档案资料安全管理
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档案资料安全管理范文第1篇
关键词 风险管理；档案安全；风险评估
按照风险管理的视角对电子档案的安全管理进行透视分析，具有极为重要的现实意义。明确风险管理和安全管理二者之间的辩证统一关系，才能对医院档案安全管理有更加清晰的认识。风险管理作为安全管理的核心内容，贯穿于安全管理的全过程。应用风险管理理论对医院档案安全管理体系进行评估分析，针对结论采取针对性措施，对于确保档案资料作用的充分发挥具有极为重要的保障作用。
风险管理与档案安全之间的关系
“安全”的基本内涵是没有危险、没有损失、没有威胁。“风险”主要内涵为危险、伤害以及遭受损失的可能性，二者之间具有极为密切的关系。但是，风险并非意味着不安全。“风险”重点强调“可能性”，其具体含义为可能引起或者不会引起安全问题，风险不是绝对的。“风险”同时具有威胁与机会的双重含义，其中的威胁是消极的，而机会则是积极的。此处的威胁不同于传统含义的威胁，其关键点在于如何平衡安全、成本和效率，如何将威胁转换为机会。在医院的档案管理中，尽管电子档案更加便捷、易于管理，但其所存在的风险远远大于纸质档案的风险，可是，不能由于这种风险的存在就不再采纳电子档案。
风险管理的基本内容为对可能遇到的风险情况全过程进行计划、识别、评估、应对、监控等。对风险大小的正确识别，必须依靠准确的风险评估。进行评估后，再采取对应而适当的控制方式，对目标风险进行有效控制，根据实际情况制定针对性的信息安全管理方式，才可以确保将安全风险发生率降低到可控水平范围内。风险管理是安全管理的核心内容，贯穿于安全管理的始终。风险管理具有双重意义，既可指导安全管理，又能应用于安全工作实践。只有在正确地了解和认识到存在的安全、风险后，才可以更加全面地、准确地理解风险管理，才可以从安全风险的角度出发制定出合理而完善的决策，正确开展安全体系建设以及安全管理投资等。以风险管理的视角对安全管理进行透视，必须始终坚持将风险管理贯穿于安全管理体系。建成的风险管理安全管理体系并不表示可以完全消除安全风险，但这种体系的完全实施，将可以确保安全风险尽量减少到最低水平，最终实现安全风险、安全成本与安全效率之间的有效平衡。
档案安全风险评估的必要性和作用
医院的档案管理与其他行业领域的档案管理工作一样，存在着较大的安全隐患问题，这些安全隐患成为诱发档案安全事故的潜在威胁。加之档案管理工作人员的基本素质与业务素养存在着较大的差异，其认识上表现为不一致性。①不少档案管理部门以及档案管理人员尚未形成风险管理意识。工作人员期望实现档案的绝对安全，但实际上绝对安全是不存在的。即便是对隐患进行认真排查或对风险进行有效控制，都只能实现档案的相对安全，随着环境的变化，其安全问题依然存在。和档案资料安全的相对性相比，档案资料的风险却表现为绝对性，不管采用何种方法进行控制预防，风险始终一直存在。正是由于上述关系，档案管理部门以及工作人员必须牢固树立对档案安全以及风险管理和控制的正确意识，始终紧绷安全这根弦，一直致力于档案安全管理。②部分档案管理工作人员的风险意识比较淡薄，其麻痹思想严重。在工作过程中，存在侥幸心理，自己认为不会出问题。③部分档案管理人员没有对档案工作的重要性引起足够的重视。档案资料具有保密性、完整性、实用性以及真实性，其业务内容相对复杂。因此，要始终坚持形成档案安全风险评估机制，且努力将这一机制认真贯彻实施。
开展档案安全风险评估，能够帮助档案管理工作人员对档案管理中存在的全隐患和问题进行及时的排查，排查后，才能确保对安全隐患进行排除。及时进行安全隐患的排查，虽然不能彻底避免安全事故，但可以有效降低安全事故的发生率。开展安全风险评估，有助于档案工作人员在提升档案资料安全性的同时进一步熟悉基本情况，做到心中有数。进行安全风险评估，能够促进档案管理工作人员根据相应的规定制定出具有针对性的档案管理评估标准，进一步提升档案管理的水平。
