档案管理基础与实务
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档案管理基础与实务范文第1篇
水利水电行业是我国重要的基础产业，档案管理工作是水利水电工程管理中一项基础的、服务性很强的工作。水利水电项目工程量较大，需要分多个阶段进行，其中涉及大量协议、资料、采购文件、水文监测数据等信息，这些信息是档案管理的重要构成部分。在水利水电工程档案管理工作中，需要紧跟时展步伐，严格遵循最新规范的要求。中国电力出版社出版的《水电建设项目档案管理实务》针对水利水电建设项目中档案管理工作进行研究，该书编著的目标在于更好地贯彻实施《水电水利建设项目文件收集及档案整理规范》(DL/T1396—2014)，帮助档案及相关人员理解与掌握标准，可以作为水利水电行业档案管理工作人员的培训教材。全书分为四个部分，分别对规范制定的目的、指导思想、编制原则和主要特点进行了概述，对建设项目文件的收集、整理、归档等内容进行了解读，并对规范的有关条了补充说明。同时，还对水利水电工程项目档案管理实际工作的操作经验进行总结，具有较强的实用性，对水利水电工程档案管理工作的顺利开展和继续完善具有非常重要的现实指导意义。
现代科技的快速发展能够在一定程度上促进水利水电工程档案管理的现代化进程，档案管理信息化对于水利水电工程的发展十分重要。在水利水电档案管理中，计算机档案管理系统的优势十分明显，能够有效提升水利水电工程档案的分类、收纳管理水平。在实际档案管理工作中，运用档案管理软件的难度相对较低，只需要简单地操作档案管理软件就能够有效节省档案实时管理的工作时间，且档案资料的管理和交接存档往往是在一个步骤中完成的。《水电建设项目档案管理实务》一书强调，水利水电工程档案管理工作现代化对于水利水电工程建设发展具有非常深远的意义，档案信息管理工作现代化需要实现档案技术的现代化、档案管理工作组织现代化以及干部专业化。一是档案技术现代化，主要涵盖了档案工作信息化、档案存储缩微化以及激光光盘技术、声像技术、静电复印技术的应用;二是档案管理工作组织现代化，涵盖了现代化管理思想、科学化管理方法、现代化意识培养、专业化档案工作队伍建设;三是干部专业化，主要涵盖了水利水电工程档案管理人员专业素养的提高。综合来看，水利水电工程档案管理现代化是水利水电工程建设的重要组成部分，对水利水电事业的高质量发展和可持续发展有着重要意义。
结合《水电建设项目档案管理实务》一书中的内容，水利水电工程档案管理目前的基本工作是水利水电工程档案信息的收集、整理、归档和保存。水利水电工程档案管理现代化主要从以下三个方面进行:第一，档案管理工作流程科学化。当代的科学技术和手段对于档案信息的收集归纳工作具有非常重要的作用，档案信息资料的收集整理以及归档保存工作需要应用先进的计算机技术来提高工作效率，同时保障档案信息资料的完整性和安全性，作为水利水电工程管理工作重要的参考依据。第二，硬件设备的强力支持。将硬件设备的完善作为促进水利水电工程档案管理工作现代化的重要手段，从而有效解决纸质档案管理存在的问题，如纸质档案易发霉，纸张信息共享能力差等。第三，定时更新档案系统。基于网络系统的水利水电工程档案信息自动化，能够有效地提升档案管理的工作效率，定时更新档案管理系统有助于系统工作安全，为水利水电档案信息存储提供安全保障。同时，还能够跟上水利水电工程管理对档案信息的使用需求，让水利水电工程档案管理更加高效便捷。
《水电建设项目档案管理实务》一书指出，档案管理作为水利水电工程管理的重要组成部分，其研究工作对于提高档案信息管理水平、节省劳动成本、保障经济效益等方面具有十分重要的作用。水利水电工程档案管理工作的现状不能满足不断增长的档案数量和多元化的档案内容，甚至不断涌现的多种载体的要求，水利水电工程档案管理工作现代化的诉求显得愈发重要和紧迫。在这种紧张的局面中，水利水电工程管理工作更需要稳健发展，从档案管理工作现代化的标准出发，从根本上抓好水利水电工程档案管理工作的质量，针对水利水电工程档案管理工作中出现的问题，通过先进技术和设备的引进，不断提高现代化档案管理水平，完善档案管理路径。与此同时，为了实现水利水电工程档案管理工作的深入发展，需要将科技含量作为目前档案管理工作的核心，在档案信息资源管理工作中不断优化，重视现代化水利水电工程档案管理人员的培养，鼓励档案管理人员发挥自身潜力与特长，不断学习和自我提升，以实现水利水电档案管理现代化的目标。
档案管理基础与实务范文第2篇
关键词：数字化；档案管理；信息化建设
