公交广告信息管理系统调研报告

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为加快公司信息化建设进程，提高对公司媒体及各项流程，提高精细化管理，近期，由总公司总经理助理熊秋带队一行7人专程奔赴上海市公共交通广告有限公司、上海博协软件公司进行了调研学习，主要调研学习公交行业广告媒体资源管理系统建设经验。现将调研情况汇报如下：

一、我司当前内部管理中的针对性问题

进一步整合信息资源，推进公交企业管理。

近日，我们奔赴上海，调研学习包括在上海市公共交通广告有限公司、上海博协软件公司取经，其主要内容：1、广告业务管理系统的构成和应用；2、管理系统实施后对企业管理的效用；3、其他业务系统。上海市公共交通广告有限公司委托上海博协软件公司安装广告媒体资源管理系统以后，广告媒体资源管理今非昔比，变化较大。使公交信息系统注入智能化内容，工作效率和企业形象明显提升。调研中，发现目前我们存在以下几点问题：一是我们公司全部都是用EXCEL表做，每个公司都有一个管理媒体，一个管理合同的助理负责，各行其是，没有形成统一的系统。如果需要查询东西的话，就不是很方便。显然，传统的公管理方法已不适应市场经济的发展；二是广告媒体资源管理上，没有导入软件系统。公交资源配置不优化，没有充分的利用和整合好媒体资源，流动优势没有发挥出来。媒体是我们广告公司的核心，如何有效、高效的管理媒体是广告公司的重点。手工作业的过程中往往会有诸如以下的问题难以解决：如销售人员要了解媒体情况只能通过营销中心的媒体管理员将资料传到局域网共享给其他人或是直接去询问，工作效率低。如媒体何时到期、何时应该上下换画、何时应该提前售出无法及时的提醒，需要人工查询，非常费时；四是在媒体销售上，信息反馈速度迟钝，公司的上层管理者不清楚媒体的售出时间和销售时间所占比例，也没用完善的数据统计分析，通过手动统计，时间长，数据精准度无法得到保证；如客户信息不完全，客户情况等在销售人员手中，易造成客户流失；五是广告媒体资源管理人员缺乏必要的专业培训，需要系统掌握现代化、智能化和电子化的管理知识。

因此，必须用先进的科学技术融合到公交广告及企业的管理中，从根本上解决目前信息反馈速度迟钝的缺点，优化公交资源配置和公交设网布站，改变人工填写单、人工统计、人工写报表等繁重、落后的管理现状。建立一个低成本、高效益的广告媒体资源系统，是十分必要的。

二、广告业务管理系统的构成和应用

经过调研，我们认识到，上一套比较成熟的广告媒体资源管理系统，不仅可以彻底改善目前的公交广告落后现状，还可以改善整个企业管理现状，基本实现现代化、数字化和科学化，使企业的形象与经济效益大大提升。

（一）营运管理

众所周知，营运管理是公交行业管理的主要内容，而广告媒体资源管理系统里，就包含营运管理的内容，因为，只有实现营运管理与广告媒体资源管理的同步发展，才能更好地落实广告媒体资源管理。

1、在路线管理上，路线管理包括所有路线的基本信息，可方便了解路线情况，包括路段名称、行车公司、站台信息（数量和站点名称、站点周围环境等）、线路长度等信息。

2、在车辆管理上，每辆车信息登记管理，便于查询每辆车的路线信息、广告信息等。

3、在调线查询上，进行车辆调线记录登记，便于线路调整情况。

4、候车亭媒体上，候车亭媒体中设置每个站台的媒体形式，包括媒体编号、规格、亮灯时间、简易装置等设备信息和停靠线路等站台信息。

5、车身广告调整上，记录车身广告调整信息，包括广告订单信息、调整前后线路、调整时间、到期时间等。

（二）媒体查询

营销人员在签订单之前首先会查询媒体排位情况或媒体空位情况，在确认预定媒体空位的情况下才执行签订合同的操作。

1、车辆排位表

显示每辆车的线路、现广告内容、现到期日期、预广告内容、预期、预上刊日期、预到期日期，可供营销人员在媒体预定前查询。

2、车辆空位表

以统计表形式显示每条线路每个媒体类型的每月预定量和空位量。

3、候车亭排期表

显示每个站台的候车亭现广告内容、执行未上刊、预定广告内容等。

4、刊布率

刊布率是对媒体资源利用情况的统计，可便于领导层随时调整线路、安排媒体、实现全局调整。

（三）销售管理

媒体销售是业务管理的基础，有效管理销售过程可以减少销售支出，提高销售业绩。客户是销售的核心环节，客户档案管理和日常工作记录可快速查询每个业务的客户拜访情况；也可查询每个客户的拜访情况，为客户分析提供数据参考。

1、客户档案管理

对客户资源的登记。可快速查询每个客户所有的广告信息。

2、日常工作记录

记录每次客户沟通的过程。可根据外出记录，清楚每个客户的拜访频率

3、外出拜访记录

外勤登记。可随时了解人员动向。

（四）合同管理

合同管理是业务管理的核心，只有生成合同后的媒体才真正占位，成为率统计的基础数据。媒体预定在未生成正式合同前，该订单只是虚占位。

1、媒体预定

媒体预定是营销人员在得到客户意向后对媒体类型的排队预约操作。预定有效期过后，还未形成正式定单的，预订单自动消除，无需人工主动消除。该媒体位自动释放，可做新的预定。一旦出现重复预定，系统会对后预定单弹出提醒。

