档案资料管理方案

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档案资料管理方案范文第1篇

【关键词】房产测绘;成果资料;档案;管理

房产测绘成果资料档案是指房产测绘机构在从事房屋测量过程中形成的具有保存价值的文件、图表、数据、业务记录等信息资料，是重要的房产信息资源。房产测绘成果资料档案来源于房产的测绘活动过程，是测绘人员运用测绘仪器、测绘技术、测绘手段通过现场调查、测定获得房屋的自然状况、权属状况、位置、数量等信息，再经内业绘图、计算产生数据成果，最后将测绘过程中形成的相关资料进行归集、整理而成。

测绘档案管理工作是测绘业务管理工作的重要组成部分，是规范房产测绘健康发展、提高测绘成果质量需要。科学、规范的档案管理是衡量一个部门管理水平的重要尺度。因此做好测绘成果资料档案的管理是测绘机构面临的重要课题，也是每个测绘工作者尤其是测绘档案管理工作者应当给予关注的问题。

随着住房制度改革的不断深化，更是由于房地产业的快速发展，导致房产测绘的业务量急剧增加，相应的房产测绘成果资料档案的数量也随之增多。如何科学、合理的登记、保存测绘成果资料，做好档案的管理工作，使之发挥应有的功效，真正服务于社会和用户，笔者结合几年的测绘工作及成果资料档案管理的经历，阐述一下测绘成果资料档案管理的几点体会：

一、纸质档案资料必不可少，并应做到资料完整齐全、内容准确

房产测绘成果资料档案的主要内容应包括：1、测绘委托方提供的与测绘项目相关的证明材料：如建筑施工图、建筑工程施工许可证、建设工程规划许可证、土地使用权证、有关特殊部位面积分摊说明等。2、测绘部门在测绘作业过程中形成的信息资料：如外业测量原始数据记录、内业绘图计算分摊说明记录、测绘技术设计书、测绘技术总结。3、测绘成果图、表、数据等。

测绘成果资料档案不同于其它文档资料档案，它是以纸质资料和数据形态共同存在的，不仅数量大，而且成果的获取需要大量的人力、物力支持。如外业现场调查、测量；内业绘图、计算、审核、检查验收；测绘前技术设计、测绘后技术总结等诸多工序。如果档案资料记录不清楚、不完整，或丢失、损坏，一旦需要调阅查询时资料不全或记录不详，小则需要补测、重测；大则涉及面积纠纷、经济赔偿等问题，就会给测绘机构以及当事人造成经济损失。

在现实房产交易活动中，商品房预售许可制度和合同备案制度的实施，使建设项目在实施过程中就需要提供较为准确的房产面积数据用于房屋销售、办理预售许可证和签订买卖合同，我们称之为房产面积预测算。建设项目在施工过程中设计变更是很常见的，有时一个项目会出现多次变更，因此预测绘数据很难“一锤定音”。出现变更情况，就必然会涉及到面积变化，就要进行面积的重新计算，因此归档时就要对每一次的变更图纸、变更内容、变更时间、变更测绘结果做详细记录，并要求委托方提供书面变更说明，做到“有据可查”。因为房产面积测绘数据的最终使用者是广大消费者，我们要对数据的准确性负责，对消费者的质疑做出解释。一但出现问题，能拿出“证据”，说明数据来源，从而规避不必要的责任，避免不必要的纠纷。

房产面积测绘有预测、实测之分，在测绘成果资料存档时应当分类整理保存。在实际工作中可以对每一测绘项目按时间先后顺序以丘（地）编号为卷名分别立卷，建立卷目录。同时将测绘项目档案按预测、实测分为预测绘卷和实测绘卷，预测绘卷做为临时档案卷，待实测完成后与实测资料一并按档案管理规定的格式、顺序组卷形成完整档案，并按顺序存档。每一卷要建内容目录，存档记录要内容详细、字迹清楚，相关证明资料齐全、完整，与测绘项目相符。

