档案管理概论

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档案管理概论范文第1篇

人事档案的功能是由服务对象、内容构成、管理方法等各种因素决定的，人事档案可以全面真实地反映出记录对象的基本信息，包括：基本数据、专业特长、工作经历、业绩水平、政治信息等。传统的人事档案管理是封闭的、单一的，不能够很好地实现以上的人事档案功能。市场经济运行客观上要求建立完善的人事档案管理制度，实现人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作记录，这样才能够为企事业单位选聘人才提供准确而可靠的信息。对人事档案管理制度进行改革，需要调整人事档案管理重心，改变传统管理中重数量轻质量、重外延轻内涵、重自身发展轻社会效益的管理倾向，传统人事管理模式基本属于静态保管型的管理，见物不见人，无法建立起与社会协调发展的人事档案管理模式，始终处于一种自我封闭的、盲目的管理状态之中。人事管理制度改革必须牢固树立科学发展的指导理念，从社会需求的角度出发，以为人服务为中心，突破传统服务理念、技术手段、管理体制的制约，将死档案变为活信息，从而促进市场经济的全面协调发展。

二、当前档案管理改革中存在的问题及其原因分析

第一，人事档案材料的诚信度不高。近年来，企事业单位加快了产权制度和人事制度的改革，流动人员大幅度增加，结果导致配套管理措施跟不上，人事档案材料造假时有发生，诚信度大大降低，这已经成为当前人事档案管理制度无法发挥作用的最大阻碍性因素。档案材料的领会就是诚实信用，这也是档案存在的基本价值，所以真实性是人事档案赖以生存的前提，也是它得以发挥作用的基础，是认识档案的生命。

第二，当前人事档案存在内容质量不高的问题。优秀的人事档案应该全面、真实地记录着人各方面的发展，应该是人最具说服力的正面材料，但是事实证明，当前的人事档案管理部门没有及时更新和补充人事材料，材料内容空话、套话较多，多为“过去式”的材料，信息量严重不足，从材料中根本无法判断出人的个性特征，无法满足用人单位的需求，大大降低了人事档案的价值。

第三，当前人事档案管理方法落后，管理手段陈旧。信息技术的发展改变了人类生活和工作的方式，而人事档案管理部门仍然处于手工填写、记录人事信息的阶段，缺乏基本的管理设备和手段。传统人事档案管理水平有限，究其原因，可以归结为以下几点：其一，缺乏对人事档案管理的认识，重视程度不高。传统观念中认为，人事档案是“神秘”的，记录的是个人思想和隐私等内容，人事档案的作用是供组织上考察了解个人所用的，所以档案材料多是关于个人整治、历史、家庭、社会关系等内容的记载，而忽视了个人德能勤绩的归档，所以无法全面真实地反映出一个人的性格与成长经历。另有一些管理人员不重视人事档案，真假材料不去鉴别，导致材料的真实性受到影响。其二，部分人事档案管理人员的业务素质不高，没有经过专门的业务训练，档案管理意识薄弱，没有足够的能力和精力把人事档案工作做好。加上一些领导不重视人事档案管理，也是造成档案管理问题的重要因素之一。

三、采取有效措施，改革人事档案管理

（1）明确用人单位建档和管档机制。企事业单位应该将人事档案管理当做人力资源管理的重要任务来抓，牢固树立以人为本的管理理念，建立适合市场经济发展的新型人事档案管理制度。建立和完善人事档案管理是所有企事业单位人才管理的一项基本义务和职责，转变管理机制，实现“谁建谁管、建档权、管理权、使用权协调统一”，从而促进人事档案信息的有效运用，从而为国家人才培养提供可靠地人才信息保障。

（2）加强管理，保证人事档案材料的真实性。人事档案材料来不得半点需求，所以必须加强材料内容的真实性。人事档案管理人员工作中必须严把三关。一是把好材料入口关，对材料进行验明正身，有疑问的材料进行调查核实，从源头上切断问题文件入口。二是管理工作人员要把好验证关，鉴别后的归档材料一定有理有据，严肃认真地进行材料鉴定，检查材料是否准确，手续是否清楚，重点信息是否完整，确定无误后方可入档。三是严把人事档案转递关。对调动人员的人事档案进行严格审核和装订，由专门的单位进行取送，要求档案公章完整，个人不能私自带出人事档案。

档案管理概论范文第2篇

在过去的几十年里，多数事业单位由于其自身性质，对生产成果业绩考核工作并不重视，相应的工作档案的记录缺乏完善记录，经常导致脱档、死档、虚假档案的情况存在，再加之人事档案中相关材料并不完善，使人事档案的使用价值受到影响，造成档案利用率较低。

