档案局加快发展信息化建设意见
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档案信息是党和国家的重要资源,档案信息化建设是政府信息化建设的重要组成部分,根据《全国档案信息化建设实施纲要》,《*市档案事业发展"十一五"规划》和档案信息化建设新形势新任务的要求,全市各级各类档案馆(室)要按照"统筹规划,统一标准,分级建设,安全保密,突出重点,分步实施,注重实效"的指导方针,在"十一五"乃至更长一段时间,跟踪运用最新的计算机技术,网络技术和信息技术,进一步加快档案信息化建设,真正使档案工作从传统走向现代,从重管理走向重服务,从封闭走向开放,更好地服务于"创新*","和谐*"的建设.
一,全市档案信息化建设现状分析
*年以来,*市档案信息化建设列入了市,区政府信息化建设规划,全市档案部门在市委,市政府的领导和支持下,稳步有序地推进档案信息化建设,取得了一定成效.主要表现在:档案信息化基础设施得以改善;档案数据库建设不断丰富;档案管理应用系统趋于统一规范;网站功能进一步提升;网上利用工作有新进展;档案管理自主研发取得新的成果.但从总体来看,全市档案部门的信息化建设发展还很不平衡,滞后于电子政务信息化建设和社会信息化发展步伐.主要表现在:有些单位对档案信息化必要性和重要性的认识不足,固守传统的工作习惯,停滞不前;普遍缺乏长远的档案信息化整体规划;档案信息化基础设施薄弱,软,硬件普遍面临着升级换代,尤其是档案数字化加工设备奇缺;档案管理系统不能与其他业务系统有效链接,造成"信息孤岛"现象;计算机管理档案处于档案目录信息阶段,档案的全文管理才刚刚起步;电子文件的归档管理未引起应用单位的重视,存在文件管理与档案管理脱节现象,各机关大量产生的电子文件(档案)有流失的危险;档案信息化规范标准建设滞后,影响各单位档案信息化系统的建设;专业人才不足,尤其是缺乏既懂档案管理,又能熟练掌握计算机技术的综合性人才.
从目前发展状况看,我市档案信息化建设还处在起步和不断探索阶段,相比较落后于国内其它一些同类城市,亟须加大档案信息化建设力度.全市档案部门要制定和完善本单位档案信息化建设的长远规划和近期目标,并积极争取领导的重视和信息部门的支持,以各级政府电子政务建设为契机,把档案信息化与政务信息化建设紧密结合,促进全市档案信息化建设再上新台阶.
二,档案信息化建设的总体目标
以邓小平理论和"三个代表"重要思想为指导,全面落实科学发展观,坚持以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以开发利用档案信息资源,促进公共服务为目的,加快档案资源数字化,信息管理标准化,信息服务网络化进程,不断加强档案信息化标准规范,档案信息化基础设施,档案信息资源,档案管理应用系统,档案信息安全保障体系和档案信息化人才队伍等六项基础性建设,着力打造一个网络支撑体系(含建立全市档案信息共享交换平台和档案门户网站),三个信息中心(全市档案目录中心,全市(区)电子文件中心,市(区)政府公开信息查询中心),三个档案信息数据库(档案目录数据库,档案全文数据库和多媒体档案数据库),实现全市档案信息化建设跨越式发展.
到"十一五"末,全市档案信息化建设的主要目标是:
全市各级各类档案馆(室)应用计算机管理档案的普及率达100%.
市区两级国家综合档案馆全部建成内部局域网,全面推行档案管理现代化和办公自动化.
依托*市电子政务建设工程,建立全市电子文件中心和全市档案目录中心.
依托公众信息网,进一步建设和完善市区两级档案网站,提供已公开现行文件等政府信息的网上查询阅览服务,逐步构建*市档案信息网.
完成市区永久保存重要纸质档案数字化建设任务.
市档案馆在建新馆时要完成数字档案馆的功能设计.可在条件成熟的单位和区馆建立示范性数字档案馆,在全市逐步推进数字档案馆的建设.
三,档案信息化建设的主要任务
(一)档案信息化标准规范建设
档案的信息化建设"标准要先行",从管理,业务,技术三个方面提出并完善档案信息化标准规范体系.
