公文处理的方法

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检察机关公文处理浅谈

检察机关公文处理属于机关应用文写作范畴，属于办公室文秘工作的一部分，也是检察机关内勤人员年复一年、日复一日的“必修课”。因此，从这个意义上讲，深入了解、掌握这方面的知识与技巧对我们而言就显得非常必要。谈公文处理之前，首先要搞清楚几个概念，如大家经常谈到的应用文、机关应用文、文件、文书、公文等等。不认真辩析清楚这几个概念，也不利于我们对这方面知识的理解、掌握和运用。事实上，它们主要有两方面的差异：一是称呼上的差异，应用文=文书，机关应用文=公务文书，公文=文件；二是外延上的大小差异，应用文＞机关应用文＞公文，文书＞公务文书＞文件。比如我们谈到的公文处理与信息调研这两块工作，它就属于机关应用文范畴，只不过“公文处理”，也就是我们平常所说的“文件”，有点近似于以前常讲的“八股文”，其格式、用语均非常讲究；而信息调研，大体上等同于我们平常所说的“简报”和“调研文章”，它属于机关应用文中的事务文书这一个范畴，其版面格式、行文用语等相对“法定公文”而言，要简单一些，但也有它自身的一些规定和要求。

一、公文的分类

这里谈到的“公文”，就是我们通常意义上讲的“文件”，或者说是党政公文、法定公文，也就是指党中央、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文。其法定依据分别是中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）、国务院办公厅2000年8月24日的《国务院行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。《条例》中规定党的机关公文文种有14种，《办法》中规定国家行政机关公文有13种，其中有9种公文属于共有文种（决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要和函），党的机关公文有5种特有文种（公报、决议、指示、条例、规定），行政机关公文有4种特有文种（命令、公告、通告、议案）。

（一）按使用范围：分为通用公文、专用公文两种。通用公文指的便是党的机关公文和行政机关公文；专用公文指的是特定行业、部门使用的具有特定内容、特定格式的公文，如外交公文、司法文书等;

（二）按行文方向：分为上行文（典型的如请示、报告等）、下行文（典型的如决定、指示、批复等）、平行文（典型的如函、议案等）;

（三）按涉密程度：分为对外公开件、限国内公开件、内部使用件、普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文;

（四）按处理时限：分为平件、急件、特急件三类。如以电报方式传送，则分为平急、加急、特急、特提四类;

（五）按公文性质：分为领导指导性公文（如命令、指示等）、规范性公文（如条例、规定等）、报请性公文（如请示、报告等）、知照性公文（如公告、通告等）、商洽性公文（如函）、会议公文（如决议、会议纪要等）。

二、公文的规范

（一）文种规范。就是要求我们在拟制公文时，必须按照有关规定和机关权限、行文关系、发文目的等正确选用文种，确保公文的严肃性、规范性、权威性和有效性。目前，就我院而言，大家在写作过程中，混用、错用或生造文种的现象非常突出。比如，分不清楚行文关系，有用“通报”形式为上行文的，有向平级机关行文时用“请示”文种的，有发文时直接套用计划、要点、总结等事务文书名称的，甚至有用“汇报”为文种等不伦不类的现象出现。事实上，只要是套用了文件版头的，就必须在18类文种中选用。

（二）行文规范。首先要了解行文关系，主要有四种类型：隶属关系、指导关系、平行关系、不相隶属关系。凡有隶属关系的下级机关、有指导关系的下级部门，向上级机关和部门行文，一律用上行文，反之，一律用下行文；属于平行关系和不相隶属关系的机关、单位之间的行文，一律采用平行文。比如我们向市院、区委的正式行文，只能是请示、报告之类的上行文；向区政府的行文，因为是平行关系，就应当使用平行文。再假如我们向市高级法院行文，虽然它级别比我们高得多，但由于两者不属于同一组织系统，是不相隶属关系，所以也应当使用“函”之类的平行文。

（三）办理规范。公文办理分为收文（一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办等程序），发文（一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、催办、查办等程序）和办结文（一般包括立卷、归档、清退、销毁等程序）。公文办理规范就是指的在办文过程中要遵守每个程序的具体规定和要求。鉴于该方面的内容太多，此处也不一一叙说。仅举发文阶段中“用印”一例作一说明：“用印”即在正式公文上加盖公章，公文用印之后即可生效，整个撰制公文的过程也到此结束。

三、公文的格式

公文的文面格式，可分为三个部分，即文头、主体和版记。

（一）文头部分。文头部分位于公文首页红色间隔线之上，主要有6个项目：份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、公文版头、发文字号、签发人。其中，公文版头和发文字号属于必要项目，其余4项属于选择项目。重点谈谈两个必要项目：⑴公文版头。公文版头即发文机关标志，也叫公文名称，居中套红排印于公文首页上方，一般来说有三种形式：《××人民检察院文件》，俗称“大版头”，主要用于作出重要工作部署，重要决定、指示，转发重要文件等；《××人民检察院（）》，俗称“中版头”，主要用于通知重要事项、任免干部，向上级机关请示、报告工作；《××人民检察院》，俗称“小版头”，主要用于制发函件。⑵发文字号。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号构成，如渝中检〔2005〕1号，重要文件后面应加上“发”字，如渝中检发〔2005〕1号；若机关发文太多，还可以在“发文机关代字”后面加上公文性质或文种，如渝府人〔2005〕1号、渝府批〔2005〕1号等。去年的竞赛中，多数参赛干警使用中括符［］或小括符（），也有在文号中出现了“第XX号”字样的错误用法等。

