学校档案管理调研报告

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高等学校是知识、人才和科技高度密集的重要的教学和科研基地，高等学校档案管理是高校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它不仅如实地记录了学校的历史，还蕴含着丰富的信息资源，其信息具有非常高的应用价值。

从管理模式来说，高校档案管理可以分为综合管理与分类管理。高校档案综合管理是将学校的各类档案集中起来进行管理的方式，相较于分类管理，它有独特的优势，是目前较为普遍的一种管理模式。鉴于笔者单位也对档案采用综合管理，因此，困于目前高校档案管理存在的一系列问题，制约和束缚了其档案信息的开发利用的现状，本文将对档案综合管理中的问题作一剖析，并对如何开发利用档案信息提出相应建议。

一、综合档案管理及其功用

近几年来，高等学校普遍加大了档案工作力度，改革了旧的档案分级管理模式，成立了综合档案室，实现了高校档案的集中统一。高校档案综合管理就是将高校的文书档案、教学档案、科技档案、房产档案、声像档案、照片档案等作为一个整体实行集中统一管理。

高校档案管理综合档案管理可以统筹安排各门类的档案工作，有利于高校档案管理的发展。它将各业务部门的资料文献进行集中，形成立档单位各种档案资料的信息中心，实现档案信息资源共享，方便了查找与使用，扩大档案的利用面。同时，实行综合管理，使学校可以将其作为一个专门部门，配备具有专业素质的专门人员进行工作与管理，为查找利用档案提供了方便条件。

二、高校综合档案管理的问题

高校综合档案室的建立以及高校档案的综合管理，使高校档案工作在学校体制改革、教学、科学研究、评定职称、落实政策和编史修志等方面的作用越来越突出，成为学校管理工作中不可缺少的重要环节。但也应当看到目前高校综合档案室建设还存在一些问题和不足,无论是档案意识、服务观念上还是人员素质、环境建设等方面，都不能满足新形势下的档案工作需要，也越来越不适应知识经济时代的发展和现实的需要。

1.领导重视不足

由于档案的价值不能立即显现，具有滞后性，使得“档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要”成了目前一部分高校领导对高校档案工作的态度，这反映了领导层对学校档案工作的重要性认识不足，普遍将高校档案工作附属化、淡化、甚至置之不理，没有真正认识到做好档案工作会更好地促进全校各项工作，致使学校的档案工作长期以来进展缓慢，资金、设备不足，如办公条件得不到改善，档案现代化及档案保护设备配置不全。这严重影响了档案管理、保护及服务工作的正常开展，制约着档案价值的体现。

2.工作人员自身观念保守，重管轻用。

目前高校档案信息资源的开发和利用还处在一种封闭和半封闭状态，档案利用范围主要局限于高校内部，这很大程度上是由于传统的重保管、轻利用的观念的体现。这种长期以来封闭保守、墨守成规的保守观念，造成了档案部门只注重于档案的收集、归档、保管，过分强调保密，束缚了档案工作者的开拓和创新精神，抑制了档案信息资源的流通。

3.人员整体素质不高

知识经济时代对档案工作者的素质提出了较高的要求，而在现阶段的档案工作者中，还有相当一部分人在工作素质上不能适应档案事业发展的要求，档案人员综合素质低下，将严重影响档案管理工作的水平。这主要表现在：不少档案人员缺乏专业知识的理论功底，在收集工作中不知该收什么，影响了归档齐全率；整理时颠倒卷内文件的先后顺序；案卷标题拟写不准确；案卷之间问题交叉等等；缺乏研究能力，对学术成果与史料无法进行深加工；缺乏运用现代技术手段进行档案管理的能力，等等。档案人员的理论水平、业务水平亟待提高。

4.管理手段落后，对档案信息开发利用率低下。

由于经费不足、人员素质低等原因，档案管理中对于现代技术手段的运用程度显低。计算机在现代社会已成为信息传递的主要载体，但档案部门对计算机的利用方面，在很大程度上仍只是用于目录的存储与检索，部分的管理工作还是传统的手工操作。

