档案管理应急方案
前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇档案管理应急方案范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。
档案管理应急方案范文第1篇
关键词：房产档案；计算机应用；数据库
档案管理是房产管理中的重要组成部分，它不仅是房产交易、权属登记、解决房产纠纷的主要依据，对于城市房地产发展的决策者和管理者来说也是至关重要的。长期以来，人们一直使用传统的人工方式管理文件档案，水平还停留在纸介质的基础上，这样的管理方式因其效率低、保密性差、费时费力，已经不能适应时代的发展，这种方式必然被以计算机为基础的信息管理所取代。
计算机科学的日渐成熟，使其进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。利用计算机对房产档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高房产档案管理的效率，也是房产管理科学化、正规化的一个重要条件。
管理系统的设计基础。面对许多城市房产档案管理方式相对滞后于房产交易、物业管理、起步较晚，并且积累了大量数据需要录入的现状，本系统的开发应使用原型法。即以少量代价，快速的构造一个可执行的软件系统模型，使用户和开发人员可以较快的确定需求，采用循环进行的开发方式，对系统模型作连续的精化，将系统需具备的性质逐渐地增加上去，直到所有的性质全部满足，此时模块也将发展成为最终产品。
管理系统应做的工作。城市房地产交易的日渐火爆，使对房产档案的查阅需求也日渐增多。据不完全统计，某些中等城市仅因房产权属登记调阅档案产生的业务量，一年就达两万余份，这还不包括法律纠纷、抵押登记、房屋拆迁等其它原因的调阅。因此，房产档案管理系统首先应该做到满足日常查阅的各项要求，遵循快捷、准确、方便、易于操作的原则，以方便广大用户。
其次，房产档案管理与房产权属登记管理同属于房地产管理部门的两个职能，因此，如何将这两部分更好的结合起来，提高效率，是房产档案管理系统的一个极其重要的环节。目前许多城市的房地产交易部门都已经使用了房地产交易权属管理软件，但这些软件只是把档案管理作为交易权属的一个附属模块或子程序，对档案信息的数据化停留在粗浅的层次，根本就不能满足日常交易管理的需求，极大地影响了办事效率。通过微机联网，把两个部门有机地结合在一起，可以极大地方便群众，提高办事效率。
最后，我国目前许多城市的房产档案服务，只是面向于特定的用户，包括房产交易部门、公检法等机关事业单位，服务半径比较小。但是随着政务公开的不断深入和广大群众法制观念的不断提高，房产档案在一定程度上将向广大群众不断地逐步公开。随着互联网的日益普及，使房产档案公开化的实现多了一个便捷的途径。因此，房产档案管理的网络化，以及由此产生的安全性问题，是本系统的另一个主要环节。
实现管理系统的基本思路。
1、开发平台：数据库是存储数据并对数据进行操作的工具，它的作用在于组织和表达信息。目前随着计算机技术的不断提高，面向对象的数据库编程语言得以飞速发展，许多语言都能方便的实现房产档案管理系统的要求。2、体系结构：房产档案信息化主要包括两个方面：档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房产档案的原始资料有着不可替代的作用，它是档案数据的来源及房产身份的唯一合法证明。不能因为电脑的普及应用就忽视对原始档案的管理。电脑的应用只是为档案的查阅、管理提供一种方便快捷的手段，而不能最终替代原始档案的地位。
档案数据是将房产原始资料信息化后的数字化档案，是为查询、统计、管理、记录、其他部门业务接口等目的，从档案信息里提取的、利用数据库进行录入、存放、查询、管理的信息源，其管理模块也是房产档案管理系统的最基本部分，应该包括如下几个方面：
