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[关键词]油田企业 档案管理 重要性 问题 建议和措施
中图分类号:TE326 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2014)44-0352-01
正文 油田企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分,是提高油田工作质量和工作效率的必要条件。只有更好地发挥油田企业档案管理在油田建设发展中的作用,最大限度地实现油田企业档案的价值,才能更好地为油田企业经济的持续发展和相关工作服务。如何做好油田企业档案管理工作,也是目前工作中的重点。
一、油田档案管理的重要性
许多人轻视档案管理工作,认为作用不大,可有可无。实际上,档案对于企业管理有着举足轻重的作用,完善、有效的档案资源能极好地促进企业资源的开发,可以提供各种有价值的信息。同时,企业档案也是文化建设的有机组成部分,一个企业从它创立之初就不断地积累着企业档案,企业的文化思想忠实可靠地记录在企业的全部档案之中。它不但记录着企业产生、发展和企业文化建设的历史,它还能为企业文化建设、生产提供依据和参考。油田企业档案管理主要是油田生产、开发、经营活动的原始记录和重要凭证,记录着油田发展的重要历史阶段,具有不可替代的凭证和史料参考作用,是油田发展极其重要的无形资产,是油田勘探开发和经济活动的基础,是油田寻求长期发展的保证。因此,我们必须重视油田档案管理工作,使档案管理工作在油田勘探开发和生产建设中发挥更大的作用。
二、油田档案管理工作中的问题
1、领导对档案管理工作重视程度还不够。长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要保留好,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就可以。在日常工作中,其主要精力都放在了勘探开发上,很少过问档案管理工作,更谈不上提上议事日程。因此,档案管理工作被忽视,已至于在企业管理检查考核工作中,档案管理工作形同虚设,很少有人检查考核落实。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作,无法适应现在的管理需求。
2、档案标准化程度低。这个问题是我国档案管理的普遍问题。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的,国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件,使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性,我国档案管理体系亦比较复杂,分散管理是其突出特点。同样,油田档案管理工作表面上也都制定了一定的相关制度,但是制度覆盖面并不全面,在制度落实中也存在很大问题,结果导致档案收集从一开始就不规范,少数部门和单位对于需要归档的资料重视程度不够。在档案整理的过程中,缺乏统一的工作标准,存在着井号混乱、类别不清,卷内目录与实际整理不相符等问题,查找一个资料不能准确及时,档案管理输入以及入库费时费力,影响了档案利用的价值。
3、缺乏高级管理专业人员。现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平,较高的文化素质和现代管理技术,精通档案业务,能科学地制定政策和档案事业的发展规划,有较强的组织协调能力和决策能力,在学术理论研究上有很高的造诣。而油田档案管理人员群体中学历一般,缺乏掌握现代化技术的高级管理人才,特别是既懂档案管理和现代化科学技术,又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高,直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,无法解决在工作中遇到的新情况和新问题,在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。