2、档案管理模式的创新需求

信息化时代，事业单位企业化改革在一定程度上推动了传统干部人事档案管理模式的改革。随着网络信息技术的应用，人事档案数据库的建立能够让企业及员工通过该平台及时方便地获取实时档案信息，实现从传统繁琐冗杂低效的传统时代到清晰、快捷、高效的档案管理模式的转变，这将让人事档案管理更加专业化、规模化。在企业化改革的背景下，相对于过去事业单位单一的人事档案管理模式，未来的档案管理模式需要不断的顺应时展，需要以数字化、多元化、综合化趋势为主。在企业生产过程中人动不可避免，同时随着企业化改革的不断推进，企业员工的综合能力将越发受到重视，那么将个人德行、工作业绩、主要成果作为档案记录的主要内容，有利于建立完善综合档案管理模式。综合性档案应该在原有的档案基础上尽可能详细地记录员工的履历情况，掌握更为充分、丰富的资料，以便企业了解员工信息，使之在员工的业绩考核、岗位调整的过程中对其作出客观、准确、综合的判断，以适应企业对于人才多元化需求。

3、关于人事档案管理创新的若干思考

3.1人事档案材料筛选

知识经济发展时代，人事档案需要全面反映的员工个人的履历情况。一份完整的人事档案应具有业务、任务及合同等几个方面的档案材料。其中业务档案应全面反映出员工德行、才能、业绩等情况，任务档案方面要表现员工主要的成就、业绩，合同档案方面要维护劳资双方的权益。作为负责档案管理的人力资源部门，应以我国相关法律文件为依据，保证所保存的档案材料的真实性。对接收放出的档案材料内容进行严格确认，并根据审查结果对材料有针对性的筛选，保证档案材料的真实性、价值性，并做好归档工作。有效鉴别档案管材料是档案管理工作者的职责所在，这就要求档案管理者在筛选整理人事档案材料同时要熟记档案材料的相关各项政策法规以及材料收集范围，对鉴别人事档案材料的各项规定烂熟于心，保证材料质量以及材料真实性，提高其使用的价值。

3.2建立档案管理新模式

在当今网络信息化时代，人事档案管理新体系应主要依据我国的人事档案管理体系分类、分层次的对档案分类管理。结合我国当前人事档案发展情况，综合健全的档案管理模式应具备宏观与微观相结合、整体与细节的结合。以陕西某地勘集团为例，该单位作为国有大型企业公司，该集团的人事档案管理工作需要做到各子公司、分支机构的统一，即在集团公司统一的人事档案管理制度的指导下，各单位、部门根据自身的特点制定相应的部门人事档案管理规定。同时在进行档案管理工作时可借助网络手段，实现对集团公司及下属子公司人力资源的全面了解。现今企业人事档案管理通过利用多媒体、指纹、声音等现代科技手段，在一定程度上弥补了纸质档案材料的不足。企业单位在查看所需人事档案材料时，可通过系统检索、关键词搜索等方式全面直观了解所需人才的资料。网络计算机技术的广泛运用，可以为单位提供优秀、高质量的人力资源信息服务，同时提高了人事档案管理工作者工作效率，这是当今信息技术运用对人事档案创新管理的又一大优势。

3.3强力推动改革工

档案管理概论范文第3篇

关键词：企业 人事档案 管理 改革 创新

随着人力资源在企业管理中的重要性日益凸显，人事档案管理也必须与时俱进，才能顺应企业的发展战略。

1 企业人事档案管理存在的几个主要问题

其一是管理方式方法比较落后。很大一部分的企业人事档案管理工作仍然采用的是手工操作，重在收集，简单地进行分类管理，方法繁琐，操作起来极为不便，而且效率低，反应慢，由于轻视提供增值服务，大多数企业没有使用现代化和信息化手段，使档案信息陈旧，内容单一，日常表现空乏，形式雷同。有些企业配备了计算机作为数据库，只用来存储和简单检索，信息存储量太少，所以实用性比较差。从这一点上看，人事档案管理已经严重滞后于人力资源管理的改革。因为人才的录用和晋升，其人事档案是重要参考，这对档案管理工作的主动性和系统性提出了高要求。

其二是档案材料内容不齐全，信息不真实。企业员工人事档案应当完整，信息必须准确，这是档案管理的关键指标，但在实际工作中存在许多明显不足，比如没有完整收集企业员工档案中必备的材料，包括学历证明、技能证书等，导致重要材料缺失，再如鉴别不准确的问题，把一些本来不该归档、手续不完备，甚至存在问题的材料归档，影响了真实性。再有就是没能及时整理，及时按规定归档，导致无序管理，甚者，一些企业没有配套相应的基础设施不配套，材料随意摆放，档案管理的环境比较恶劣，加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视，制度不严，执行不力，管理混乱，档案的转入、转出、查阅等不按正常手续随意进行，严重违反相关规定。