2、订单确认

订单确认是在订单有效期内对预订单的操作，可“取消订单”，也可“订单确认”直接生成合同。此处，仅可查询预订单，已生成合同的预订单不再显示。

3、合同管理

合同管理是对所有确认订单的信息管理。可以根据营销人员、客户、订单号等条件查询合同。

（五）财务管理

财务管理对合同金额的管理，包括到款明细、开票明细、应收账款等。开设了催款通知功能，便于营销人员及时了解并收回账款。

1、营销部门的业绩、业务提成等可一目了然。

2、到款明细

记录每一笔到款金额，包括每个订单的到款时间、到款金额、到款单位等。

3、开票明细：记录开票信息。

4、应收账款：系统会按照要求将应收账款进行提醒，从而使财务人员不需要一笔一笔单子进行查询核对。

5、成本结算：根据合同的不同，媒体的不同，进行分门别类的进行成本核算，免去了财务人员以前的一项一项的手工录入。

（六）设计管理

设计管理是对广告设计业务的管理。

1、设计申请

设计申请是广告设计业务提出。

2、车身广告订料

车身广告订料是对车身设计需要的材料的预定。

3、候车亭广告订料

候车亭广告订料是对候车亭设计需要的材料的预定。

4、制作管理

制作管理是对制作业务的管理以及日常维护工作的记录。

5、制作派工

车身广告订料是对车身设计需要的材料的预定。可以查询指定订单的派工或根据派工状态筛选。

6、调整

调整是对已广告的重新调整。

7、日常维护

日常维护是对广告制作的记录。

8、广告监测

广告监测是对车身、候车亭广告的监测。系统设置提前5日提醒媒体管理员安排监测。

（七）系统管理

系统管理是对使用系统的用户、角色、权限的设置。

1、用户管理

用户管理是为每个使用系统的用户开设一个账户。

2、角色管理

角色管理是公司内部职务或职能的定义。

3、权限管理

权限管理是对申请的用户根据其角色的不同配备不同的权限。

4、流程管理

流程管理是对业务流转节点的设置，可以指定角色执行人。

5、流程管理

流程管理是对业务流程的控制，是数据有效性的保证。

流程管理共分为5个流程-----合同启动流程、合同执行流程、设计流程、监测流程和补缺补损流程。

（八）提醒警报

提醒警报是在各个功能模块中对业务的自动提醒功能，是能够使其轻松应对，避免了广告到期，但遗忘完成的情况发生。

1、广告到期提醒

设置广告到期前15日到期下刊提醒。

2、日程提醒

设置日常工作前一日提醒。

3、客户事件提醒

设置客户事件前一日提醒功能。

4、请款警报

设置订单的请款警报功能。

5、催款警报

设置订单的催款警报功能。

6、首到款通知

设置订单的首到款通知功能。

三、管理系统实施后对企业管理的效用

安装和使用广告媒体资源管理系统以后，可以为公司日后的发展插上腾飞的翅膀，增收节支，管理到位，工作效率大大提高，企业形象在同行业中也有效提升。具体地讲，有以下几点：

1、实现信息有效的流通：营销人员随时查看媒体情况，能快速把握客户，签订合同。

2、提高工作效率：通过业务单据流转的自动化，避免了传统单据流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费，保证了工作能够快捷、准确的被处理。

3、实现有效管理：有效监管工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办。

4、工作流程化更加明了，各个工作岗位和环节，严格按照流程规定办事和操作，有条不紊，工作有序。

5、职责分明：工作岗位与工作职责更加明确，增强人员的责任感，减少工作中的推托、扯皮等现象。

6、降低成本：大大减少办公开支，降低管理成本。节约时间、节约纸张、节约电话费、传真费用等，减少了差错率，提高整体的工作效率。

7、浏览器使用方式，无须安装专用程序，实现远程办公和移动办公，使办公不再受地域的影响，可以通过网络连接随时随地办公。

8、信息集中管理、支持企业内部用户信息共享。

9、采取权限配置的方式，确保数据的安全性。

10、进一步提升精细化管理

11、无纸化办公：电子化、智能化的管理，实现了无纸化办公。使工作效率大大提高，工作数据的采集全面而完整。

当然，由于是电子化操作，必须注意系统维护，防止出现系统故障，而使整个系统瘫痪。同时，要注意加强系统管理操作人员的业务培训和岗位练兵，避免出现操作风险和失误。

我们与上海的区别就是，他们整个车辆的信息资料他们全部相当的全面，如有车辆变动或年检，均会第一时间通知广告公司进行系统资料更新；我们是分了好几个公司负责的，而我们广告公司主要就是负责企业的宣传和广告营收，如果我们上了这个系统后，也就是希望各营运公司或相关处室能够大力的配合和支持工作。

四、建立实施该管理系统对我司的挑战

随着广告媒体资源管理系统安装和使用，进一步提升精细化管理，成为摆在我们公交广告公司面前的一道新的课题。精细化管理，不仅需要我们的的管理人员掌握一定的现代化管理知识，计算机系统管理经验，而且，对我们的普通工作人员，也将面临全新的挑战，需要熟练掌握媒体资源管理的工作流程，按规定操作，避免出现操作失误，同时，要为客户负责，广告经营管理的过程中，确保广告效果，实现客户、公交公司与我公司的多赢格局。

五、建立和实施该管理系统的资金投入和管理流程

财务管理对合同金额的管理，包括到款明细、开票明细、应收账款等。开设了请款通知、催款通知功能，便于业务员及时了解并收回账款。

销售部门业绩、销售提成等模块可根据用户需求添加。