数字化时代背景下，档案管理工作的模式与内容发生很大改变，其中最显著的就是档案信息化建设。数字化时代下档案工作人员应该树立信息服务的全新理念，保持高度的信息来源与共享需求，全面收集各方面信息，明白用户的潜在需求，有目的、阶段性的推进档案管理信息化建设，充分满足客户不同阶段的需求。
一、档案管理信息化的必要性
新时期下各行业领域都发生着巨大改变，档案管理工作同样面临着改革，以自身情况与发展为基础，改革档案管理工作，有效改变传统管理方法的局限与不足。数字化时代下档案管理工作主要记录与整理单位工作内容、人事资料、重大举措及发展状况等。档案管理工作有助于协调内部工作、提高工作效率，整理、归类、统计及保存原始档案信息。目前企业改制不断深入，面临着新机遇与新挑战，相关企业要意识到档案管理工作的重要性，不断创新工作机制。接下来笔者主要分析数字化时代下档案管理信息化建设现状及存在问题。
二、档案信息化建设现状与问题
数字化时代下档案管理信息化建设过程中存在一些问题，笔者结合实际工作经验将这些问题归纳总结如下。
（一）资金规模有限
档案信息化建设以基础设施投资与建设为基础，也是实现档案信息化工作的前提条件，可以说基础设施建设质量与水平直接影响到信息化建设成败与高低。信息化建设过程中需要购入大量基础设备与设施，但这些设备与设施价值较高，档案部门往往经费来源有限，造成相关配置与设置较低，不能满足网络信息化建设的标准要求，阻碍档案信息化建设。
（二）缺乏系统规划
档案信息化建设很长时间以来，缺乏统一的规划管理，造成各单位已建成的档案信息化业务与技术缺乏通用性，对档案信息共享产生阻碍。分析市场中存在的档案管理软件，可以发现多以单机版为主，并没有联网功能，不能满足数字化与网络化发展要求。此外档案管理软件缺乏信息管理功能，还缺乏检索文件与信息管理的软件系统。
（三）安全意识缺失
档案信息化建设需要信息技术的支持，而信息技术的使用难免会遇到各种安全性问题，而在传统档案信息管理工作中，很多部门和人员都普遍缺乏必要的安全保护意识，都简单的以为只要有了安全防护体系就能确保信息安全，必要的风险防范意识薄弱。而且很多的档案馆为了放便，都将一些数字化工作外包给相关信息企业进行，没有严格的管理制度，不能进行实时监控，容易发生信息泄密和丢失的危险。
（四）业务素质不足
目前大多数档案管理人员缺乏足够耐心与工作态度，要求其具备一定的计算机知识以满足工作需求。但现阶段从事档案管理工作的人员来源复杂，专业素质存在差别，造成很多工作人员并不了解自身职责，造成实际工作中存在遗漏与不全面的问题。使用计算机时，受到自身学识限制，部分档案管理工作者不能熟练使用现代化设备，影响工作积极性，影响档案管理工作效率，给档案管理工作造成一定损失。
三、数字化时代档案管理信息化建设途径
数字化时代档案管理信息化途径较多，笔者根据上文分析中存在的问题，给出具体的应对解决措施。分别从五个角度展开分析：拓宽资金渠道、规范建设方式、保证资源安全、完善备份管理及提高人员素质。
（一）拓宽资金渠道
档案管理部门在原有资金来源的基础上，不断拓宽资金来源渠道。地方政府在地方预算中纳入档案信息化建设，可以通过扩大电子政务建设规模增加专项资金的规模，保证信息化建设过程中有足够资金支持。除此之外，信息化建设过程中可以引入社会组织，比如可以和电信部门合作，获得免费网络资源与支持等，通过各种方式获得资金、技术及资源等因素支持。
（二）规范建设方式
需要建立统一标准与规范进行档案信息化建设，有效整合内外资源，实现资源共享，实现档案资源的长期保存。信息资源整理、数据库建设及网络建设等都需要得到相关标准规范。现阶段需要不断完善与优化建设标准，推动档案信息化建设工作，实现共享、共用档案信息，优化档案业务流程，提高档案管理整体水平。
（三）保证资源安全
在信息化建设过程中由于计算机技术和应用网络的使用，导致网络安全问题经常发生，对数据库和操作系统产生严重损坏，面对这些问题，档案工作者首先要提高自身安全风险防范意识，处理好相关方面的安全建设工作，保证档案管理工作安全、可靠。同时处理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具体处理措施，做好档案保密和管理之间的关系，做好重要数据的备份处理工作，提高系统安全防范。
（四）完善备份管理
对于企业档案信息，完善档案数据的备份机制非常重要。首先，精细化档案数据备份流程，明确档案人员的备份工作职责。档案人员应当重视日常档案数据的正确存储、及时汇总和定期销毁；其次，制定明确的备份规则，建立数据备份和恢复方案。企业档案数据的备份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以来不重视档案数据备份的重要性，缺乏完善的备份机制；最后，制定数据一致性监控方案。企业档案业务日趋复杂，业务量也越来越大，档案数据存在数据修正等情况，或是出现资料类型合并增减等数据属性变更的情况，从而备份数据和生产数据的结构和数值可能有所不同。