其三是人员素质建设不足。随着人力资源管理的不断深入，人事档案管理手段也相应调整变化，对从业人员提出了知识化、年轻化、专业化等要求，但现实与需求之间存在明显差距，例如人员配备比例不足，甚至无人管理，或是兼职管理，档案管理员的素质较低，原则性不够，不熟悉业务，不踏实，缺少奉献精神， 整体质量不高。

其四是透明度不高。国家管理的人事档案只面向组织，个人都无法查阅自己的信息，企业在这方面虽有所改进，但开放性还远远不够，这与政务公开、信息公开、公正透明的现代法治精神相违背。

2 改革与创新人事档案管理的几个主要措施

首先，企业决策者必须重视，重新认识人事档案管理工作。企业领导层引起高度重视，各部门才会主动支持这项工作，逐渐认识到员工人事档案的积极作用，用以详实记载员工的特长兴趣和工作阅历，特别是在本企业的工作表现情况，对其职业生涯成长有极其重要的参考作用，以形成正确判断，其重要性与员工访谈相当，所以，企业要建立比较完善的人力资源管理体系，必须从人事档案的整顿和管理做起。

其次，要走制度化和标准化道路，引入现代化的管理理念。档案管理不能等同于一般的文件管理，这项工作专业性很强，属于人事机密范畴，服务于人才评估和运用，因此，企业要树立科学严谨的态度，建立一整套行之有效的规章制度和管理条例，严格执行，厘定人事档案的管理范围和部门职责，通过理顺档案保管、查阅、借用、收集、鉴定归档等流程，严密监管。随着科学技术的深入应用，人事档案管理要采用现代化技术，大面积使用计算机设备存储信息，建立检索系统，方便查阅的同时，提高工作效率和资料可靠程度，更有效而广泛地利用相关社会资源。

其三，要走信息化和资源共享的路线。计算机和互联网技术迅速发展，信息化已经成为人事档案管理的普遍发展方向。由于这项工作实质上就是信息管理，利用计算机技术，开发相应的信息软件，把档案内容从书面文字转为数字信息，使用友好的界面进行管理，可以迅速地在不同部门或单位之间传输数据，实现人力资源共享，大大提高人事档案的利用率。例如根据企业员工的人事档案信息，建立起一整套包括学历、学位、技术职称、职务、晋升、培训、职业技能、管理能力、社会关系、薪酬福利等在内的全部信息。而且，该管理系统还能实时跟踪员工动态，及时更新其近期工作表现和成果，比纯手工的人事档案管理更准确、更及时，记载内容更为完整，帮助企业管理层在尽可能短的时间内准确了解员工情况。这种自动化管理系统的上线，标志着人事档案管理向现代化管理方式迈出了第一步。

其四是从业人员必须专职化、专业化和知识化。由于这项工作必须向现代化和科学化转变，所以要求从业人员在具备敬业精神和职业素养外，还要能够灵活使用和维护计算机软硬件，在文化和历史知识上必须具有一定的造诣。在工作中，尤其是人力资源管理人员的任用上，不能只听领导一面之词，应该严格考核，通过竞争选拔，择优录取，唯才是用，选拔出真正的人才。同时，要定期对从业人员进行相关培训，及时更新其知识结构，提高综合素质，并在职位晋升和福利待遇上增加关注度，解除他们的后顾之忧，专心工作。

参考文献：

[1]薛铨.高校人事档案信息化建设的必要性[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（09）.

[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程，2011（24）.

档案管理概论范文第4篇

摘要：结合教改工作实际，针对教改工作中档案工作的特点，就其中的特点、工作经验、工作方法等进行了分析和总结。

关键词：教学改革；档案工作；建设

高校档案是高校历史的真实记录，与高校各项工作紧密相连，它真实、详尽、准确地反映着高校教学、科研和管理等工作的情况。譬如，随着整个社会改革开放的深入，高校中的教学改革早已成为高校中心工作之一，与之相应的，也就有了相关的高校教改档案工作。做好高校教改工作中的档案建设，一方面，有助于推进高校教改工作深入进行；另一方面，也许极大地促进高校其他各项工作的开展。

1高校教改工作中档案及档案工作的特点

1.1高校教改档案是高校教改档案工作的真实记载。真实性是高校档案的基本特征，相对于高校教改档案亦如此，它真实记载着高等学校教育、教学改革的发生、发展、成果取得及推广应用的全过程，是高等学校教改工作重要的信息资源库。