档案资料安全管理范文第2篇
档案信息化以计算机技术为基础，与以往的纸质档案资料相比，具有以下特征：
1.1设备依赖性。
不同于过往的档案记载，信息化的档案资料再也不是一支笔、一份纸记录的过程，从输入到输出都是经由计算机与其辅助设备实现，管理与传输也都依赖各种软件与网络资源共享，信息处理速度与质量在某些程度上依赖于计算机的性能与软件的适应性。
1.2易控性和可变性。
信息化的档案资料一般是以通用的文档、图片、视频、音频等形式储存下来，这给信息共享带来了便利，但也增加了档案资料的易控性和可变性，对于文档资料可以通过office工具删除修改文字、对于图片资料可以通过photoshop轻易地改变其原有的面貌、对于音频和视频资料可以通过adobeaudition和premiere工具的剪辑变成完全不同的模样，这些都造成了档案信息易丢失的现象。
1.3复杂性。
档案信息量不断增加、信息存储形式也变得丰富多样，不仅有前文所述的文档、图像、视频、音频等形式，不同格式之间的信息资料还可以相互转换，如视频与图片、文字与图片的转换等等，进一步增加了档案信息的复杂性。
2目前网络环境下档案信息安全管理存在的问题
2.1网络环境下档案信息安全问题的特性。
档案信息化有其显著特征，在此基础上的档案信息安全问题属性也发生了较大变化。首先表现在信息共享的无边界性，发达的网络技术使得整个世界变成一张巨大的网，上传的信息即使在大洋彼岸也能及时查看，一旦信息泄露，传播的范围广、造成的危害难以估量。同时，在某种程度上档案信息化系统也存在着脆弱性问题，计算机病毒可以入侵系统的众多组成部分，而任何一部分被攻击都可能造成整个系统的崩溃。此外，网络安全问题还存在一定的隐蔽性，无需面对面交流，不用对话沟通，只需打开一个网页或是鼠标轻轻点击，信息就会在极短时间内被窃取，造成严重后果。
2.2网络环境下档案信息安全面临的主要问题。
1）档案信息化安全意识薄弱。很多情况下，档案信息被窃取或损坏并不是因为入侵者手段高明，而是档案信息管理系统自身安全漏洞过多，其本质原因是档案信息管理安全意识不够。受传统档案管理观念的桎梏、自身技术水平的限制，很多管理人员并未将档案信息看作极为重要的资源，对相关资料处理的随意性大，也无法觉察到潜在的风险，日常操作管理不规范，增加了档案安全危机发生的可能性。2）档案信息化安全资金投入不够。现代信息环境复杂多变，数据量急剧增加，信息管理难度也越来越大，对各种硬件、软件设备的要求也进一步提高，需要企业在档案信息管理方面投入更多的人力、物力，定期检查系统漏洞。而就目前情况而言，大部分企业在这方面投入的资源还远远达不到要求，档案信息管理的安全性得不到有效保障。3）档案信息化安全技术问题。技术问题首先表现在互联网自身的开放性特征中，互联网的基石是TCP/IP协议，以效率和及时沟通性为第一追求目标，必然会导致安全性的牺牲，诸如E-mail口令与文件传输等操作很容易被监听，甚至于不经意间计算机就会被远程操控，许多服务器都存在可被入侵者获取最高控制权的致命漏洞。此外，网络环境资源良莠不齐，许多看似无害的程序中夹杂着计算机病毒代码片段，隐蔽性强、传染性强、破坏力大，给档案信息带来了严重威胁。
3网络环境下实现档案信息安全保障原则
3.1档案信息安全的绝对性与相对性。
档案信息安全管理工作的重要性是无需置疑的，是任何企业特别是握有核心技术的大型企业必须注重的问题，然而，档案信息管理并没有一劳永逸的方法，与传统档案一样，不存在绝对的安全保障，某一时期看起来再完善的系统也会存在不易发现的漏洞，随着科技的不断发展，会愈来愈明显地暴露出来。同时，档案信息安全维护技术也没有绝对的优劣之分，根据实际情况的需求，简单的技术可能性价比更高。
