档案管理的方法

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档案管理的方法范文第1篇

关键词： 新医改 医院档案管理 改进方法 医院管理 管理思想 档案管理方法 管理人才 管理手段 档案工作 档案管理人员

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1672-3791(2011)02(c)-0000-00

所谓医院档案，指的是为医院服务的医疗文件材料、以及医院建设发展的历史资料，它是医院在工作活动中所形成的各种文件，比如工作记录、图表、录音、影像资料等各种书面材料及载体材料。这些医院档案记载了各自医院发展史上的优秀成果，可以用来研究医院的经营业绩、同时也对医院的科学发展方向提供了第一手资料；科学系统分析医院档案利于在今后的医疗事业中扬长避短，是医院的宝贵财富。医院档案管理工作可以对医院的行政管理工作、学术研究、科技交流以和法律纠纷等方面起一定的指导作用。

当前，根据新时期医院发展的特点，如何加强医院档案管理，最大限度地发挥档案的作用，对促进医疗事业的发展具有决定性的作用。所以我们应该以新医改为导向，研究医院发展的特点，加强医院档案管理，力求医院档案管规范化、信息化、完整化、现代化。

但随着新医改的推进，医院档案管理也暴露了一些问题。

1制度不健全性与收集效率低下性

档案管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性。而且大部分医院对收入档案管理的内容没有明确的要求，也缺少统一的管理标准与模式，更没有制定统一的收档制度；同时医院在日常管理考核中，也未将档案管理纳入目标考核，导致档案收集效率不高，档案不齐全。

2档案管理人员素质参差不齐

在医院的各项管理中，例来只重视医疗技术人员素质的提高与继续教育，尚未对档案管理人员的素质提出计划和要求。大部分档案管理人员专业出身的较少，知识面较窄、学历普遍偏低，档案管理知识贫乏；甚至于有些档案管理人员是从别的岗位转调过来的。从而导致他们在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐。而且在平时的工作当中，档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，以致于使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

3档案缺失严重，安全性能差

由于长期以来的历史原因档案管理设施不全又缺乏现代化档案管理，以及医院管理的要求，医院设立了管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物、音像档案的综合档案室。而各个科室管理各自医疗文书档案、X 线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案，就形成了多部门管理档案的格局。医院档案管理不够规范，设施不全，设备陈旧、技术落后等问题，制约了医院档案管理工作的发展。

在新医改不断深入中，必须探索一条适应医院档案管理工作发展的新思路，对医院档案工作提出了新的要求。为了搞好档案管理，促进医院档案事业的发展，医院档案管理应如何改进？

（1）以学习为第一任务

加强对档案法的学习，增大对档案法的宣传，增强医院干部、职工的档案意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识，领导重视是做好档案管理的前提。将档案管理纳入医院管理中，与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使全医院从领导到职工都能充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。

（2）重视人才培养，提高人员业务素养

档案管理人员素质直接影响档案管理水平。要实现档案管理工作的可持续发展，则应不间断提高档案管理队伍的综合素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，并将档案人员培养纳入医院人才培养计划。不断总结档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提升。档案管理人员也要主动培养自身业务，在工作与学习中必须以主人翁的姿态为医院的各项活动统筹安排和服务，使档案管理工作与医院医学科研、经济建设、管理工作结合得更加紧密，为临床医疗、教学、科研工作服务。要有不断创新的意识，要不断解放思想，拓宽思路，开拓创新，增强对新生事物的敏感度和接受力。同时，可积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为使用者提供多方面、有实效的信息。

（3）大胆改革，实现档案的现代化管理

档案资源的开发利用是档案管理的主要目的。通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，为医院业务、日常管理及患者服务。同时，合理利用档案可以为医院创造良好的社会效益和一定的经济效益，从而提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。

要实现档案现代化管理。一是要加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施；二是要加强档案现代化管理，利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。三是要配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，提高档案管理的质量和效率。注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使医院档案管理更加现代化、规范化。

