档案管理技术范文精选

高校档案信息化管理模式问题

传统的高校档案管理，主要是将计算机运用于手工操作，它是以档案信息载体为核心，以纸张、塑胶和线等为材料，以计算机为辅助工具，服务于档案部门，适用于档案编目，帮助档案人员实现内部管理档案的实体，应用于检索的地方不多，更不是针对具体的档案信息，计算机所具备的资源共享与信息交流作用得不到开发，高校内部与高校之间的档案资源共享网络不畅通，更难以实现档案信息资源的交流与共享。更为突出的是，由于各级各类高校的主管部门不同、隶属关系各异，其档案建设及其管理也就自行其是、各搞一套，带有很大的随意性和盲目性。各高校多根据自身条件与喜好选购设备，所购置的机型各不相同。其数据库管理系统也多用Dbase、Fox-BASE、FoxPro等编写，难以建立覆盖全校各类信息集成的MIS系统。目前，各高校普遍缺少全文数据库和多媒体数据库，而条目数据库已无法满足用户日益增长的各类需求，所研制的应用软件功能单一、数据不完整、大多无主题标引、共享性差，与国际通用的统一规范与标准相距太远。同时，高校档案工作标准中采用国际标准的还不多，仍以传统档案管理为主要内容。而且目前高校档案整理中相近文件的重复与立卷组合的情况很多。高校应该注重校园网的建设，使高校档案馆信息数据库与各学院及各系、部、处、中心数据库实现资源共享，使计算机从辅助性的工具很快发展成为信息传播的主体。档案部门可以及时地对档案的数量需求做出统计、分析，便于准确掌握档案信息的利用规律，及时了解用户对档案信息的需求，满足用户需要。各系、部、处也可以在网上查询自己所需要的材料，同时可以打印，以方便广大师生。校园网络能够使位于不同地点的师生自由地交流、传递有关档案的信息并协同工作，从而实现资源共享，为学校档案工作再上台阶创造良好的环境。在建设好校园网的基础上，可以考虑建立与其他高校和政府部门的档案信息资源共享平台，立足于档案局域网建设，以馆内、馆际之间互联互通的档案网络为基础，满足档案信息化管理需要和服务需求，更广泛地发挥信息技术在高校档案管理中的作用，提升高校档案的地位。软件的质量和数据库的建设也是影响高校档案信息化的重要因素。各高校购置软件时，应按照国家档案局编制的《计算机档案管理软件测评标准》，着重测查和检核其功能度、兼容性、速度、易用性、容错性等8个方面的质量。应选择适用于多种操作系统、多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机、服务器结构的数据库管理系统。比如，选择ORA-CLE新版本数据库，不仅可以降低应用成本，提供实时应用集群(RAC)技术，还能实现数据的完全备份、增量备份、数据恢复和容灾等功能，从而有效地保障档案信息的安全、数据的高可用性及系统的稳定性。各高校档案部门应结合自身实际，加强相关规范、制度和标准的研制。首先，应参照国际标准;其次，应考虑采用国家、行业及地方标准;再次，应结合高校档案信息化过程中积累的宝贵经验，制定切合实际的规范标准。标准一经制定，档案部门和各学院、部门都应遵照执行。只有以档案标准化建设为依托，档案信息化建设才有保障。应按照“整体规划、统一管理”的要求，建立高校范围内统一的档案管理体系(包括管理架构、管理流程和标准规范)和统一的档案管理平台，实现各学院、部门的统一档案管理，构建起二级和三级单位的档案信息化管理网络，达到馆、学院、部门之间的无缝连接。