（1）数据库的监理：房产基本信息、权属状态的多样性必然导致数据库监理的复杂性。房产信息可以细分为以下几类：房产的基本信息，即本房产区别于其它房产的一些特征。包括房屋坐落、建筑面积、建筑结构、层次层数等信息。房产的初始信息，即该房产的初始登记资料。包括建设工程用地许可证、规划许可证、竣工验收合格证等政府报批、审批资料。房产的交易信息，即房产的历次交易登记资料。包括产权人、历次交易方式、成交价格、产权证号等交易信息。房产的限制信息，即该房产被司法机关、其它政府部门的查封、解封资料，及是否抵押、典当等限制交易资料。如何合理的建立数据库来保存如此多的房产数据，各数据之间通过哪些关键字段来建立内在联系，是系统开发好坏与否、使用起来效率高低的关键。
（2）数据录入：房产的基本信息主要通过手工录入来完成，而其余的三种信息必须通过手工录入和扫描或数码相机拍摄原始资料，来完成它们的数据化处理。因此，在模块的开发中，如何尽可能多地考虑录入员的操作习惯，如何存储大量的图像文件，如何高效使用电脑与各种外设的接口是需要解决的主要问题。
（3）数据查询：本模块是系统直接对外的一个服务功能，也是系统最终所要实现的目的，首先应该考虑到安全性原则。安全性是档案管理软件的首要指标，其中会涉及到个人财产保密、侵犯个人隐私权等法律问题。因此在查询中应根据不同的权限，获得不同的查询内容。其次，方便性原则。查询应面向不同用户，提供不同的可以满足用户任意多项、任意组合、任意排序的查询要求，查询语句动态生成，查询结果动态生成。
档案管理应急方案范文第2篇
关键词：房产档案信息化管理 概述 应用策略
信息技术的飞速发展，对我们社会生活的方方面面都产生了巨大的影响，对于我们实现有效地管理有积极意义。房屋档案管理工作作为社会工作的一种，必然也会受到信息化技术的影响，房屋档案工作的管理本身是一项细致而又繁琐的事情，仅仅依靠人工的管理有很大的局限性。因此当前对于房屋档案管理工作
就将信息化技术应用其中。另外很多学者在理论和实际方面仍在致力于探究如何更好地将信息化管理技术应用到在房产档案管理中，以实现房屋档案管理的有效性。本文结合已有研究以及信息化管理技术在档案管理工作中的实际应用情况进行研究，分别从房产档案信息化管理产生的背景、概念、特点以及应用措施方面进行论述，以期对途径房屋档案管理工作有借鉴意义。
一、房产档案信息化管理的概述
（一）房产档案信息化管理产生的背景
房产档案作为国家档案的重要组成部分，通过传统的方式进行记录，一方面是工作量大，导致花费巨大的人力、物力以及财力资源。另―方面就是通过传统的人工记录往往很容易出错，记录信息经常会出现不完整或者是信息出问题的情况，不仅是对资源的花费，更是对各种资源的一种浪费。最后就是，通过人工记录的信息保存时极其不方便，在进行调阅查看时，所需要的工作周期较长，不能实现管理工作的有效性。在这样大的背景下，网格信息技术的优势被人们所意识到，实现二者的结合，成为房产档案信息化管理的一个必然趋势，对房产档案的管理工作而言具有划时代的意义，就这样房产档案信息化管理就应运而生了。
（二）房产档案信息化管理的概念
何谓“房产档案信息化管理”？借鉴张宝军在其文章《对房产档案信息化建设的认识和思考》对其定义是这样的：房产档案信息化管理是利用计算机技扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，通过文字、图形、图像等形式，把各种房产档案资源转化为数字化电子档案信息，以电子信息形式存储，网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息系统，及时有效进行管理、提供利用，实施资源共享。管理的实质就是通过资源的有效利用实现利益的最大化。由此可见，房产档案信息化管理自身的独特特点或者说是优越性，是我们应该意识到的。
（三）房产档案信息化管理的特点
1.存储资料的规范性