（4）积极调研、献计献策、合作共享。

医院档案工作者要深入临床一线进行调研，了解各科室医疗工作对档案信息要求，有目的地从档案材料中挖掘有价值的信息，开展编研工作，编制多种检索工具，为临床、科研、领导决策提供主动服务。同时，了解和研究档案利用的各种反馈信息，加强管理，提高档案利用率。打破院与院之间的界限，加强与各级医院的信息联系，互通档案信息，以满足医疗、教学、科研需要，逐步实现档案信息资源共享。

（5）加强病案的规范化建设。

档案管理必须强调制度化，病案是医院档案的重要内容。要加强对医务人员病案书写的教育，提高对病案严肃性的认识，使医务人员从思想上以予以重视，严格要求，养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度，加强病案书写规范化的培训，要实行专人负责。当前在病历书写中存在代上级医师签名的现象，反映了各级医师对病案书写的严肃性缺乏应有的认识，要强化管理抓落实。实行监督制度，对病历实行抽查，有奖有罚，要使职工明确病历既反映了一个人的敬业精神和态度，也反映了医疗质量的好坏。病历质量低下，很可能由此引起医患纠纷。

（6）制定相应的考核制度。

档案管理是一项长期工作，建立相应的考核制度，必须层层严格把关，责任到人。医院应将此内容纳入科室管理责任书之中，将档案管理与科室工作实绩考核奖惩挂钩，明确科室对档案工作的领导管理、使医院档案管理工作步入新的台阶。

随着时代的不断进步与发展，与人民群众生命健康息息相关的医疗单位面临着很大的提升空间，特别是我国正在进行的医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度的改革，对医院的管理工作提出了更多的要求。医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求我们医院档案工作者不断学习、不断进取，以满足社会进步和医院发展对档案管理的不断提高的要求，为建设有中国特色的社会主义医院档案事业作出贡献，总之，我们要把医院档案管理工作当成是一个专门的学问，调动全员意识来共同配合，以达到新医改预期目标。

参考文献

[1] 楼颖;开发档案信息资源为医院建设服务[N];中国档案报;2000年 .

[2] 洪新;档案需综合管理[N];健康报;2002年 .

[3] 哈君泓 徐萌;病历档案在医疗服务中的作用[N];中国档案报;2003年 .

[4] 周秦;提高档案管理人员素质的几点思考[N];闽东日报;2010年 .

[5] 闫保满;浅谈如何提高档案管理人员素质[N];邯郸日报;2010年 .

档案管理的方法范文第2篇

[关键词]系统科学方法；现代档案管理；关系分析

系统科学方法是按照系统科学的理论和观点，把研究对象视为系统来认识和解决实践中各种问题的方法的总称。系统科学方法要求我们，把研究对象及其内部要素看作一个整体，运用普遍联系和永恒发展的眼光将其看成一个动态过程，把握研究对象的内外环境之间的相互关系，以便从整体上，更科学、有效地认识和改造对象。常用的系统科学方法有信息方法、控制方法、系统分析方法及功能模拟方法等。科学研究的方法，是人类长期进行科学研究的结晶。系统科学对方法论虽然产生的实践不久，但它是科学方法论发展的一种方向，反映了现代科学研究方法的特征。既然现代档案管理是一个复杂的人造系统，具有系统的各种特性，就应该也可以运用系统科学方法论来指导我们的研究工作。系统学的主要任务是考察系统与系统之间、系统各部分之间必然出现的相互联系，并试图确定它们的性质、行为、发展、消亡和再生。系统科学方法论的产生，为发展和提高现代档案学研究水平找到了一种科学的方法。这些系统科学方法在笔者的档案管理工作中发挥着巨大的作用。从档案管理的角度看，档案工作主要包括档案的收集、整理、挖掘、保护、规划及其利用。当我们把档案管理看做一个系统时，系统的几个主要特点就是我们在实际工作中必须要注重和遵循的。其中，整体性、层次性、开放性等系统的三个突出特点在现代档案管理工作中发挥了重要的作用。