二、从实际出发，适时建立电子档案目录

随着时间的延续，测绘成果资料档案数量必然会越积越多。采用传统的手工管理模式，建立台帐、编制目录、保存纸质资料已不能适应档案检索查询、利用及管理的需求。随着计算机技术的快速发展，运用计算机技术管理档案已成为发展趋式的必然要求。基本思方法是：以原有电子文档为基础，根据需要以统一丘（地）编号为主索引，建立测绘项目总登记表、测绘项目过程记录表、测绘项目技术报告汇总表、测绘项目统计汇交表等实现不同查询功能的excel工作表，在数据表之间建立关联，从而实现按丘（地）编号、按坐落位置、按委托单位等内容进行查询的功能，这样可大大提高测绘查询、调图环节的工作效率。

实践证明，电子档案目录的建立，提高了工作效率，方便了档案的管理、查询工作，而且在入档时能有效避免项目的重复登记、漏登记等现象。测绘成果资料可即时整理、随时入档，添加、清除、修改方便快捷。总之，建立电子档案目录，用计算机对房产测绘成果档案进行管理，具有检索迅速、查找方便，而且可靠性高、存储量大、保密性好、存储寿命长、成本低等优点。

三、建立数字化档案是房产测绘成果资料档案管理的发展趋势

2005年4月国家档案局行业标准《纸质档案数字化技术规范》为档案数字化管理提供了技术标准方面的支持。

房产测绘成果数据最终用于房产登记交易，是房屋确权的基本依据。因此测绘档案资料的查询利用率是比较高的。在实际工作中，电子档案目录的建立，虽然提高了测绘工作的检索、查询效率，但它并不能反映成果档案资料的全貌，对于需要了解数据详细情况时，还是要调阅档案原件。因纸质档案有不易保管、当海量信息时查询时间长等弊端，不能适应时展的要求。

将每一个测绘项目按测绘统一要求给定一个丘（地）编号，按时间先后排序，将该项目的证明资料、测绘部门业务资料、现场数据记录等纸质资料通过计算机扫描技术转化为能被计算机识别的数字化档案信息，以数字化的形式存储，建立档案信息数据库，同时与电子档案目录的主索引实现关联，利用计算机系统进行统一管理，使档案的完整性、实用性更强。

面对大量的测绘业务信息，实现测绘档案的数字化管理，在档案管理方面将会起到很好的作用：一、查阅档案可以通过计算机检索，直接从系统中调出数字化文档，而不必再去翻阅纸质档案，从而降低了纸质档案的使用频率，延长了纸质档案的保存时间。二、利用计算机的检索功能，可以有效的剔除纸质档案中人工整理时不易发现的重复资料，减少档案页数，有效节约了库房空间。三、数字化档案数据库可实现异地备份，提高档案保管的安全性。

综上所述，房产测绘成果资料档案的数字化是房产测绘成果资料档案管理发展的必然趋势。以传统档案管理模式为基础，采用科学手段，运用先进信息技术改造档案管理方式，实现档案管理的数字化，确保档案安全、方便档案查询利用，将使测绘成果资料档案管理工作实现质的跨越。

参考文献

[1]《房产测绘技术与管理》.姚承宽.编.

档案资料管理方案范文第2篇

实现基建工程档案资料管理的科学化，不仅能够发挥依据和凭证作用，还有利于经济的可持续发展。笔者在总结自身多年档案管理工作经验的基础之上，具体分析了基建工程档案管理科学化的意义，并提出了行之有效的档案管理思路和方法，以期对基建工程档案资料管理工作提供指导和借鉴。

关键词：

基建工程；档案；分类归档；档案管理现代化；新能源

基建工程档案管理即是对基建工程建设过程中形成的科学资料进行系统整理、分类采编的工作。为了更好的对档案资料加以保存和查询，充分利用档案资料的借鉴作用，档案管理者应该形成一套合理的有规划的管理思路，并采取科学的方法提高管理水平。以下，笔者根据自身长期从事档案管理工作的经验为新能源发电基建工程档案管理总结出可行的思路方法。

一、系统分类整理

当下，基建工程档案资料越来越受到重视，在国家档案局制定颁发的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》中，基建工程档案就被纳为科技档案的一大类别，并明确规定了对这类档案进行管理建设的规章制度。

