电子文件管理范文精选

一、档案管理的国际学术研究热点问题及其未来发展方向

(一)国际档案界共同关注的几个热点问题

国际档案界共同关注的热点问题可以从分析以下一些信息得出:英国、澳大利亚、加拿大和美国等国家档案工作者协会2(X刃、2001、2002、2003年已经举办或将要举办的档案学术年会议题;欧洲国家2002年5月在西班牙召开的“电子信息的保护与利用:最优化管理的实践和解决办法”国际会议的议题;20(X〕年已经举办的第十四界国际档案大会的主要议题及与会者发言;20(抖年8月23一29日将在奥地利首都维也纳举办的第十五界国际档案大会的主题“档案、记忆与知识”;代表性档案国际学术刊物1999年以来发表的学术论文主题。分析表明，近年来国际档案界对档案管理的研究涉及面很广，几乎包括了档案管理的方方面面以及各种门类的档案，就共同关注的问题而言，可以归纳为以下5个方面:

1.数字档案的保护:研究数字环境下档案的形成、维护及利用，数字档案保护的程序，实践经验，安全与质量保证，长久可获取性，数字档案保护的档案观，数字签字的使用及问题等;

2.电子文件的管理:研究电子文件的捕获、鉴定、保管、保护与利用，档案化电子文件系统的建立，真实性电子文件长久保存的方案，电子文件管理的教育与培训，电子文件管理的责任，元数据标准、模式及要求的使用和实施等;

3.档案的著录:研究档案著录的国际标准与国家标准，与电子著录信息标准和图书著录标准的关系，档案著录的数据结构标准如MARC和EAD，XML，档案著录的数据内容标准如国际档案理事会的《档案著录通用标准ISAD(G)》和《机构、个人和家庭档案规范文件的著录ISAAR(CPF)》，美国的《档案、个人信件和手稿的著录APPM》，英国的《档案著录指南MAD》，加拿大的《档案著录规程RAD》等:

一、电子文件管理的的主要目标保证

电子文件的真实性、完整性、可读性和可用性是电子文件管理的主要目标。在电子文件管理系统运行下的一份电子文件包含内容、结构和背景三个要素。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。结构是指文件内容信息的组织表达方式，分为物理结构和逻辑结构。物理结构是文件信息存储于载体上的位置及分布情况，如正文、批示、附件等各部分信息在载体上的存储位置。逻辑结构是文件信息的内在关系，如文字排列、章节构成、页码顺序等信息。背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。其中，保证文件的内容、逻辑结构和背景信息经过传输、转移等处理工作后仍然保持不变，和形成时的原始状态一致，就保证了电子文件的真实性和相当程度的完整性。以上描述文件的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据称作元数据，在文件形成时产生，它全面描述文件的本来面貌和生命历程，文件管理系统在源头一次性捕获元数据，就可为不同的管理活动所调用，每一项管理活动都是记录、调用相关元数据的过程。根据完整的元数据记录，可以回溯电子文件的原貌和变化过程，从而确认电子文件的真实性；利用元数据可以维护文件内容、结构和背景之间以及文件之间的关联，从而保护文件的完整性。保证电子文件的真实性和完整性，也就要求维护元数据的真实完整不丢失并始终与文件保持关联。保持电子文件的可读性，是指文件经存储、传输、压缩/解压、加密/解密、系统迁移等处理后，仍然能够以人可以识读的方式输出，这就要求电子文件以开放的格式保存。可用性主要体现在对检索系统的要求上。

二、做好电子文件管理的策略

（一）统筹安排合理规划

电子文件管理是一个系统工程，最终是为数字档案信息资源建设服务，以达到便于开发利用、造福社会的目的。具体实施起来涉及面广，投资可观，因此必须注重效益，在领导层面对各阶段的目标、任务、措施进行科学、合理地规划部署，如：在工作实施之前展开深入调研、广泛论证、集中讨论，投资大的项目要形成可研报告；形成科学合理的电子文件利用体制机制，优化软硬件系统配置，处理好软件系统服务器的兼容关系，建立方便高效的查询体系等。

（二）严格制度统一标准

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

本文作者：张学东作者单位：廊坊广播电视大学

电子档案的科学化归档

电子文件是20世纪90年代出才开始使用的词汇，是一种通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件，并具有文件的一般定义。与纸质档案相比，电子文件由计算机网络生成，具有非人工识读性，只能采用计算机读取的方式提供信息，它的内容只能通过机器来利用。电子文件对系统的依赖性，它的生成、利用、管理要在相应的系统环境下完成。

1、建立健全电子文件归档制度。电子文件的收集归档涉及的人多，必须靠制度约束，要纳入学校工作程序。档案管理工作人员负责收集，对未联网的计算机要人对人收集，从具备用专用软盘到定期收集，分别建立户头全面跟进，对电子文件的存储介质、存储格式、光栅图像格式、文本文件等做出详细的归档标准。只有规范的电子文件，才能更加长期保管和利用。

2、主动与电子文件的形成部门配合，共同制定相关标准，并严格执行。由于电子文件的管理工作跨部门，标准化所涉及的种类多，范围广，标准化工作的难度大大超过纸质文件。

3、建立完善的电子文件管理系统。电子文件的收集与电子文件管理系统不可分离。电子文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统中。因而，收集电子文件必须注意其完整性，电子文件的背景信息和元数据与内容同样重要。电子文件的背景信息收集应在电子文件形成时就开始着手，这涉及到识别与标记电子文件，涉及到将电子文件与背景相连接。在某些情况下，还需要将关键的背景信息植入到元数据中或电子文件自身中来达到这一目的。

编者按：本论文主要从慎选电子文件归档方法与移交途径；建立电子文件归档管理的质量体系；建立“三位一体”的电子文件管理运行模式；提高电子文件归档管理人员的素质等进行讲述，包括了建立电子文件网络归档专用系统、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务、保障电子文件的真实性、保障电子文件的完整性、保障电子文件的有效性、保障电子文件的安全性等。具体资料请见：

随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。