机关公文写作基础处理规则

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公文写作

一公文的功能

一公文的涵义与特点

公务文书又叫公务文件简称公文是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料包括电报下同是传达和贯彻党和国家的路线方针和政策行政法规和规章施行行政措施指示答复问题指导布置和商洽工作报告情况交流经验的重要工具

公文分类

按公务文书的自身性质及使用范围可以把我国现行的公务文书分为两大类

通用文书

一法定公文

二事务文书

专用文书

财经文书司法文书科技文书军事文书等等

公文的主要特点

法定性

政策性

实用性

时效性

规范性

二公文的作用功能

决策与领导作用最主要的作用

强制执行和处理的作用

依据和凭证作用

公务联系与沟通作用

宣传与教育作用

二公文的文体结构格式与稿本

一公文的文体

公文的文体是指公文的表达方式属应用文体但它又不同于一般的应用文具有自身的特殊属性

公文被规定以现代汉语的书面形式即白话文作为必须使用的符号系统

公文兼用说明叙述议论三种表达方式

二公文的结构

公文的结构是指公文的组织结构具有规范性和相对确定性

公文一般由秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注附件主题词抄送机关印发机关和印发日期等部分组成

三公文的格式重点内容

公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体纸张等上排列的规定

公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为～的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为～横向耐折度≥次不透明度≥值为～

公文用纸幅面及版面尺寸

一公文用纸幅面尺寸公文用纸一般采用国际标准型×

二公文页边与版心尺寸

公文用纸天头上白边为±

公文用纸订口左白边为±

版心尺寸为×不含页码

型公文用纸页边及版心尺寸

公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色

排版规格与印制装订要求

一排版规格文字符号从上至下自左而右依次横写横排正文用号字一般每面排行每行排个字

二制版要求版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过

三印刷要求双面印刷页码套正两面误差不得超过印品着墨实均匀字面不花不白无断划

四装订要求公文应左侧装订不掉页骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各处允许误差±平订钉锯与书脊间的距离为～

公文中各要素标识规则

组成公文的各要素分为眉首主体版记三部分

一眉首

公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第行

秘密等级和保密期限标识秘密等级用号字顶格标识在版心右上角第行两字之间空字

下行平行公文首页格式

上报公文首页版式

紧急程度紧急文件有特急急件紧急电报有特提特急加急平急标识紧急程度用号字顶格标识在版心右上角第行两字之间空行如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第行紧急程度顶格标识在版心右上角第行

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加文件组成对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称发文机关标识上边缘至版心上边缘为信函为命令为对于上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为发文机关标识推荐使用小标字用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定但最大不能等于或大于×联合行文时应使主办机关名称在前文件二字置于发文机关名称右侧上下居中排布如联合行文机关过多必须保证公文首页显示正文行政机关之间联合行文标注主办机关的发文字号

发文字号由发文机关代字年份和序号组成发文机关标识下空行用号体字居中排布年份序号用阿拉伯数码标识年份应标全称不能简写成不能写成用六角中括号〔〕括入序号不编虚位即不编为不加第字

注意用直角中括号茂××号用小括号茂××号都是不规范的

发文字号之下处印一条与版心等宽的红色反线

签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空字签发人姓名居右空字签发人用号体字签发人后标全角冒号冒号后用号字标识签发人姓名如有多个签发人会签人主办单位签发人姓名置于第行其他签发人姓名从第行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色反线应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为

二主体

公文标题红色反线下空行用号小标字常见的公文标题一般都加粗可分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称间距恰当

主送机关标题下空行左侧顶格用号体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上标识方法同抄送

公文正文主送机关名称下一行每自然段左空字回行顶格数字年份不能回行一个阿拉伯数字年份不能分成两行

附件公文如有附件在正文下一行左空字用号体字标识附件后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码如附件×××××附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第行顶格标识附件有序号时标识序号附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订应在附件左上角第行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件或带序号

成文时间以领导人签发的时间为准联合行文一般由主办机关首先签署意见协办单位依次会签一般不使用复印件会签成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准电报以发出日期为准

标法用汉字将年月日标全零写为○成文时间的标识位置见下

公文生效标识公文除会议纪要和以电报形式发出的以外应当加盖印章行政机关联合向上行文为简化手续和提高效率由主办单位加盖印章即可联合下发的公文发文机关都应当加盖印章

单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文时间成文时间右空字加盖印章应上距正文～端正居中下压成文时间印章用红色

公文末页版式

联合行文印章有两种情况

当联合行文需加盖两个印章时应将成文时间拉开左右各空字主办机关印章在前两个印章均压成文时间印章用红色只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐两印章之间不相交或相切相距不超过

当联合行文需加盖个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可用简称排在发文时间和正文之间主办机关印章在前每排最多排个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空字标识成文时间