一、现代档案管理

档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案归现代档案管理的过程。现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。

档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。但由于现代社会的特征是自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化，因此，档案管理现代化当以这些特征作为努力方向。档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。

二、系统的整体性对档案管理工作的要求

所谓系统，是由若干相互联系、相互作用的部分（要素）组成的具有特定结构和功能的有机整体。系统是各个要素按一定的方式构成的有机整体，系统是诸要素的有机集合而不是各要素的简单地机械相加。因此，各要素一旦构成系统，就失去了其作为独立要素的性质和功能，形成了系统新的规定性，使得系统表现出整体性的特点，从档案管理工作来讲，系统分析方法是为确定系统的组成、结构、功能及效用而对系统各构成要素、过程和关系进行考察的方法，也就是从整体性的观点来审视整个档案管理工作，从整体上协调各个档案科室的相互关系，使其成为具有相互关联、相互制约关系的有机整体。

哈肯认为：“每个系统都表现出它自己的不可还原的特点”。如果我们想要对它们有更多的了解，就必须把它们当做系统，也就是说，当作拥有它们自己的特性的整体。用这种方式，我们就能并消除这些系统某些方面的问题。在这种条件下它们有什么样的行为，他们怎样进化和衰退，在其内部，哪一部分或哪个子系统发挥着控制作用，以及其他问题。档案的管理工作就是一项系统工程，不同民族、不同种类的档案资料互相关联，互相制约，从对档案资料甚至大量文化遗产保护的角度出发，应该在实际工作中设计和实施系统工程，从整体的观点去看待对象，处理问题，这将对档案整理工作实现统筹兼顾，协调发展的效果起到推进作用。为此，我们要看到在档案管理工作中，每个局部的工作都是全局的一部分，各个局部之间不是毫无关联的，而是有机整体，并且各个局部工作的顺利推进也能对全局结构合理化和功能效用的充分发挥起着巨大的推动作用。

三、系统的层次性对档案管理工作的要求

所谓系统的层次性，—方面是指系统由一定的要素组成，而这些要素又是由更低一层次的要素组成的子系统；另一方面，系统自身又是更大系统的组成要素。它本质上揭示了系统之间纵向的或垂直的有序关系。既然档案整理工作仍是一个系统，那么就可以分析其内部的层次结构，在纵向的构成性和横向的相关性关系中理解和把握系统的性质及其变化规律，利用下层系统对上层系统的基础作用以及上层系统对下层系统的改造、约束作用来控制和改造系统，这必将对档案的收集和整理研究工作向纵深领域发展起到促进作用。系统论认为：“诸多事物能够被整合成为一个系统整体，必有互补互利、合作共生的重要性，这是产生有序的基础。”这点，在档案管理过程中体现得尤为重要。对档案的收集，需要档案馆及各级单位积极配合，需要认真整理档案材料，收集整理归档后，移交上一级档案单位。在收集和整理过程中出现的问题要及时与档案管理机构沟通协调，保证档案材料的完善和准确。系统论认为：“外部条件的改变将使系统的某种确定的状态变得不稳定，并且能够为一种新的，有时甚至完全不同的状态所代替。”档案管理工作要求有序进行，因此，在实际工作过程中就要不断调整自身以克服系统的确定性，使系统稳定地保持或达到某种特定状态或者使系统按某种规律变化的过程。在笔者工作中对于—些单位处于特殊工作环境下，譬如没有足够的档案存档空间，人员编制不到位，人员档案法制意识淡薄，档案管理混乱的情况，有必要进行指导及特殊情况特殊对待的人性化管理。另外，建立档案管理制度和档案管理的规范化流程，提出其整改意见并同时获取对方单位的提议及要求。促使档案管理走向规范化道路，以适应现代化档案管理的发展要求，也是保持档案管理系统有序性的必要环节。