（五）提高人员素质
控制档案从业人员素质，聘用具有相关从业资格证的人员，保证档案管理人员具有一定经验与高素质，在内部形成良好的工作氛围，人人按照规则办事，树立正确的职业观与道德观，通过制度规范行为避免发生渎职行为。除此之外，做好档案管理人员的培训工作，确认档案管理人员熟练掌握档案管理实务技能，从业资格证并不能说明相关人员具备相应的实务能力，各类人员素质参差不齐，企业在聘用后加强培养，提高档案管理技能以适应企业档案管理工作方式。与此同时，企业明确各部门职责，推行岗位责任制。在档案管理工作过程中，需要加大政策执行工作力度，提升互联网实际利用率，尽可能满足档案管理工作需求，实现档案管理工作与数字化时代有效结合，促进档案管理工作更好发展。
四、结语
总而言之，档案信息化建设过程中应用高科技技术，有助于提高档案管理效率，给用户提供更为优质的服务，这也是现代社会发展的必然趋势。除此之外，提高档案信息化安全建设、加快档案信息更新速度，有助于提高档案资源使用效率，推动档案管信息化建设。
参考文献：
[1]韩春霞.信息环境下n案管理的创新分析[J].中国管理信息化.2017（07）：11.
[2]李涛.如何做好大数据时代的档案管理工作[J].黑龙江档案.2016（06）：45.
[3]段炼.数字时代档案管理转变初探[J].教育教学论坛.2013（30）：12-14.
档案管理基础与实务范文第3篇
[关键词]院校合并；档案管理新情况；解决办法
[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2010)12-0208-01
白城职业技术学院是由白城职工大学，白城师范学院分院、白城教育学院和通榆师范学院等四所院校合并建成的，并先后进行了四次更名。学校合并、更名给档案管理带来了新的课题和挑战。如何管理好合并后学校的档案，便成为几年来我们工作中深入探索和思考的一项重要工作。
院校合并后档案管理状况。1999年，白城幼儿师范学校与白城教育学院、通榆师范学校合并，合并后更名为白城初等师范学院；2001年更名为白城师范高等专科学校分校；2004年更名为白城师范学院分院；2007年白城师范学院分院与白城职工大学合并，更名为白城职业技术学院。由于原各校隶属不同的管理单位，办学宗旨、理念及服务对象各异，在档案管理上也各具特色，档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，这就需要把这些以前的档案重新排序，并采取新的管理方式。
要做好合校后的档案管理应需注意两个问题；一是如何处理合并的各院校档案管理体制及档案管理方法不统一的问题。如白城职工大学档案实行集中管理。档案实行微机化，白城师范学院分院档案没有实行分散管理，使用的是手工检索的方法。这些问题成为院校合并后档案管理工作开展的重大障碍。二是院校合并后档案管理怎样强化全员档案意识，建立健全档案管理工作制度，解决全宗划分问题，合理配备档案管理人员，确定档案工作目标。
我认为应该从以下几个方面加以解决：
一、了解档案的重要性，强化档案意识
做好档案管理工作的先决条件就是较强的档案意识，只有这样才能在各部门的配合与全员的支持下把文件材料的收集工作做好，而文件材料的收集是档案管理的基础工作。合校后职业技术学院可让全校各级领导和教职工学习档案法律、法规、档案制度，以此达到强化档案意识的目标。让大家知道档案是事业发展的重要条件、是国家评估的重要指标，每位教职工都有义务和责任支持学校的档案工作，每位教职工都有义务把合校之前存在个人手中的档案及时上交，这个《档案法》的明确要求，也是一位教师，一位公民应尽的义务，同时，针对合校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，要尽快达成共识形成统一的管理制度，使新旧档案集中保管、利用。
二、加强档案队伍人才培养，提高档案人员素质
建设一支结构合理业务娴熟档案管理队伍，是目前档案工作的重中之重。今天信息技术的高速发展，对档案管理人员提出了新的要求，首先要建立一支专门进行档案管理的队伍。这支队伍要在年龄上合理搭配，老中青年龄的人员都要有。这样可以实现专业结构互补，便于发挥整体效应；其次要实现现代化的档案管理模式。在专职档案管理人员的基础上，每个部门选出一名档案联络员，尤其是精通网络管理的技术人员，这样能更有利于档案管理工作。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，是非常不利于工作的。只有建立稳定的档案工作网络，提高兼职档案员的工作积极性，才能使档案工作落到实处，为广大教职员工接受并重视。