1,集中力量研究和制定电子文件元数据,电子文件归档与管理,档案信息采集和整理,档案数据库建设,现行文件利用,档案信息公开,档案信息安全管理,数字档案馆建设,档案网站建设与管理等方面档案信息化标准规范.依据国家信息化和档案信息化建设的有关规范标准,研究制定全市统一的《档案网站建设架构》,《电子文件管理实施细则》,《目录数据库采集标准》等档案信息化工作技术规范.
2,切实加强对已有标准规范的贯彻落实.认真执行国家档案局8号令和《电子文件归档与管理规范》,《CAD电子文件光盘存贮,归档与档案管理要求》,《纸质档案数字化技术规范》以及等一系列技术标准,确保数字档案资源格式统一,数据规范,便于转换,可实现共享.
(二)档案信息化基础设施建设
1,加强全市档案系统硬件设施建设.各区档案(局)馆,市直机关,企事业单位档案信息化建设要与各区政府,各部门电子政务,各行业信息化建设同步发展,配备相应的计算机硬件设备,逐步实现文档一体化管理模式.
(1)计算机设备.计算机设备配置应满足海量数据存贮,大型档案数据库建设,海量数据快速检索利用的要求.各区档案馆应根据本单位需求和市场情况合理配置计算机设备.
(2)存储及备份设备.大型档案数据库建设必须具备完备的存储和备份系统,以确保重要数据的安全.同时存贮备份系统网络架构应具备一定的前瞻性,以满足系统平滑升级的要求.数据量在80GB以上的档案馆必须配备相应的存储备份设备磁盘阵列和磁带机.
(3)音,视频数字化设备.除进行纸质档案数字化加工外,还应加大视频档案,音频档案,多媒体档案数字化的力度,有条件的单位可配备非线性编辑系统等相关设备.
2,继续统一全市档案管理软件.市档案馆要根据实际和用户需求,不断完善和提升文档管理软件的功能和水平,进一步推广网络版,各区应做好这方面档案管理软件的升级换代工作.到"十一五"末,全市所有档案馆(室)要全部使用KW-20*文档综合信息管理系列软件,保证将来全市档案信息的链接,为实现档案信息资源共享创造条件.
各单位应根据KW-20*档案管理软件各版本的适用范围,联系本单位的实际情况,选择合适的版本,配备相应的设备.
单机版,小型网络版记录数不超过12万条,大型网络版无记录数限制,为保障档案数据安全,建议目录数据量5万条以上使用大型网络版.系统服务器最低配置:15个客户端以内为P42.8G512M内存,20个客户端以上为P43G1G内存,同时可根据系统需求合理配置客户机.采用黑白二值模式扫描的图像文件较小,对客户机配置要求不高;采用连续色调模式(灰度,彩色)扫描的图像文件较大,图像浏览速度相对较慢,所以对计算机配置要求也就相对较高,最低配置P42.6G512MB内存.各区可根据电子档案多元化的要求和计算机技术的发展,配置更高性能的计算机设备.
软件升级时,各单位要注意做好数据转换工作.单机版,小型网络版后台数据库为SQLAnywhere,大型网络版后台数据库为SQLServer,在软件升级时,要保证档案数据安全地导入导出.
3,加强全市档案系统基础网络建设.加强和完善市区综合档案馆局域网建设,并实现与市电子政务网联通,以政务网为主干资源,建设为党政机关服务的档案政务信息服务网络;继续完善以因特网为主干资源建立的档案公众信息平台,充分利用档案网络资源,实现档案服务网络化,提高公众服务管理水平.
(1)市档案馆要结合新馆的建设,做好新馆局域网的选点,布线设计工作.新馆建成前,本着节约,效能原则,制定市档案馆局域网建设的过渡方案.
(2)所有区级档案馆都要建成内部局域网,并与政务网联通,建立拥有一级域名或二级域名的区级档案网站.已完成局域网建设的区馆要进一步完善和优化局域网功能结构.
(3)依托全市电子政务平台及外网,建立与全市13个区局馆的联系,实现全市档案局(馆)系统的联网,建立以市档案局馆为中心网站,各区档案局馆为分站点的全市档案信息网,实现馆际资源共享和互动.
(三)档案信息资源建设
1,目录数据库建设:
(1)在现阶段已有的目录数据库基础上,各级各类档案馆(室)要配合全市档案目录中心建立,有计划,有步骤地不断充实目录数据库,要求各区档案馆目录数据库(包括案卷级,文件级目录)年增量10万条.
(2)规范目录数据,建立目录数据检查审核制度.市区档案行政管理部门要根据《档案著录规则》(DA/T18)标准,对各区馆和各立档单位目录数据进行定期质量检查,保证录入数据的规范.