四、系统的开放性对档案管理信息的要求

系统可以分为三种类型：与其环境之间没有物质、能量、信息交换的孤立系统；与外界环境没有物质交换但有能量交换的封闭系统；与外界环境自由地进行物质、能量和信息交换的开放系统。档案管理工作系统与环境存在着信息的交换，因为档案管理工作的重心就是让珍贵的历史和个人资料得以持续存在。可以说，档案工作尤其是针对珍贵档案管理工作而言，其管理的目的就是为了使史实资料更好地为现实服务，是一项功在当代利在千秋的事情，档案管理系统的开放性使档案工作的“知古鉴今”作用得以更好地实现。

为了适应现代档案管理系统的要求、档案管理需要信息化转变，这已经成为信息化社会发展的一个重要组成部分。今天，信息化已经成为各行各业提升工作效率的制胜法宝。档案工作是一项既有着古老传统又具有现代化需求的社会基础工作，档案工作要适应现代社会的发展需要，就要进行档案的信息化和数字化建设，通过对各种载体形式的档案信息获取、传输、加工、处理、利用、反馈等过程，实现档案的数字化管理。加大档案的接收和征集力度，扩大其接收范围，把档案收集作为资源重点，要应用先进的科技手段，解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定和利用，同时对档案管理系统进行开发、升级和改版，加快档案数据库的建设。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式、有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工并转化、制作成信息产品，在一定范围实现档案信息的共享，为档案利用者提供高效便捷的优质服务，彻底改变“重收藏，轻利用”的档案管理模式。

从未来档案发展的角度来看，将常用的系统科学方法应用于现代档案管理越来越有其必要性和紧迫性。总之，现代的档案管理是一个系统工程，把系统论的观念、思想、方法应用到现代档案管理，能够让现代档案管理更加科学化、规范化，更能够促进档案事业适应现代社会的发展，提高档案为社会经济建设和文化建设的服务能力。

参考文献：

档案管理的方法范文第3篇

 

在当前社会，交通运输行业发展机会迅速增多，档案管理的难度也在随之增大。而在交通运输行业，档案管理非常重要。档案能够反映出交通运输的具体情况，包括交通运输的经济业务能力、交通运输的管理水平等等，并且能为交通运输相关部门和管理人员提供重要的依据[1]。档案管理工作需要做到保证档案的真实性和完整性，保证档案管理工作的质量，最终为我国的交通运输行业可持续发展提供一定的依据。

 

1 交通运输业档案管理的重要性

 

档案管理工作是交通运输管理工作中的一部分，但是许多人对档案管理工作认识不清，未认识到档案管理的工作的重要性[2]。档案管理是将交通运输行业的相关信息收入起来，并采用科学合理的方法保管好这些信息资料，档案管理实际上是保存历史真实性的一种重要手段，也是作为交通运输业未来发展的重要依据。此外，相关的档案管理工作人员或者相关的专业人士需要对交通运输行业进行研究、需要找到更好的管理办法，管理好的档案可以提供大量并且有效的信息。尤其是档案管理在铁路运输中具有十分重要的意义，一方面我国铁路运输方面的相关政策进行了改革，档案管理需要适应铁路运输发展的需要。另一方面，铁路运输当中涉及到一些相关的技术资料，做好档案管理能够为铁路运输业的发展提供极为宝贵的资源。

 

就交通运输行业的具体情况而言，当前我国的经济水平在不断提高，交通工具形式多样，运输频繁[3]。在这一过程中也存在许多新的问题，我国交通运输的压力在逐渐增大，各部门的工作不能很好地衔接，因此档案的管理质量也随之下降。交通运输业档案的内容记录了车辆的一些基本信息以及这些车辆的基本信息，但是目前全国的交通运输流通极为快速，记录在册的档案的完整性与真实性受到一定的影响，同时也会影响到工作人员的档案管理进度与质量。当前，我国交通运输管理朝着信息一体化的方向发展，因此档案管理就更显得重要。工作人员需要在充分了解交通运输业发展趋势与特点下，做好其档案管理工作。