信息技术在房产档案管理中的应用不同于人工录入，其通过计算机技扫描技术、数据库技术以及存储技术等高新技术，使得存储资料的过程变成一个规范化的过程，对于资料保存的内容格式以及规范性都有很好的保证，存储档案信息的过程成为一个不仅仅是简单的存储过程，更重要的是成为一个整理的过程，一个规范化、系统化的过程。
2.保存资料的安全性
房产档案信息存储在电脑之中，一方面可以避免纸质资料容易破损的缺点，另一方面可以避免由于工作人员工作的不细致导致资料的遗失所带来的损失。将房产档案信息存储在电脑中的安全性较之人工记录的方式安全性较高。
3.获取资料的便捷性
使用传y方式记录房产档案信息对于再次查阅记录信息而言，有巨大的工作负担，往往所需周期较长，但是通过信息化的方式记录，只需要操作人员点几下鼠标的时间就可以实现资料的查询，这其中的高效、便捷性是我们每一个现代人不可否认的。
另外，房产档案信息化管理还有许多其它方面的优越性，比如：这种方式实现了图文的有机结合、便于对一些错误信息进行及时修改，另外也是很重要的一方面就是房产档案信息化管理极大的节省了人力和物力资源，减少了工作成本。房产档案信息化管理对于实现管理的有效和积极性有很大作用，因此探究房产档案信息化管理的应用策略就是十分有必要的了。
二、房产档案信息化管理的应用策略
（一）完善房产档案管理的技术系统
房产档案信息化管理不可缺少的工具就是建立完善的房产档案管理的技术系统。一个有效的技术系统可以起到事半功倍的效果，完善的房产档案管理的技术系统主要包括信息的录入系统、信息的存储系统以及信息的检索系统。信息的录入系统要保证信息录入一要全面，二要准确；信息存储系统要保证一要内存较大，二要存储安全；信息检索系统最主要的就是要便捷有效。从这三方面为房产档案管理提供技术支持。
（二）提高管理人员的专业技能和素质
每种职业都有其专业性，房产档案管理工作需要专业人员的专业素质来实现房产档案管理的有效性。首先管理人员要意识到房产档案管理的重要性，按时及时做好房产管理工作。其次，也是最重要的一点就是，管理人员的专业技能以及专业素质是做好房产管理工作的必不可缺少的一环。一方面管理人员可以通过自主学习不断提高自己的专业水平。另一方面，管理人员可以通过参加相关培训或者是外出学习的方式提高自身的素质。完善房产档案管理人员作为一种专业人员应该从各方面提高自身素质，为国家的档案管理建设奉献自身力量。
档案管理应急方案范文第3篇
[关键词]物联网；档案库房；档案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.135
[中图分类号]TP391.44；TN929.5；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）06-0-01
所谓的物联网是指将射频识别（RFID）装置、红外感应器、全球定位系统以及激光扫描器等各种信息传感设备与互联网结合起来而形成的一个巨大网络，其能对被监测物品进行智能化的识别、定位、跟踪、监控和管理。物联网可以称之为互联网基础上的业务与应用，它作为新一代信息技术的高度集成与综合运用，影响着档案管理事业的进步与发展，推动了档案库房管理工作的开展。
1 物联网技术的特点
1.1 互通性
物联网的互通性主要包括在任意时间上的互通、任意地点上的互通以及任意物体上的互通这3个方面，即物联网的使用不受时间、空间、物体的限制。它在档案管理领域中的使用能够帮助受众从海量的信息中快捷检索出所需要的信息，让世界的万事万物都处在一种互联共享的状态。
1.2 智能性
物联网是通过云计算、模糊识别等各种智能化计算技术的运用，来实现对海量数据的智能化处理的工具，其能有效获取物体的物理化学性质、温湿度、体积、质量、密度等信息，从而实现物质世界的数字化与网络化。因此，物联网具备全面感知的能力，通过智能化的感知性，实现了人与物体、物体与物体之间的信息交流，实现了信息技术的完善。
1.3 可靠性
