档案安全管理范文精选

一、个人信息档案安全管理存在的问题

1．个人信息档案管理制度不健全、措施不到位

在现实工作中，掌握和接触个人信息的机构、部门，有关个人信息管理的制度不健全、措施不到位，不严格履行对个人信息档案管理的职责与义务。尤其是档案管理上还存在漏洞，在个人信息档案的收集、审核、鉴定、使用、归档等方面不规范，致使个人信息泄露，从而导致非法滥用个人信息的侵权行为时有发生。

2．公民的个人信息安全保护意识淡薄

一是社会公民对个人信息的基本认识不足，主要表现在对个人信息不受侵犯或对个人信息档案安全保护等不够重视。如随意将自己的身份证号、电话号码、家庭住址等信息透露给他人。二是一些掌握个人信息的部门档案安全保护意识淡薄，个别工作人员将个人信息档案随意乱放，不重视维护个人信息档案主体人的权益，无意间造成公民个人信息的泄露。三是一些工作人员违反职业道德，不履行保密义务，将公民个人信息资料出售或泄露给他人以谋取非法利益。四是在网络化、信息化背景下，大量的个人电子信息可以通过在线储存、备份、传输，这就使个人电子信息安全面临着更大的挑战。

二、个人信息档案安全管理的途径

1档案安全管理的主要影响因素

档案安全管理是一项系统的、复杂的、综合的管理工作。要想做好档案管理工作，档案工作人员就必须不断提升其业务水平和职业道德水平，积极应对新时期档案管理工作存在的各项挑战。反观当前档案管理工作实际，一些档案管理部门普遍存在着档案管理安全问题，直接影响了其档案管理工作正常进行，甚至还会给单位造成巨大损失。从总体来看，目前档案安全管理的主要影响因素有：一是档案管理人员因素。档案人员的安全意识、职业素养、保密意识等。二是档案安全管理体制不健全，在档案立卷、归档、借阅、利用等环节没有按规范严格操作。三是网络安全、自然灾害、软硬件设施安全等因素。

2预防为主，切实做好档案安全管理工作

2.1提高认识，强化档案安全管理责任意识和安全意识为进一步提升档案安全管理质量和效率，档案管理部门应加强职业培训，逐步强化档案工作人员的安全意识与责任意识。在日常管理工作中，档案管理部门应制定切实可行的档案安全管理措施，同时加强领导、明确责任，切实履行监管职责。在思想认识上，档案管理部门应该明确其工作性质、地位、特点，坚持“预防为主，防范结合”原则，将档案安全作为其工作的重中之重，切实做好档案安全防范工作。此外，档案权利部门还应积极开展档案安全宣传教育活动，增强全员档案安全意识，树立“档案安全无小事，档案安全人人有责”的观念，培养和强化全员档案安全管理责任意识。

2.2建立健全档案安全管理机制，从源头上遏制档案安全管理漏洞档案管理部门应该逐步强化内部管理，建立健全其档案安全管理机制，明确档案安全管理要求与规则，将档案安全贯穿于档案管理的整个环节当中，建立健全并严格执行档案流动、保管和利用制度，构建档案安全标准体系。同时，档案管理部门还可以制定一套完善的档案管理应急预案，并定期开展模拟演练，以有效提升整个档案管理部门的安全应急能力。从档案收集、整理、立卷、归档、鉴定到销毁、保管、利用，档案管理部门应该从本单位实际出发，严把档案案卷质量关，各项档案资料进出馆均要做好登记，以防出现丢失和损坏等情况。此外，档案管理部门还应加强档案信息网络建设，运用一系列现代化信息技术手段进行档案管理，不断提升档案管理质量。

2.3要按规定配置档案用房和档案设施，防止档案实体遭遇毁损档案馆（室）建筑为档案保护和利用服务提供最基本的物质条件，档案馆（室）建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果，也将影响到对外服务的开展。目前有部分高校的档案馆（室）设置在行政办公楼或图书馆的顶层，承重问题成为一个很大的问题。一旦发生自然灾害，后果严重。档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑建设规范》设计建造。保障档案实体安全，要落实档案库房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。要按规定购置档案装具、档案保管设备和档案包装材料。档案管理部门应定期进行安全排查工作，并对馆内设备摆放，特别是电器摆放进行合理的规划布局，并规范布置设备路线。要定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等，防止因线路老化或短路引发火灾。需要配备专门人员对馆内设备进行维护和检修，确保设备能够正常运转。库房内档案装具要合理布局、避光通风、整齐有序，且要遵循突出重点，兼顾一般的原则，以便发生突发情况时能及时有效地进行抢救，降低档案损失程度。

传统意义上的档案是将文字、图形等信息记载在纸张、布匹、塑料等载体上而形成的，档案中所包含的内容信息与档案的载体是不可分离的，在对传统档案的保存本质上是对档案的纸张、布匹、塑料等载体的保存。虽然利用现代的复印、拍照等技术手段可以对原始档案的内容信息进行复制，但无法实现对原始档案的内容信息及载体的同时复制，复制档案和原始档案差异明显、区分简单。而电子档案是存储在磁盘等化学磁性或光性材料上的，其内容信息和载体是可分离的，对电子档案的保存本质上是对档案内容信息的保存，而不是电子档案的化学磁性或光性材料载体的保存，并且档案的内容信息易于复制、传递，原始档案和复制档案之间几乎没有差异，难以区分。