 

2 交通运输业档案管理的问题

 

2.1 缺乏档案管理工作意识

 

档案管理工作属于“后勤”工作，不能为企业产生直接经济效益，因而多数交通运输企业不重视档案管理工作，虽然档案管理工作属于日常工作内容，但是档案管理工作不重视资料整理归档，而资料整理归档是档案管理工作的基础和重点[4]。不少交通运输企业不仅不重视资料整理归档，甚至认为整理和归档资料反而浪费企业的时间和精力。由于交通运输企业缺乏档案管理意识，不重视资料整理归档，许多具有价值的资料丢失或变质，失去原有价值。

 

2.2 档案管理工作不规范

 

档案管理是一项规范系统的工作，需要专业的档案管理机构作为支撑，为档案管理提供组织和制度保障。但是部分交通运输企业的档案管理工作极为不规范，档案管理工作接线模糊，档案管理工作缺乏专职人员，管理工作多由其它岗位职工兼任，甚至部分企业未设置档案管理部门。由于缺乏统一的档案管理部门，档案管理工作缺乏统一规章制度和标准，各部门档案管理工作缺少协调，导致工作效率低下。

 

2.3 档案管理工作人员的水平不高

 

档案管理工作并非由专业人员负责，而是由各个部门非专业人员兼职管理。由于缺乏专业知识培训和工作经验，档案管理工作只能借鉴其他人员档案管理经验[5]。这种做法导致档案管理工作存在较大的主观性，无法保证档案的完整性和安全性，档案流通及使用也存在许多问题，档案的保存价值下降。

 

3 交通运输业档案管理方法的建议

 

档案管理在交通运输业发展中具有非常重要的作用，并且随着社会各方面的进步，交通运输业的档案管理工作也应当与时俱进，不断完善档案管理工作。本文以下则就交通运输业档案管理工作方法，结合铁路运输的实际，提出几点建议。

 

3.1 加大档案的数字化管理

 

档案管理工作发展至今，已经累积了大量的档案信息，如果要快速准确地找到相关的档案资料，交通运输业中目前存在的检索设备以及相关的技术设备实际上已经不能达到现代社会的要求，档案资料的查找与使用比较繁琐和困难。而档案管理的意义就在于能够得到充分的利用，否则档案管理的价值就不能得以体现。因此，关于交通运输业的档案管理可以结合时展的先进科技产物进行管理，利用计算机技术采用数字化管理方法。

 

例如，在铁路运输当中，档案数字化管理实际上已经实现并在不断完善改进的过程当中。铁路运输管理信息系统已经得到推广应用，一些基层站段、分局、路局的计算机网络体系已经形成了一定的规模。通过档案的数字化管理，档案信息既可以以文件的形式存在，也可以以电子的形式得以保存，并且减轻了工作人员的档案信息录入、检索等工作，档案管理工作的质量也有所提升，并为铁路运输行业提供了更好的服务。

 

3.2 建立健全档案管理制度

 

在充分利用先进计算机管理平台下，交通运输业的档案管理工作效率可以得到极大的提升。此外，为保证档案管理工作的顺利进行，交通运输业还需要结合该行业特点建立健全相关的档案管理制度。档案管理制度是档案管理工作的依据与基础，因此，根据交通运输业的特点，管理制度需要进一步规范化。例如，在铁路运输业中，档案管理制度结合基层站段、分局、路局的实际情况并站在全局的角度，细化、具体化档案管理工作，实现铁路各局各段档案管理工作有序进行。值得一提的是，管理人员在立卷归档工作中，应坚持“以本单位为主”的原则，严格以国务院办公厅《不归档文件销毁办法》为指导。

 

3.3 建设高素质的档案管理人员

 