由于基建工程存在多个周期，其档案资料也需要根据工程的不同环节、档案资料的类型进行合理的、系统的分类整理，以提高档案管理专业化水平。具体来说，对基建工程档案的分类可以遵循以下思路：1）依据国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》、住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》所制定的准则，按要求对文件资料进行整理和归档。2）按文件材料内容进行分类归档。为了使档案资料的归类更加有序，应该采取合理的方法来进行分档，由于基建工程从设计方案到执行再到验收会经历多个互相关联又相互独立的环节，因此，可以以此为依据进行档案的分类。根据工程实施的不同阶段，基建工程档案大致可以分为以下几种类型：工程预备文件、工程施工文件、工程检收文件、工程监管文件。其中，工程预备文件包括项目申请资料、初步设计方案、财务预算资料等，主要是工程施工的前期预备阶段形成的档案资料；工程施工文件包括施工过程记录、工程变更文书、施工资质证书等，主要是在实际施工过程中使用的档案资料；工程验收文件则包括工程检验的各项纪录、检验合格证明等，主要是对已完成工程进行检测过程中形成的各类资料；最后是工程监管文件，不同于上述三类文件，监管文件是贯穿于整个工程各环节的档案资料，包括对工程监理的规划、监理月报文件、财务文件等等。

基建工程档案资料类别的初步划分和归档有利于将众多的资料文件系统的加以区分整理，便利档案资料的建设和查询。除了分类归档，还需要对各类档案资料的质量进行检查，并加以修改，使之能够符合档案资料的要求。

二、控制档案资料质量

为了能够更好的查询和利用档案资料，有必要提高档案的质量，确保档案符合国家规定、行业规定。具体来说，高质量的档案资料需要符合以下条件：1）存储的档案资料最好为原件，若原件丢失，应该及时予以复原。2）须将档案文件内容与工程实际情况相对照，保证归档的档案资料内容真实可靠且符合国家技术规范。3）档案资料须采用碳素墨水等耐久材料书写，对于部分用易褪色材料进行书写的资料，应该及时加以誊写，确保档案资料的持久保存。4）归档资料需要确保纸面洁净，图章清晰完备。5）对于档案资料中文字材料和图纸材料，应该检查其是否符合国家标准规格，对不符合标准的文件及时进行修改。档案资料的质量检查非常必要，它关系到档案资料的有效性，并会对此后档案文件的查询和利用产生深远影响，因此，档案管理者必须重视对各类档案质量的检查，确保档案资料的合格性。

三、档案管理现代化

现代计算机技术的普及为档案资料的现代化管理提供了良好的条件，因此，优秀的档案管理者需要对计算机技术有足够的了解并能够灵活的利用这些技术提高档案资料管理的科学性和便利性，因此，实现档案资料管理现代化首先要加强对管理者现代化技术的培训，提高其利用如GPS系统、SCADA系统等现代化技术来管理档案的能力。此外，建设更加先进完备的现代化管理系统也至关重要，当前，在新能源开发行业，基建工程档案管理的硬件设施还不尽如人意，有待投入更多的资金和设备。具体来说，一套完整的现代化档案管理系统应该包括计算机、扫描仪、光盘刻录机等机器设备和缩微技术、光盘技术等，以实现基建工程档案资料管理的数字化。除了在信息技术软硬件方面的加强，在档案管理科学化过程中，还需建立起标准化的档案工作秩序，一方面不断吸取其他部门档案管理的宝贵经验，另一方面注重结合基建工程项目的特点制定和创新档案管理机制。

四、结语

综上所述，在新能源发电部门，基建工程档案资料的科学管理不仅有利于对过往工程项目的记录，还对以后的利用借鉴有很大帮助，因此，采用合理的管理办法十分必要。对档案资料的科学管理主要包括对众多档案的分类归档、对归档资料质量的检查和及时修正、对档案现代化管理的重视和引入。只有严格执行这些步骤，才能够更好地提高和完善档案的整理和保存，更好地服务于档案利用。

参考文献

[1]陈梅英.基建档案的重要性及其管理方法研究[J].中国新技术新产品.2011(03).