联合行文末页公文版式

特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识此页无正文的方法解决

附注公文如有附注用号体字居左空号字加圆括号标识在成文时间下一行如此件发至县团级传达到全体党员请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话

三版记

主题词公文应当标注主题词上行文按照上级机关的要求标注主题词主题词用号字居左顶格标识后标全角冒号词目用号小标字词目之间空字

抄送抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关应当使用全称或者规范化简称统称公文如有抄送在主题词下一行左空字用号体字标识抄送后标全角冒号回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号如主送机关移至主题词之下标识方法同抄送机关

版记示意图

印发机关和印发时间位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占行位置用号体字印发机关左空字印发时间右空字印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识

版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线宽度同版心

版记的位置版记应置于公文最的一页版记的最后一个要素置于最后一行

印刷份数格式没有明文规定根据约定俗成一般是在最后一条反线下一行用号体字置于小括号内右空字

页码

用号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条号一字线如一字线距离版心下边缘单页码居右空字双页码居左空字空白页和空白页以后的页不标识页码

公文中表格

公文如需附表对横排纸型表格应将页码放在横表的左侧单页码置于表的左下角双页码置于表的左上角单页码表头在订口一边双页码表头在切口一边

公文如需附纸型表格大表且当最后一页为纸型表格时封三封四可放分送不放页码就为空白将纸型表格贴在封三前不应贴在文件最后一页封四上

公文的特定格式

信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为推荐用小标字字号由发文机关酌定发文机关全称下处为一条武文线上粗下细距下页边处为一条文武线上细下粗两条线长均为每行居中排个字首页不显示页码发文机关名称及双线均印红色发文字号置于武文线一行版心右边缘顶格标识如需标识秘密等级或紧急程度可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识

信函式格式与便笺头比较

命令格式命令标识由发文机关名称加命令或令组成用红色小标字字号由发文机关酌定命令标识上边缘距版心上边缘下边缘空行居中标识令号令号下空行标识正文正文下一行右空字标识签发人签名章签名章左空字标识签发人职务联合的命令或令的签发人职务应标识全称在签发人签名章下一行右空字标识成文时间分送机关标识方法同抄送机关其他要素参照相关要素说明

命令令格式

会议纪要格式会议纪要标识由××××××会议纪要组成用红色小标字字号由发文机关酌定会议纪要不加盖印章

四公文的稿本

文稿与文本合称稿本

文稿即起草文件过程中形成的历次稿子包括草稿和定稿草稿按形成的先后顺序分为初稿二稿三稿等按用途分为修改稿修正稿讨论稿征求意见稿送审稿报批稿等定稿又称正稿原稿底稿它是印刷文件的标准依据也是日后工作查考凭证

文本可分为正本副本存本暂行本也叫试行本各种文字文本

三常用公文文种及其选用

公文文种即公文的名称用以表明公文的性质适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等行政机关的种主要公文

一命令令

适用于依照有关法律公布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施嘉奖有关单位及人员类别有公布令任免令授勋令嘉奖令指挥令否决令通缉令特赦令戒严令动员令通令手令等

命令令一般由标题包括发文机关事由文种发文字号正文签发人日期等几个主要部分

二决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项决定可以分为法则性决定重大事项决定机构人事决定具体工作决定

决定一般由标题包括发文机关事由文种受文单位正文发文机关日期等几个主要部分如国务院关于授予巴金人民作家荣誉称号的决定

三公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项发文机关级别较高多为省部级以上机关的方式一般不张贴而是通过通讯社电台报刊等

如中华人民共和国国家发展和改革委员会公告××年第号

四通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项注意不要把通告写成通知或公告通告的范围比公告小各种机关单位都可以通告内容有时具有专门性如银行交通方面的事项可以一般化方式多种多样可张贴也可以报刊电台报纸可以省略日期因报纸有日期

五通知

适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员

通知属知照文告针对的对象有特定范围一般是限于有关单位有关人员所以叫它限知性公文它的方式多是内部印发张贴有的也可以公开张贴或公开发表于电台报刊

通知的种类有

性通知用于法规规章

批转性通知用于批转或转发文件

事项性通知用于告知某一事项如会议通知等重要会议的通知属正式公文标题写明什么单位召开什么会议的通知要编发文号一般会议的通知属日常事务文书用得最多标题可以只写通知二字不编发文号

任免通知如关于香港特别行政区政府曾荫培等人职务任免的通知

指示性通知对下级机关有所指示如认为其内容不宜用命令或指示的可以用通知

六通报

适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况通报多限在机关体系内部使用属于限知性公文与通知相比并非都是以上对下不能有所部署只能用于批评表扬和通报重要情况