三、完善档案管理制度，使档案工作有序开展，使档案工作有可操纵的依据
例行工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是理顺档案管理工作的重点。一是，要用制度去约束档案管理人员。档案管理人员的管理一方面要为学校未来的发展提供以往的一些经验材料，同时涉及到机密的文件，要用制度去约束档案管理人员的保密意识。二是，要用制度去保障档案工作，如通过建立健全的《兼职档案员职责》《综合档案室管理人员职责》等一系列配套管理制度，使档案管理人员职责明晰，权责明确，责、权、利对等，将档案工作常规化，确保档案工作有序开展。
四、结合实际，明确目标，走自主发展之路
院校合并后，办学规模扩大了，办学层次提高了，档案管理工作也应上一个新的台阶。有更高的目标要求，新的工作目标和发展战略应围绕职业教育特点，能更好的指导档案工作有效地开展，一方面在明确档案工作目标的前提下，才会有档案工作的发展总方向，可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，对档案管理的日常工作加以控制，又能通过调整局部，使日常工作的开展向着有利于促进总目标实现的方向前进：另一方面，有了明确的档案工作目标，便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的积极性、增强档案人员的竞争意识。为此，白城职业技术学院根据确定的新目标，进一步加强自身建设，完善各种管理措施，培养了一批档案管理人才，并在调查研究的基础上，总结完善了档案工作中一些根本性的问题，促进我院档案工作的发展。并校后，困难很多情况多变，机遇和挑战并存，在把握机遇的同时，正视认识学院现状积极面对职业院校改革的新形势，采取有效措施，促进我院档案工作的新发展。
[参考文献]
[1]陈兆，和宝荣，王英玮，档案管理学基础(第三版)，中国人民大学出版社，2003年
档案管理基础与实务范文第4篇
一、如何完善档案管理
（一）对档案管理的完善，首先是档案馆员要有对档案管理工作的热爱之情。“干一行，爱一行”，想要干好这项工作，先要热爱档案管理工作，有了这份热情，才会自觉不自觉地为之付出和投入。否则敷衍了事，得过且过，档案编码将成为一堆乱码，查找档案将成为大海捞针，以这样的态度是做不好档案管理工作的。
（二）对档案管理的完善，还要具备档案学的专业知识。这是做好档案管理工作的前提条件。
对档案管理的完善，光有热情是不够的，还要完善档案馆员的专业知识，这样才能科学地管理档案，确保档案管理工作有质有序地展开。档案馆员要认真学习和熟练掌握《档案法》和《档案法实施办法》，能够按照本部门档案管理的各项规章制度办理档案管理事项。这样才可以熟练运用各项制度处理工作中的管理事项和突发事件。
（三）随着科学技术的发展，档案管理手段更加先进和多样化，档案馆员更要具有熟练应用现代化设备的技能，其中能够熟练运用计算机是最基本的一项技能。
计算机的运用已经取代了绝大部分的手写工作，档案的检索方式也由原来单一的手工检索变为手工检索与计算机网络并用的方式。档案馆对档案的整理、编目、保管、外调等方面实行计算机管理，既省时省力，又减少了档案的损毁和灭失率。档案管理运用计算机网络进行管理，更加方便、快捷，是档案管理的一项突破性进展。部分档案馆还开展了网上共享、网上阅读、网上导航以及在线咨询等业务。网络在档案管理中发挥着举足轻重的作用。
四、现代社会是知识的时代，知识是社会发展的动力，所以档案馆员还要具备多学科知识，这样才能更好地完成档案管理工作。
档案馆是以档案信息服务于社会各界的科学文化事业机构。档案的涵盖面广，学科涉及各个领域，这就要求档案馆员尽可能多地了解和知道相关的知识及其发展动态，才能对网上的信息进行准确的鉴别，有针对性地提供所需的相关档案和信息，自如地应对参考咨询工作。随着与国际交流和合作的机会日益增多，对英语的掌握也是必需的。外语是当今档案馆员知识结构中不可或缺的重要组成部分。掌握英语是时代对档案馆员提出的一项基本要求，以保证档案馆在知识日显重要和网络迅猛发展的时代与时俱进，不断提高和发展。
档案管理不但对档案馆员提出了要求，对档案馆员的需求也要有相应的安排和宏观的考虑，要制定规划，立足长远。
二、对档案管理人才的需求
（一）档案方面管理人才的引进也是档案管理应该考虑的一项重要问题，要有长远目标，制定系统、全面的人才培养与引进机制。
