档案管理重点

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档案管理重点范文第1篇

关键词：重点工程档案管理项目组负责制

引言

宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。

一、建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系

宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。

宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。

二、围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道

近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。

在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。

为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。

三、强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力

重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。

首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。

其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。

四、注重实效，健全完善的保证措施

重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。

在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。

4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。

4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。

4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。:

五、开发利用档案信息，促进档案管理工作

档案管理重点范文第2篇

关键词：工程档案;建设项目;档案管理;管理制度

1存在的问题及解决对策

重点工程建设项目的档案是工程建设的真实记录与质量鉴定的重要依据。当前，由于一些施工单位城建档案的整体意识不强，并且严重存在着只关注工程建设却忽视档案管理的情况；只注重眼前的效益，却忽视了长远的效益；注重新闻媒体的宣传效果，缺乏存档的意识；注重文字材料的形成，却忽视了声像档案的收集和保管，这样将会造成部分档案资料散存最终导致遗失。施工单位的工程管理人员一般都是由临时人员所组成，当中有着较强的阶段性和流动性。临时的工程单位和工作人员将造成工程项目文件材料收集不齐与整理不规范。所以，要想解决临时性问题，选配办公人员时要选择有着城建档案专业技术的人员，并建立工程管理制度时要建立档案管理制度，而且要布置和检查工作时要注重检查档案工作。施工单位临时性选好了人员，从而忽略了项目档案管理人员的培训工作。在各个施工企业的工程管理人员是非常注重工程技术人员的技术水平，在选用高级工程技术人员时，就不会聘用中级或者初级的工程技术人员，很多都是大专或者本科学历的人员，一般来说文化层次较高，但是却没有城建档案工作的经验，没有经过培训与专业技术的人员。所以，一些施工单位对档案工作也注入很大的精力，一些档案人员也不断的努力，但是都在凭着感觉工作，其工作成果可想而知也就没有那么完美，很多地方都是不专业不符合规范要求的。由于工程项目有着很大的临时性，这也决定了其不可能对担负档案工作的档案人员进行较长时间的培训工作，因此，要选用现成的档案专业人员来作为解决问题的主要对策。当然，这不是排斥对档案人员短期的强化培训工作，在没有非常专业的档案管理人员的前提下，更要重视对档案管理人员的培训工作。并且还要派送档案管理人员到相关部门进行专业的培训，从而使得档案管理人员能够很好的做好档案管理工作。

2提升重点建设项目档案管理水平的措施

2.1提前介入，分类指导

根据不同项目的特点，来采用不同样式的服务方式，前期介入要做到分门别类。并且按照文件材料形成与工程进度的特点，要从工程建设的开始就要选好专人来负责即时文件材料收集的工作，从而做到档案管理和工程建设保持同步。

2.2强化过程管理和服务

在工程项目开始前和进行施工后以及竣工验收等环节都是要对其进行工程严格的控制，从而来保障施工过程与竣工后的结果保持统一。在一些重点工程开工建设的前期，要将工程竣工档案的质量要求传达到相关的施工单位，并在一些重点工程的建设过程当中，要做到主动到施工现场对施工与监理单位如何编制工程竣工档案进行相关的指导工作。

2.3加大档案信息资源开发力度

做好重点工程项目档案的培训工作，而且要有效结合重点工程建设项目的特点，不断加强对建设和施工以及监理单位档案管理人员的培训工作，培训的内容要具有针对性和可操作性，并且要进行现场操作的示范与现场答疑工作。

2.4保证档案完整、准确、系统

重点建设项目要从立项开始到勘测与设计到施工以及竣工验收等建设全过程的档案都要进行严格的控制，要对档案的完整性做到很好的保障。同时，要不断加强档案管理的硬件建设，配置一些必要的档案办公和各种保护设施，从而使得重点工程建设项目档案得到很好的安全保管。

2.5同步归档

随着我国工程建档案现代化和信息化的不断进步，除了完整的纸质档案，声像和电子档案也在不断的进行。目前，很多重点工程建设项目的建设单位与施工单位以及监理单位都有具体的管理人员，并建立档案管理部门，健全档案管理制度，并且不断加大档案现代化与信息化建设的投入。