4、档案管理工作不具备自动化管理水平的基本要求。实现自动化管理油田档案的口号在油田企业中已经喊了好多年了,但是档案管理工作仍然没有取得实质性的进展,也远远没有达到网络自动化管理的要求。很多档案室的所谓自动化设施仅仅是具备了几台计算机,但是检索方式和录入方式仍然需要人工进行操作。
三、建议和措施
1、油田企业各级领导要重视和支持档案管理工作。档案管理工作是企业管理工作的基础,各级领导一定要重视和支持企业档案管理工作,要以对历史高度负责、对职工高度负责、对企业发展负责的责任感,切实加强对档案工作的领导。尤其是主管档案工作的领导,应定期听取档案工作汇报,了解档案工作现状,帮助解决工作中实际存在的困难和问题,从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。同时,领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作,发挥各自优势,加强各部门档案管理上的联系,从而全面提高档案的管理工作水平。
2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求:
第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。
第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。
第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。
3、目前油田企业严重缺乏档案管理高级人才,要提高档案管理工作水平,加强对档案管理人员的培训力度,使档案管理人员的工作技能全面提升上来。对员工的培训要具有一定的科学性,结合实际工作案例,为员工讲解在工作过程中主要的问题以及类似问题的解决措施,提高员工的爱岗敬业意识,增强管理团队的专业技能等。
4、强化管理意识,加大投入力度。要关心和支持档案管理工作,投入大量资金和精力配置设备,培养人才,把档案管理纳入单位的工作计划,作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。档案工作经费做到年初有预算安排,特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障,要有专项预算。各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室,购置必备的档案柜,搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施, 有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备,进一步提高档案管理信息化水平,确保档案利用安全,保证档案资料不丢失、不损坏,又保证档案信息不失密、不泄密。
5、纸质档案与电子档案共同发展。增设电子归档系统,运用现代化技术对档案管理体制进行改革,对于信息量大又不便于用纸质档案保存的档案归档到电子档案中,不适用于电子档案的用纸质档案归档,以前的旧档案,只建立检索目录电子档案,使纸质档案和电子档案共存,尽快使档案管理工作与现代化科技接轨。
6、加强档案信息的后期利用和学习。档案资源是每个单位十分宝贵的一笔财富,加强它的后期利用可以更好地保持档案工作的生命力与可持续发展。同时,把其中有价值的部分作为新员工进入单位的一堂学习课不失为一个很好的办法。
参考文献
[1] 任晓云,李金萍,,浅析油田档案管理工作的重要性[J],中国科技博览,2013年第7期.
[2] 张建国,浅谈油田企业档案管理工作[J],企业技术开发,2013年第3期.
[3] 李亚宁,如何提高油田档案管理工作[J],魅力中国,2010年第14期.
关键词:档案管理 高校档案 大学生 对策 措施
1大学生档案管理工作所存在的问题
高校大学生档案管理是一项重要并且艰巨的工作,大学生档案管理的好与坏直接关系到学校的声誉,也影响到学生的就业,甚至会影响到学生今后的前途。大学生档案材料当中记录了大学生在校期间的生活、学习以及各种社会实践锻炼,这都是学校教育、考察和对大学生进行培养的第一手材料,这也更是各个用人单位在招聘人才当中的一个重要参考资料。目前,在我国社会主义市场经济的大背景下,各大高校的大学生档案管理工作出现了很多新的情况、新的问题。所以,对高校大学生档案管理进行认真的探讨是十分有必要的。