(3)各单位向档案馆移交档案时,要同时移交符合全市目录数据库采集标准的机读目录.
2,全文数据库建设:
全市各级各类档案馆应通过积极推进存量档案数字化和增量档案接收电子化方式,加快建设档案全文数据库,开发全文检索系统和多媒体信息检索系统.全文数据库结构设计应符合检索优先原则,能够以DBF文件格式或通过XML及其它通用格式文档进行数据交换.推荐的通用文件格式为:文字型数据采用XML文档和RTF,TXT格式;扫描图像数据采用JPEG,TIFF格式.探索海量数据高速,高效的检索方法,开发基于概念的信息检索系统,超文本信息检索系统,多媒体信息检索系统,如通过关键字查询,可视化查询,语义查询,做到基于内容的图像检索,视频检索和音频检索,使之具备完备的检索与查询功能.
(1)存量档案的数字化以实际需要为前提,首先做好馆藏珍贵,重要,易损和利用率高的档案数字化加工和转换工作.在"十一五"期间,市档案馆完成馆藏历史档案重要全宗和现行文件的全文录入.中心城区综合档案馆50%以上全宗单位的永久保存档案实现全文录入,远城区的重要全宗档案实现全文录入.全市各机关,团体,各派和具有管理职能的事业单位永久保存文书档案60%以上完成全文录入.
加强监督检查,确保档案数字化建设质量.根据《纸质档案数字化技术规范》(中华人民共和国行业标准DA/T312005)要求对全文数据进行定期质量检查,抽检合格率要求达到95%以上.
(2)增量档案的电子化
①继续加强电子文件归档管理.市区档案行政管理部门应加强对列入接收进馆范围的机关,团体,企事业单位档案电子文件归档和电子档案管理的监督和指导,督促各单位及时做好对本单位电子文件积累,鉴定,著录,归档等工作,逐步实现电子文件实时归档,保证各单位产生的有保存价值的电子文件的真实性,完整性和有效性,以免电子文件的流失和档案馆重复进行数字化加工.
②坚持纸质档案和电子档案同时保管的"双轨制",并作为以后档案接收进馆的一个硬性条件.有条件的单位要探索依托政务网,行业网,建立电子文件,电子档案在线接收系统,实现电子文档的在线接收和利用;条件不具备的单位,也要采用脱机存储的方式,实时备份和保存已形成的电子文档.到"十一五"末,全市各单位要在纸质文件归档时,将同版本的电子文件一并归档;市级机关和区级重要机关向市,区综合档案馆移交纸质档案时,应按照档案馆要求的数据格式同时移交同版本的电子档案.
3.多媒体数据库建设:
(1)"十一五"期间,全市各级各类档案馆要完成馆藏珍贵,重要的音像,照片档案数字化处理工作,抢救和保护档案原件,逐步建立照片档案数据库,音频档案数据库,视频档案数据库.市档案馆对馆藏全部照片,馆藏80%的录音,录像档案实现数字化.
(2)各机关,团体,企事业单位档案室也要建立能满足照片,录音,录像等各种载体档案检索的多媒体数据库.
(3)建立全市统一的多媒体档案采集标准.视频数据采用MPEG,AVI格式;音频数据采用MP3,WAV等格式.建立一个完整的多媒体平台,包括媒体服务应用软件,集中分布式视频系统,视频业务管理媒体系统,视频采集制作端系统,媒体内容检索系统,数字版权管理(DRM),媒体存储系统,客户端系统等重要组成部分.
(四)档案管理应用系统建设
1,建立全市档案目录中心
各级各类档案馆(室)要在积极推广使用KW-20*档案管理软件基础上,不断壮大和扩展自身的档案目录数据库.在此基础上,建立全市档案目录中心,实现馆际资源的共享,并对可开放的档案目录提供网上查询服务.
市档案馆完成全部馆藏档案案卷级目录和开放档案90%以上的文件级目录录入,全市各级党政机关,人民团体,各派和具有管理职能的事业单位室藏档案100%完成文件级目录录入,中心城区综合档案馆完成馆藏开放档案100%的文件级目录录入,远城区综合档案馆完成馆藏开放档案80%以上文件级目录录入.企事业单位可参照执行.