[2]李秀琴.试论如何利用综合档案资源管理系统软件实现基建档案的信息化管理[J].科技情报开发与经济.2011(17).

档案资料管理方案范文第3篇

关键词：土建工程；资料整理；归档；要点

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、引言

土建工程竣工资料是土建工程使用、整修与日常维护的重要指导依据。详细、全面的资料整理有利于土建工程竣工阶段的质量控制与成本控制。全面详实的资料是土建工程质量监督与成本控制的重要的资料依据，对于土建工程的整体质量控制管理工作以及成本控制管理工作意义重大。同时，对于土建工程的竣工验收工作也很重要，形成体系化的资料整理工作，有利于竣工阶段的资料验收顺利通过，竣工阶段的资料验收包括工程综合资料验收、工程技术资料验收以及工程财务资料验收等。只有竣工阶段的资料整理工作水平提升才能促进工程验收的顺利进行，使得土建工程投入使用实现其经济效益和社会效益。

二、土建工程竣工资料整理存在的问题

1、相关资料整理工作的法律法规不健全

以前国家也出台过一些土建工程档案方面的标准，工程部门也制定了一些规定。但随着土建行业的发展，建设形势的发展，这些规定、规范出现不够细化，不够全面的问题。导致土建工程资料整理工作无据可依、盲目归档的问题，经常出现一些档案资料归在这一类可以，归在另一类也可以的状况，而且制定的分类办法也不尽合理。而且另一方面土建工程资料档案管理的责任划分得也不明确，有些资料涉及好多单位，这些资料具体由哪个单位来制定，由哪个单位来管理都没有明确的规定。

2、思想层面上不重视

过度重视工程建设而轻视档案资料的管理、归档工作。这是一个顽疾。在土建工程的建设过程中，参加建设的各方，无论其关注点还是主要精力都放在了土建工程的实体上，重视实体建设施工，轻视相关资料整理。因为土建工程的实体是硬件，看得见、摸得着，实实在在能感觉到，有利于经济效益和业绩的实现。而土建工程资料是软件，是管理工作，做了之后，短时间内不会出业绩。往往到了要验收的时候，参加建设的各方才突然发现，工程资料还是一片空白，于是急忙加工加点，突击完成。其结果可想而知。错误的观念是问题出现的根本原因。

3、档案资料管理的制度不够完善

土建工程涉及的专业比较多，参加建设的各方也制定了一些资料管理的制度，但远远不够。难以保证资料管理工作有效、有序地展开，在技术、文件的通知管理方面制度不完善，资料、技术乱用编号，这样一来，在最后归档时自然十分困难，甚至难以展开。此外，在资料的保存和移交方面也没有专门的管理制度与之相对应，尤其在大规模土建工程建设时，具有周期长的特点，土建工程的负责和直接工作的人员也是经常换，在工作人员变动时，资料的移交显得尤为重要。但是，由于缺乏专门的制度，导致资料移交时经常手续不全，资料常常遗失，给资料最后归档带来了很大的损失。

4、专业管理人员的缺乏

资料的管理和归档工作是一门十分难做的工作，因此需要十分专业的资料管理人员。专业的土建工程档案资料管理人员需要既懂得档案管理方面的专业知识，又懂得土建工程方面的专业知识，如施工材料、技术以及数据分析等。目前土建资料管理人员存在的问题就是缺乏专业性综合性的管理素质，造成资料整理相关的专业人员十分缺乏，资料整理工作难以做到位。

5、资料整理不规范

在土建工程建设过程中，档案资料的整理存在不规范的问题。在土建工程建设过程中，参加建设的各方在工程资料的管理上，都投入了一定的人力、物力、财力、机械设备以及施工材料，也做了一些有用的工作。但对于资料整理工作来说，却缺乏规范，例如：体检工程建设日常记录乱填乱写，文件、图纸、设计方案不用统一的规格，资料不按类存放等。由于工程建设过程资料管理的不规范，到最后资料进行归档时工作繁杂，难以做起，这更是直接导致了土建工程到最后验收难的问题。

