电子公文归档管理意见

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为加强和规范电子公文的归档管理工作，根据国家档案局第6号令的《电子公文归档管理暂行办法》及国家、省档案部门有关贯

彻实施意见，结合我市各级机关办公自动化建设的实际情况，就电子公文的归档管理提出以下意见：

一、各单位要清楚地认识到管理电子公文的重要意义。电子公文的管理、归档工作关系到各级党政机关政务信息资源长期安全存储和

有效利用问题，是我市电子政务信息化建设的基础性工作。把各级党政部门存储在电子公文中的政务工作信息，及时、妥善地保存起

来，向党政部门和社会提供利用，对促进我国的信息化建设有着事半功倍的作用。各有关部门负有保管党政信息并提供利用的法律责

任，要在管理好纸质文件档案同时，管理好电子公文档案。

二、各单位要加强对电子公文归档管理工作的领导，完善有关制度，健全保障措施，切实保证电子公文的安全。要制定科学、严格的

电子文件归档管理制度，并根据本地、本单位计算机应用情况，健全规范、严谨的技术保障措施，做好电子文件的收集、归档、管理

工作，切实保证电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性。

三、各地、各单位要把电子公文的归档管理工作与各级政府的电子政务建设工作结合起来。电子公文的归档管理是我市政务信息化建

设的重要组成部分，只有把形成的电子公文妥善地保管起来，政务信息化才能构成一个完整的体系。要积极主动参与本地、本单位的

信息化建设，认真组织实施电子公文归档管理。电子公文管理可按照《广东省档案信息化建设实施意见》（粤档发〔*〕38号）的要

求，根据本地、本单位信息化建设的具体情况组织实施。已经或准备建设办公自动化系统的单位，其自动化系统档案管理功能要符合

《电子公文归档暂行办法》和国家标准《电子文件归档管理规范》（GB/T18894-*）等有关标准规范和文件技术要求。

四、档案工作者要积极学习新技术，在实施电子公文管理的过程中，认真研究新技术条件下的档案管理工作新情况、电子公文管理的

新特点，探索电子公文及其他各类电子文件管理的新模式，尤其是要重点研究如何真实、完整、安全、有效地保管电子公文，如何安

全、快捷地提供利用电子文件，如何制定切实可行、操作性强的管理方法，充分利用新技术优势，实行标准化、规范化管理等等，使

档案管理工作更加适合我市信息化建设的要求，开创档案工作新局面。

五、认真做好电子公文的清理和移交工作。市直各单位要尽快落实专人对散存于本单位各台计算机、各有关载体中的电子公文数据进

行一次全面清理，以物理归档方式进行归档，并及时向市档案馆移交，具体移交办法由市档案局另行制定