高校档案信息化服务水平问题

高校档案信息化的建设不是一项局域性的技术工程，而是涉及所有环节的系统工程。档案工作人员既要敬业爱岗，更要精通业务，掌握充分足够的档案信息化管理相关知识，这样才能做好档案的服务工作，发挥档案信息化功能。然而，目前很多高校人事部门为了引进人才，把一些根本不具备档案管理素质的家属分配到档案部门工作，把一些无法安排的快要退休的非档案专业的干部分配到档案部门工作，作为其退休前的中转站。而高校各学院和部门安排的绝大多数是兼职档案员，这些档案工作人员身兼数职，难以全身心投入到档案管理工作中。在这种缺乏有效建设机制的情况下，高校档案工作队伍的整体素质薄弱。信息化进程之所以缓慢，在很大程度上归结于目前高校档案人员的整体素质不高，人才因素已严重影响了高校档案信息化工作的发展。因此，高校人事部门要重视档案工作队伍的专业建设，可以采用档案工作人员职业准入考试制度，对想进入档案部门工作的人员进行岗前培训和上岗资格考试。特别应参照律师、教师、医生等行业、专业所采取的资格准入办法，由国家制定统一考试标准，各省市自治区统一组织本省各高校档案人员的专业考试，既作为从事档案工作的入门条件，又作为职称、职务晋升的必要条件和资格。一考多用，促进档案人员的专业发展，加速高校档案工作队伍的专业化建设。对既精通计算机，同时又非常了解档案专业的人才要加大引进力度，实施优惠政策，加强对其的吸引力。高校应加强档案工作人员的培训交流，将培训情况列入考绩、评审的范围，积极探索推行并不断完善档案信息化知识的考核制度。同时，部门应该为档案工作人员积极搭建各种工作交流平台，特别要与档案信息化建设较好的高校多联系。开展形式多样、生动活泼、效果显著的交流、合作与研讨，资源共享、信息共享，共同进步、共同提高。高校档案工作人员也应自我加压、努力进取，提升自身高校档案工作的信息化素质，提高信息化背景下的档案服务工作质量，从而为高校的教育教学、科学研究、人才培养、社会服务等工作提供良好的安全信息系统保障。上述四个方面是当前我国信息技术应用于高校档案管理过程中亟需解决的问题。信息技术为高校的档案管理带来了生机和活力，也带来了一系列的困惑和问题。让信息技术在高校档案管理中发挥更大的作用，提高高校档案的管理效率，这是我们每一位档案管理工作人员应有的责任和义务。

本文作者：黄宝春作者单位：浙江师范大学

1信息技术对于高校档案管理的意义

高校档案管理类目繁多、复杂，档案容量较大，传统的档案管理方式在当前的档案管理工作中显得很混乱，信息技术的引进，使得各项档案管理工作都变得更加轻松，人们只需要借助于档案管理的计算机平台，就可实现的档案的检索和提取，并快速、准确的找到对应的纸质档案。从管理手段上来讲，现在的计算机录入和手工抄录相比，有着绝对优势，且保密度和安全度更高。从人事管理上来讲，信息技术的使用，克服了人工管理的缺陷，革新了档案管理人员的工作方式，极大减轻了大档案馆的工作强度。工作强度的降低和工作方式的革新，提升了人员的工作积极性。

2高校档案管理中存在的问题

2.1档案信息化管理改革不彻底

很多高校在实现信息化档案管理的道路上，始终无法实现全面的信息化管理，由于资金和人事方面的原因，高校信息化档案管理改革始终是进程缓慢。比如，很多高校在进行信息化档案管理改革时，随着信息化管理程度的加深，由于人工依赖程度的降低，必定会涉及人事调动或裁员问题，但很多从事档案管理的人员或高校退休教师，对学校有过贡献，或有过劳动合同的人员，他们既自己不愿意调动离开，学校对此事也难以出面处理，给高校的信息化档案管理改革造成了较大的阻碍。

2.2信息化档案管理改革还未开始

【摘要】随着现代社会节奏的加快，原先纸质的档案管理方式已经无法与现代化需求相容。就医疗保险而言，由于其工作内容本身具有一定的繁杂性，并且其价值较高，因此在进行医疗保险的档案管理时，可以通过应用计算机技术以简化原先繁琐的档案管理流程，降低工作量，从而实现医保档案的管理信息化与现代化。本文通过对计算机信息技术在医疗保险档案管理中的应用进行调查分析，以促进我国医保管理体系的完善。

【关键词】医保档案管理计算机信息技术应用分析

前言：

自计算机问世以来，其信息技术的发展对各个行业都起着良好的催化和助推作用，使整个社会在生产与生活上迎来了新一轮的变革和发展。因此将计算机信息技术应用于医保档案的管理中也是符合时展要求的必然结果，通过应用计算机信息技术以提升档案管理的效率，有助于档案管理工作向科学化与信息化转变。

一、医保档案借助计算机信息技术进行管理的必然性

近几年以来，随着计算机信息技术在各行业各领域中的应用和普及，社会节奏逐渐加快，使得医保档案在进行管理时难以适应现代化发展的要求，并且随着国家医保事业不断地发展，医保服务对象与内容也在日趋增多，资料和信息的查阅储存工作也更加繁琐。为了能够有效提高我国医保方面档案管理的工作效率，必须要将计算机信息技术应用于日常的档案管理中。