1.1相关法律、法规不完善、不健全
在我国所制定的法律当中,虽然一部分内容涉及到了档案方面,但是这些内容很多都十分抽象,也就是说,我国没有针对高校大学生档案管理而专门颁布相关的法律法规。因缺少相关条文的约束,导致了建档标准不能实现统一,最终导致了多数高校的大学生档案不规范、不完整。
1.2学生档案管理工作未实现规范化、标准化
目前,我国各大高校的大学生档案管理机制仍然不健全、不完善,在缺少“标准化”或者“公权力”的约束之下,导致档案的“权威性”遭到了多方面的挑战与质疑,总的来说主要有以下几个方面:(1)归档材料的手续不完整;(2)档案材料页面没有表面确切的日期;(3)页面设置格式不统一;(4)书写用笔也存在不规范等等。
1.3档案管理形式单一,管理技术落后
各大高校的在校大学生的档案是其今后社会人事档案的基础。目前,档案电子化、信息化得到了不断的发展,多数高校的学生档案依旧使用的是纸质档案。据一些高校的工作人员来讲,因目前还没有出现一套权威的,适用的、统一规范的学生档案管理系统,所以,很多高校的学生档案管理模式、管理体制、管理技术手段都相对落后。
1.4档案信息不完整
目前,我国各大高校的学生档案信息不完善。一方面是由归档时间及归档制度不完善所导致的。由于档案信息不能及时得到归档,会造成档案材料当中大学生信息不完整;另一方面是由归档材料不完整所导致的,归档材料一般只是涉及到学生在校期间的入学登记表、入学成绩、在校成绩、学籍、党(团)材料等,这些内容在今后学生发展当中用途是很小的,并且这为用人单位所提供的参考依据也不是很全面。
2改进和加强高校学生档案管理的对策与措施
2.1加强我国高校大学生档案管理工作的法制建设
伴随着我国高等教育的进一步扩招,大学生人数在逐年的攀升,进而使得大学生档案成为高校人事档案管理工作的重中之重。对每个大学生来讲,在校期间的档案是个人档案的基础,也将成为其就业,甚至以后评职称等一系列事情的前提和基础。所以,我国相关部门需要从大学生档案管理工作的实际情况出发,尽早出台一些关于大学生档案管理方面的法规与政策,从而使大学生档案管理实现有法可依,这也为大学生档案管理工作的不断完善打下了坚实的基础。
2.2对大学生档案信息及时收集、整理和归档
大学生的档案所记录的信息包括了该学生在校期间的成长经历,由于大学生的档案材料在其就业当中的起到了重要作用,并且考虑到大学生就业推荐和招聘工作的超前性,因此,档案管理工作人员应当及时对学生在校期间的所有表现材料进行全部收集,并进行认真的核对和填写,这收集、整理等工作应当完全符合档案收集的正常顺序,从而保证了档案材料在整个收集过程当中的保密性、安全性,这不仅是对学生负责,而且也是对学校负责,对用人单位负责,更是对社会的一种负责。
2.3加大归档信息范围
目前,应当根据大学生生活和学习的特点,扩大对高校大学生档案的归档范围,这样,不仅可以记录学生在校期间学习方面的成绩,而且还可以实现学生的个性特征、思想品德、发展潜能、心理素质等多个方面信息的归档。比如:(1)诚信记录。讲求信用、为人诚实,这是做人的一个基本原则。大学生是社会各阶层的精英分子,应该认真地做到诚实守信,并且这也是多数用人单位在选择大学生的前提条件;(2)创新能力。创新是一个民族得以进步的灵魂,它是一个国家兴旺发展的不竭动力。大学生的档案材料不仅需要关注学生的学习情况,而且还应当详尽地记录学生的实践能力和创新能力等。
综上所述,大学生的档案管理工作是关系大学生成长以及今后事业发展的重要工作,应当引起党和政府的高度重视,有关部门应当与各大高校携起手来,进一步加强对各大高校在校大学生档案管理工作的指导。作为高校的档案管理工作人员,应当以高度的使命感和责任心,大胆探索,不断创新,逐步做好大学生档案管理工作,从而更好地为在校大学生服务,为用人单位提供可靠的选取人才的依据。
参考文献
【关键词】档案管理;科学水平;现状
信息化时代的到来对档案管理水平的提高有着促进作用,信息化技术的应用对传统的档案管理模式提出了新的要求和挑战。档案管理过程中,因受到诸多层面因素的影响,管理问题层出不穷,提高档案管理水平就要注重科学方法的应用。
