社区文件归档年检情况报告

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各镇政府(街道办事处)、迳口华侨经济区管委会、区直局以上单位：

为认真贯彻实施《中华人民共和国档案法》和《广东省档案管理规定》，进一步规范我区档案工作，提高全区档案工作的整体水平，我局今年继续推行区直单位档案年检制度，并于9月6日至9日对区直有关单位*年度文件材料归档工作进行检查。现将年检情况通报如下：

一、基本情况

这次年检由我局监督指导股、档案管理股以及从外单位市级档案评审员中抽调人员组成2个检查组，先后对区直35个单位进行了检查。年检内容包括*年度文件材料收集、整理情况，档案的保护和开发利用情况等10项内容。为强化档案工作管理，在检查过程中，我们把年检与指导有机地结合起来。检查小组严格按照《*年度文件材料归档年检标准》，对被检单位档案的收集、整理、保管和开发利用等环节进行检查及评定打分，发现问题及时指出，并进行现场指导。通过年检，有效地提高了相关单位档案人员的业务素质和档案管理水平。经考核评定，检查结果为：年检合格单位34个，占总数的97％，其中优秀单位8个，良好单位8个；不合格单位1个，占总数3％。对不合格单位已发出限期整改通知书，并实行跟踪落实，定期复查。

二、主要成绩

从检查情况来看，我区区直单位年度文件归档工作得到较好落实，档案管理工作的整体水平与往年相比，无论是文件的规范整理、软硬件的投入以及信息化建设等方面均有了明显的提高，主要体现在：

(一)领导重视，制度健全。多数单位的领导档案意识较强，有分管领导，切实把档案工作摆上了议事日程，对档案管理工作有明确要求，配备了兼职档案员，健全了档案管理各项制度，落实了岗位责任制。在检查过程中，许多单位的分管领导十分重视和支持档案工作，能亲自汇报本单位档案工作情况并与检查组人员交流开展档案工作的做法和经验。同时，大部分单位的档案人员责任心较强，如区纪委、区审计局、区水利局、区农业局、区交通局、区气象局、区电信局等单位的档案员，在工作任务较重的情况下，仍坚持自己独立按质完成年度文件材料归档工作。

(二)基础业务工作水平有较大提高。一是党政工团类文件材料收集较齐全。各被检单位对本单位的党委会议记录、年度工作总结、干部党员名册、本单位制发的职能文件材料基本上收集齐全、完整。二是归档文件整理质量较好。各单位能做到归档文件分类科学，整理有序；档案编号、装盒均合理、规范；卷内目录填写字迹清晰、美观，整理质量符合规范要求。三是全面完成文件归档改革工作。*年初，我局根据国家档案局制定的《归档文件整理规则》和省、市档案局关于文件材料归档方法改革的文件精神，在全区开展文件材料归档方法改革。区直单位经过两年的实践，各单位已基本掌握了新的归档方法。这次检查，各被检单位均全部按新的组卷方法进行归档(文书部分)。四是检索工具完备。各单位从档案的立卷说明到检索工具都能按标准、按要求完成，做到内容丰富，可查性强，使档案更好地为本单位的各项工作服务。

(三)档案保管条件明显改善。从检查情况看，除小部分单位受办公场所限制，确实无法配备独立的档案室外，大部分单位都想办法根据本单位实际，设立适用、独立的档案室，配置标准的档案柜，落实档案室的“八防”措施，使档案有了较好的保管环境，尤其是一些办公楼新建的单位，如区气象局等，对档案库房、保管设施配备力求与档案工作发展同步，确保档案安全保管。目前，35个被检单位中有28个单位设立了档案室，其中室库设施较好的有：区气象局、区审计局、区检察院、区法院、区地税局、区国税局、区交通局、区发展和改革局、区电信局等。

(四)档案信息化水平不断提高。多数单位领导都十分重视档案信息化建设，档案室配备计算机，使用档案管理软件辅助档案管理，进行电子文件归档等，档案管理逐步向现代化轨道迈进。35个被检单位中已有32个单位使用我区推广的“DARMS”档案管理软件进行档案管理。其中，区国税局、区地税局等单位对档案资料进行全文数字化管理，大大地提高了检索效率。档案管理软件的使用，为我区建立电子目录数据中心打下了坚实的基础。另外，随着办公自动化的推广，电子公文的不断增加，大部分单位已注意收集本单位工作中形成的各类电子文档，并采取措施做好备份工作，其中做得较好的单位有区地税局、区交通局、区气象局、区电信局、区经贸局、区水利局等。