3.2管理过程中的技术与非技术因素。
档案信息管理工作不是单一的网络技术维护人员工作，也不是管理人员的独角戏，而需要技术与管理的有机结合。档案管理人员可以不具备专业网络技术人才的知识储备量，但一定要具备发现安全问题的感知力与责任心，对于一些常见入侵迹象要了然于心，对于工作中出现的自身无法解决的可疑现象应及时通知更专业的技术人员查看。可根据企业实际情况建立完善的档案安全管理机制，充分调动各部门员工的力量，以系统性、全面性的理念去组织档案信息管理工作。
4网络环境下档案信息安全管理具体保障方法
4.1建立制度屏障。
完善的制度是任何工作顺利进行的前提与基础，对于复杂网络环境下的档案信息安全管理工作来说更是如此。在现今高度发达的信息背景下，档案管理再不是锁好一扇门、看好一台计算机的简单工作，而是众多高新技术的集合体，因此，做好档案信息安全管理工作首先要加强安全意识的宣传，包括保密意识教育与信息安全基础教育，加强档案管理人员特别是技术操作人员的培训工作。同时，应注重责任制度的落实，详细规定库房管理、档案借阅、鉴定、销毁等责任分配，详细记录档案管理培训与考核工作、记录进出档案室的人员信息，具体工作落实到人。在实际操作中，应严格记录每一个操作步骤，将档案接收、借阅、复制等过程完整、有条理地编入类目中，以便日后查阅。
4.2建立技术屏障。
网络环境下的信息安全技术主要体现在通信安全技术和计算机安全技术两个方面。1）通信安全技术。通信安全技术应用于档案资料的传输共享过程中，可分为加密、确认与网络控制技术等几大类。其中，信息加密技术是实现档案信息安全管理的关键，通过各种不同的加密算法实现信息的抽象化与无序化，即使被劫持也很难辨认出原有信息，这种技术性价比高，较小的投入便可获得较高的防护效果。档案信息确认技术是通过限制共享范围达到安全性要求，每一个用户都掌握着识别档案信息是否真实的方案，而不法接收者难以知晓方案的实际内容，从而预防信息的伪造、篡改行为。2）计算机安全技术。从计算机安全角度入手，可采用芯片卡识别制度，每一名合法使用者的芯片卡微处理机内记录特有编号，只有当编号在数据库范围内时方可通过认证，防止档案信息经由计算机存储器被窃的现象发生。同时，应加强计算机系统的防火墙设计，注意查找系统漏洞。
4.3建立法律屏障。
档案资料安全管理范文第3篇
******：
为进一步推进规范精准扶贫档案工作，***根据******、***人民政府扶贫开发办公室《关于转发〈***精准扶贫档案工作实施细则〉》精神认真开展精准扶贫档案工作，现将工作开展情况报告如下：
一、明确职责，狠抓落实
为确保扶贫数据和档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在推进精准扶贫精准脱贫工作中的积极作用。明确了县政府分管档案的副县长为精准扶贫工作领导小组副组长；县***局长为领导小组成员；各镇（街）负责具体相关工作，并责任到人，各村（居）委会安排了专人负责档案资料整理工作。通过层层抓落实，实现档案工作与精准扶贫各项工作同部署，人员、责任同落实。
二、精准扶贫档案工作与精准扶贫工作同部署、同实施、同检查、同验收
为加强和规范***精准扶贫档案工作，确保精准扶贫工作材料的完整、齐全、规范建档，实现脱贫攻坚工作顺利验收，***联合县扶贫办，深入到全县7个镇（办）扶贫办，与镇（办）的同志一道，认真查找脱贫攻坚档案存在的问题，研究制定了全县脱贫攻坚档案的业务标准和具体操作流程。要求各镇（办）的扶贫办：一是加强对脱贫攻坚档案工作的重视；二是严格按照云档联发【2016】3号文件要求做好文件材料的收集与管理;三是确保精准扶贫档案的准确、规范、安全管理，为接下来的全县精准扶贫档案收集整理工作的顺利开展奠定了良好的基础。目前，我县已完成现有建档立卡人口801户（卷）的精准扶贫档案的归档工作，做到一户一档，实行动态管理；全面完成易地搬迁10户36人建档立卡贫困人口25卷档案的归档工作。