一、提高档案管理科学化水平的重要性和需求分析
(一)提高档案管理科学化水平的重要性。提高档案管理科学化水平有利于提高档案的利用价值,促进经济建设的良好发展,并最终有助于和谐社会的构建,为我国经济社会的全面发展提供有力的支持。
(二)提高档案管理科学化水平的需求分析。提高我国的档案管理科学化水平,各行各业都有着其实际的需求。当前已经入信息化社会,各行各业信息化程度都在不断提高,传统的档案管理工作模式存在诸多问题,已经明显滞后于社会整体进程,只有提高档案管理科学化水平才能为各项工作的开展提供相应的高效服务。提高档案管理的科学化水平是当前时展的必然要求。
二、档案管理的现状以及科学化管理的策略探究
(一)档案管理的现状分析。从当前我国的档案管理现状来看,在诸多层面上还存在着许多问题有待解决,这些问题主要体现在档案资料归档过程中对信息的归集缺乏重心等。一些档案管理人员对档案的价值还缺少充分的认识,如完整地收集档案的信息,就必然会影响档案自身的价值。
对档案进行管理没有注重相应管理制度的完善建立。由于缺乏完善以及科学的档案管理机制,使得具体的档案管理工作缺少理论的指导,对档案管理人员的工作规范性目标就很难有效实现。没有了完善的制度就会制约档案管理人员的责任意识培养,并很难提高工作人员的工作积极性。这些层面的问题的存在对档案管理效果有着很大影响。
再者,没有注重档案管理人员自身的水平提高。档案管理工作的实施需要有专业化的人员,但是在实际中档案管理人员自身的专业水平有限,没有注重自身专业知识技能的加强,在文化素质以及思想道德水平上都相对比较低,这些都会影响档案管理的整体效率。还有就是档案管理理念相对比较落后,这些也会影响管理工作的效率。
另外,在档案管理工作的实施过程中,没有注重档案管理的信息化建设工作。在信息技术广泛应用的情况下,档案管理没有注重信息化的建设,这会从根本上影响管理水平和效率。档案信息化建设过程中,在数据上缺乏完整性,档案的共享度不高,以及软硬件的设备建设方面还没有得到有效完善,这些都会影响档案管理水平的提高。
(二)档案科学化管理的策略探究。加强对档案科学化管理水平的提高,就要从多方面加以重视。
第一,加强对档案管理科学化观念的转变。要想将档案管理的质量水平提高,就要充分注重从思想观念上及时转变。理念是行动的先导,所以在档案管理的工作实施过程中,就要充分注重理性的分析,在思想观念上跟上时展步伐,要创新档案管理体制,及时更新管理制度,不断优化档案管理服务意识,实现档案服务的公益性以及社会性。
第二,对档案管理的科学化目标的实现,就要从档案管理人员专业化水平的提高上进行落实。档案管理人员在自身的专业化水平素养上要不断提高,不断加强档案管理理论以及业务技能的学习,注重专业化的培训,熟练掌握档案管理的一些基础知识技能。在对档案的编目以及文书立卷等方面都要做到熟练操作。要不断提高档案管理人员的职业道德素养和政治素养。
第三,加强档案管理的标准化目标的实现。在对档案的管理发展过程中,要从多方面重视档案管理的标准化发展目标。在对档案的移交以及检查审批的工作实施过程中要注重优化档案资料的保管环境以及保管条件。在档案管理的基础设施的建设方面要加强投入,保障信息化的档案管理业务的正常运转。
第四,档案管理质量水平的提高。档案管理信息化是档案管理发展的重要方向,只有实现了档案管理的信息化目标,才能与时代的发展要求相适应。在传统的纸质档案的管理过程中,管理的效率相对比较低,影响了档案管理整体水平的提高。而信息化技术的应用,通过计算机技术对档案信息进行处理,就能促使档案信息共享功能的充分发挥。
第五,完善档案管理制度。没有规矩不成方圆,在对档案的实际管理工作过程中,要注重管理制度的完善制定,结合实际细化管理措施,形成良好的档案管理氛围。这些措施的实施将有助于档案管理整体水平的提高。
三、结语
综上所述,在档案管理过程中只有充分注重档案管理的效率的提高,才能保障档案管理的整体质量。在具体的管理工作实施中,要紧密地结合实际情况运用相应的管理方法。
【参考文献】
[1]杨丽艳.浅析做好企业档案管理工作[J].办公室业务,2016(13).
[2]计晓丽.提升设备档案管理水平的理论思考[J].科学中国人, 2016(24).
[3]郑丹.提高企业档案管理水平的对策[J].黑龙江史志. 2014(07).