1.2高校教改档案工作是一项综合性工程。高等学校教学改革千头万绪，错综复杂，它不光牵涉到教师的教学工作，还与学校的教育、教学管理工作、学生管理工作、科研开发和利用等工作密切相关。所以说，高校教改工作是一项整体性、综合性工作，因为也决定了高校教改档案具有系统、复杂、全面的特点。

1.3高校教改档案工作具有创造性的特点。高校教学改革本身是一项创造性的活动，其主要目的就在于不断地探索教育、教学及管理工作的新理论、新方法，并为培养高素质创新型人才服务。为适应高校教改工作，教改档案工作也就必须具备创造性的特点。

2做好高校教改档案工作的几个方面

2.1加强高校规教改工作中档案意识

从长期的档案工作中，我们不难看出，档案工作开展得好坏，与档案形成者的档案意识有着极为直接的联系。加强档案形成者的档案意识，是切实做好高校教改档案工作的前提条件之一。

一方面，教改档案是高校教学改革工作的真实记载，它直接在教师教改实践活动中形成，而且均是一些很有价值的档案材料。为做好高校教改工作的档案工作，首先，参与教改工作的每位教师应先意识到，在其从事自己的各项工作时，应该考虑到如何将工作中形成的文件材料按规定移交；否则，教改档案工作的开展将成为无源之水。

2.2在高校教改档案工作中推行“三纳入”、“四同步”原则

“三纳入”，即将档案工作纳入高校教改工作计划之中，纳入教改工作的日常管理范畴，纳入教师及管理人员的岗位工作职责。“四同步”，即档案工作与教改项目的申请、立项工作同步，与教改项目的中期检查工作同步，与项目的结题验收工作同步，与教改项目成果的鉴定、申报同步、工作同步等。

高校教改档案工作是一项综合性的工程，牵涉的范围广、人员多。为做好档案材料的日常收集、整理等工作，保证教改档案的质量，要求我们的档案工作者及相关人员必须注意到教改工作的每一个环节。做好“三纳入”、“四同步”工作，必将为高校教改工作与教改档案工作的相互衔接提供有力保障，为高校教改档案工作的良好开展提供更加坚实的基础。

2.3切实做好高校教改档案的开发利用工作

档案工作，其最终目的在于开发和利用档案。对于教改档案工作而言，一方面，利用现在档案，经过科学整理、分析，可为教改工作提供论证，补充完善教改构想；另一方面，围绕教改资料，进行多渠道、多表达式地搜集档案信息，科学编纂教改信息，为教改工作提供积极的多方位的服务；再者，针对教改实际需要，直接为教改服务，以充分调动广大师生员工的教改积极性，推动教改工作顺利进行。

另外，高校教改档案工作作为一项具备创造性特点的工作，我们在开发档案信息资源时，也就应该相应地进行一些创造性的探索工作。譬如，在档案工作中，我们要变被动为主动，变“保管员”为“研究员”，密切注意高校教改动向，通过“搞活创新”，把“材料”转化为“有生命”的东西，不断为教改工作提供有益的参考和指导。

3做好高校教改档案工作的作用

高校教改档案工作作为高校档案工作的一部分，它在为高校教育、教学和管理等项工作服务的过程中已愈来愈显示出其重要性，它的作用也已逐渐得到人们的认可和赞同。

档案管理概论范文第5篇

关键词：医院；档案管理；改进方法

引言

医院档案管理是医院开展相关管理工作的重要依据，更是医疗、教学和科研研究的理论性基础。现阶段，医院档案管理存在这样那样的问题，对自身的健康持续发展造成了严重的阻碍。所以，医院应根据新医改中提出的要求，树立新的档案管理思想，做好档案管理工作，这已经是现代医院发展过程中急需要处理的重要问题。本文首先指出了现代医院档案管理现状；其次提出了改进医院档案管理的具体方法。以供参考。

1. 现代医院档案管理现状

1.1 缺乏较强的管理观念，档案实际利用率有待提高

到目前为止，医院中依旧有部分职工尤其领导者，未树立起良好的档案管理意识。只对经营予以高度重视，完全忽略了档案的重要性，甚至有部分员工和领导者觉得档案工作有没有无关紧要，未充分认识到其在医院管理中具有的作用。由于他们对档案没有过多的重视，最终导致档案信息资源开发力度不够，档案实际利用率难以提高。