三、加强竣工断资料整理的措施

针对资料管理、归档工作出现的相关资料整理工作的法律法规不健、全思想层面上不重视、档案资料管理的制度不够完善、专业管理人员的缺乏以及资料整理不规范的问题，提出以下加强措施，以加强资料整理工作水平。

1、转变观念，对档案管理、归档工作要进行足够的重视。参加建设的各方应尽快转变只重视工程而忽视档案管理的观念，提高对档案管理工作的认识，这是解决问题的关键，观念上的不重视是问题产生的根源，除掉根源才能根本解决问题，保证档案资料按时按质按量完成。

2、健全完善组织机构。从工程一开工，参加建设的各方应立即建立专门的档案资料管理部门，不可由其他部门兼任。尤为一提的是建设部门，在工程开始建设之时应立即成立档案管理中心室，负责整个工程的档案管理、归档工作。而且档案管理中心室应是一个独立的部门，他的职责是对其他单位以及建设单位内部的档案管理、归档工作进行监督、催促和协调。施工、监理、设计等部门也应成立专门机构对本单位的档案管理、归档工作进行负责。

3、完善资料管理制度。主要由建设单位负责。建设单位应参照国家和行业的相关规定制定《土建工程竣工资料管理、归档办法》以及相应的《实施细则》。从档案资料的形成到日常的管理，再到最后的归档，都要有相关的管理制度与之对应。在实施过程中，还应根据实际情况进行删减和增加。

4、以建设单位为主，以其他参加建设的各方为辅，所有单位共同努力。建设单位是参加土建工程各单位的龙头，也是主线，他全面负责土建工程的建设。因此在改进档案管理、归档工作时建设单位理所当然需要发挥主导作用。监理、材料供应等各方也应各司其职，负责自己职责范围内的档案管理、归档工作。监理单位的责任尤其重大，他不但要负责本部门的档案管理、归档工作，还应负责对被监理各方的档案资料进行审查、签证的工作，其任务十分重。

5、加强日常的档案管理工作

档案资料是日积月累地积累起来的，日常的档案资料管理工作也十分重要。日常的档案资料能否做好直接关系着最后档案资料的归档。做好平时的日常档案资料管理工作，保证日常档案资料的完整、系统和规范，可以减少档案资料最后归档时的难度。日常的档案资料工作应注意：填写档案时按统一要求，文件的规格要统一，文件的分类要按统一标准，对设计变更要做好登记。

6、实施档案资料分段整编计划。

这个方法可以减少档案资料最后归档时的工作量。在土建工程开工前，根据土建工程的施工进度和阶段制定档案资料的分段整编计划。尽量使档案资料的收集、移交和整理与土建工程保持同一个进度。土建工程建设进行到了哪一个阶段，档案资料整理工作也应同步推进工作进度。避免将所有的档案资料整理工作堆积到最后。土木工程项目每有一个完成，这个项目的档案资料应立即同时进行验收、归档。另外还要注意建立奖惩激励机制，运用经济手段对档案管理、归档工作进行支持。

四、结语

土建工程竣工资料的整理工作对于工程的验收意义重大，是推进土建工程顺利验收投入使用的重要依据。因此建设单位要重视竣工阶段的资料整理工作，注重在工程前期的设计、施工阶段的资料及时整理，以便于竣工阶段的资料整理工作水平的提升。

参考文献：

档案资料管理方案范文第4篇

关键字： 医院 基建 档案资料

【分类号】：R197.322

随着近年来医院基础建设项目增加、规模扩大，并且因为其还具有建设周期长、资金投入大、协调环节多的特点，所以医院基建档案资料的整理归档就显得十分重要，其不但体现了工程质量的实际状况，反应工程的真实面貌，而且也是整个医院档案的重要组成部分，可以为医院的建设、维修、管理、改扩建服务。

1 基建档案在医院管理中的作用

医院的基建档案资料主要是基建项目从立项到竣工交付使用后的各种手续、证件、批复、合同协议、变更等各种类的资料。档案资料是一种不可再生的宝贵信息资源，参与建设的每位人员都有义务和职责做好收集、保护、归档工作。