物联网由于具备互通性与智能性的特点，让其能够对物体进行实时跟踪与监控，这就使物体的安全性及可靠性得到了保障，与档案库房管理的要求相一致。并且，物联网的使用让人与物体之间的信息交流成为了可能，这极大地方便了管理者对物体状态及所处位置的实时监控与了解，就算物体所处的状态发生了改变，那么物联网也能对物体进行实时跟踪监控，并将监控的相关信息及时准确地传递给管理者，这有效地保障了物体的安全。
2 物联网技术对档案库房管理的影响
2.1 物联网推动了档案库房管理技术的升级
在档案管理领域尚未普及物联网技术时，常规计算机和局域网技术的使用推动着档案库房管理工作的开展。但在物联网技术应用之后，档案库房管理工作的开展不仅有常规计算机和局域网技术的支持，还有RFID传感技术和Zigbee协议技术的辅助。其中，RFID技术是一种通过无线电信号来实现阅读器和标签之间进行非接触双向数据传输的技术，其能有效达到目标识别和数据交换的目的，为管理者获取档案信息提供了方便。Zigbee作为一种无线网络协议技术，其具有低功耗、低成本、支持大量节点等优势。除此之外，Zigbee协议技术的使用能够将无线传感器网络与RFID技术科学地结合起来，在有效解决了RFID技术通信距离存在局限性问题的同时，促进了RFID技术应用范围的扩大。
2.2 物联网促进了档案库房管理平台的优化
物联网技术的发展影响着档案管理平台的深度与广度，让档案管理平台不仅能够在档案机构的内部开展工作，还能借助于互联网或其他通信网络技术的使用，为远程管理者、档案资料的使用者提供更为便捷、高效的服务。在档案管理平台的构建中，档案管理系统和RFID数据管理系统是其重要的组成部分。其中，档案管理系统运用在库房的日常管理工作中，对档案资料的借查询、库房的消防监控以及库房的温湿度监控等方面进行管理。RFID数据管理系统的使用为档案管理系统的开展提供了数据上的支持，这不仅有利于档案的精确存储以及借阅人员权限设置等数据的存储，方便了档案管理人员工作的开展，还有利于档案实体与档案管理系统之间实现物联，为管理人员对档案信息做到全面、双向、实时的管理提供了极大的便利。
2.3 物联网促进了档案管理可实现功能的突破
储位管理功能。储位管理功能的存在主要借助于RFID数据管理系统，其能够自动识别即将入库的档案信息资料，并通过标签的存在将档案信息资料与库藏资料之间进行一定的数据联系，根据已有的档案资料的类型，来为管理者提供即将入库的档案资料的排架参考。当档案管理人员将档案资料存储入库后，下达入库储位的指令，RFID数据管理系统会将该位置存储在信息中。在之后的管理工作中，当工作人员根据存放记忆将档案资料放入正确的位置时，RFID数据管理系统就会有所感应，并将数据反馈给档案管理系统，在档案管理系统中显示“入库成功”的指令。但如果管理人员将档案资料存放错误，档案管理信息系统就会发出警报，令管理者意识到错误，及时更正存放位置。
3 远程功能
远程功能体现在档案库房管理工作中的方方面面，它的存在能够帮助档案管理人员随时随地通过各种终端设备的使用来对档案库房的存放状态进行掌控，并能在档案库房发生异常情况时，管理人员也能通过终端对其进行远程处理。对于档案利用者来说，远程功能的存在能让其通过多种渠道来获取权限范围之内的档案信息，方便了他们的查询与使用。
4 跟踪功能
跟踪功能的存在能够帮助档案管理人员对需要库藏的档案资料进行全面、科学、系统的统计，并让档案管理人员熟悉了解和掌握档案资料的总体数量、有效调查卷以及档案资料的利用率等方面，令管理人员及时发现管理工作中所存在的不足。
主要参考文献
档案管理应急方案范文第4篇
关键词：防震减灾 档案管理 应对策略
近几年中国各个区域对抗震防震工作高度重视，中国地震局下辖的各级单位在防震抗震减灾项目中逐渐制定了相应的科研项目档案，并将材料中的文字、数据和图表等相关内容融入正在建设的档案中，予以保存。因为防震减灾项目是国家建设的重点，因此整理和保护抗震减灾项目的档案工作是科研机构工作的重点，并将作为建设科学的重要组成部分，展现科研项目的进展和动态，为建设我国科研事业贡献力量。