2.6做好竣工图的积累和编制工作

竣工图是工程建设当中图实相符的重要依据，竣工图有着法律效率和凭证的作用。要严格检查施工单位要按照国家的相关规定来编制竣工图。在竣工验收时要重点检查竣工图的整体质量，是否和设计变更与工程联系单所修改的一致，要严禁不真实编制竣工图的情况出现。随着一些重点工程建设项目的迅速发展，在城市建设方面，实施了许多城市供水和道路以及桥梁等工程项目，这将在很大程度上提高了城市的整体形象。档案和史册都是代表着建设人员的辛苦劳动与智慧。档案工作在为重点项目建设与发展当中将起到非常大的作用，并受到人们的广泛关注，档案人员要把握好机遇，坚持依法加强对重点建设项目档案工作的监管，从而确保重点建设项目档案工作与建设项目快速发展，使得档案工作为重点项目建设与发展起到非常大的作用。

3结语

综上所述，重点工程建设项目档案很好的体现出了工程项目的实际情况，档案管理工作是工程项目管理当中至关重要的工作，是对历史负责，为现实服务的工作。因此，这就是需要不断加强档案管理的基础工作，对档案资料进行合理的管理及开发利用，从而更好的促进档案管理水平的提高，来实现重点工程建设项目档案工作的价值，也为企业的长期发展提供重要的依据。

参考文献：

［1］赵盼.浅析工程档案重要性及现实运用［J］.山东水利，2017（02）.

［2］杨阳.浅谈工程档案的整理保存与应用［J］.办公室业务，2017（05）.

档案管理重点范文第3篇

【关键词】企业；重点工程；档案管理

工程档案管理是企业工程建设管理的重要组成部分，由于企业重点工程建设具有参建单位多、建设周期长、组织机构临时、建设人员不稳定、管理主体多元、工程项目专业、建设实施系统、施工现场复杂等特点，因此，加强工程档案管理直接关系到整个工程档案工作的质量和效率，保证工程档案的完整、准确、系统、规范。

一、成立工程档案组织管理体系，争取领导对档案工作的重视

工程建设管理机构的成立时，就要结合企业重点工程建设具有 “小筹建、大承包”的特点，抽调既熟悉档案业务知识又对工程建设专业知识有所了解的档案员负责工程档案管理，建立与工程档案工作相适应的档案管理网络体系，由分管领导、专业项目负责人、档案员组成，并明确各工作岗位中档案管理职责；同时，与承建单位及其项目部建立横纵向联系制度，不定期召开业务交流会，及时沟通信息，了解情况，掌握工程档案工作进度；坚持工程建设与档案工作三同步：即工程建设开工与工程建档同步，工程建设过程与档案收集、整理同步，工程竣工与档案交付验收同步。为了保证工程档案工作有章可循、有法可依、规范有序开展，要根据有关档案管理规章制度，结合工程建设具体实际情况，制定建立一整套适合本项目特点工程档案管理的工作制度，使工程档案管理有切实有效的控制措施，并把档案工作纳入领导议事日程，纳入建设管理工作计划，纳入工程建设管理机构的职责范围和工程技术人员岗位责任制。

领导对工程档案工作的重视，并在人力、物力、财力上给予大力支持，是顺利开展工程档案工作的关键所在。因此，在工程施工建设过程中，要积极主动争取领导对工程档案工作的重视，及时反馈工程档案工作在开展中存在的问题，使档案工作摆上领导议事日程，并列入监理例会、专业协调会、商务谈判的主要议题内容来抓，要强调档案工作重要性，同时提出具体的措施要求；要求参建单位，为确保工程档案资料的完整、准确、系统，要通力协作认真做好工程档案资料的收集、整理、移交工作；同时，将工程档案工作的业务经费列入工程预算，能切实保证工程档案工作顺利开展有可靠的经济来源。

二、通过多种途径和方法，提高参建人员档案业务水平

根据工程建设的不同阶段，采取多种形式，组织档案员、工程技术人员，认真学习宣传《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，学习关于建设项目竣工档案验收细则、项目施工及验收技术规范及工程档案的归档范围、保管期限、整理细则、分类编号、案卷质量等内容的有关规定规范，提高参建人员的档案意识，使领导、工程技术人员充分认识到做好工程档案工作的重要性及如何做好工程档案工作，形成人人理解支持重视工程档案工作的良好氛围。