在当前社会，档案管理工作需要高素质的新型的管理人员。在档案管理工作中，工作人员需要具备无私奉献、甘于吃苦、默默无闻的精神素养。此外，档案管理工作对管理人员的业务能力和知识水平也具有一定的要求。交通运输业的档案管理工作涉及到各个部门，工作量非常大。为此，交通运输相关部门应当注重档案管理人员的建设，不断加强管理人员的业务能力，鼓励管理人员专研学习相关的技术知识与专业知识。在不断学习的过程中，档案管理人员可以相互交流沟通，进而解决实际工作中的问题。值得重视的是，交通运输业的档案管理人员的工作环境与条件相对比较艰苦，相关部门需要给予一定的关心与爱护，关心管理人员的工作情况，针对已存在的问题帮助解决，保护档案管理人员的工作积极性，从而保证档案管理工作的长久进行。

 

4 结语

 

总而言之，交通运输业的档案管理工作对交通运输业未来的发展具有重要作用。虽然目前关于档案管理的工作还存在许多的问题，但是交通运输业中的档案管理部门可以逐步地采取一定的措施，提高档案管理工作的质量与水平，进而促进交通运输业的发展。本文提到的有关交通运输业的档案管理的相关建议研究并不是非常全面，但还是希望能提供一些参考。

档案管理的方法范文第4篇

关键词：建筑工程；档案管理；重要性；措施

Abstract: The construction of archives management of engineering construction is an important and indispensable link, archives management work in a certain extent, can promote the development of modernization, and to promote the harmonious and stable social development. Construction file management work the necessity and key obviously, this asks we must take effective measures and methods, in the relevant state laws and regulations under the requirements of the construction, archives management work into the track.

Key words: construction engineering; archives management; importance; measures

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

一、建筑工程档案管理的重要性与必要性

经济与社会的快速健康发展推动着建筑业的蓬勃发展，这有利于社会的发展，人民生活水平与质量的提高，对和谐稳定社会的建设和发展同样意义重大。因此档案管理的重要性首先必须得到认识，然而要做好档案管理工作并不能单单靠一部人的微薄之力，这需要相关主体以及工作人员全部投入其中。

保持建筑工程档案的齐全性和完整规范性，首先要做到对档案管理工作的统一指导与管理。工程档案是城市建设的产物，也是重要的成果。它能作为累积经验被加以运用和借鉴，也是城市建设的技术储备手段，同时更是城市规划建设工作进行的理论与数据基础，是城市建设和管理的重要依托。城市所有的建筑物、构筑物维修、改扩建工作都要以建筑工程档案为依据，城市建设经济效益的提高必然也要以建筑工程档案为重要支柱，同时城市防范灾难、灾难救护以及灾后战后的重建工作也要依据建筑工程档案。

建设工程档案不仅指导着城市的救灾与灾后战后重建工作，而且是防灾与减低损失的重要途径。建筑工程档案真实客观的记录整个建筑过程并反应建筑施工过程各个环节的本质、规律与联系，对日后的检测与维修、改建扩建甚至拆除等相关活动具有指导借鉴作用，同时也能加快建筑以及档案管理的学术研究的进程。工程档案活力和价值主要还体现在以下两个方面①建筑工程档案与工程使用管理息息相关，工程的使用管理永远离不开档案管理的支持与引导；②建筑工程档案不仅被自身工程所利用，而且被其他同类甚至不同类的工程设计建设参考与借鉴，甚至被反复地屡次地利用。它引发着建筑科学技术研究的发展。

二、工程档案管理中存在的缺陷与弊病

.鉴于各种原因，工程档案的质量及管理中依然问题重重：

.（一）施工管理文件原件缺失。存在设计监理建设单位下发复印件形式的施工管理重要文件的现象，不符合工程资料档案管理的标准与要求。

.（二）工程质量验收签证资料缺乏完整性。由于工期紧张等原因，建设方在现场验收后未能按国家相关规定举行签字仪式。

.（三）竣工文件编制不规范。原始资料很少能能做到分门别类的归档成册，即使部分成册的也存在无目录或者目录错误的现象，甚至还有的存在分部使用代用图的现象，而竣工文件中明确要求具备竣工图一分部工程组卷，这就催生了图纸大量缺失现象的产生。

