行政工作经验交流

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为了更好地让同事们在工作中顺利完成上级领导给予的任务，更快地适应工作，并在日常工作中有所突破和发展，下面我以这七年来在行政工作上的积累的一些经验和看法和各位同事做一个分享：

一、网络的维护与管理

(一)桌面维护

电脑的桌面就像我们的形象一样，电脑桌面的整洁与否，直接反映了我们是不是一个做事有条理有步骤的人。电脑是我们现在工作中必备的办公电器，平时的使用频率也很高，因此一个干净整洁、有条有理的桌面可以提高我们的工作效率，也便于我们需要资料时的查找。对于电脑桌面的维护，我有一个原则，那就是“不需要的不乱放，同一类的归类放”。也就是桌面的文件如果是不需要的，我们要及时删除，以免发生在时间比较急的情况下在查找文件上浪费时间，如果是同一类的文件，我们要归类整理好，以提高查找的效率，而且尽量不要把太多文件放在桌面来影响桌面美观，但是我们可以多设置几个快捷方式，这样就会比较容易快捷地找到需要文件了。

(二)局域网管理

我们利用局域网中的“网上邻居”功能可以实现资源共享，从而可以提高的办公的效率。为了保持较高的局域网工作效率，我们除了对网络进行管理还要对局域网设备进行维护。我们经常会使用局域网来打印材料和访问文件，要保持访问的速度，我们要正确地配置好局域网中服务器的硬盘，在设置好参数后就不要随便更改，同时，要经常检查路由器的参数，以免参数的错误导致网络不能正常访问，还要在置网络设备参数时，一定要参考服务器或者其他工作站上的网络设备参数，尽量能使其与交换机匹配，因为我们用的局域网设备是不同的牌子，因为牌子的不一致，在参数设置上如果不能互相匹配，就不能实现局域网的正确连接，从而导致相关工作的停滞，这个是十分严重的问题，所以我们一定要特别注意。再补充一点，因为设备的接头比较多，所以我们也要时不时地检查接头是否插稳，这个也是我们容易忽略的问题。

(三)电话程控交换机管理

电话程控交换机需要我们经常进行调试，记得曾经有位同事因为没有对电话程控交换机进行调试就直接连线，结果犯下了大错误，这是我们最不希望看到的。其实电话程控交换机的管理是比较简单的，只要在我们调试好后，注意外线、内线等连线的正确就可以了，只要我们搞清楚连线，基本都不会有什么问题的。但是我们还是要注意，设备类的接口都比较多，要养成习惯地检查接头是否插稳，以免做重复工，浪费时间。

(四)机房的管理

机房是设备和线路最多的地方，如果管理不当，会造成整个网络的瘫痪，以致延误了正常的办公。机房最为重要的就是线路的布置。在我还没有接手管理前，听以前的同事说经常会因为不明原因导致网络的不正常。后来我查找了很多资料才发现，原来是线路的布置不合理。经过改造后，线路拓扑清晰、管理便利，之前出现的问题也很少出现了。此外，我们一定要注意机房的卫生问题，不能带食品进入机房，以防蛇虫鼠蚁对机房设备线路的破坏，我们还要经常打扫机房，让设备保持干净，使设备能够正常运行。

二、固定资产的管理和采购

对于固定资产的管理和采购，我们要有原则有计划的进行。对于一些办公用品的使用，我们要秉着“公有财产，善借善还”的原则。使用时，注意签收，注意小心使用，不要因为不是自己的东西就随意的摆放任意地滥用，也要保护好所用的办公用品，如果有了损坏要及时的报备，用完后也要记得放好，如复印机使用完毕要记得按下电源，防止不必要的开机对办公设备的损耗。以前很多同事在采购办公用品时，没有计划性想买什么就买什么，导致了一些办公用品的闲置，无形中增加了办公成本，形成了不必要的开支浪费。对此我采购办公用品时会遵守一个原则就是“买有所需”，有计划地进行采购，只买办公时需要用到的，用不上的或者很少用的就要十分慎重的考虑后才会采购。这样，我们就能够节省很多不必要的开支，也提高了办公用品的使用率，避免了浪费。有一点也值得我们注意的，就是在采购时一定要索取正规的发票，不然就会造成上报时的麻烦，也会延误正常的工作。