工程档案工作是一项的系统工作，不是单靠档案人员所能完成、做好的，也不能完全依赖工程技术人员，要求所有参建人员必须统一认识、配合协调、依靠共同努力才能完成、做好的。因此，从事工程建设的档案人员必须具备扎实的档案专业知识，并熟练掌握实际操作技能，还必须对工程建设专业知识有所了解；同样，工程技术人员除了精通工程建设专业技术外，也要对档案专业知识有所了解。工程建设初期，要邀请上级档案主管部门领导和专家到工地现场举办档案业务知识讲座，宣传有关档案的法规政策，使参建人员对档案业务知识有所了解，正确认识档案工作在工程建设中的作用和地位，为顺利开展工程档案工作打下基础；同时，要求档案人员参加工程建设基本专业知识培训，使档案人员对工程建设的基本程序、内容、技术规范有所了解，从而促进工程档案整理质量。工程建设过程，要针对项目档案的特点和存在问题，采取请进来，走出去的办法，组织档案人员及有关工程技术人员，对有关档案管理问题进行讲解、咨询，并进行现场操作演示，增强相关人员对档案工作的感性认识和理性认识，以提高工程档案工作质量。工程档案人员和工程技术人员可互相学习、交流，了解对方专业知识和工作内容，保证工程档案收集及时、准确、完整；此处，档案人员和工程技术人员还要正确对待上级主管部门与指导部门对工程档案工作的监督、检查、指导，不断提高各自的管理水平和业务素质。

三、利用经济制约手段，切实有效地开展档案工作

随着社会主义市场经济的深入，建筑市场的规范，合同、协议在工程建设中的作用日益突出。建设单位与承建单位在合同关系中是平等主体，任何手段都不能制约影响有效合同的签订、履行。因此，合法有效地利用合同的法律效力和经济制约手段搞好工程档案工作，是非常必要的。

在与设计、施工、设备供货等单位签订合同协议时，主动商洽将档案工作所要求的条款写进有关合同或协议中，有利于档案部门和有关部门具体操作，可有效防止在工程档案资料交接验收和设备开箱移交资料时推诿扯皮现象的发生。条款内容可包括：归档范围、移交套数、案卷质量、验收交接等具体要求。特别在签订设备供货合同协议时要注意三个问题：一是明确，哪些是设备的随机及厂家必须提供的资料，哪些是设备厂家技术保密及可不提供的资料；二是清楚，对进口设备，要求供货方提供哪些政策性所需的文件材料及其提供的方式，并辨认审核其合法性；三是了解，对成品设备要求提供针对整个设备的质保材料及印刷成套的资料手册，而对非成品设备要求提供集成设备的各构成部分的质保材料及打印装订的资料手册。

目前，某些建设项目为赶工期、早投产收益、早入固资折旧，采取了工程先竣工验收投产，甚至结算工程款项，只留工程维护款，工程档案事后再收集、整理、移交，这样给工程档案工作带来多方负面影响：事随人迁，事后编制竣工档案，破坏了工程档案准确性、完整性；丧失经济制约手段，置工程档案工作于被动局面；甚至出现将部分工程维护款抵消部分应移交的工程档案资料，损坏了工程档案工作的严肃性等等；因此，必须适时强调工程档案是工程建设不可分割的组成部分，并运用适当的经济手段对工程档案工作实行有效控制，增强对工程档案工作与工程建设同步的认识，避免出现工程档案工作滞后的现象。财务部门在进行工程决算时，要注意检查竣工档案资料交接手续是否齐全，竣工验收证书有无档案部门的签字和加盖“档案资料验收专用章”，手续完备的，财务部门才予决算；特别在结算时，要注意审查项目业主档案部门对工程档案资料接收的意见，严把工程款项结算关。对项目档案收集整理不符合规范要求的，可从施工单位工程款中扣缴用于工程档案资料的补办、补测、补绘、编制整理等费用，留项目业主财务暂存，限期整改，待竣工资料收集齐全、整理规范并经档案部门验收后方予返还。

建立相应的奖惩机制。积极争取质量监督部门、地方建设委员会的支持，把工程档案资料的质量列入工程质量的评优评先考核指标范围，并对工程档案资料质量的奖罚及其金额比例、方式以合同的形式予以具体确定；同时，加大工程管理机构内部人员考核力度，把工程档案资料的质量落实到具体的人和岗位，明确职责，奖罚分明。

