家档案的重要组成部分，要按照集中统一管理档案的基本原则，建立健全学校档案工作，达到完整、系统、安全和便于利用的要求。

（三）为了搞好学校档案的管理工作，全市各级中小学校都应建立综合档案室，由学校办公室或教导（务）处领导，条件好的，规模较大的的学校可设校属档案科（处），镇村小学建立综合档案室条件不具备的，也要在办公室或教导（务）处设立档案专橱，由专人管理。

（四）各学校要根据工作量大小，配备适应档案工作需要的专兼职档案人员，并保持相对稳定。档案工作人员调动工作时，要先配后调，并严格办理交接手续。学校各处、室、教研（教学）组，要配备兼职人员负责本科室档案材料的收集整理和归档工作。档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按教育专业技术人员或档案专业技术职务评聘。

（五）各级教育主管部门要认真履行国家规定的管理体制，加强对所属学校档案工作的领导，研究解决好学校档案工作体制、领导关系、机构设置、人员配备、经费开支等问题；各级档案行政管理部门要协助各级教育主管部门搞好学校档案工作的指导、监督和检查。并与各教育主管部门共同做好档案干部的岗位培训、业务研究工作。

二、档案室的职责和任务

各学校综合档案室要认真贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，做好本职工作。

（一）建立健全各种档案的收集、立卷、保管、利用、统计、鉴定等规章制度。

（二）负责对学校各类文件材料的形成和归档进行指导、监督和检查。

（三）对接收入室的档案，进行分别类，系统整理、编目、排列，切实做好技术保护工作。根据各类档案的保管期限，组织并参与对档案的定期鉴定与销毁工作。

三、文件材料的收集与归档要求

（一）学校在日常教学管理活动和对外社会活动中形成的具有查考利用职权价值的文件材料及音像等，均应收集整理归档，任何单位和个人均不得将立卷归档的材料据为己有或者不予归档。

（二）学校档案室及管理人员对收集的各类档案材料，应按分类纲目加以整理，并按规定要求于次年第二季度前立卷归档。

（三）纳入归档范围的图文材料，应是油印件，亦可以钢笔或毛笔用蓝色或碳素墨水书写；用纯兰墨水、红墨水、铅笔书写或复印件、色带打出件等不耐久材料，需经复制后方可归档。应归档管理的音像制品，要保证声音清楚，图像清晰。

四、档案的保管与利用

（一）档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。对学校有长远利用价值的档案列为永久保管；对学校在较长时间内有查考利用价值的列为长期保管，保管期限为十六至五十年；对学校在较短时间内有查考利用价值的档案列为短期保管，保管期限为十五年以下。

（二）各学校应根据实际需要设立专用档案库房，配备专用铁质档案箱。档案库房要设置防火、防盗、防高温、防有害气体和有害生物等设施，配备去湿机、吸尘器、温湿度记录仪器等设备，切实做到档案的安全保管。

（三）学校档案部门及其管理人员，应对库存档案经常检查、发现问题及时解决。并根据教育工作的需要，编制适用的检索工具，编研参考资料，及时准确地为教学管理和其他各项工作提供高效优质服务。对保密档案，必须严格按《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家其他有关法律、法规的规定办理。凡到学校利用档案者要爱护档案，不准私自拆卷、摘录、翻印，不得圈注和涂改，否则按有关规定处理。对重要档案的查阅利用，须经学校分管领导批准。

（四）根据档案的鉴定原则和档案保管期限，对经过按规定程序鉴定后确认已失去保存和利用价值的档案，应列出销毁清册。档案销毁必须在指定地点由二人以上在场监销，并在销毁清册上签字。