三、各公司的证照管理（6家公司：工商执照、企业代码证、统计证的年审和使用管理

公司的证照是十分重要的证件，因此，我们在管理时要十分小心。按照我的做法是，会准备一本记录本，记录证照的相关信息，如名称，办证时间，到期时间等。特别是要注意证照的到期时间，一定要在到期前去相关部门申请办理审核或年审手续，以免造成因证照过期影响工作展开的情况。如果证照有所变更，还要在本子上特别注明，并安排时间做相应的更新。需要注意的是，证照的保存要放在阴凉通风的地方，注意虫蛀和霉变影响证照的使用。

四、车辆的管理

工作目标：对公司车辆进行系统性的管理；合理调度车辆提高使用效率。

首先是知识的准备：了解车辆的性能、结构；熟悉道路交通的法律法规

然后是设置车辆管理档案：

1.车辆的档案要登记车辆的来源、购买日期、原值、基本装备、技术性能、定期行驶里程等

2.凡车辆调动、牌照变更、停驶、封存、维修、改装、改造、车损等，必须记入档案

接着是车辆使用管理：

1.车辆使用管理根据公司的具体情况，制定车辆管理制度

2.需要使用车辆的人员提前做好车辆预约（申请人填写用车单，交各级领导审批。合理调度车辆提高使用率）对于不能安排车辆或变更出车时间等情况，要做好解释和说明，避免因误会而耽误工作

3.车辆维护保养，为了及时恢复车辆的技术性能，保证使用的可靠性，减少油料和器材的消耗，必须对车辆及时保养和维修

4.定期车检年审，新车二年一检，六年车龄以上的一年一检查

最后是车辆日常费用统计

1.车辆油耗控制，公司两台车都申请了中石化油卡，优点：可以加密，绑定车号（中石化内部规定：用油卡加油时必须核对车号，中石化网站可以查询加油信息，并且可以导出作校对和备份）

2.车辆费用分摊，对车辆费用做出合理的分摊，最好进行每月向上申报一次，并作出车辆使用预算

值得注意的是对于公司车辆的管理，我们比较容易忽视的是车辆的检修和保养方面。为了保持车辆良好的性能和能够安全使用，要定期安排司机到车行进行检修，特别是刹车、车灯和轮胎等容易忽视的地方，千万不能有疏漏，因为关系到人身安全，所以一定要仔细检修。如果发现车辆有需要更换零部件的，要及时地做好记录，并上报待批。车辆也要做到经常进行清洗、打蜡和加润滑油等保养工作。值得注意的是，车内的卫生也要做到位，要经常清洁整理，保持车内环境的干净整洁。几年来，我负责的车辆（别克君威2.5和别克GL8商务车）还是保养得比较好的，经常受到公司老板的称赞。

五、市场活动的后勤服务管理

案例回顾：接待文新集团、津报集团等近20家媒体的社长、总编、技术主管参加工作会议

案例分析：

(一)前期准备：前期准备分三块：

1、人员安排

在人员安排方面要“人人有事做，事事有人管”，无空白点，也无交叉点。谁负责与客户的沟通？谁负责文案写作？谁负责现场管理？谁负责礼品发放？谁负责顾客投诉？要各个环节都考虑清楚，否则就会临阵出麻烦，顾此失彼。

2、物资准备

在物资准备方面，要事无巨细，大到车辆，小到螺丝钉，都要罗列出来，然后按单清点，确保万无一失，否则必然导致现场的忙乱。如：（1）按照市场部的要求，寻找会议酒店；

酒店会议现场环境、格调、大小，是否符合会议需求；网络环境测试、背景板尺寸测量、签到台位置确认、投影仪租用，等等。（2）市场部提供样稿；制作会场背景板、易拉宝、X展架。（3）由于与会客户层次较高，他们都是来自文新集团、津报集团等近20家媒体的社长、总编、技术主管参加了会议。接站工作就显得尤为重要。在公司现有2辆车的基础上，协调销售的私家车；客户的航班分别在虹桥、浦东机场、高铁车站，只有租用车辆应对。车辆按照制作接站牌，并且编号（几号车）便于调度，接站牌按照会场背景板缩小制作，便于客户识别。

3、试验方案

尤为重要的是，由于活动方案是在经验的基础上确定，因此有必要进行必要的试验来判断活动内容的选择是完善，后期服务程度是否合适，现有的途径是否理想。试验方式可以是公司员工在特定地点进行试行方案等。

(二)中期操作：中期操作主要是活动纪律和现场控制。

纪律是战斗力的保证，是方案得到完美执行的先决条件，在方案中对应对参与活动人员各方面纪律作出细致的规定。现场控制主要是把各个环节安排清楚，要做到忙而不乱，有条有理。