.（四）施工验收原始签证资料格式有失规范。原始施工验收签证资料在开工前没有做到统一规范要求，却是在施工过程中不断更改和完善，这导致资料在格式内容方面失去统一性，给统一装订成卷的工作带来极大的麻烦和困难。

.（五）施工原始资料书写不规范。字迹潦草、字体不规范甚至错别字的现象比比皆是，大量文件甚至没有加盖印章或者当事人签名，这给后期的编制及归档工作带来诸多不便。

.（六）缺乏统一的管理模式。从档案管理的部门分析，有单独的工程档案管理室的单位在这方面工作比较认真负责。但是还存在大多数的单位没有专门的档案存放地点，没有专职专业没有管理人员，造成档案管理材料缺乏专业性与统一性。

.（七）缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员缺乏档案管理业务知识和专业技能，远远不能满足档案管理工作的种种要求。

.（八）工程资料移交不能保证及时性。工程资料及竣工资料移交过程中普遍存在拖沓情况，造成延误档案的统一管理时间，有甚者会造成资料的丢失。

三、有关完善健全建筑工程档案管理的意见与建议

.（一）建立健全现场办公的管理制度。工程档案管理人员要亲自深入到工程中去，实地考察现场施工情况和进程，参加相关工程技术例会并做好详尽客观的记录，针对性地收集档案对象并了解档案形成时的具体情况。并借鉴前期档案管理中总结的相关工程建筑经验，及时参与解决遇到的种种问题和困难。这要求档案管理人员不仅要对所在的工程做实时检查、档案接收以及理论指导，同时要对登记在册的项目进行调查及分析研究。尤其对比较成功的有影响力的建筑工程项目要着重分析。在进行现场指挥过程中，档案管理人员与建设单位在思想上要达到统一，以应对建设施工过程中遇到的种种疑难性问题，并根据具体情形制定档案编制方案，做好项目档案的示范样本，逐步创出重点工程服务的新途径，能得到建设单位的普遍认可和一致好评。

.（二）要做到统筹部署，不断健全管理体系。建筑工程档案囊括工程中的全方面内容，并且贯穿与工程的整个进程，这就要求档案管理必须包含工程的方方面面并做到全程跟踪指导。尤其建设初期，工程档案管理人员必须积极及时地加入到工程中，这才是遵循项目建设和档案形成的规律，有利于及时收集档案管理材料并做到统筹管理。在工程施工进度中，尽快组织形成企业档案馆、项目档案室、施工资料员的三级管理体系，并保证档案管理与建设进度的同步性。项目申请立项时便要积累文件资料并整理核查，项目竣工验收时文件资料的验收工作也要同期完成，以避免存在遗留问题，从而保证归档工作的效率与质量。

.（三）加强工程档案管理队伍建设。在工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质，首先，要配备档案管理专业水平高、工作能力强的专职人员，负责文件资料的收集整理工作。其次，要保持工程档案人员的相对稳定。并且对档案管理人员进行大量业务指导和培训，使其掌握建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档和具体的归档范围。

.（四）建立资料归档会签制度。工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度，还应与相关部门形成考察培训资料会签制度，避免考察资料的流失，为工程项目日后使用提供方便。

.四、结语

.综上所述，建筑工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。但是做好此项工作远非几个人就能完成，而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视。我们应制定一些具体的措施，严格落实有关的法律规章制度，确保建筑工程档案管理步入良性循环的轨道。