一、防震减灾科研项目档案的概述
我国对防震减灾的研究面非常广，除了研究板块活动的构造、地震预警等，还对地震预测和防御以及海域地震等方面有一定的研究，目前，我国的防震减灾科研项目的种类主要有国家高技术研究发展计划（863）项目、国家重点基础研究发展计划（973）项目、自然科学基金、科技攻关、科技支撑计划等项目，主管部门的分工以及构成结构都是非常清晰明了的，中国地震局属各研究所是项目的主要承担单位，除此之外还有省地震局等项目承担单位。
近年来，由于地震发生的次数增多，为了防止和减少地震对我国带来的伤害，我国加大了对防震抗灾的投资力度，并且进一步地提高了研究种类、数量等方面，这一现象使我国的防震抗灾研究项目档案日益丰富，档案的全面性也得到了提高。但就目前的状况来看，我国对防震减灾的科研工作的档案管理还不能够充分的满足我国对科研管理工作的长远发展的需求，因此，我国对科研项目档案管理的水平提高还需要进行更深的探索与发现。
二、科研项目档案管理的现状分析
（一）防震抗灾科研档案的管理系统不规范
从20世纪80年代开始，我国有关部门对科研项目档案管理的规范性文件相继发出，这些文件的概括性和普适性都较强。因为科研种类在不断地增加，我国对于科研项目的各种方面都有了更高的要求，所以在这个阶段的普遍性规范文件已经不能够满足实际的档案工作的需求了。在档案归档的方面，仍然是我国科研项目文件材料收集的基础性的依据，但是科研项目研究的内容日渐丰富和国家对管理工作要求的提高导致了它对档案收集工作IDE指导作用显现出了局限性。在档案整理方面有曾有文案对整理工作提出了明确的要求。根据现阶段的情况看来，各类科研项目的档案都没有一个固定的编号，在验收的时候往往是使用的临时编号，验收结束后再根据《地震档案分类表》进行编入。但这种方式不仅容易使档案丢失，还加大了从业人员的工作量，降低了工作的效率问题。所以在部门验收前，就应当对各类项目进行一个固定的编码，验收后直接进行编入即可。除了这两个方面，在验收的过程中也从存在着问题，各类科研项目的主管部门并没有按照制度形式对档案验收进行一个规定，导致验收条件和验收程序都不明确。容易使验收过程中档案的验收混乱，和验收质量不过关。
（二）前端的控制和档案的过程管理都很薄弱
有文案提出，科研项目档案管理工作的基本原则之一是科研和建档工作在任务下达、进度检查、验收、报奖考核的“四同步”管理。但是根据实践显示，“四同步”的管理中对于前两个“同步” 都非常难做到，然而大部分的档案工作主要是在“ 验收”这一阶段集中着。通过对此现象的观察，发现主要是存在着两方面的原因，一档案部门对于科研项目在报批、启动和执行的情况无法完全掌握，导致该部门无法对工作进行及时的指导、督促和整理收集；二在项目任务和年度或中期检查的统治下达时，项目主管部门没有对归档要求和进度检查的要求进行明确提出，导致课题组的人员对档案工作的重视度不足。
（三）对电子文件材料管理没有一个规范性，对于档案处于“重藏轻用”的管理状态
文件、文档和其他基础设施项目，主要是在与签署、密封等方面集中，这个是文档具有有效性的重要基础，由此我们可以看到原始的纸质文件档案应该在档案收藏中占据更重要的地位，在正常的情况下电子档案只是作为纸质档案的备份，防治纸质档案丢失或破损出现后，研究内容也随之丢失的状况出现。通过防震减灾科研项目本身的特点发现，在研究过程中会产生大量的试验数据、照片、测量资料、观测的出局、图纸等各种各类的材料，其中有部分材料是无法形成纸质的档案，电子档案的成了保存此类材料的首选，从而可以看出电子档案它在防震减灾科研项目档案保存的工作中具有不可代替的性质。但是据现状来看，使用电子收集档案还没有得到足够的重视，课题组的人员往往会大量的收集纸质文件，造成部分重要的材料或者核心的成果没有归档，从而导致科研项目档案的完整性缺失，利用价值的也会随之降低。
（四）从事档案工作的人员缺乏专业性的培训，并且流动性较大