同时，在实施方案过程中，应及时对活动范围、强度、额度和重点进行调整，保持对活动方案的控制。

(三)后期延续：活动意外的防范。

每次活动都有可能出现一些意外。比如活动人员的到位、软硬件设施的故障、甚至是因为不可抗力如停电等导致活动无法继续进行等等。所以必须对各个可能出现的意外事件作必要的人力、物力、财力方面的准备。

案例给我们的经验教训及对今后工作的启示：

在市场活动后勤服务这块，我们要尽量做到满足领导和客户的要求，秉着“想领导、客户所想”的办事原则，来提高后勤服务效率。在活动开始前，我们务必要先做好前期工作，要提前预定酒店和对会场进行布置。酒店预定一定要提前一周预定，因为酒店入住率的不稳定，如果不提早预定，会造成因订不到房而使得领导、客户没有房间可住，这会严重影响公司的形象，导致工作开展不顺利。会场的布置，我们需要提前进行场地勘察，并根据场地的实际情况进行布置，千万不能出现因为勘察不到位造成的会场太过紧密或太过空旷，同时软硬件设备都要准备齐全，需要用到食品的，要准备充足，做到全方位的服务。在对场地勘察后，及时报告上级，做好引路的工作，方便领导、客户顺利到达会场。提醒一下，在酒店会场预定方面，我们可以找几家酒店进行长期定点合作，这样可以有效提高后勤服务效率，同时也能减少一些经费支出。

六、协助公司法务工作

我们还要做好公司法务协助工作，对应收案件的立案、开庭等资料要准备妥当。对案件所需要的资料分类进行整理，以便于需要时的查找方便。如果是已经立案、开庭或结案的资料，也要分几个位置进行分类存放，并用易事贴注明相应的基础资料。在前期的咨询阶段，我们要先了解好案件类型，并为之准备好相应的资料和文件，不要等领导或客户需要时才匆忙去找，这个是需要注意的。

我们该如何做好仲裁开庭前的准备？

当事人在进入仲裁程序至首次开庭前的这段时间被称作开庭前的准备期间。由于仲裁过程中当事人所享有的相当大一部分仲裁权利均发生于此段期间，因此当事人应当对此给予足够的重视。开庭前的准备工作主要是二个方面：

(一)程序方面的准备

1、研究把握仲裁规则和相应通知书。当事人在仲裁协议中选定了仲裁机构，一般情况下即视为双方均同意按照该机构仲裁规则进行仲裁，而仲裁规则是指导整个仲裁程序的规范性文件。仲裁机构受理案件后，一般会向双方当事人分别发送仲裁规则、受理通知书及仲裁通知书，这些文书对指导当事人正确参与仲裁活动具有很大帮助，值得当事人认真研究，并按照规定正确行使相应的仲裁权利。

2、按时选好仲裁员。仲裁和诉讼的一大区别就是仲裁当事人可以有选择自己信赖的仲裁员仲裁案件的权利，而诉讼中审判庭的组成则是法定的。选择仲裁员，是仲裁制度赋予当事人的重要权利。行使好此项权利，应注意以下三点：(1)在规定期限内行使选定权。(2)当事人选择仲裁员时应看清仲裁员名册中的相关信息。(3)根据适用程序确定的仲裁庭人数行使选定权。适用简易程序的案件由双方当事人共同选定一名仲裁员;适用一般程序的，由双方当事人按规定选定三名仲裁员组成仲裁庭。当事人未选定的，由仲裁委主任指定。案件有两个或者两个以上申请人或者被申请人的，仲裁员的选定或者委托指定，应当分别由全部申请人或者全部被申请人协商一致。未能协商一致的，则由仲裁委主任指定。

3、有权提出异议。依据仲裁法和仲裁规则的规定，当事人在进入仲裁程序后，对仲裁协议效力或者对仲裁委员会受理案件有异议的，应当在首次开庭前提出。仲裁案件书面审理的，应当在规定的答辩期间提出。当事人提出上述异议时，应当符合法律规定，并附有相应的事实和法律依据。

(二)实体方面的准备

1、提交证据。当事人对自己提出的仲裁请求所依据的事实或者反驳对方仲裁请求所依据的事实有责任提供证据加以证明。没有证据或者证据不足以证明当事人的事实主张的，负有举证责任的当事人将承担败诉的法律后果。因此，当事人在首次开庭前，就应当按照规定准备好证据材料提交给仲裁庭。