医院工程基建档案资料体现了参建单位按照建设法律法规、规范标准、强制性条文的执行建设过程中的全面控制情况，并且是为工程质量责任提供真实有效的法律依据，还为城市基础建设及现有工程新建、扩建、改建、维修、管理提供现实数据，同时通过对档案资料的数据统计分析发现和处理质量、安全、管理等各方面的问题。

2 医院基建工程档案的管理

医院基建工程档案资料的管理是一个全过程控制工作，工程档案资料应保持真实可靠性，不可随意涂改，并按照工程进度同步进行收集、整理、移交。工程档案资料一般应使用原件并且具有字迹清楚、图样清晰、图标整洁，当使用复印件的时候要具有可追溯性；需要多方签认的资料文件应由责任单位负责，并且签字盖章齐全，内容完整真实，并且逐步进行信息化管理，适于长久保存。

对于作为建设单位的医院主体来说必须对资料的管理负总责，并建立资料管理规章制度，并和监理一同督促和规范施工单位资料文档的管理制度，将资料管理纳入到工程建设的各个环节和各个人员的职责范围，医院建设单位应该负责过程中勘察、设计、监理、施工等单位组卷归档的工程资料；特别是对列入城建档案管接收范围的工程，建设单位应在组织竣工验收前提请城建档案馆对竣工资料进行预验收。

3 医院基建档案文件的形成

从医院项目立项建设开始到竣工验收资料提交过程中，期间要针对各个阶段形成各种档案资料文件，一般如下：

1 项目申请阶段主要进行《项目建议书》的编制及主管部门对项目建议书的批复。

2 在项目立项阶段主要是进行《可行性研究报告》和《规划意见书》的编制及主管部门批复。

3 对列入年度建设计划的医院项目进行年度计划项目申报及上级部门下发年度计划项目表。

4 在征地阶段主要进行《规划意见书》、《建设项目用地预审意见》、《建设用地规划许可证》、《建设用地批准书》、《国有土地使用证》、《地形测量报告》等文件的办理形成。

5 在勘察阶段进行勘察招投标工作，形成《建设工程勘察合同》、《工程地质勘察报告》、《水文地质勘察报告》等。

6 设计阶段进行设计招投标工作，形成《建设工程设计合同》、《建设工程设计概算》、《初步设计及设计说明》等；报审阶段形成《设计方案审查意见》、《建设工程规划许可证》

7 施工图编制阶段形成《施工图及设计说明》、《设计计算书》；报审阶段形成《施工图设计文件审查通知书》、《施工图审查报告》、《建设工程消防设计审核意见》等。

8 监理招投标阶段形成《监理中标通知书》、《建设工程委托监理合同》。

9 施工招投标阶段形成《施工中标通知书》、《建设工程施工合同》。

10 办理开工手续形成《建设工程质量、安全监督手续》、《建设工程施工许可证》、《施工现场移交单》

11 在施工阶段要注意《工程变更及签证》、《专项验收文件》。

12 在预验收前形成《建设工程竣工档案预验收意见》、《单位工程竣工预验收报验表》、《单位工程质量控制核查报告》、《单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录》、《单位工程观感质量检查记录》、《工程竣工报告》、由勘察、设计、监理单位出具的《工程质量检查报告》。

13 验收阶段形成《工程竣工报告》、《单位工程质量竣工验收记录》

14 工程移交阶段形成《竣工移交证书》、《房屋建筑质量保修书》

15 移交后办理《建筑工程竣工验收备案表》并向城市档案馆移交工程资料。

上述资料应该按照类别按照形成的时间先后进行归档整理编号，必须包括立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，工程招投标及合同文件，工程开工竣工过程资料文件，工程影音文件等。

3 医院基建档案资料管理需要注意的问题

医院基建档案管理工作的关键是全员重视，而工程的管理、设计、技术人员和施工人员全程参与工程项目，大量的档案产生于此，必须发挥全体参战人员的档案意识，及时归档，认真整理，确保档案资料的完整、准确、真实性。同时应该把医院基建档案管理工作要纳入医院计划管理中，从制度上提升档案管理的重要性，真正解决档案不被重视管理的问题。 伴随着医院的发展，要做好基建档案利用、再开发工作，基建档案资料所能提供信息逐步放大，积极开发利用档案信息，提高档案工作的效率，实现档案管理现代化，满足不同的利用要求，从而达到档案价值的真正目的。

