教育局加强学校档案管理意见

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各中小学、直属各单位、中心幼儿园：

为用科学发展观来进一步做好档案工作，本着“忠于职守、维护史实、优化服务”的宗旨，更好地服务全局中心工作，根据《浙江省重大活动档案管理办法》和省、市《关于重点档案管理办法》、庆元县档案局《关于做好*9年档案工作的通知》（庆档[*9]2号）等文件精神，就档案工作提出如下意见，请认真贯彻执行。

一、提高认识，切实加强档案工作的领导。

档案是经济和社会发展的历史记录，承载着大量人类文明的优秀成果，是维护历史真实面貌、服务现实发展需要的重要信息资源。在人类进入信息社会的今天，开展任何一项工作都离不开对历史经验的学习和借鉴。学校的光荣传统、办学特色、办学成就、优秀教师、杰出校友等档案,能真实地反映一个学校的发展历史。

要充分认识档案工作的重要性，增强做好档案工作的使命感和社会责任感，切实加强对档案工作的领导。要组织教职工学习档案法律法规，不断增强档案法制观念。要明确岗位责任制，建立健全和有效执行档案工作各项制度，把档案工作纳入相关科室、人员的考核内容。要确保档案日常工作和必要设施设备购置所需经费。

二、明确范围，依法做好学年集中归档工作。

凡列入重点档案管理范围的人物档案、重大节庆档案、重大事件档案、重要人物来访视察档案、实物档案等必须依法做好收集、整理、移交、归档工作。

每年1-3月份，有关科室、人员要把上一年及以前形成的各类档案收集、整理好，及时向综合档案室移交，任何个人不得据为己有，更不得擅自销毁、处理，确保档案完整安全，不断丰富室藏内容。

档案员要严格按要求进行规范整理，并在4月底前完成整理归档任务，各类文书档案保管期限必须按新的保管期限规定执行。有条件的学校应为兼职档案员安排一周左右的时间来完成本学年归档工作。不同学校的档案员可就近一起做归档工作，互相学习、互相帮助、互相督促。要加强对电子档案、声像档案、业务档案、基建档案、会计档案等的收集整理。对发文、汇报材料等电子文本要做好备份保管，便于今后档案数字化工作的开展。各类档案装具、卷皮（盒）、目录要规范统一，符合国家标准，字迹材料符合耐久性要求。要将当年形成档案的案卷目录上交一份到档案微机室。

三、规范运作，高度重视建设项目档案工作。

县级以上重点建设项目或总投资在50万元以上的建设项目必须在项目开工后4个月内向县档案局填报建设项目档案管理登记表。项目竣工验收前应当通过由档案局组织的档案专项验收，凡未经档案专项验收的项目，不得通过整体验收，并依法评定为不合格项目。

四、因地制宜，搞好综合档案室建设。

要结合实际，设置综合档案室，配备必要的设备，尽量达到要求，满足需要。要积极创造条件，加快档案管理信息化、现代化步伐，有条件的要不断提高等级水平。要十分重视档案的安全工作，确保档案库房四周无危及档案安全的隐患，档案室内有一定数量的档案装具，配备温湿度计、灭火器材、防盗门、窗、遮光窗帘等必要设施，有条件的应配备空调、除湿机等。装修、迁移综合档案室要告知微机档案室，确保综合档案室符合档案保管要求。

五、加强管理，充分发挥档案的开发利用价值。

加强日常管理。保持档案室整洁，无杂物。每年至少检查2—3次室藏档案，做好检查记录，发现问题及时解决。要加强对下属单位档案工作的督查指导。

重视档案开发利用。认真研编档案事例，续编本单位大事记、组织沿革、全宗介绍等，为领导决策服务，为教育教学服务。档案人员应熟悉室藏，能迅速提供利用者所需档案，做好档案查、借阅登记和利用效果登记。各单位应把学年档案利用情况报档案微机室。

六、重在培养，不断提高档案员队伍素质。

各单位要配备好专兼职档案员。要保持档案人员岗位稳定，档案人员变动时，要做好交接工作，并把变动情况及时报档案微机室。要加强档案业务学习，重视对档案员的培养和业务指导。要关心档案员的生活，为档案员开展工作创造必要的条件。对爱岗敬业、成绩突出的档案工作者要给予表彰奖励。