当事人向仲裁庭提供证据，应当提供原件或者原物。确有困难的，可以提供经核对无异的复制件或者复制品，但开庭时必须携原件出庭以供质证。

当事人提供外文书证或者外文说明材料，应当附有中文译本。

当事人提供证据时，应当对证据进行分类，编上页码，制作证据目录，并对证据材料的来源、证明对象和内容作简要说明。

2、提出答辩或反请求。被申请人应当在答辩期届满前提出书面答辩，对申请人的仲裁请求及请求所依据的事实和理由阐明意见。此举有利于仲裁庭在开庭前了解双方的争议焦点，从而在开庭时有针对性的进行审理。答辩仅是反驳或者抵销申请人的仲裁请求，如果被申请人就同一个争议事实反过来要向申请人主张权利，并且希望在同一个案件中合并审理，则需在规定期限内向仲裁委员会提出仲裁反请求。被申请人提出反请求的仲裁事项，应限于仲裁协议范围之内;被反请求人必须是仲裁案件的申请人。普通程序提出反请求的期限为收到仲裁通知书之日起30日内;涉外程序为45日。被申请人未在规定期限内提出反请求，则视为其放弃行使此项权利。

七、行政事务工作

案例回顾：平台办公区域装修与改造，“VI标志”整体切换。

4月初开工至6月底交付，历时三个月。(要求:不影响办公，装修时间在非工作时间及周六\日)

案例分析：工程分为三期实施：

第一期工程涉及：办公区域的墙体拆除、吊顶更新、网络电话布线、地毯更换；

1.办公区间划分、办公隔断安装-验收合格

2.吊顶安装改造及墙面、门套油漆-验收合格

3.弱电、及网络点增加-未验收

原因：有三条网络线路不稳定，不能正常上网，弱电回路图未能提供验收。

4.新增大金空调两台-验收合格（解决了中央空调效能不高的问题）

第二期涉及：前台区域的背景板、新VI的LOGO的切换，前台的重新制作、安装门禁系统。

1.VI的LOGO的切换-已完成

第三期涉及：办公区域所有墙面刷白、办公室门、门套、踢脚线油漆、会议室的装修。

1.办公大厅及各办公室墙面、门套油漆-验收合格((尽管使用了环保油漆,还是有味道,员工反映强烈.解决办法:1.群发邮件公示选择的油漆品牌,及相关参数;2.购买能吸附异味的植物,菠萝等,达到清除异味的目的)

2.大、小会议室改造-验收合格

3.大会议室投影VGA线路未予验收。

改造后的效果：

1、各公司办公区域分配更为合理。

原先是两家公司合用大厅办公区域的,为了最大限度的满足普通员工的工位需求,满足会议室的需求,拆除总监的小办公室,保留两位分总的办公室.最大限度的利用办公空间,节省装修费用.

2、前台VI标志醒目，增强视觉感受冲击。

问题:LOGO颜色很难把空

处理:参照兄弟公司的样板完成了制作.

3、门禁系统更好的保证了出入安全,健全考勤数据的参照.

4、大会室的改造、投影架和幕布安装后，较之前更现代和实用。

案例给我们的经验教训及对今后工作的启示：

1.公司装修

装修工作是比较需要耐心和技巧的。在装修前，我们应该合理规划好装修区域和办公区域。把办公和装修区域分开，可以避免因装修造成的工作阻滞，装修时也尽量选择人少的时候进行，如上班前或下班后，以减少对工作的影响。同时，我们还要注意装修时的隔离，防止装修过程中出现的灰尘和废料造成对走道或环境的破坏。有一点我们也要注意一下，就是在装修前多向有装修经验的人取经，多考察。在选择装修公司的时候，规模大小并不重要，重要的是一定得靠得住。事先把自己的所有要求落实在书面上，签订合同，如果对装修公司还是有些怀疑的话，就要留一些尾款，待过一段时间后再给他们，但这些要在合同中体现。还有就是在监工方面一定得把握好一个度，不能太紧也不能太松。

2.公司VI的更换

公司的门面很重要，门面中最重要的就是前台和公司LOGO。前台的背景布置要考虑到以后更换的情况，不能布置时完全不留一点更换的空间，背景布置也要简洁明了，不应太过复杂花哨，要突出公司的特色。公司LOGO的更换应选择在非办公时间，同时不能影响前台工作。公司前台和公司的LOGO是直接体现公司形象的标志，所以我们在做相关工作时也要在保持公司形象的情况下开展。

如果有什么更好的建议欢迎踊跃地提出来，我也会在今后的工作中不断改进，力求做得更好，请大家多多指教，谢谢！