通报有三种

表彰性通报表扬好人好事的正文应包括事实意义表彰决定希望与要求等内容表扬先进典型介绍先进经验的正文应包括事迹经验决定等内容如国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报

批评性通报批评事故正文要包括经过情况原因和决定包括防止办法批评坏典型的通报要有清楚的情况介绍合理的因果分析和正确的指示决定一般有附件如国务院办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报

情况通报传达重要情况和要各机关知道的事项以情况为主可以有分析提要求如中共广东省委广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报

七议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项格式包括标题发文机关事由文种都不能省略原由事项结语用提请审议字样结尾如国务院关于提请审议《中华人民共和国劳动法草案》的议案

八报告

适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问包括情况报告工作报告答复报告格式包括标题原由事项结语用特此报告专此报告字样结尾如关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告

九请示

适用于向上级机关请求指示批准

写作请示必须符合的规则一文一事单头请示不越级请示不得抄送下级机关不得用请示报告字眼作标题

请示的格式包括标题原由事项要求结尾标题一般由事由和文种构成原由应有理有据具体明白事项应具体如需要多少钱多少人等结尾应写上以上请示请批复以上请示请审批等专用公文术语

请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话

十批复

适用于答复下级机关的请示事项批复必须针对请示予以答复

格式要求

标题写成关于×××的批复或者×××关于×××的批复如国务院关于同意广东省设立茂名市茂港区的批复国函〔〕号

原由应用类似你省《关于茂名市设置茂港区的请示》粤府〔〕号收悉你局《关于上报信宜市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示》信计字〔〕号收悉作为原由

批复事项表明批复的态度与意见

关于批示与批复相近又直接有关的是批示它是机关领导人对文件处理所批的意见应该写在批示单上有时批在文头空白处一般很简单如同意中肯送×××同志阅处等不单独行文内容多的往往据以起草为批复或通知等公文但有时也以批示发文批示因是随文而发其写法除了开头不必写是关于何文的批示外基本与批复相同

十一意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法

意见可以用于上行文下行文和平行文

作为上行文应按请示性公文的程序和要求办理须经上级批转所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项主办部门应当主动与有关部门协商取得一致意见后方可行文如有分歧主办部门的主要负责人应当出面协调仍不能取得一致意见时主办部门可以列明各方理据提出建设性意见并与有关部门会签报请上级机关决定上级机关应对下级机关报送的意见作出处理或给予答复

作为下行文文中对贯彻执行有明确要求的下级机关应遵照执行无明确要求的下级机关可参照执行

作为平行文提出的意见供对方参考

格式要求

标题一般采用发文机关事由文种的模式如中共中央国务院关于做好年农业和农村工作的意见

原由讲明意见的背景和根据

事由具体对工作指导的办法和措施

结尾一般为提出要求

十二函

适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项函作为主要文种之一与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力函有商洽函问答函审批函答复函

函的格式在信函式格式中提到与书信大体相同因为是郑重的公务所以要有一定的格式用语要得体要讲礼貌不亢不卑不能用命令的口吻粗暴的语气

主要格式

函头印有名头的发函纸单编发函号发文字号中加函字函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识

注意文号有函字的不一定都是函如国务院的批复用国函字样

标题有两种写法机关事由复函对象文种事由文种文种要写明是函还是复函标题在函号下空一行居中标识

上款受函机关或领导人

正文发函大体是开头提出问题说明是什么事或针对根据什么主体表示要求商洽什么告知什么请求什么即要对方做什么结尾要求何时答复及得体的礼貌用语如请大力协助为盼望准予××是荷望能同意请即函复盼复望早日函告等复函与批复类似说明是根据什么函所发的复函表明态度结尾一般用特此函复作结束语

十三会议纪要

适用于记载传达会议情况和议定事项会议纪要不加盖印章

会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下形成文章作为会议的一种文件属于议决性公文也叫会议文件有些重要会议可以用决议决定等公文郑重议决的问题有些较为一般的会议可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端

例会办公会议的纪要

这是机关研究日常工作和日常事务的会议大体有固定的时间有相对固定的出席者如市长办公会局务办公会等这类会议的纪要往往办成长期的类似简报会议纪要版头标识由××××××会议纪要组成用红色小标字字号由发文机关酌定期数在版头下一行中间处标明第×期红色反线上左标编者××××办公室编右标日期正文内容包括时间地点主持人出席人列席人会议议决事项

专题性大型会议的纪要

这种会议纪要大体规格是由标题正文文尾构成

标题有两种写法一种是简括标明议决的问题然后以副题写明什么单位什么性质的会议纪要另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要让人一目了然如《西藏工作座谈会纪要》《广东福建两省座谈会纪要》等标题下面注明日期