科研项目档案管理工作队伍是有课题组和档案部门两部分的人员组成的，这两部分的成员对于档案管理工作队伍也是非常重要的。这两个部门的人员不仅要对档案工作流程的非常熟悉，还需要用有良好的档案工作的技能。在档案管理的实践中，一些科研单位中存在部分年龄偏大、工作经验不足且流动性较大的科研人员，从而导致课题负责人在选择完成档案工作的人员时，主要目标放在了正在读研的研究生身上，但这些研究生对档案工作的要求并不熟悉，而且鉴于研究生有非常大的流动性，更容易导致项目的文件材料流失，这也对档案部门的指导，监督工作大大增加了难度。还有，科研项目档案人员对于文件、文档和其他基础设施项目的档案人员相比之下，科研项目的档案人员能够参加学习和培训的机会非常少，从而导致他们的业务能力没有办法得到有效的提高。
三、科研项目档案管理的应对策略
（一）建立一个规范化的电子文件管理系统，并且做到档案能够达到的“藏以致用”程度
在电子文档的管理上，不仅要看科研项目中所产生的各种数据、图表等，还要根据科研项目自身的特点分类进行纸质和电子档的档案收集和储存，而且对于它的成果、内容等方面的收集范围、收集方式以及整理方式都必须要有一个准确的界定，以防收集的过程中出现漏收、重复收集的现象。同时还需要建设一个数据库，保证电子文档的完整齐全，这个数据库除了保证电子文档的完整性外还需要整合系统内部科研项目的档案信息资源，并且通过这个数据库平台各单位档案部所储存的档案都可以进行查阅，加大了档案的使用度，达到了档案“藏以致用”的目标。
（二）科研项目档案管理的体系建设要加强，还要加强档案管理的过程
作为地震系统档案工作的主要部门的中国地震局档案部，首先应当制定出一个统一的管理方式，针对各种项目不同的需求分别制定管理方式，主要有四个部分，一任务下达；二进度检查；三验收阶段；四报奖考核，从而以此做到使档案管理的过程更加良好。对于任务下达的阶段，主管部门应该将档案收集和归档的要求与任务同时下达和提出，对于承担项目的部门需要对项目下达的情况进行及时地了解，并且对与课题组的收集清单的要求，对兼职档案人员的员工进行档案工作的培训等工作，都需要按照规章制度所明确的收集范围和所的任务书的内容来执行。
（三）科研项目档案管理的体系建设的系统化管理
在相关部门对其下达检查通知的时候，不仅要对档案收集整理的检查要求进行明确地表示，承担项目部门还应当按照科研项目的一个进度，来检查相应的档案的收集整理进度，除此之外对于文件档案收集不齐全、不及时的时候要督促课题组的进度，让其进行补充完善。对于档案分类、编目等工作不规范时，要及时地给予指导并且要协助其进行整改。除了形式审查外，项目承担部门还需要协助课题负责人完成工作报告，对档案进行检查验收。验收通过后，还需要继续督促课题负责人对验收报告和验收意见的提交、成果奖励的申报等后续工作，从而将项目档案补充完善。项目承担部门对于有关部门的需求如实报告归档情况，并出具证明，有关部门也应当将其作为科技报将和科研人员提职考核的重要依据。
（四）对档案管理人员的专业培训加强
中国地震局应当建立统一领导、科技管理部协助档案管理体制，才加强对各单位的档案工作归口管理和业务指导。制度建设、人员培训等方面由档案部门负责，而科技管理部门主要对各类科研项目特点进行档案归档范围、管理流程等方面进行协助配合。
我国的防震减灾项目还处于一个发展积累的过程中，对于防震减灾科研项目档案的建设还存在着很多的问题，这些问题都将会在后期的发展中逐渐的改善和提高，想要我国的防震减灾工作达到一个新的高度，在其科研项目发展的过程中就必须不断地发现问题、提出问题，然后改善问题，而现阶段主要存在的问题有科研管理档案的体系、档案收集的方式方法、从事档案工作的人员等方面，只有将这些问题处理妥当之后，才能够使得我国防震减灾科研项目得到更好的发展，使防震减灾科研项目档案越来越完善，越来越丰富。使我国再次面对地震灾害时能够更有效地进行预防和后期的建设等。
参考文献：
[1] 毛莅霞.防震减灾科研项目档案管理现状与对策[J].中国档案，2014，07：67-68.