2,建立全市(区)电子文件中心
国家档案局规定各级国家档案馆要"以建设电子文件中心为突破口,全面建立有中国特色的电子文件管理体系".市区各级综合档案馆要抓住这个契机,力争把电子文件中心建设项目列入各级政府信息化发展规划,在规划政府电子政务办公系统建设时,同步规划建设市(区)电子文件中心,使电子文件中心的硬件建设同政府网络办公系统的硬件建设同步完成.在政府电子公文交换系统正式运行后,依托市信息中心,区信息中心数据交换平台,在线采集,接收电子文件,在政务网上为各政府部门决策服务.
市档案局要做好现有档案管理软件与机关办公自动化和电子政务系统的技术衔接工作,开发相应的接口程序,以保证将来系统间的无缝连接,依托政务网构建*市档案信息共享平台,整合各级各类档案馆,机关档案室的电子文件,档案信息资源,真正实现全市政务网内档案信息资源的共享.
各区局馆,各机关,企事业单位要积极参与到各政府,各部门,各单位的办公自动化系统和电子政务系统的建设中去,事先提出档案管理方面的需求,及时提出为档案管理软件预留接口的建议,建立文档一体化管理系统.
3,建立市(区)政府公开信息查询中心
在现有的"已公开现行文件中心"的基础上,市区档案局(馆)应遵照《中华人民共和国政府信息公开条例》(国务院492号令)的要求,积极收集政府及各部门可公开的政策性,法规性,公益性文件,尤其是与老百姓利益切身相关,公众关心的政府信息,建立"市(区)政府公开信息查询中心",配备电子信息屏等现代化设施,设备,加强档案网站建设,通过现场查阅和互联网,为社会各界提供政府公开信息和开放档案信息.
4,做好"*档案"档案信息门户网站的建设
(1)依托全市电子政务平台及外网,建立以市档案局馆为中心网站,各区档案局馆为分站点的全国性,分布式公开档案信息的平台.把"*档案"网站办成本地档案信息门户网站.要在现有基础上,按照中心网站要求,增加设备,扩大容量,优化功能结构,办出*特色.
(2)建好各区档案网站,为社会公众服务.不断完善网站功能,及时更新网站内容,在档案公众网平台上定期公开与公益性的专题档案数据库,主动提供公益性信息服务,最大限度地实现档案信息的社会共享.拟在"十一五"期间对各区档案网站建设开展一次评比活动.
(3)制定档案信息上网审核程序,确保档案信息安全.
(五)档案信息安全保障体系建设
组织建立档案信息安全保障体系框架,逐步完善档案信息安全管理体制.
1,全市各级档案部门建立档案信息安全制度,加强对计算机档案系统的管理,确保档案数据库安全.
2,加强对电子文件归档工作的监督和指导,保证归档电子文件的真实,完整,有效.
3,档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离,加强身份认证和密钥管理,确保档案信息网络传输的安全,非公开的档案信息一律不得上外网.
4,在进行档案数字化加工时,全市各级档案部门也要注重档案信息资源的安全,建立严格的档案交接制度和安全保障措施,严防档案数字化加工过程中失密,泄密事件的发生.
5,为保证档案信息化建设可持续发展,全市各级档案部门要积极探索数据备份策略和方法,尝试建立数据备份基地和容灾系统,确保档案信息数据的安全,将档案馆建设成为安全和永久保存国家档案信息资源的数据备份基地.
(六)档案信息化人才队伍建设
1,加强档案业务人员的培训工作.要把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识,数字化技术知识,网络技术知识,现代管理技术知识等作为培训的重要内容,提高档案业务人员现代化水平.
2,加强档案信息化建设相关技术培训课程与教材的建设和管理.市档案局将组织有关人员统一编写《*市档案信息化建设培训教材》,以确保培训工作取得实效.
3,要重视计算机人才的配备.全市各区档案局馆和专门,部门,企业档案馆,要配备1至2名具有专科以上学历的计算机专业人才,努力培养既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才.
(七)开展各区档案信息化建设发展综合水平评估
市档案局每年对各区档案馆目录数据,全文数据进行质量检查,以建立完整,规范的目录数据库和全文数据库."十一五"期末,结合档案馆功能建设,拟对全市13个国家综合档案馆(含市馆,12个区馆)信息化建设情况进行一次综合评估,将对各区档案信息化建设的软硬件设施,内外部环境及成果,实效进行测评,通过该项活动,切实加强和促进*市档案信息化建设工作,提高档案管理现代化服务水平.