电子档案需要借助计算机等设备进行读取。以纸张为主要载体形式的传统档案可以被人们直观地看见和接触到，对档案中内容信息的获取一般无需借助其他设备，只需肉眼直接查看。而电子档案则不同，要获取它所存储的内容信息必须借助计算机等设备，对配套的软硬件具有强烈的依赖性。随着信息技术的发展，计算机硬件和软件的不断升级和更新换代，电子档案往往需要不断地进行转存储、再存储。为了适应新的设备和软件，往往还需要改变档案文件的存储格式。

电子档案易于存储和管理。与传统档案相比，电子档案更易于存储和管理。传统档案需要大量的房间、文件柜来进行存放，还需要大量的人力对档案进行分类、编目和检索，更需要定期地进行防霉、除虫等工作。而电子档案的保存本质上是对档案内容信息的保存，这些信息是电子化、数据化的，存储在磁盘等载体上，一张小小的磁盘就能存储大量的档案信息，存储单位成本低、占地小，利用计算机系统进行检索和维护更为简便，大大减少了档案分类、编目和检索的人员需求。电子档案的这一特点也是传统纸质档案电子化蓬勃开展的重要原因。

电子档案缺乏稳定性，易消失、易篡改、易出错。与电子档案易于存储、复制和传输特点相对应的，与传统纸质等档案相比，电子档案缺乏稳定性，有大量的方式方法可对档案信息进行更改和作假，易消失、易篡改、易出错。尤其是电子档案易被篡改的特点，使得人们对电子档案的真实性、有效性一直存有疑问。比如，最高人民法院在《关于民事经济审判方式改革问题的若干规定》、《关于民事诉讼证据的若干规定》中都肯定了传统纸质档案（历史档案）的优先证据效力，而直到2012年新“民事诉讼法”才确定“电子数据”这一新的证据种类，档案证据也正式吸收了电子档案的加入，并且在实践中一般需经过公证方可被采信。

电子档案的利用和传播具有开放性。传统档案受到档案物资载体的限制，其利用和传播范围有限、成本高昂，在某些需要档案原件的情况下，只能被排他性地使用。而电子档案的内容信息是数字化的，通过计算机、通信网络等可以实现迅速的复制和传输，对电子档案的利用也没有排他性，可以同时供多人多处利用，使用效率高。

电子档案具有迥异于传统档案的种种特点，传统的档案管理模式并不适合电子档案，如果还是采用传统档案管理的体制、标准和人员配备去管理电子档案，无异于削足适履。基于建立电子档案管理体系必须遵循电子档案特殊性的共识，1999年，加拿大露西安娜•杜兰蒂教授领导研究了“在电子系统内永久保存可信电子档案的国际研究”项目“，该项目的主要目的是为制定长期保管真实电子档案的国际、国家及机构政策、战略和标准提供原则和依据”。我国的冯惠玲教授等探讨了国家战略对电子档案管理的影响以及我国国家战略的特点，认为中国的电子档案宏观管理应该走一条“统揽全国，政策引导，融合发展，综合治理”的道路，并指出“我国电子档案国家战略需要搭建宏观、中观、微观三层战略框架体系，研究电子档案管理政策、制度、业务的集成策略，实施法规、管理、技术三位一体的保障体系”。范宁则从档案学的视角探讨政府在电子档案安全管理中的功能。从电子档案的形成就注入电子档案管理的理念，而不是单纯的后期管理，通过前端的控制理念，保证电子档案的安全管理和有效利用，提出国家从整体宏观规划电子档案安全管理的重要性。电子档案的安全管理措施是电子档案管理的重要组成部分，关系到整个档案资源的完整、安全、有效的利用以及长期使用。考虑到现阶段电子档案管理存在的一些问题，其安全管理措施应注重以下几个层面。

摘要：从档案保护的新问题、新理念出发，分析档案全过程管理流程及其存在的安全隐患，从档案前端控制、档案库房保管、库外后程监管等方面探索了全过程安全管理理念指导下的档案保护新模式，以期为新时期档案保护提供参考。

关键词：档案保护；全过程安全管理；档案管理；新模式；新理念

档案是社会发展的记录仪，是一种不可再生的“集体记忆”。[1]在现代化社会发展中，信息已成为重要的战略资源，档案作为记录信息的一种载体，实质上已成为社会信息的储存库。社会活动运行方式及社会需求的转变促使档案形成、传递、利用及存储规律的改变。据此，本文针对档案保护与管理过程中存在的问题，对档案保护新理念、新模式、新方法进行探索。