档案管理应急方案范文第5篇
关键词：电子文件；存储方式；防火墙；档案
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2009)05-1244-02
A Theory of E-file Security Management
FAN Feng-xin
(Bengbu Naval Petty Officers School of PLA., Bengbu 233012, China)
Abstract: With the extensive application of office automation, more and more E-files have been produced unceasingly. The daily number of E-files is even more than that of paper documents in many working places and departments. Thus, to collect, accumulate and save E-files has become an important task for all departments. In order to satisfy higher demands, entire E-file management should be strengthened to ensure information security. According to the professional, as a whole, enough attention has not been given to E-file management in our country, especially in file institutions and document departments, to develop the extent and the depth of study, which urgently needs high attention of correlative entities to spring into action now.
Key words: e-files; memory way; firewall; document
1 什么是电子文件
所谓电子文件是在指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。与传统的纸质文件相比较，电子文件有以下特点：
1) 电子文件不再是直观的纸质文件，对现代化办公设备的依赖性很高，必须借助于计算机等设备才能阅读利用；
2) 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，可共享，也不再受时间和距离的限制；
3) 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，对场地要求不高，但对环境的温湿度、防灰和防磁性的要求很高[1]。
2 电子文件的鉴定
对电子文件的鉴定是我们需要加以着重考虑的问题。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均发生变化。因此，档案工作人员在电子文件归档前，一要认真进行鉴定，区分文件价值，只有对本单位工作具有查考利用价值的，才有必要进行归档；二是由于部分电子文件保持期限较长，其读取软件的操作系统可能随着时间的推移不再具有兼容性，因此，同时定期要将有关电子文件的读取软件和操作系统同步归档。
电子文件的真伪鉴别一直是文件管理和档案技术的难点。档案部门所保管的电子档案，应该是文件的原件或真实的电子文件；否则，电子档案就失去了凭证价值[2]。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保证电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。
由于电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的。同时也不能排除个别别有用心者对文件或档案进行篡改。这样，我们必须认真考虑电子文件的真假识别问题。对此问题，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时，他只知道该文件内容，而无法知道该文件条码。同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或者依据使用。