（二）主体部分。主体部分也称行文部分，公文的内容和主要生效标志都安排在这一部分，主要有7个项目：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注。其中公文标题、正文、成文时间为必要项目，主送机关、印章多数状况下为必要项目，其余2项为选择项目。⑴公文标题。位于公文首页间隔线之下，用2号小标宋体字居中排印。公文标题一般则发文机关名称、发文事由和文种名称组成，前面常冠以介词“关于”，如《渝中区人民检察院关于召开内勤工作会议的通知》，此种三要素齐全的标题也称之为“完全式”标题。当然，也有采用省略式标题的，如《渝中区人民检察院公告》（略事由）、《通知》（略发文机关和事由），但任何情况下都不能省略文种。标题中除法规、规章名称加《》外，一般不用标点符号。但在我院日常工作中，标题写作十分不规范，有的不按要求使用“完全式”标题，也有使用文章式标题的，有的在标题中用顿号或逗号，甚至有使用“正副标题式”的奇异现象发生；⑵主送机关。俗称“台头”。一般公文均应标注主送机关，但公布性、周知性公文，如通告、公告等，可不标注主送机关。下行文可有多个主送机关，但上行文尤其是请示、报告，一般只写一个主送机关，不应多头主送。⑶正文。位于主送机关名称下一行，用3号防宋字（目前多数干警好用宋体字）。其外在结构一般为开头、主体、结尾三部分构成，其内在模式则是“凭”（发文的缘由、依据）—“事”（发文的事由、事项）—“断”（发文的要求、希望）。⑷成文时间。通常以领导签发时间为准。行政公文成文时间用小写汉字标识，党的公文成文时间用阿拉伯数字标识，法规性文件或经会议讨论通过的公文，如决议、决定、条例、规定等，其成文时间用阿拉伯数字书写，括入圆括号中置于标题之下。此时，正文后便不再标注发文机关署名和成文日期。

（三）版记部分。版记部分共有3个项目：主题词、抄送、印发机关和印发时间，均属于选择项目。⑴主题词。“主题词”是揭示公文主要内容的规范化名词或名词性词组，用3号黑体字，左顶格标注。正式公文一般都应标注主题词。一份公文的主题词至少2个，最多不超过5个，主题词之间不加标点符号，空一格为距。标引主题词时，应先标类别词，再标类属词，最后标识文种。如文件《关于进一步加强检察文化工作的意见》，其主题词应为：政法检察文化意见。⑵抄送。指除主送机关以外的其它需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。位于主题词下1行，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。

四、语言要求

公务文书的语言运用与一般文章相比，既有相同之处，更有其独特的要求。具体表现为：

（一）准确。这是对公文语言的第一要求，是公文语言的生命。俗话说的“一字入公文，九牛拨不出”、“字字珠玑”等，便极其形象地说明了公务文书语言的准确性特点。那么，如何来把握“准确”这个第一要求呢？首先，要做到用词准确。要注意区别词语的不同含义，尤其是要严格辩析同义词之间的细微差别，务求词义准确，在此基础上做到造句合乎语法逻辑，数据图示准确无误；注意区别词语的感情色彩和语体色彩；注意区别词义在不同语境中的不同变化；注意掌握公务文书写作的特定用词：如“遵照、兹有”等开端用语，“鉴于、基于”等承启用语，“本、贵、该”等称谓用语。其次，要正确使用句式。要将长句和短句交替运用，使行文铿锵有力；要将整句和散句结合起来，使行文错落有致；要注意把握好几种常见的特定句式，如以“为、为了”开头的目的句式、以“必须、严禁”等强调语为特征的祈使句式、以“将”字结构组成的宾语前置句式等；要注意表意的准确性，不用含混不清似是而非的句式，如类似于“我被青春撞了一下腰”、“像雾像雨又像风”或“天不刮风天不下雨天上有太阳”等莫名其妙、晕天眩地的句子。

（二）简洁。言约意丰，精炼明快，意思表达清楚而不累赘冗长，达到“句中无余字，篇内无赘语”，这就是简洁。做到简洁的关键是：一要删除一切套话、空话、意思重复的话；二要注意语句的提炼，杜绝堆砌修饰语现象；三要适当使用缩略语；四要恰当使用文言词语及短句。从去年开展的竞赛活动情况来看，许多干警恰恰没有遵从上述要求，在行文中较多使用描写性、抒情性语言，堆砌一些花里胡俏的修饰性语句，写作的公文如同催人泪下的“人物通讯”一般，与公文“简洁明快”的特点大相径庭。再比如，有一份反映公路上发生重大交通事故的简报：“……大客车翻下公路边的深沟里，如坠万丈深渊……车内鬼哭狼嚎，滚作一团”，大家可以读读看，是否有点刻意渲染的感觉。

（三）平实。公文重在“实用”，用语应开门见山，直陈其事，通俗易懂，浅显流畅；不搞“曲笔”，不作夸饰，不故弄玄虚，不娇揉造作。如一般政府工作报告，用语看似平淡，实际上寓意深远，概括力很强，虽然朴实无华，但并非随意道来，而是深思熟虑、独具匠心的结果。同时，公文还应尽量使用大众化语言，不用冷僻词语。、邓小平等老一辈革命家历来提倡写文章、作报告要通俗易懂，使用“群众喜闻乐见的的语言”。他们写的文章亲切自然，生动活泼。如《邓小平文选》第三卷，语言朴实无华，说理清晰明朗，既没有深奥的典故，也没有华丽的辞藻，读来朗朗上口，听来句句实在。

（四）适体。公文的适体是指用词、语气、语体风格应符合特定的文体要求。如决定、决议、指示宜庄重；调查报告、总结须平实；规定、条例应严谨；感谢信、慰问信、悼词需情真意切等。