增强市档案信息化建议

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各县（市）区人民政府、五大连池管委会，中、省、市直各单位：

根据《国家档案局中央档案馆关于印发全国档案信息化建设实施纲要的通知》和《省档案局关于加强全省机关企事业单位档案信息化建设的意见》的精神，结合我市实际，为加强全市档案信息化建设提出如下意见：

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻落实科学发展观，以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，努力适应信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现全市档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为我市全面建设小康社会提供优质、快捷的档案信息服务。

二、建设目标

本着统筹规划、统一标准、突出重点、分级建设、安全保密的原则，到“十一五”末，逐步建立起全市档案信息数据库；全面开展向社会提供网上查询档案信息服务；建立起档案信息化标准体系和安全保障体系；建立起较强的档案信息管理人才队伍；完成电子文件中心建设；力争馆（室）藏档案数字化。

三、工作任务

（一）档案信息化基础设施建设

1.全面推进全市档案馆和机关档案室计算机和网络技术应用水平，使全市立档单位应用计算机管理档案的普及率达到80%，计算机及配套设施逐步统一。

2.全市各级档案馆要完成内部局域网建设，并与市电子政务外网（政务办公网络平台）联通。全市一、二级立档单位力争实现档案专网联通。

3.全市各机关、企事业单位都要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案信息化基础设施建设，完成档案数字化工作，充分发挥档案馆室的各项功能和作用。

4.市档案局（馆）要积极创造条件，加强技术力量建设，建立市档案资料数字化加工服务中心，具体负责全市有关立档单位档案资料数字化加工服务工作，力争“十一五”末完成全市立档单位档案资料数字化技术处理。

（二）档案信息资源建设

1.目录中心建设

（1）加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。市县两级档案馆要在两年内完成馆藏案卷级目录录入、5年内完成档案文件级目录录入，尽快实现全部馆藏档案目录计算机检索。全市机关、企业事业单位档案室实现室藏档案文件级计算机检索。

（2）规范档案移交程序。全市各单位以后形成的档案向所属档案馆移交时，必须同时移交市档案局统一推广使用的档案管理软件生成的机读文件数据库，同时向现行文件利用中心报送一套机读文件级数据库。

2.全文数据库建设

（1）积极推进档案全文数据库建设。市县两级档案馆要从馆藏珍贵档案入手，开展档案数字化工作，对馆藏照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

（2）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，市档案局要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对我市电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。

（3）市档案局要结合全市电子政务管理系统的推广应用，在全市立档单位中开展档案信息化管理系统应用，制定电子文件收集、整理、归档、存储、应用的规范和模式，开展网上业务检查、指导和数据接收工作。

（4）按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。全市立档单位在向所属档案馆移交以后档案时，必须按照市档案局的统一要求，将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。

（5）积极推进档案数字化进程，提高档案利用效率。市档案馆馆藏档案数字化加工工作已起步，从起，市档案馆档案数字化加工工作争取纳入政府目标管理，分步实施，逐年完成。全市各级档案（室）也应积极采取措施，有计划、有步骤地对本馆（单位）的档案资料进行数字化技术处理，力争在“十一五”完成任务。

（三）档案管理应用系统建设

档案管理应用系统建设要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展的趋势。

1.进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平。从起，全市各单位要使用市档案局推荐的普及应用文书档案一体化管理软件系统，适应办公自动化和电子政务建设的要求，保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。

2.加强档案信息建库入网工作。市档案馆要按照市政府的要求，把档案数据库作为政府重要信息资源，纳入全市电子政务的总体格局中，逐步构建全市档案文献数据库。

3.充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。市档案局（馆）要在市档案信息统一平台上有计划地上载开放档案目录和现行文件目录，并积极创造条件上载已公开的档案全文信息，向社会提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

4.积极促进全市档案信息资源共享。以市档案局（馆）网站为主体，利用全市统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。

四、主要保障措施

（一）加强组织领导

成立市档案信息化建设领导小组，由市政府分管领导任组长，市政府办、政务信息化管理服务中心、发改委、财政局、人事局、档案局、科技与信息产业局领导为成员，负责全市档案信息化建设的组织协调工作。领导小组下设办公室，办公室设在市档案局，由市档案局局长兼任办公室主任，负责处理日常工作，确保全市档案信息化建设有计划、有步骤的顺利实施。

（二）加大投入力度

档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，要加大档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金不足的问题。要积极做好档案信息化建设的资金筹集工作，保障档案信息化建设的资金需求。财政部门要给予大力支持，根据《档案法》的要求，将各单位档案信息化建设所需经费纳入预算范围。

（三）加强档案信息化标准和规范建设

1.加强制度建设。市档案局要依照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定具体的操作办法和措施，规范和指导全市档案信息化建设的运行、管理和维护工作，保障我市档案信息化建设规范化、标准化和制度化。

2.严格执行标准规范。要严格执行国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》进行档案数字化加工。对各单位已进馆的档案，各综合档案馆要分期分批进行数字化加工。今后各单位在向市档案馆移交纸质及其他载体档案时，必须同时移交符合技术标准规范的数字化档案数据库。

（四）加强档案信息安全保障体系建设

1.逐步完善档案信息安全管理体制。要严格遵守《档案法》和《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；严格按照《中共市委办公室市人民政府办公室关于推进我市电子政务建设的工作意见》精神，根据需要采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。

2.在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密和泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网；在互联网上提供已公开的档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息系统的安全运转。

（五）提高队伍素质

1.积极组织开展档案信息化建设理论研讨和技术交流活动，努力营造学习高新技术知识的良好环境氛围。

2.加强档案业务人员培训工作。市档案局和人事局要加强对全市档案人员进行档案现代化知识的培训，积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术、熟悉档案业务的复合型人才，促进全市档案事业持续快速健康发展。