文尾除公开外作为文件或上送下达要按公文要求注明主送抄送发送的范围

党的机关公文与国家行政机关公文比较

汉字

无规定多用阿拉伯数字

成文日期

右上角信函在武文线下左边

份号下方首页左上角

密级位置

文件特急急件电报特提特急加急平急标右上角信函标在武文线下一行左边

文件特急加急电报特急加急平急

紧急程度

种命令令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要

种决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要

种类

型

开型或型

用纸规格

国家行政机关公文处理办法

中国共产党机关公文处理条例

处理依据

国家行政机关公文

党的机关公文

对国家行政机关的主要公文种类中没有条例规定大家可能会有疑问刚才讲到命令令的格式时签署的国务院令第号公布《工伤保险条例》黄华华签署的广东省人民政府令第号《广东省计算机信息系统安全保护管理规定》这些不是行政机关的条例规定吗其实这些都是作为命令令的附件下发的

四公文写作的基本要求

公文是一种特殊的文章除了必须遵从诸如文通字顺观点与材料统一层次分明结构合理等文章写作通则之外公文写作还应遵循以下一些基本要求

一合法

二求实

三合体

四简明

五严谨

六准确

七规范

八完整

九清晰

五行文规则

一遵守行文规则的客观必要性

加强对文件传递过程的控制使文件的行文方向正确传递速度合理保证文件能够准确可靠快捷有效地到达目的地使机关之间相互行文有法可依有规可循从而维护正常的行文秩序防止行文紊乱精简公文简化手续提高机关工作效率

二行文规则的主要内容

根据机关之间的工作关系准确行文机关之间的工作关系主要有四种类型

一领导与被领导关系

二指导与被指导关系

三平行关系

四不相隶属关系

机关之间的工作关系决定了公文传递的方向

处于领导指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文

被领导被指导的下级机关应向上级领导指导机关主送上行文

具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文

选择适宜的行文方式一般不得越级行文

正确选择主送机关与抄送机关

下列情况不得抄送

一请示在上报同时不得向下级机关抄送

二接受抄送的机关不得再向其他机关抄送

三凡与公文办理无关的机关一律不得抄送

坚持党政分开的原则

联合行文时作者应是同级机关

行文前必须对有关问题协商一致

严格控制公文数量简化行文手续

三行政机关公文行文规则

行文应当确有必要注重效用

行文关系根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级请示和报告

政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文除以函的形式商洽工作询问和答复问题审批事项外一般不得向下一级政府正式行文部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文

同级政府同级政府各部门上级政府部门与下一级政府可以联合行文政府与同级党委和军队机关可以联合行文政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文

属于部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文联合行文应当明确主办部门须经政府审批的事项经政府同意也可以由部门行文文中应当注明经政府同意

属于主管部门职权范围内的具体问题应当直接报送主管部门处理

拟制公文对涉及其他部门职权范围内的事项主办部门应当主动与有关部门协商取得一致意见后方可行文如有分歧主办部门的主要负责人应当出面协调仍不能取得一致时主办部门可以列明各方理据提出建设性意见并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定

部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文如擅自行文上级机关应当责令纠正或撤销

向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关

请示应当一文一事一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式但不得抄送其下级机关报告不得夹带请示事项

除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人报送请示意见和报告

受双重领导的机关向上级机关行文应当写明主送机关和抄送机关上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应当抄送其另一上级机关

六公文写作的语言运用

一公文语言的特点

语言是公文的基本要素特殊的应用领域和应用目的使公文的语言具有一定的特点庄重准确朴实精炼严谨规范

二公文词语的选择

认真辨析词语的准确含义使词语的意义符合客观实际

注意分辨词语的感情色彩以正确表达作者的立场观点

注意词语声音和语调对语义的影响以提高表达效果

注意词语间的正确搭配遵循语言法则

注意公文具体使用场合对词语风格的要求维护公文的严肃性及强制执行性

注意针对公文具体收受对象的特点选词以有的放矢便于理解和执行

注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词以获得鲜明直接的表达效果

注意根据上下文的需要选词以维护公文的完整和有效性

注意词语的规范性以提高公文沟通的效果扩展沟通的范围

三公文语句的组织

对公文语句的基本要求

一含义明确清晰完整便于准确理解无歧义

二句子充分搭配得当

三句子成分完整

四语序安排妥当

五合乎事理合乎逻辑规律

六句式内部结构合乎规范力争有最佳表达效果

语序的安排

在公文中准确地安排语序要注意四点

一尊重语序的习惯性

二事理的逻辑性

三语序的强制性

四语序的选择性

句式的选择

一主谓句与非主谓句主谓句的使用频率很高

二主动句与被动句公文中两种句子兼而有之

三长句与短句公文中短句用得较多

四完全句与省略句完全句是主要的省略的一般是主语