文书与档案管理
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文书与档案管理范文第1篇
关键词：办公室文书 文书档案 管理缺陷对策
一、办公室文书档案管理特征
文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。这些信息资料都是被分门别类存放的，这一阶段的档案管理工作中心是信息收集与整合，之后对其编目和保存。
文书档案中涉及的内容非常丰富，其中包括企事业单位的发展历史、科技发展、设备管理、财务管理以及行政管理等等。
办公室文书工作与文书档案二者之间存在这密切的联系，其中办公室文书的工作内容是收集与整理文件信息内容，之后需要对其进行归档与编目；文书档案管理工作涉及到的工作内容是文件的书写材料、格式以及归档。
二、办公室文书档案管理现状
（一）办公室文书档案管理建设力度过低
通常情况下办公室文书档案资料多数存放于库房底层，潮湿、不通风、灰尘沉积的环境并不利于管理工作正常进行，部分档案室非常破旧，加之存放档案的区域受到限制，导致文书档案职责不明就会出现管理不完善的现象，这样就会出现现有的管理成果与档案管理标准相差甚远。由于档案管理工作得不到重视，从而有限的资金也不会注入到办公室文书项目发展中，从而档案管理工作建设被完全忽略。
（二）办公室文书档案工作认知尚浅
诸多企事业单位在对待文书档案管理工作时缺乏宣传力度，导致工作人员在文书管理过程中对自身的工作职责认知不清晰，档案工作人员平时的日常工作量较大，加以对档案管理工作认识不到位，不愿意花费精力做指导工作，从而导致辖区内的档案信息管理工作存在一定滞后性。工作项目顺利开展，首先要得到领导重视，档案管理工作革新整改需要得到办公室文书领导的重视，因为部分领导在思想意识上没有领会到档案管理的重要性，认为只要有人管理就可以，因此在队伍建设方面没有加大专业力度。
（三）文书档案管理工作缺乏积极性与规范性
工作人员积极性匮乏具体表现：多数企事业单位档案管理人员无论是理论水平、文化水平还是专业素养都或多或少有欠缺。甚至一些工作人员不是专业人员，并不具备文书档案管理工作知识与技能，所以在工作中就会出现主人翁意识的缺失。工作人员调动密集、薪金待遇一般使在职工作人员对本质工作出现懈怠性，不能激发工作人员提升工作素养以及业务水平，导致办公室文书档案管理工作不能够与时俱进。
三、办公室文书档案管理工作有效措施
（一）规范文书档案管理工作
在工作中要进一步实现档案管理与文书工作的有效融合，在文件信息收集与整理时要注意纸张使用的规格、要统一文件格式的使用、要统一笔支型号的选择，这样直接影响到文件信息的管理质量，以此才能够统一实现办公室文书与文书档案管理的现代化管理，使其更加规范化。
（二）培养与塑造文书档案管理人员的专业知识与技能
首先，要良好利用受众群体，抓好档案管理宣传工作，要将社会大众的意识作为着力点，强化群众档案管理认知，使他们感受到档案管理与保存在企业发展中起到的重要作用，同时需要办公室文书档案管理工作人员参加档案业务培训，不断学习专业知识理论以此来丰富档案管理专业知识。其次，档案宣传工作要渗入到领导工作重点范围内，在日常工作中不断增强其思想认知程度，摒弃传统封闭的观念，向办公室文书职能发展观念、社会大众服务意识方向发展，在办公室文书档案管理工作中加大人力、物力的有效投入，从本质上提高档案工作的发展速度，使之与办公室文书等日常工作齐头并进，为企业经济发展起到助推作用。
（三）激发文书档案管理工作人员积极性
