电子文件论文范文精选

一、电子文件的归档分析

电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中，具体需要完善的工作如下：

（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。

（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。

（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。

二、加强电子档案管理的有效策略

一、电子文件管理的的主要目标保证

电子文件的真实性、完整性、可读性和可用性是电子文件管理的主要目标。在电子文件管理系统运行下的一份电子文件包含内容、结构和背景三个要素。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。结构是指文件内容信息的组织表达方式，分为物理结构和逻辑结构。物理结构是文件信息存储于载体上的位置及分布情况，如正文、批示、附件等各部分信息在载体上的存储位置。逻辑结构是文件信息的内在关系，如文字排列、章节构成、页码顺序等信息。背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。其中，保证文件的内容、逻辑结构和背景信息经过传输、转移等处理工作后仍然保持不变，和形成时的原始状态一致，就保证了电子文件的真实性和相当程度的完整性。以上描述文件的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据称作元数据，在文件形成时产生，它全面描述文件的本来面貌和生命历程，文件管理系统在源头一次性捕获元数据，就可为不同的管理活动所调用，每一项管理活动都是记录、调用相关元数据的过程。根据完整的元数据记录，可以回溯电子文件的原貌和变化过程，从而确认电子文件的真实性；利用元数据可以维护文件内容、结构和背景之间以及文件之间的关联，从而保护文件的完整性。保证电子文件的真实性和完整性，也就要求维护元数据的真实完整不丢失并始终与文件保持关联。保持电子文件的可读性，是指文件经存储、传输、压缩/解压、加密/解密、系统迁移等处理后，仍然能够以人可以识读的方式输出，这就要求电子文件以开放的格式保存。可用性主要体现在对检索系统的要求上。

二、做好电子文件管理的策略

（一）统筹安排合理规划

电子文件管理是一个系统工程，最终是为数字档案信息资源建设服务，以达到便于开发利用、造福社会的目的。具体实施起来涉及面广，投资可观，因此必须注重效益，在领导层面对各阶段的目标、任务、措施进行科学、合理地规划部署，如：在工作实施之前展开深入调研、广泛论证、集中讨论，投资大的项目要形成可研报告；形成科学合理的电子文件利用体制机制，优化软硬件系统配置，处理好软件系统服务器的兼容关系，建立方便高效的查询体系等。

（二）严格制度统一标准

一做好档案管理工作的重要意义

开展好档案管理工作对于单位的长远发展来讲是非常有必要的，该项管理活动是单位管理活动中非常关键的一个构成要素，它是提升单位工作品质和效率的重要条件，是展示历史状态的一个关键工作。单位档案记录着该单位历史上的重大成就，对于分析该单位的运作成就以及其他方面的研究来讲非常关键，它能够提供最真实的资料。只有将该项工作开展好，才能够帮助单位高层更好的了解单位的运作情况，进而调整工作措施。同时还能够使得大众更好的了解单位的发展情况。在当今社会，我们必须积极的开展好档案管理工作，积极的进行观念更新，大胆创新管理措施，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

二创新内容和方式要想创新

就应该有创新理念和思想。在过去的很长时间里，我们国家的档案工作非常的繁琐，管理模式不先进，导致工作人员没有激情开展创新，工作固守成规，无法和时代的发展步调保持一致，在信息化社会，工作人员必须从幕后走向台前，要将档案工作从之前的后续规整变为提前介入。我们应该时刻秉承创新理念，以超前的思想获取市场，只有这样才能够获得使用人的赞赏。

1开展网上利用服务

建立档案网站在企业的档案室内成立局域网，而且要在这个前提下成立档案网站，以供人们搜寻所需的信息，开展检索工作。在当前的工作中，绝大部分的检索工作都是手工模式的，许多的检索工具的编制都不合理，运用的时候非常麻烦，此时服务的品质就收到影响，对于这种现象，应编制一些必要的方便利用的手工检索工具，并作为向机检过度的基础工具，要在计算机检索上多做工作，继续研究探索计算机检索的有效途径，开发编制标准统一、高质量的计算机检索途径，替代手工检索，利用网络技术提供档案信息，努力为用户提供更优质的服务。

论文关键词：电子文件档案学校

论文摘要：本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。

随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护？我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。

一、电子文件的整理

1、基建、设备等电子文件的事理。

基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

编者按：本论文主要从慎选电子文件归档方法与移交途径；建立电子文件归档管理的质量体系；建立“三位一体”的电子文件管理运行模式；提高电子文件归档管理人员的素质等进行讲述，包括了建立电子文件网络归档专用系统、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务、保障电子文件的真实性、保障电子文件的完整性、保障电子文件的有效性、保障电子文件的安全性等。具体资料请见：

随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。