四、加强建设工程项目档案验收移交的工作

档案管理重点范文第4篇

【关键词】档案管理 项目 招标 一、项目概况

我院病房门诊综合建设项目于2004年开始调研，并形成可行性研究报告，2007年立项，2008年被列入省重点预备项目，2009年被列为福建省重点项目之一，并正式动工，至今仍在紧张地施工中，距竣工验收投入使用尚有一年多的时间，工程耗时长，其档案形成的周期也很长。同时档案形成涉及到拆迁安置、规划、设计、监理、施工等诸多部门，档案的载体有纸质、照片、录像、电子光盘等，因此如何高效地做好病房门诊综合楼的档案管理就成了摆在我们面前的一项重要工作。

二、健全管理组织和制度

医院自项目开始调研，就指定基建办专职人员负责档案的收集，并按规范要求及时向医院综合档案室移交。项目立基后即成立病房门诊综合楼建设项目领导小组，领导小组下设项目办，具体负责重点项目的建设有关工作。同时成立项目档案管理工作领导小组，制定下发了《病房门诊综合楼建设项目档案管理网络及岗位职责》、《病房门诊综合楼建设项目文件归档要求与档案整理规范》，医院综合档案室对项目档案进行统一管理，项目办和施工、监理单位均设有专人负责建设项目档案管理，形成了由医院分管理领导、项目办、综合档案室、各相关职能科室、相关勘测、设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员组成的档案管理网络体系，明确各相关人员的岗位职责。对工程档案资料实和行分级管理，由建设、勘察、设计、施工、监理单位的主管或技术负责人主持各自单位的工程资料管理的全过程工作，使档案管理与项目建设同步进行，保证了资料的完整性。

三、加强档案管理人员的业务能力

医院先后派出专职档案员和兼职档案员参加全省重点项目档案管理培训班，培训内容包涉及建设项目档案管理法规、规章及有关标准解读；重点建设项目档案的收集、分类、整理原则与方法；重点建设项目档案管理基础知识和重点建设项目档案验收与移交等。相关人员参加培训回来后，医院组织相关部门人员和设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员进行座谈，交流学习心得。通过重点项目档案管理的重要性通过培训和座谈，工程管理人员和专兼职档案管理人员在增强档案意识的同时也提高了档案业务水平，为保证建设项目档案的质量打下良好的专业基础。

四、归档关口前移，确保重要档案材料的完整

医院在与勘察、设计、监理、施工等相关单位签订合同、协议时，即对建设项目档案的收集、整理、移交以及档案资料的质量等提出明确要求，确保建设项目档案管理工作在建设各个阶段初始就能得到足够的重视。同时在病房门诊综合楼建设过程中，许多文字材料、合同等需通过办公室文秘人员编辑、用印等，因此为确保档案材料的完整、真实性，医院办公室指定文秘人员在这些文字材料形成时即保留一份原件，并用专柜保管。并在项目办设兼职档案员，负责病房门诊综合楼各类档案材料的收集，一些重要的上级来文均要求及时送交办公室。办公室文秘人员每年年底对一年来收集的进行整理，并编制目录，移交医院综合档案室保管，综合档案档案管理人员根据规范要求对档案进行整理分类。为更好地做好档案管理工作，医院定期召集各相关单位召开的项目建设专题工作会议均邀请医院办公室综合档案室专职档案员参加，同时专职档案员经常现场向工程技术人员和施工人员宣传指导档案工作，在加强与相关单位工作人员联系的同时，增强了他们的档案管理管理意识，使他们有意识地做好项目工程档案资料的收集，确保档案资料的完整性。

档案管理重点范文第5篇

关键词:电子档案 档案管理 高等学校

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况，如表所示，2007年相较于2006年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所，学生总规模增加了两百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

每年，数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。

二、电子档案管理的利弊

1.电子档案在现代档案管理中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。

其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐，对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。

最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的；存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，如果传递记录着5亿文字的纸质档案，这是无法想象的。在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，信息在调用过程中的丢失或延误，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.电子档案在应用中的风险

当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。

(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。

(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。

(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防:

第一，加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态；定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失；还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

第二，规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。

第三，为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。

在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。

参考文献:

[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007(6)

[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008(5)