三、规范建档，确保精准扶贫档案整理取得成效
及时转发了云档联发【2016】3号文件和《归档文件整理规则》、《会计档案整理办法》、《科学技术档案案卷构成一般要求》、《数码照片归档与管理》、《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与管理规范》等工作规范要求。
四、集中统一管理，确保档案的安全
县级扶贫办和镇（街道）都明确了分管档案的领导和具体工作人员，设置了符合档案安全管理要求的库房及装具，确保档案的有效管理和绝对安全。
五、建立资源体系，为精准信息化建设工作奠定基础
及时将数据录入全国扶贫开发信息系统业务管理子系统，截止8月31日，动态管理各项工作任务圆满完成。为实现扶贫档案与全国扶贫开发信息系统业务管理子系统的无缝对接。
六、存在问题
一是收集归档不平衡，相关单位只着重对精准脱贫管理类（一户一档）文件材料的收集整理，对综合管理类、项目管理类和特殊载体类文件材料收集有待齐全。
档案资料安全管理范文第4篇
根据2009年11月卫生部、国家中医药管理局组织制定的《医院投诉管理办法（试行）》办法中规定医院应当建立健全投诉档案，立卷归档，留档备查。投诉档案的内容包括投诉人基本信息，投诉事项及相关证明材料、调查，处理及反馈情况，其他与投诉事项有关的材料等。应结合医院工作实际，制定规范的投诉处理记录表。“医院投诉的接待、处理工作应当贯彻‘以病人为中心’的理念，遵循合法、公正、及时、便民的原则”。归档的投诉档案也应体现内容真实准确、处理及时公正、资料齐全完整，并做到载体材料和书写材料符合档案保管要求。
2投诉档案管理对策浅议
2.1规范投诉处理程序，加强档案资料收集：
投诉处理的程序包括投诉接待记录及分流、相关科室调查核实、处理反馈、持续改进等阶段（详见图一），各阶段均会产生相应的文字材料即档案资料，参与投诉的各职能科室应做好各阶段的档案资料收集工作，投诉办公室则应负责整个投诉资料的收集、
2.2提升投诉处理人员素质，规范投诉档案管理:
投诉处理人员承担着统一受理投诉、组织调查核实投诉事项、提出处理意见、及时答复投诉人及组织、协调、指导全院的投诉处理工作等职责，投诉处理人员的素质直接影响投诉档案管理水平，要对投诉处理人员进行系统的投诉处理及档案管理知识的培训，提高投诉处理人员素质。首先，要通过继续教育、进修学习、专门培训及自学等多种方式提高投诉处理人员的投诉处理能力及投诉档案管理能力。其次，要通过深入临床一线及相关职能科室调查研究，提高投诉管理人员对投诉情况进行归纳分类和分析研究的能力，为投诉档案的开发利用尽可能提供详实有效的信息。
2.3加强投诉室的硬件建设，保障医患双方的合法权益:
为确保投诉档案的真实准确，保障医患双方的合法权益，要加大资金投入，引进现代化的技术设备，三级以上医院要逐步配置有完善的录音录像设施的投诉接待室，使投诉档案范围由传统的文字材料扩大至更为生动详实的影像资料，为查证投诉、分析投诉事件、考评接待投诉人员能力乃至终结投诉案件提供依据，最终起到保护医患双方合法权益的重要作用。
2.4建立投诉管理责任制度，健全投诉档案管理机制:
一是要建立健全投诉管理部门与医疗质量安全管理相结合的临床、护理、医技和后勤等部门的沟通制度，明确并落实投诉各相关部门在投诉处理及投诉档案收集过程当中的责任。二是完善一套较科学、系统、可行的投诉处理及投诉档案管理制度，由投诉管理部门对投诉及投诉档案进行统一审核及管理，使投诉及投诉档案管理与医院质量安全管理体系同步发展。
2.5做好投诉档案的利用，发挥投诉档案的利用服务:
档案资料安全管理范文第5篇
电子档案特点分析
1.电子档案信息含量高，存储体积小
由于电子档案的载体主要是各种存储盘，因而具有较高的信息容量，因此，电子档案相比于纸质档案，可以较大程度节省纸张以及库房的存储空间，有利于资源节约型社会的建设。
2.电子档案的检索速度快，档案利用效率高
由于电子档案的管理通常是伴随着档案信息化体系建设一体形成，因而电子档案可以方便的利用网络技术实现共享、检索以及使用，消除了传统档案资料在时间、距离以及使用人数上的限制。
3.电子档案具有形式多样化的特点
电子档案的形式不仅仅可以是电子文本档案，而且也可以是图像、视频、声像以及动画等各种数据资料格式，这极大地丰富了电子档案资料形式，并且在一定程度上提高了档案的传播使用效果。
4.电子档案的数字化形态有利于提高档案管理效率
由于电子档案的信息形态是数字化的，因而在传输、运算、存储以及检索使用上，可以借助于各种先进的信息技术，而且对于有保密需求的档案资料还可以设置加密，因而有助于提高档案管理水平与档案管理质量。
5.对设备的依赖性较高
电子文档的资料收集、整理、档案制作保存均需要借助于计算机系统以及存储设备，因而电子文档的管理对于软硬件设施的依赖性较高。
6.电子档案的信息安全隐患高
由于电子文档的管理网络化以及信息化程度较高，因而对于电子档案的编辑以及修改相对容易，而且对电子档案资料进行修改后也难以露出痕迹，这就导致电子档案资料的管理安全隐患较高，对于安全管理工作也提出了更高的要求。
电子档案资料管理创新模式研究
1.完善电子档案管理工作流程，制定电子档案管理工作标准
为了进一步提高电子档案管理工作的标准化与规范化程度，应该针对电子档案管理制定完善的操作流程。具体针对电子档案资料的收集整理、数据格式转换、文件类型分类整理以及利用存储介质归档保存等方面，可以采取在档案管理部门设置单独的管理岗位，采取各种技术措施对电子档案资料的原始性、完整程度以及安全程度进行检查，通过标准的操作流程，提高电子档案的管理水平与工作质量。
2.统一电子档案数据格式，形成标准化的电子档案管理体系
完善电子档案的收集整理以及归档保存管理工作，首要工作便是由档案管理部门制定统一的档案模板，并对电子档案的具体格式、文件类型分类进行明确的规定，实现电子档案管理体系的标准化与规范化。此外，应该注重对于各种档案管理软件的使用，借助于软件系统来提高电子档案的资料收集、数据整理以及归档保存工作效率与工作准确度。
3.做好电子档案的保存管理
电子档案的保存载体主要是各种存储盘等存储介质，而这些存储介质最突出的问题便是稳定性较差，受存储环境的磁场、温度湿度等因素影响较大，因此，必须针对电子档案管理选择质量可靠的存储介质，并设立单独的档案存储库房或者是电子档案柜对电子档案进行安全保存。
4.形成电子档案的定期检测制度
由于电子档案载体具有较高的敏感性，容易出现损伤。因此，为了保证电子单的安全性，对于保存的电子档案应该形成电子档案的定期检测制度，对电子档案的保存状况进行评估。检测可以采取季度抽样检查以及年度全面检查的方式，对于存在着问题的电子档案应该及时进行拷贝，同时对于所有的电子档案应该按照载体的使用周期，对电子档案的格式以及载体形式进行转化，实现电子档案保存管理的延续性。
5.强化电子档案的安全管理，做好数据备份工作
对于有着保密要求的电子档案，可以采取设置访问使用口令验证、设置阅读权限或者是限制访问的方式，确保电子档案的安全。同时应该在制作保存电子档案的计算机内安装技术先进的杀毒软件并设置好防火墙，确保电子档案的整体安全性。此外，还应该重点做好电子档案的数据备份恢复工作，通过数据备份以及恢复系统，对于由于计算机故障或者是意外事故造成的电子档案进行及时技术恢复，确保电子档案保存管理的安全性。
结语