（二）对于档案管理的岗位，要根据实际情况，按需设岗，根据人员的学历、擅长、知识结构、素质安排具体的岗位，择优录取，以达到人尽其才。
（三）档案馆员的分工要向专深方面发展，以满足深层次服务的需要。档案馆员的知识更新是要不间断地进行的，需要不断地改进和推进，在工作实践中不断改革和创新，这样才能满足不断发展的新形式，才能按需提供服务。
（四）要给予档案馆员学习和交流的契机，可以根据不同需求有计划地进行在职培训和脱产学习，参加学术科研活动，这样可以扩大视野，提升档案馆员的科研水平和学习水平，使理论水平和学术水平得到升华，提高档案馆员自身的服务意识和素质，不断更新观念，以一种投资少、见效快的方式，进行全面提升。还可以对档案馆员进行岗前培训和轮岗培训，补缺和拓宽档案馆员的知识层面。
对档案管理水平的提高就是对档案馆员知识水平和服务水平的提高，这是馆员一个自我提高和提升的过程，除了注重自身的学习和修养，用知识丰富自己外，还要有创新意识，以更好的服务对档案进行管理，以便档案管理工作更好地展开和完善。
【参考文献】
[1]何屹.档案管理实务.北京大学出版社.
[2]王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社.
[3]薛四新.现代档案管理基础.机械工业出版社.
档案管理基础与实务范文第5篇
关键词：档案 数字化 管理
所谓“数字化”档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。
一、“数字化”是档案管理工作的必由之路。
档案数字化是信息时代的必然要求。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。办公自动化要求档案管理数字化，信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已成普及之势，正是由于计算机的广泛使用，因而形成了大量的数字档案信息，同时也为档案的数字化管理提供了可能。此外，档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性， 社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、“数字化”档案管理的主要障碍。
（一）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。
（二）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档达成困难。据了解，目前很多单位都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。
（三）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。
（四）数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。
三、“数字化”档案管理采取的措施。
（一）加强对档案工作者的培养与培训。一是彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。二是加强档案工作者对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。三是强化档案工作者训练，加强培训，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。
（二）正确处理传统与现代化的关系。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。
（三）加大档案现代化管理的投入。应投入大量的精力关心和支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核范围；各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题；领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高；宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。
参考文献：
[1] 葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.
[3] 彭容.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯，2004.（1）.