4 结束语

医院基建工程是关系到社会民生的百年大计，而基建档案资料的科学管理、有效利用则是保障医院建筑建设、维护、使用的基础，因此必须把医院基建档案资料做到规范化、标准化、信息化，积极开发医院档案信息资源，为医院发展提供完整、正确、真实的基建资料，充分发挥基建档案在医院管理决策工作中的重要作用。

参考文献：

档案资料管理方案范文第5篇

关键词：水电施工企业档案管理

中图分类号：C29文献标识码： A

在全社会环保意识不断提高的今天，水电作为一种可再生的情节能源，成为国家保障能源供应的最佳选择之一。一大批不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋,星罗棋布在各条江河上。水电施工企业作为工程建设的主体，掌握了工程建设现场的第一手资料，将成为竣工档案资料的基础，其档案资料质量直接关系到工程质量评优和达标投产考核。为此,水电施工企业做好工程建设的同时,必须做好项目档案管理工作，保证归档的资料质量，为整个水电项目建设和使用增值。本文将阐述水电工程建设项目档案管理的意义和不足，以及更好做好档案管理工作的对策，以供参考。

一、水电工程建设档案管理的意义

1、为工程纠纷提供法律依据

水电工程建设周期长、参与单位多、协调内外关系复杂，各专业分包商多，工序交接繁琐，甚至会遇到不可抗力因素影响。所以，一旦出现一个或者多个问题，时间长了就会累积、演变成纠纷和矛盾，会给工程建设及质量产生很大的影响。比如：工程建设时是否按照标准化的程序施工，有无偷工减料，进场原材料是否合格，中间产品质量是否达到设计要求，单元工程质量是否到达质量标准，进度款是否按时支付，质量缺陷是否按照要求修补和处理等等。这些问题会在工程建设过程形成的资料中反映，每一个施工活动都会形成记录资料。所以，全面、准确的工程档案资料将为纠纷和矛盾的解决提供法律依据和凭证。

2、为工程信息查询提供依据

工程档案是施工活动中形成的大量真实记载，客观反映工程内部结构和联系。包括各分部（项）工程施工方案、措施、隐蔽工程施工、质量验收资料、设计文件及图纸以及工程建设过程中的往来文函等，都能在档案资料中真实的记录和反映。这些档案资料对工程的使用、维修、改建、扩建、拆除具有指导作用，对防范自然灾害的破坏及破坏后的修复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段。

3、施工企业的无形资产

工程档案管理在一定程度上反映企业的管理能力，也是一个企业软实力的集中体现。竣工档案作为水电工程的一个专项验收项目，其档案归档水平会影响到整个工程是否能通过最终的竣工验收，更直接影响到施工企业的合同履约能力。良好的合同履约能力将为企业赢得良好的声誉，帮助企业在激烈的市场竞争中展现雄厚的竞争实力，逐步成为企业的无形资产。

4、开发新技术、新工艺的依据

在国内水电定额调整周期比较长，而物价水平的大幅上涨，为了降低工程施工成本，水电施工企业不得不进行技术开发、技术革新和施工方案优化。因而，要想取得技术开发和革新上的突破，就需要不断从项目施工方案、技术资料中收集各种数据和资料，进行专门的对照、研究、总结和开发。作为技术方案载体的工程档案资料，其内容有可能成为先进的施工工艺产生的前身。合理利用档案，对水电施工企业新技术、新工艺开发具有重要的意义。

二、水电工程建设档案管理的不足

我国水电建设实行流域梯级滚动开发，建设完成后随即交付运营单位运行。在交付运行前，要进行竣工验收。档案验收作为竣工验收前必须通过的专项验收项目，已经引起了项目法人的高度重视。所以，档案管理工作有了决策层的支持，已取得重大进步,也日益趋于规范，但目前还存在以下不足:

1、工程档案管理意识淡薄

为了使水电站早日蓄水发电，尽快为投资方创造效益。业主、监理以及施工企业往往会更注重工程的有形建设,而忽视档案资料的收集整理，没有把档案管理和工程建设同步起来，档案管理意识淡薄。施工企业的项目经理部更是全身心投入施工生产，所有工作都为施工生产工作让路，没有把工程档案管理纳入日常工程建设管理中。特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下,只重视建设项目的进度、质量和资金的控制,而忽视了工程档案工作的资源投入，从思想意思上没有重视档案管理工作。

2、档案管理工作开展不及时

水电项目档案管理点多、面广、量大,牵涉到较多的部门和单位。比如：施工企业内部各部门、材料采购商，以及专业工程分包商等。在工程建设开工之初，没有及时建立健全、有效的档案管理规章制度,或者建立起来的规章制度得不到有效的落实。档案管理实施细则未及时跟上,对各单位和部门缺乏完善的约束机制。另外，档案管理工作在开工之初得不到不重视,没有在各单位之间形成系统的工作规则，往往会造成执行不到位,出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视,以及不愿配合、不予支持等不良现象。再者，施工企业项目经理潜意识认为随便一个人都能做竣工资料，因而没有配备具有专业知识背景和实际工作经验的档案管理专职人员，或者专职档案管理员工作主动性不强，没有做到定期收集档案资料，并加以整理。等到工程项目完工需办理竣工验收手续时,再来组织大量的人力、物力,突击补充档案资料,导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面。

3、档案资料质量不高

虽然目前水电施工技术已经达到较高的水平，但是水电工程建设仍需要数年时间。水电施工企业因为工作环境艰苦，导致人员流动性非常大。而档案文件的收集整理工作又具有持续性,各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管,档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。而且，在施工期间形成的质量评定资料填写不规范、乱涂乱改的现象普遍存在，甚至有质量表格填写错误的情况。这些现象导致档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制，从而影响到档案资料的质量。

4、档案管理人员配备不足

因对工程建设档案管理不重视,企业或参建单位配备的档案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水电工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案管理验收标准。

三、应对水电工程建设档案管理问题的措施

1、提高档案管理意识

为加强对水电工程建设档案的有序管理,在工程项目开始时对企业各部门人员进行档案法律法规的培训和教育,增强工程档案意识,争取各方面的配合与支持,提高他们做好水电工程建设档案管理的自觉性和责任感。尤其要向企业各部门负责人宣传,增强他们的档案意识,树立“依法治档”的观念,争取他们的重视和支持,摆脱档案管理的处于被动的局面。

2、资料管理必备的专业技能

水电工程涉及的专业较多，知识面广。比如：大坝基础处理、坝基开挖与保护、金属结构制作安装、大坝安全监测等。工程档案资料都是出自施工现场一线。做好档案资料管理必须熟悉施工工艺过程和工艺控制特点，了解施工工艺流程，具备一定的的水利水电专业知识。档案资料管理工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的水电施工专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。

3、提前介入工程建设前期

档案管理人员提前介入工程建设前期，能通过实地查看工程建设原始面貌。对施工范围和工程结构有一个初步的认识，能够掌握所承包的工程专业划分情况，熟悉施工图各专业包含内容，这就为后期档案管理节省检索时间，提高借阅效率。例如借阅者要查看某分部工程施工图，档案员不用再全部施工图纸，因为档案员在前期设计蓝图分发时就已经熟悉了图纸专业涵盖内容，就会直接检索到相应的分部工程图纸。然后，对自工程开工之初所涉及到的设计调整和修改，有一个直观的认识，对竣工图的修改、编制有非常大的帮助。再就是熟悉和校核各类文件，比如：设计变更、工程联系单、工序报验单以及其它文件材料的文件编号、书写材料和纸张是否符合标准，以及施工单位、监理单位和建设方人员审核签字是否齐全。如果档案员不提前介入发现问题，等到工程竣工结束后竣工文件移交给档案室时再发现问题，而相应的工程人员已调到另外新项目，就很难对文件进行补充齐全。