1.2 医院档案管理工作者素质良莠不齐

一直一来，在医院各项管理中，对医疗技术工作者的素质提升有着高度的重视，而在档案管理人员方面，没有制定相应的计划与要求。医院中多数从事档案管理工作的人员并非专业出身，他们的知识面相对比较狭窄、学历也较低，档案管理知识了解的不足，更有甚者之前所从事的职业与档案管理沾不上一点边。所以，他们无论在专业素质还是在文化程度等方面呈现出了良莠不齐的现象，并且，日常工作过程中，档案管理工作者们没有多少的进修机会，根本得不到系统性的档案知识培训，最终造成多数档案管理人员综合素质与管理水平难以适应新形势的要求及发展，毫无创新与活力可言。

1.3 硬件投入不足，现代化管理水平不高

当前，部分医院中由于缺乏医疗用房，经常会缩小档案用房面积，这与档案保管标准规范不相适应。同时，所使用的档案管理设备比较陈旧、管理技术不够先进，严重影响了档案工作的发展。虽然，随着先进科学技术的不断涌现，计算机与网络技术在医院管理中得到普遍使用，促进了医院管理手段的进步，但是，很少会运用先进的计算机与网络技术对档案进行管理，仍有部分档案工作采用的是手工收集与检索，信息量较小，对于档案的收集、开发与利用极为不利。

2. 改进医院档案管理的具体方法

2.1 树立良好的管理观念，加强宣传，促进全员档案意识的形成

档案管理在医院内部管理中属于核心组成部分，医院应做好档案管理的领导工作，将其归列到重要的议事日程范畴中，将其作为医院发展过程中的重点，和医院业务建设统一规划和发展。另外，可采用诸多的形式，如参加相关会议、宣传典型事例等来加强档案工作的宣传力度，以此让医院上下级干部与职工均意识到档案工作具有的重要性与必要性，并且，充分认识到档案和自己平时的工作乃至生活间的紧密关系，积极配合档案管理工作，树立起良好的档案意识。

2.2 培养一批专业的档案人才队伍，提升职工的业务素养

档案管理工作人员的素质好坏直接决定了档案管理水平的高低。要想确保档案管理工作健康高效的运行，就必须定期对档案管理队伍进行必要的教育，以提高其综合素质。实际中，可采用专业培训、进修学习、继续教育等诸多的方式将档案管理人员的业务与知识水平全面提高，同时，还应把档案人员的培养归列到医院的人才培养计划中。对档案管理工作与业务发展予以总结，以确保档案管理水平的全面提升。另外，对于档案管理人员来说，也应积极的对自身业务能力进行培养，实际工作与学习过程中始终以主人翁的态度良好的服务和科学安排医院相关活动，将档案管理工作、医院医学科研、经济建设、管理工作这四方面进行有机的结合，做好临床医疗、科研工作。树立良好的创新意识，进一步拓宽思路，不断创新，提高对新生事物的敏感度以及接受力。

2.3 加大硬件投入力度，突进档案现代化管理

新医改的主要宗旨是始终以公共医疗卫生事业的公益性性质为核心，构建完善的基础医疗卫生制度，良好的服务于广大的人民群众。要想实现这一目标，就需要医院构建档案信息共享平台。现阶段，在医院整体费用中，患者的医疗检查所占比例较大，唯有建立患者档案信息共享（涵盖了病例、病理影像资料），才算得上是一切以患者为中心，为患者着想，进一步减少医疗费用。随着医疗卫生事业的快速发展，国家加大了医疗科研投入力度，不过医院中依旧存在着科研能力不均衡、科研成果无法转化等现象，对医学科研发展极为不利。而如果医学科研信息能够共享，那么，就会避免上述问题的发生，促进医学科研快速发展。

医院要想构建档案信息共享平台，就应购买和档案管理信息化相匹配的软件与硬件。采用先进的计算机技术储存医院中的各项业务以及形成方面的档案，便于需求者的查阅，大大节省了时间、人力、物力、财力，工作效率不断提高。另外，还应构建完善的检查系统，以确保相关人员查阅资料时的快捷与准确性。因此，医院必须加强档案管理自动化、网络化、现代化目标的实现。

3. 结论

综上所述可知，医院档案管理人员应加强学习、积极进取，满足医院发展过程中对档案管理的具体要求，为医院档案事业做出相应的贡献。总而言之，只要我们高度重视起医院档案管理工作，激发全员的档案意识，积极配合协作，就能够实现新医改中所提出的目标。

参考文献

[1] 卫立群. 运用医院信息平台实施档案管理. 健康必读（中旬刊），2011（9）

[2] 周秦. 提高档案管理人员素质的几点思考[N]. 闽东日报，2010

[3] 张东青. 略论档案管理人员素质提高[N]. 江苏法制报，2010