交通局制定机关公文处理办法

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第一条公文处理的原则

公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第二条　公文种类

（一）决议。适用于局党组会讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于局党组会、局务会、局长办公会对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于、传达要求各县交通部门、局直属单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向委、人大、政府和省交通运输厅等上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）议事纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三条公文格式

（一）上行文。内容包括：向委、人大、政府、省交通运输厅和省、有关部门贯彻落实重大决策部署的报告和工作汇报、请示、督办、答复等。

（二）下行文。内容包括：交通运输局党组、州交通运输局的决定、指示、通知、通报、批复、会议纪要等；转发、批转上级部门、各县交通局和各直属单位涉及全局性工作安排、部署；局机关科（室）的人事任免和直属各单位的考核、考查、审查意见、人事、工资、调配等。州交通运输局职权范围内的其他重要事项。

（三）《交通信息》，刊登交通系统的工作、工程动态、调研、消息、重大活动等。

（四）《工作通报》用于向各县交通部门、局直属单位和有关部门反映交通系统的各种有价值的情况，应当在全系统通报的交通运输工作重要会议精神，存在的问题和建议等。

（五）联系函：主要用于向无直属关系单位和下级单位的工作联系，来信来访等的办理结果、处理意见等。

第四条行文规则

（一）向上级机关行文，应当遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2.向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经州委、州政府同意或者授权；属于职权范围内的事项可直接报送上级主管部门。

3.各县交通局、局直属单位的请示事项，如需以局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示性文件必须注明联系人、联系电话。

5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以局机关负责人名义向上级机关报送公文。

（二）向下级机关行文，应当遵循以下规则：

1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2.需经下级政府审批的具体事项，经上级政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。除此以外不得向下级党委、政府指令性公文或者在公文中提出指令性要求。

3.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

4.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于职权范围内的工作，不得联合行文。

第五条公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

（一）收文办理主要程序:

1.签收。局办公室负责文件（党政网、电子政务外网、机要交换、通信邮件和值班报告）统一签收，对收到的公文应当逐件清点核对，并注明签收时间。

2.登记。局办公室负责收文登记，应在收文薄上准确记录收文时间、发文机关、文号和标题，并对所收公文的文种、格式等主要信息进行初审，值班报告应当详细记载来电单位、时间和内容。对越级上报、文种格式不符的文件予以退回来文单位并说明理由。

3.分发。收文确认登记无误后，交由局办公室负责人根据科室职能职责提出拟办意见，按拟办意见分发相关科（室）阅存。

4.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送，公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误；批办性公文应当提出拟办意见报局主要领导、分管领导批示或者转有关科（室）办理，需要两个以上科（室）办理的，应当明确主办科室；紧急公文应当明确办理时限，承办科室对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕；涉密文件承办科室须专人负责管理，管理人员必须随时掌握公文去向，不得遗失，如有遗失由承办科室承担相应责任。每年进行一次清理，清理后将密件退回办公室进行统一管理；需要两个以上科（室）办理的，应当明确主办科室，由主办科室负责各承办科室间的协调。

5.催办。局办公室、相关业务科（室）应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办科（室）按期办结。紧急公文或者重要公文应当由局分管领导或安排专人负责催办。

（二）发文办理主要程序：

1.草拟。按照局领导签批意见和科（室）职能职责，由承办业务科（室）负责草拟公文，公文应当符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；应一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；公文内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练；文种正确，格式规范。公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草过程中必须征求相关部门意见，力求达成一致。局机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

2.复核。各业务科（室）经办人草拟后的公文，应当交由科室负责人对上报或下发的公文标题、内容表述、专业用语、信息公开选项、报（抄）送机关、印制份数、附件（表格）等进行复核；修改地方应标注清楚，并在会签处签字。

3.审核。由承办科室草拟的文件，经科室负责人复核确认无误后，应及时呈报局主要领导或分管领导审批，确认该文件可以上报或下发，在发文稿纸签发处签字。

4.核稿。承办科（室）草拟文件经分管领导审批后，交由办公室负责人对所发文件的标题、内容、文种格式等是否准确进行最后核稿。

5.登记。对复核、核稿、签发后的公文，交由办公室登记，填写发文时间、发文字号并详细记载，几个单位联合发文，以最后一个单位领导签发日期为准。涉密公文应当注明密级。

6.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。公文印制完毕，经办人员应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查校对后，由印章管理人员加盖公章，最后由经办人负责装订分发。

7.公文传送方式。非涉密公文通过党政网、电子政务外网、邮寄或传真传送；涉密公文只能通过机要交换，由办公室或业务科室派专人负责送达，不得通过与办件无关人员或党政网、政务外网（互联网）等非涉密渠道传送。

（三）公文整理归档

1.凡以州交通运输局发出的公文，由发文稿纸、底稿、正式文稿，包括附件一整套由办公室立卷归档。

2.各科（室）每年对本科（室）所有文件资料进行分类整理（由局办公室档案员作业务指导），将要归档的文件交由办公室统一立卷归档。在此期间各科室应配合办公室，将归档文件收集齐全，如有遗漏由相关科室自行承担。

3.凡需销毁的文件、材料、各科（室）要作好登记造册，科室负责人审查签字后方可销毁。

4.需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上科室联合办理的公文，原件由牵头科（室）归档，相关科室保存复制件。

第六条公文办理要求

（一）按照省、州有关精简文件的要求，各科室应当尽量控制发文数量，提高公文质量，行文应当确有必要，对可发可不发的文件一律不发，上级来文需转发下级的一般性文件，一律以便函形式下发，坚决杜绝“文山”问题；行文应当讲求实效，注重针对性和可操作性。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（三）以州交通运输局党组、州交通运输局名义发出的公文、公函，必须由党组书记、局长和分管局长签发。

（四）《交通信息》、《工作通报》（简报）由各科（室）组织稿源提供资料，由办公室专人编纂、负责人审核，分管领导签发。

（五）工作联系函，按业务分工，由各科（室）负责人核稿，局领导签发。

（六）凡未经局领导签发、办公室负责人未核稿的文稿，办公室可拒绝安排打印。

（七）外单位或个人（含局职工）来局联系打印和复印，又与本行业无关的材料，办公室一般不予接洽，特殊情况必须由办公室负责人定。

（八）局各科（室）必须按照以上公文处理程序办理，否则办公室有权拒绝编号、盖章和打印，出现问题和造成的后果由科（室）负责人负责。

（九）根据《信息公开条例》规定，公文拟办科室必须在发文稿签上注明信息公开选项，公开选项分：主动公开、依申请公开、不予公开三种形式，选择何种形式由拟办科室负责确定（三选一）。

（十）大力推行公文处理无纸化办公（oa系统），进一步降低成本，提高工作效率。