【摘要】
在信息化迅速发展的当今社会,越来越多的电子文件格式被广泛应用,档案管理的对象也由最初的传统纸质版资料和文献变得越来越电子化和现代化,目前我国在档案管理的工作方面运用是的相对保守的传统管理方式,由于长期的管理制度不完善导致了档案管理中的管理缺失,无法在管理工作中适应现代化档案形式的管理需求。
【关键词】
现代化档案;管理水平;管理方法
为针对现代化的档案资料形式的不断向高科技含量和高信息含量的发展方向,只有通过对档案管理水平和管理方法进行提高、发展和完善,利用先进的管理制度,保证在工作方式上对新型档案资料形式的有效管理。因此,在档案管理方法的提高上,要通过科学管理理论和先进管理制度的运用,将对新型的电子资料的管理工作进行合理的分类,利用科学的管理制度提出能够适应当前档案资料形式的现代化档案管理新方法,不断提高档案的利用率。
1 档案管理现代化的含义
我国的档案发展形式在世界信息化发展的步伐上,不断更新档案形式,发展成越来越多样化和现代化的新型电子化档案形式,因此需要同时改进传统档案管理制度,才能保证档案利用的有效性。随着当今社会科学技术的不断发展和更新,对资料的保存方式也越来越多的由传统的纸质格式不断向电子化、多媒体化的方向发展,而对这些现代化的档案信息进行的管理工作,若还是以传统的针对纸质文献资料进行的管理方法进行管理,无法将档案资料的系统性和多样性有效整合,只有针对现代化档案的形式特点和性质,利用科学档案管理理论,成立针对现代化档案管理的新型管理模式,才能将目前的档案管理工作做到能够适应科技化的信息发展水平。
2 进程中存在的问题
2.1档案标准化程度低
随着国家经济的不断发展,我国在档案管理工作方面的管理力度显得相对不高,在实际的管理工作中没有受到相应的重视和影响,因此对档案管理的要求也越来越缺少能够考核管理水平是否正确的档案管理标准。在我国的档案管理中,人员管理普遍比较松散,对档案应有的重视程度得不到保障,在管理方法上存在着许多不符合档案管理标准的工作方式和管理机制,而且在对档案资料进行编排和利用的过程中,存在着大量的分类处理不当和管理方法不完善的方面,如果不进行合理的、科学的改进和完善,在工作中仍然用传统的档案管理方式,必定无法完成现代化档案资料的管理工作。
2.2缺乏档案管理专业人才
档案管理是一项需要重点研究、系统分析的极富专业性要求的管理工作,因此在对管理人员的安排上,需要合理计划、科学分工,首先将档案管理的人员设置做到能够保证档案管理工作正确有效进行,了解新型的电子资料的特点,有针对性的进行不同形式档案的管理。但在我国目前的档案管理工作中,对档案管理人员的设置具有很大的非专业性,对档案管理工作的有效性受到很大的影响,如果要求用现在的档案管理团队的管理水平和管理方式去对科技化、电子化、多媒体化的新型档案资料去进行管理工作,那么在对档案的科学化、专业化管理方面将很难达到应有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保证了档案管理人员的专业水平可以一定程度上提高档案管理在目前管理模式上的传统和不完善,但对于管理资源的投入需要有相应的领导支持和资金支持才能够实现,只有足够的专业档案管理资源才能保证管理工作在技术上和专业程度上能够适应现代化的档案形式。目前我国的档案管理工作普遍存在着管理缺失的现状,除了工作人员数量不足,管理水平不专业之外,更重要还是由于档案管理的工作没有得到领导的重视和管理费用的支持,想要改变传统的档案管理体制,还需要从加强领导介入,提高对工作的支持和资金支持做起,将档案管理工作更加完善的进行。
3 提高档案管理现代化水平