3 具体措施
3.1 改革电子文件存储方式
目前电子文件的存储方式还是以分散存储为主，每个终端都存有电子文件。一旦某个终端出现问题，不仅这个终端本身存储的电子文件要受到损失，而且还可能使其所在的局域网甚至广域网上所有终端都受到攻击和破坏。要对其存储方式进行改革，有三种存储方式可以选择:一是无盘工作站方式。各终端不配置硬盘，电子文件以及处理电子文件所需的应用软件全部存储在服务器中。二是无密工作站方式。各终端配置硬盘，但不存储电子文件，电子文件全部存储在服务器中。三是移动插拔方式。电子文件存储在移动硬盘、优盘等移动式存储器上。用户处理电子文件时，将移动式存储器插入微机，不处理电子文件时，将移动式存储器拔下，锁入保密柜保存。
3.2 完善网络系统防护措施
网络系统防护必须一手抓技术，一手抓管理，技术上多种手段设防，管理上多种措施并用，实行综合治理。尤其应着重抓好"一个隔离，两层认证，三种能力"。一个隔离，就是内部网必须与外部网实行物理隔离，禁止与国际互联网进行任何直接或间接的物理连接。两层认证，一是每个终端必须设置开机密码，通过密码认证用户是否有权使用该终端。二是用户进入终端后，应进行身份认证，以确认用户是否有权通过网络系统处理电子文件。三种能力，一是病毒防护能力。所有服务器和终端，都应安装正版杀毒软件，对计算机系统实时进行扫描和检测，防止计算机病毒进入网络系统。二是预警监测能力。实时寻找具有网络攻击特征和违反网络安全策略的操作行为，实时报警，阻断非法的网络连接。三是应急处置能力。制定应急方案，完善应急机制，建立应急分队，提高预警反击和灾难恢复能力，确保网络系统持续安全稳定运行。
3.3 精简电子文件数量
由于缺乏有效的管控机制，网络用户随意制发和复制电子文件的现象较为严重，致使电子文件数量己远远超出实际工作需要。为此，在满足正常工作需要的前提下，必须对电子文件数量实施有效控制[3]。一是要严格审批把关。用户制发和复制电子文件，必须按规定逐级报批，未经批准，不得擅自制发或复制电子文件。二是强化技术手段。对电子文件的下载、复制进行技术控制，切实做到未经审批和不具权限的用户，无法下载或复制电子文件。三是定期鉴定清理。至少每半年要对电子文件进行一次鉴定，有留存价值的，及时移交档案部门归档保存；不具留存价值的，及时进行清删，防止失去现实作用的电子文件留存在系统中。
3.4 控制电子文件使用权限
虽然电子文件的资源共享是实现办公自动化最关键的要素之一，但是从国家秘密安全的角度出发，网络中的电子文件决不应该让所有用户都可以随意访问，需要对网络中的用户权限进行控制。控制用户权限的方法有：一是在网络层上设置允许用户访问服务器或终端的IP地址，不允许访问的用户根本无法连接成功。二是将电子文件存放到指定的网络区域内，该网络区域只对有使用权限的用户开放，无权用户无法进入。三是通过数据列表方式，对每个用户使用电子文件的权限事先做出限定，不具权限的用户无法进入或使用电子文件管理系统。四是对电子文件本身进行加密处理，将密码分配给有权限的用户，无权用户无法打开电子文件。
4 电子文件的利用
电子文件管理工作的根本目的在于利用，首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子文件管理制度，实现电子文件管理的标准化和规范化，使电子文件在产生、运行、管理过程中有法可依，有章可循，保障其工作顺利开展；其次，要把好数据库质量关。在数据管理方面应建立健全数据质量管理体系，根据本单位的实际情况，制定严格的数据质量考核指标，责任到人，并定期检查，常抓不懈；三是做到馆室共建，应将计算机录入工作分散到该立档单位的内设机构。由内设机构负责归档文件的计算机录入，档案室在接收归档文件的同时接收电子目录，并奖其合并为本单位的档案目录数据库，同时将重要的文件原文扫描，进而向档案馆移交电子目录，形成档案馆的电子档案目录中心。对于档案馆来说，其主要是负责对各立档单位电子档案目录库的形成、积累、保管、整理的指导和监督；接收和转换各档案室移交的电子档案目录，形成目录数据库；四是充分利用信息安全技术，切实保障档案信息数据库的安全，如配置防病毒卡和查杀系统并且要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等，确保电子文件的安全。
参考文献：
[1] 石剑文.电子文件管理应注意的问题[J].重庆科技学院学报：社会科学版,2007(5):206-207.