目录的存储与检索在目前来看，是一种对档案信息资源低层次开发。社会发展需要我们把目光放到更高层次的信息开发上，对档案馆（室）藏的科技成果、教学成果、人才档案等资源进行创造性的加工与浓缩，这需要充分运用现代技术手段，改善档案管理手段落后的局面。

三、高校综合档案管理的开发利用

1.更新思想，转变观念，树立主动服务的意识

更新思想，转变观念，是目前档案工作者首先要解决的问题。这是对档案的开发利用提出新方案、新举措的前提和保障。从学校领导层面来说，要充分认识视档案工作的重要性，转变过去认为档案工作可有可无的思想，将档案工作纳入学校整体管理的必要组成部分，在观念与行动上双双进行落实，这是档案管理得以发展的关键。从档案管理者层面来说，要改变过去消极被动等待的思想，转变重保管轻利用的思想，树立主动服务的意识，切实加强档案的开发利用，发挥档案的应有作用与价值。

2.提高档案人员的素质

要使档案最大程度地得到开发利用，人是其中最不可或缺的因素。随着科学技术的发展和档案管理工作向深层次发展的要求，档案工作人员只具有单一的业务知识已远远不能适应发展的需要。传统档案管理一般是对资料的收集、归档以及保管，而对档案的开发利用，则要求将档案资料看成一种活的信息，不仅需要档案人员进行档案信息的采集、组织和储存，而且要求档案管理人员有市场经济环境下所具备的观念与能力，能对档案信息进行研究、开发与运营，对档案人员的工作要求非常高。简言之就是既要求档案管理者有过硬专业素质，又要会运用现代科学技术工具，既要有分析与研究能力，还要有敏锐的市场判断力。因此，作为新时期的档案工作人员，就要积极调整知识结构，不断更新观念，学习新知识，提高自身素质，这样才能更好地发掘档案的价值，更好地为高校的教学、科研、管理等工作和社会发展服务。而从学校层面来说，也要重视档案人员的配备，真正选用专业扎实，业务精湛的人员来从事档案管理工作。

3.运用现代技术手段，做好档案开发，提高利用率。

要发挥档案的作用，开发档案信息资源，就要善于运用现代技术手段。对于计算机的应用，不能只满足于单机的信息存贮与查寻，要充分发挥网络的优势，扩大档案的应用价值。

计算机技术的发展为档案信息事业奠定了必要的技术基础，我们可以用支持档案信息共享的网络体系建立高校档案网络。在网络技术、特色服务、网上档案资源开发、网上档案室形象等方面实实在在下工夫。通过扩大上网档案资料的数量，建立一个统一的全国高校档案网络，充分利用高校资源优势，全面实现资源共享，为高校及社会提供优质高效的档案服务。

4.完善档案管理制度，引入竞争机制，为档案开发利用提供保障

档案管理状况与档案管理制度密切相关。从完善制度入手，引入竞争机制，是档案工作改革和发展的催化剂。在档案管理中引入竞争机制，把岗位职责、工作实绩与经济利益结合起来，改变干与不干一个样、干好干坏一个样的传统管理体制，代之以竞争上岗、能者多得的激励机制，从而充分调动每一个人的工作积极性，促使人员想方设法提高服务意识，增加服务热情，提高档案的开发利用率，促进档案部门服务高校与社会的效益

高校档案管理中问题的解决与提高档案的开发利用率，是现代社会对高校档案工作提出的必然要求，但这是一个系统工程，需要学校在意识与行动层面均将档案管理纳入学校管理之中。

参考文献：

[1]黄坚，档案信息开发概论[M].福建:福建科学技术出版社,1995.

[2]孙丽英，关于档案信息资源开发与利用的几点思，档案现代化管理，2002年第3期

[3]朱莲珍，潘莉，档案信息化建设与档案的开发利用，昆明冶金高等专科学校学报，2003年第3期。