传统的档案管理模式专业水平低,没有足够的技术和资金支持,要想改变这样的档案管理现状,为适应科技化、电子化的档案形式提供有效支持,就需要通过科学管理理论的学习和管理方式的参考提出新型的管理机制。首先针对档案管理标准化程度低的传统管理方法和管理现状,应当进行正确的科学管理理论和先进管理方法的学习和提高。其次在档案管理工作人员专业性水平低的管理缺陷上,应当通过对档案管理人员进行专业化和现代化管理理论的培训,根本上提高档案管理的专业水平。再次,还应改变对档案管理工作的态度,将专业人员和资金投入结合,使档案管理在现代化发展方面有足够的物资保证。
4 结束语
经过对传统的档案管理方式的分析,只有通过先进的科学管理理论和管理方式的运用,将目前的管理机制进行革新,才能够适应当今的电子化、信息化档案发展形势。针对新型的档案形式需求和传统文献资料科学管理相结合,用新的管理方法对新的档案形式进行科学管理。
参考文献:
[1]杨培花,杨德雄.提高档案管理现代化水平的措施[J].现代妇女:理论前沿,2014(1):206
[2]薛红艳.如何提高档案管理现代化水平[J].黑龙江科技信息,2013(9):121
一、医院档案管理工作存在的主要问题
以佛山市第四人民医院为例,主要存在以下一些问题:
1.医院档案意识还比较薄弱:在医院管理工作中,“重医疗、轻档案”的倾向比较突出。如我们医院虽然已配备综合档案室及档案管理工作网络,但有些科室仍没有将本科室的档案工作列人重要的议事日程,缺乏开展档案工作的良好氛围。科室的兼职档案员缺乏开展档案工作的积极性和主动性,影响到档案管理工作的基础。
2.档案人员业务素质不高在医院人才培养中,一般都重视医疗技术人员的教育培训,却不大重视档案人员的业务培训。我院档案管理工作由院办负责,档案员兼职很多,很难兼顾档案工作,加上缺少专业的档案管理知识,严重影响到医院档案管理水平的提高。
3.档案管理制度不够完善、我院虽然制定了档案管理办澎、档案室工作职彭、档案保密制度》、档案保管制度犯《档案借阅利用制度》等档案管理制度,但也还有一个需要完善和实施的过程。
4.档案管理的现代化水平较低。目前,部分医院因经费和用房紧张,导致档案库房设备达不到档案安全保管的标准,也不能满足档案管理现代化的要求,从而影响到整个医院档案管理水平的提高:就我院来说,基本上是传统与现代、手工与自动化并存的局面;档案信息化工作刚起步,各类纸质档案的数字化工作发展不平衡,要全面运用计算机和网络技术进行档案自动化管理,可以说还任重道远。
二、加强医院档案管理工作的措施
1.加强档案宣传工作,增强医院全体人员的档案意识。首先要改变领导对档案工作的看法,争取他们对档案工作的重视,同时,要加强档案宣传工作,宣传档案和档案工作的重要性,提高医院工作人员对档案工作重要性的认识,保证各项管理措施的落实。
2.加强档案人员的学习培训,不断提高专业素质能力。要提高档案管理水平,档案人员的专业素质是一个重要的因素。可加强对现有档案人员的教育培训,让他们的专业知识得到提高和更新,改变知识老化和知识面较窄的状况。一方面,要针对兼职档案人员比较缺乏档案专业知识的情况,及时组织对他们进行档案专业知识培训:另一方面,要配合学习型医院建设,在医院档案人员中营造浓厚的学习氛围,调动大家学习的积极性和主动性。此外,还可以到档案工作做得好的单位参观学习,借鉴先进单位的经验。
3.进一步完善档案管理制度,为加强档案管理提供保证。档案管理制度是医院开展档案工作的准则和保证,档案制度的健全与否关系着档案工作的发展。既要根据形势发展的需要,对已经过时的制度规范进行修订,完善档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密、库房管理制度,又要对原来欠缺的档案管理制度尽快制定。我院近期增加了有关科研档案、声像档案等新型档案的管理条例,进一步规范档案管理工作。此外,通过医院网站和内部文件等形式,向各科室宣传档案的重要性,借此提高每一个医院工作人员的档案意识。