自改革开放以来，我国人事档案管理发生了许多变迁，人们对档案管理的认识也产生了一些根本变化。《档案法》的颁布实施，既为档案管理工作提供了法律保证，又为档案管理工作提出了新的要求。

一、人事档案管理理念的不适应

1、缺乏人事档案的知情权。近年来，由于人事档案的不透明、知情权不落实而造成的问题越来越多。有的因原单位在当事人的人事档案中记录了不实之词，甚至塞进了缺乏事实根据的材料，造成了对当事人的伤害；有的因长期无法了解个人档案致使档案丢失而无从知晓。因此，由人事档案丢失而引发的纠纷、诉讼频频出现。

2.人事档案保管权的局限。按国家规定，目前我国只有机关、事业单位和国有企业才有人事档案保管权，而随着我国经济建设的发展，外资企业、民营企业等经济成分在经济发展中占有越来越大的比例，这些单位按国家规定没有人事档案保管权，只能把档案寄放在人才交流中心并向它们交纳一定的管理费用。这种做法，由于用人单位与人才交流中心不存在行政权约束，因此，不能有效地对人事档案进行管理。

二、人事档案管理方法的不适应

1、“档随人走”的传统管理方法受到挑战。改革开放以来，特别是随着市场经济体制逐步推进，人员流动现象日益增加，人档分离现象越来越普遍，尽管《干部档案工作条例》、《企业职工档案工作规定》对流动人员的人事档案作了规定，但实际操作中管理部门与流动人员之间的权益和管理矛盾日益显露。有的单位为了防止人才流失，以档案为关卡，造成了“弃档”现象日益严重，淡化人事档案的呼声越来越高。

摘要:城建档案是城市建设过程的完整记录,对于指导城市未来发展具有重要意义。本文在分析各地城建档案管理系统建设现状的基础上,提出了基于GIS的城建档案信息化管理体系建设的总体思路,通过建设标准规范、数据库及管理系统和三维展示系统实现城建档案的一体化管理与应用,为城建档案信息化建设实践提供前期技术支撑。

关键词:城建档案;GIS;信息化管理

0引言

城建档案中包含了丰富的信息资源,涉及城市规划、城市勘测、建筑工程等城市建设相关基础资料,不仅是城市发展建设过程的完整记录,还是指导城市规划与未来发展的参考依据[1]。在城市信息模型(CIM)平台建设过程中,空间化的城建档案可以实现城市发展过程的动态模拟,为城市动态发展推演提供基础支撑。加强城建档案信息化体系建设,提升城建档案智慧化管理水平,对城市建设和发展有着极其重要的作用。考虑到城建档案资料大都与地理位置相关,需要与空间信息关联。本文研究的重点就是探索依靠时空大数据技术与GIS技术,实现规划建设等城建档案中地理空间信息及属性信息采集、入库、分析、检索、可视化及有效管理,逐步形成城建档案信息化管理体系。

1研究现状

城建档案信息化管理与GIS技术相结合,为解决档案中空间信息的管理提供了可能性。自2004年《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》中提出城建档案信息化建设目标以来,各地纷纷开展基于GIS技术的城建档案信息化建设实践工作[2-8]。佳木斯市基于天地图构建城建档案管理信息系统,实现了城建档案数据以专题图的形式在天地图平台上的展示和查询[9]。烟台市基于Web-GIS技术、工作流技术和FTP技术构建了数字城建档案管理平台,实现了城建档案的存储、使用、管理与共享[10]。基于GIS的城建档案管理系统,发挥了GIS技术特点,利用GIS图形数据之间的空间关系,使原本毫无联系的城建档案数据建立联系,但同时基于GIS建设的城建档案管理系统往往存在以下缺陷:1)实现海量城建档案空间信息的提取,任务量大,耗费大,缺乏经济性;2)缺乏动态更新机制,难以保证数据的时效性;3)部分系统为节约成本,只提取城建项目的点位信息,或仅仅是将部分档案空间化,导致空间化效果不佳,难以挖掘空间数据的真正价值;4)仍以档案存储展示为主,缺乏空间统计分析功能,难以实现城建档案的深层次服务与利用;5)档案数据利用程度低,空间可视化以二维展示为主,空间可视化效果一般,未充分利用档案中数据的空间属性信息。