参考文献：

[1] 晋爱萍.对加强和规范工程档案管理的思考[J].科学咨询(决策管理).2010年05期

[2] 曹晓滨.做好公路建设工程文件归档工作[J].科技信息.2010年15期

[3] 鸿芦雁..工程档案材料收集初探[J].兰台内外.2010年03期

档案管理的方法范文第5篇

【关键词】档案；管理；方法

一、机关事业单位档案管理工作中的不足

（一）档案管理意识薄弱。机关事业单位中的工作人员大多重视本单位的专业业务的开展和综合业务水平的提高，对档案管理工作缺乏重视，档案管理制度陈旧、管理人员缺乏专业性、管理方法落后，对档案管理工作缺乏足够的监督，对工作中存在的问题缺乏重视。管理人员很难意识到档案管理工作的重要性，很难以积极的态度投入到档案管理工作中，工作过程中会产生低下效率。机关事业单位的领导和档案管理人员没有意识到档案管理工作是机关事业单位的档案管理工作顺利开展的重要、首要问题。

（二）机关事业单位中缺乏完善的档案管理制度开展。机关事业单位的管理制度中，大多是关于人事和业务相关的，其中很少有档案管理相关的规定，甚至有的机关事业单位管理制度中没有档案管理的相关规定。机关事业单位工作的开展依据主要是相关的规章制度，规章制度的缺乏使工作难以及时、有效、全面地开展。档案管理工作相关制度的缺乏，使档案管理工作开展时缺乏依据和参考，档案管理人员无法展开工作。

（三）缺乏专业人才。由于机关事业单位人员对档案管理工作重视不够，导致机关事业单位中没有足够的专业档案管理人员，很多单位的档案管理人员没有档案管理的专业知识，因此，很多机关事业单位的档案管理工作处于效率低下、程序混乱的非专业状态，甚至处于瘫痪状态，使档案管理成为机关事业单位管理工作中的短板。

（四）档案管理方法落后。由于机关事业单位的档案管理工作相关制度的缺失和相关专业人员的缺乏，档案管理工作缺乏足够的方法，仅能参考其他工作的工作程序和工作方法开展档案管理工作，档案管理方法落后并且不专业，档案管理工作的效率极低，阻碍了需要利用档案的相关工作的顺利进行。

二、提高机关事业单位中档案管理工作效率的有效方法

（一）提高工作的重视程度。机关事业单位的领导和档案管理人员没有意识到档案管理工作的重要性是机关事业单位的档案管理工作顺利开展的重要、首要问题。因此，提高机关事业单位中档案管理工作效率首先要解决的问题就是机关事业单位的领导和档案管理人员对档案管理工作重视不足的问题。目前，机关事业单位实行考核制度，提高机关事业单位相关人员对档案管理工作重视程度的最有效的方法就是将档案管理工作的效率列入机关事业单位考核范围之内，并且进行定期考核。

（二）完善档案管理工作的相关规定。制度的缺乏使工作人员开展相关工作时缺乏依据，因此，提高机关事业单位中档案管理工作的工作效率需要不断完善相关的管理制度和规定。档案管理工作相关制度缺失的单位，应该参考相关的制度规定，尽快制定档案管理工作规定，并在工作过程中不断完善。

（三）选取专业的人员。档案管理人员是档案管理的主体，档案管理人员的专业性与否直接影响到档案管理工作的效率。目前，很多高校中设有档案管理专业，因此，机关事业单位应该选取档案管理的专业人员作为本单位的档案管理人员。对于本单位的非专业的档案管理人员，应进行定期和不定期的专业知识和专业技能培训，不断提高档案管理人员的专业素质和专业水平，使档案管理工作呈现专业性。

（四）采用先进的管理方法。随着各界人士对档案管理工作的重视，对档案管理方法的研究也不断增多，不断创造出更加适合档案管理工作中实际需要的管理方法。随着信息科技的发展，产生了更多档案管理的工具，档案管理工作更加便捷、高效。因此，机关事业单位提高档案管理工作效率需要根据本单位档案管理工作的实际需要选择适合的管理工具和管理方法，并培训相关的专业人员，使机关事业单位的档案管理工作不断专业化，不断提高档案管理工作的效率。

【参考文献】

[1]贾峰.事业单位人事档案管理存在的问题与解决途径[J].活力，2013（1）.