三、存在问题

在取得成绩的同时，我们也发现了在档案管理上仍存在着一些问题，主要表现在：

(一)档案工作发展不平衡。在检查中，我们发现区直单位档案工作发展很不平衡。档案工作好的单位，档案室建设比较标准规范，档案目标管理己实现省级以上标准。35个被检单位中已有10个单位实现档案目标管理。档案工作较薄弱的单位，还没有设置专门档案室库；*年文件材料未能及时整理归档，或还有积存文件现象；档案整理不规范，各种门类的档案没有集中统一管理等等，总的来说档案工作比较被动。

(二)对声像资料收集未到位。在检查中，除部分已实现档案目标管理的单位外，多数单位只注重对文书档案和部门专业档案的收集，对声像档案的重视程度不够，意识不强，大多数声像材料保存在形成部门或个人手中，谁拍摄谁保管，或只管拍摄而事后不按档案的规范标准进行整理，更不向档案部门移交，致使大多数反映本单位重要活动的声像资料未能完整地保留下来，造成不该有的遗憾和损失。

(三)档案资源开发利用工作比较薄弱。档案是一种信息载体，包含着丰富的信息资源，如何有效地提供利用，为领导决策、工作研究提供依据是当前做好档案工作的重点之一。这次被检单位中，仅有部分单位，如区检察院、区发改局、区地税局、区国税局、区经贸局等编写了档案编研资料，如文件汇编、大事记等。而大部分单位只注重档案的收集、整理、立卷、保管等环节，而忽视了对档案资源的开发利用。一些单位虽然编写了编研材料，但只重在汇编材料，而深层次的加工材料偏少，未能更有效地充分发挥档案资源的作用。

(四)档案人员业务素质有待提高。区直单位档案人员普遍存在兼职过多，任务繁重，从事档案工作时间有限的现象。如：部分单位年度归档工作是请有关人员协助进行整理的。虽然，多数单位的档案人员都接受过一定的档案业务知识培训，但对一些业务知识认识仍较模糊。具体表现在对文件保管期限划分时存在“一刀切”的现象，没有真正按照文件的价值去确定保管期限。还有，在档案管理中有些地方未注意做好，或有所忽略，如档案箱柜无标签，档案备考表的填写、文件原稿使用了红墨水笔等等。

四、几点意见

根据我区区直单位档案工作存在的问题，为进一步搞好区直机关档案工作，提高档案管理水平，更好地为社会发展提供有效服务，特提出如下几点意见。

(一)提高认识，加强领导，把档案工作纳入目标管理。开展机关档案目标管理是提高机关档案工作整体水平的行之有效的方法。未开展这一活动的区直单位必须提高认识，根据本单位的实际，积极开展目标管理工作，并把它作为提高本单位档案工作水平的重要手段来抓，制定目标，有计划、有步骤地组织实施，实现档案工作新的飞跃。

(二)抓好声像档案的收集与规范整理。声像档案能将鲜活的现实原貌保存下来，它较之其他载体材料的档案更显现出自己的优势。各单位应结合工作实际，制定出声像档案的收集制度、归档制度，以及声像档案管理标准和有关人员岗位职责。档案人员要直接参与声像档案内容的拍摄和制作，使声像档案工作更加制度化、标准化。同时，要注意照片档案的保存，包括纸质和光盘等多种方式保存。

(三)加强档案开发利用，建立档案服务机制。开发利用是档案工作的立足点和出发点。档案工作人员必须把深化开发利用档案信息资源作为一项重要工作来抓，并主动、及时地为利用者提供准确、有效的档案信息服务。各单位档案人员要切实转变工作作风，增强服务意识，变被动服务为主动服务，建立档案信息开发制度。要根据工作实际，主动将档案利用事例、资料汇编、大事记、基础数字汇编以及各类专题性资料等发送给有关领导以及各职能股室提供参考利用。

(四)加强档案人员队伍建设。加强档案人员队伍建设是做好档案工作的基础。各单位要选配好档案人员，并积极创造条件提高他们的业务知识水平和实际操作技能，特别是要让他们具备一定的计算机应用能力和信息处理能力。档案人员要相对稳定，并要保证必要的档案工作时间。对档案数量较多的大单位，建议应配备专职档案员；兼职档案员不宜兼职太多，以确保档案工作质量。

档案年检是依法治档的重要手段，也是对一个单位档案管理水平的检验。我们希望通过年检工作，不断增强广大干部员工依法治档的观念，进一步加强区直单位档案基础业务建设，不断提高档案管理的工作水平，促使我区档案工作向规范化、标准化、现代化的方向迈进。