1档案保护的新问题及新理念

1.1档案保护的新问题。随着信息化时代的快速发展，信息保护问题已成为档案管理领域的关注重点。第一，新时期下档案保护问题大量涌现。目前，档案管理面临着日益复杂、严峻的安全威胁，例如档案价值被过度开发与利用，档案灾害种类增多、灾害发生风险增大，档案利用途径复杂、安全隐患增多，档案信息呈现形式及物化载体形式增多，等等，这些因素均会增加档案安全事件发生概率，使档案保护存在较大的安全风险。第二，档案实体与载体形式多样化。一是档案保管环境复杂多变，而档案标准化、规范化管理水平普遍较低，档案保管设施及保管条件也有待优化，增加了档案保管的安全风险。二是档案信息记录方式与载体形式的多样性及动态变化特征，加大了档案保护与管理难度。三是档案灾害与安全事件的发生，导致档案信息处理方式、工作业态及其应对手段发生了较大改变。四是档案环境由库内转变为库外，档案管理流程由库内保护与档案修复转变为入库前端与出库后端相组合的安全管理模式。[2]第三，档案保护理念及学科体系发生了改变。随着现代科技与档案信息化建设的快速发展，档案学科理论、档案载体、档案信息的丰富与拓展，使档案保护学科研究的内涵及范畴发生了改变，档案保护领域研究的实践性、理论性逐渐加强。档案保护学科既体现了设备维护、环境管控、技术改进等内容上的丰富，还体现了较强的综合性学科属性。[3]档案保护在技术层面与实践层面中的应用丰富并扩大了安全管理、灾害处理、技术保护的有效途径及手段。充分利用新技术、新成果，探索符合时展的档案保护新模式，对于提升档案保护效率及质量具有重要作用。

1.2档案保护的新理念。1.2.1档案整体性保护理念。档案整体性保护理念的核心观点在于：从管理层面出发，健全并落实各项档案管理规章制度；从思想观念层面出发，转变传统的档案保护观念，树立档案实体保护与信息安全的档案安全观；从实践层面出发，制定完善的档案管理标准及保护规范，全面贯彻落实，保障档案管理及操作流程规范化运行。在规范化指导下，通过实施环境管控、档案保护、技术与设施保障措施，转变传统档案保护模式，确保档案信息与实体的完整性与安全性。1.2.2档案动态保护理念。档案动态保护理念是指在档案管理的全过程中实施档案保护措施，包括档案的形成、归档、保管、利用、转移等各个环节，均需要采取有效的保护手段。档案保护的动态性体现在库房保管方面，需要根据实际情况调控库房环境，在加强档案库房静态保护的基础上，优化并扩展档案库房保管工作。在把控好档案前端管理环节的同时，加强档案利用的后程监管，保证档案信息与载体的有效性。1.2.3档案全过程安全管理理念。档案保护必须确保档案在全过程管理中的安全性。档案全过程管理实际上是对档案进行“接收—保管—利用”的过程，主要包括征集、归档、保管、利用、修复等环节。[4]实施档案保护不仅要确保档案安全入库，还应关注档案利用环节的安全性，保证档案实体与信息安全。通过整合档案管理与档案安全保护工作，为档案的开发利用提供更好的服务，并在完善的管理标准与规范下实现全过程安全管理目标。

一、档案开放

（一）档案开放的必要性。

进入现代社会，互联网科技十分发达，人们了解获得信息的渠道，方式多种多样。无论国家政府的档案，还是企业公司的档案，都可以通过合法或者非法的方式进入互联网，为公众所知。对于各种档案，进行严密的保管是很难做到的，在当下我们这个信息开放的社会，将档案开放，方便社会群众进行了解，使用，对于维护社会稳定，提升档案的利用价值，提高档案的可靠真实度都有重要的意义。当然，笔者本文所言的具有开放必要性的档案是具有公共利益性质的档案，是能够为人民提供一定服务的档案。对于国家档案，很多在一定时期属于国家机密，是无法对外开放的，但是这并不代表这种档案没有开放的必要性，开放的必要性依旧存在，国家的人民有权利了解国家的相关事务，随着时期的过渡，这些档案会慢慢解密为社会公众所了解；对于企业档案，开放的必要性是针对企业工作的工作人员。企业的领导层以及员工阶层能够方便调取个人以及企业的相关档案对于提高企业工作效率，团结企业有着重要的意义。

（二）档案开放的风险性。

当然，档案的开放具有很大的危险性，存在很大的安全风险。对于国家政府相关的档案，即使在开放之前，考虑再三，十分谨慎，度过了某一敏感的时期，但是，一些档案公之于众之后还是会引起一些波澜。甚至，政府类的档案还容易被心怀叵测的社会主义敌对分子利用，借之进行歪解胡说，蛊惑一批无知又容易冲动的民众，对我们的社会稳定产生很多不利的因素。此外，对于企业或者机关单位的很多档案，为了方便业内人士提取，使用，进行开放后，往往容易造成个人隐私泄密，单位机密泄密，为不法分子提供可乘之机。总之，开放档案，既有方便，积极的一面，同时也面临着很大的风险，存在很大的安全隐患问题。即使开放档案存在这样或者那样，可预知以及不可预知的风险，笔者还是认为，我们不能因噎废食，还是应该将应该开放的档案，大胆进行开放。

（三）档案开放的程序。