首先，需要管理层对待工作人员招募工作要慎重，严格把控招聘人员的专业知识与技能，这样才能够保证员工在工作过程中有责任感；其次，加强办公室文书档案工作基础设施的管理，使硬件能够发挥其工作职能。其次，制定岗位责任制度，健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作，并且认真落实到档案管理具体职位中，将档案信息管理工作细分落实给每一位工作人员，这样可以激发工作人员的责任意识以及事业观念。为确保档案工作队伍稳定的工作状态，要建立有效且健全的激励制度，使工作人员对档案管理的本质充满正面思想。
四、结束语
档案管理工作是建立在文书管理工作基础之上的，所以想要企事业单位的文件信息得到发展与利用，文书与档案管理是一定要得到充分重视的，企事业单位的建设与发展是需要文书档案来记载的，对于以后企事业单位的发展也是有着重要意义的，所以在工作过程中要强化文书与档案管理工作人员的个人素养，使之能够认识到自身的工作职能，使企业的有效资源得到最大化的利用，最终实现企事业单位信息资源的优化，同时也是体现企事业单位管理水平的重要途径。
参考文献：
[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会，2011
文书与档案管理范文第2篇
一、街道文书档案管理的重要性
在一个单位的发展中，文书档案扮演着关键角色，文书档案包括单位的重大事件、发展历史、行政档案和人事档案等，文书档案以纸质为主，并包括影像、电子档案等文书记录。而随着文书档案管理的时代演变，对文书档案管理人员专业素质也不断提出新要求。
在信息化时代语境下，做好街道文书档案管理工作，对开发信息资源推动街道健康发展具有重要作用。由于文书档案具有凭证与参考的功能，因此加强文书档案管理工作，能够有效确保街道信息资源深入开发与利用。文书档案作为对历史的真实记录，完全不同于普通的文献资料，并具有一定的法律效用，因此街道文书档案的记录具有较强客观性和真实性。通过文书档案的科学管理，能够对街道实践活动的深广度加以客观反映，从而为街道未来发展提供历史依据和文献参考。
二、街道文书档案管理存在的问题
我国许多街道组织只注重行政管理和眼前效益，忽视文书档案管理工作，再加上其他主客观因素，通常连档案工作基本要求都无法做到。结合街道文书档案管理现状，笔者总结了以下几点街道文书档案管理的实际问题：
第一，忽视《档案法》的学习。虽然许多街道组织会定期开展法律学习活动，但往往忽视了《档案法》的学习。对档案行政管理部门组织的档案管理业务培训，也都是应付了事，流于形式；
第二，未能构建行之有效的档案管理机制，或是不能全面落实相关制度。许多街道组织存在不按要求将文件归档，随意借出档案，档案损毁不追责，奖惩制度设置不科学等问题；
第三，没有成立专门的档案管理机构和人员。街道档案人员通常由街道办秘书人员或工作人员兼任，档案管理专业水平低下、工作连续性不强；或者人员调动频繁，造成档案管理工作断档，最终影响街道文书档案工作实效；
第四，档案收集不齐全，管理人员素质参差不齐。许多街道组织工作人员的档案意识淡薄，导致文书档案丢失的现象时常发生，还有部分工作人员随意涂改污损文件，完全不在乎文书档案的完整性与安全性；
第五，重使用，轻利用，造成档案资料整理难度加大。由于档案管理工作的特殊性，其效益无法“立竿见影”，许多档案工作人员忙于应对日常街道事务，喜欢处理短期见效益的工作。此外，文件归档量大、整理手续繁琐、信息化建设滞后等，也是造成街道档案管理水平低下的重要原因。
三、街道文书档案管理的改进对策
（一）提高街道文书档案管理重视度
提高街道文书档案管理工作的地位，树立现代化管理理念，加深街道办员工对档案管理的认识和理解，尽快将档案管理工作纳入街道组织总体工作规划和工作重点中去。同时，要加大档案管理的资金投入，实现街道文书档案管理向信息化、智能化和现代化的转型。打破以往档案管理被动性局面，主动参与档案收集、整理和保存工作，提高档案管理积极性和前瞻性。此外，档案管理人员要不断完善和提升自我，加强理论学习和业务提高，强化街道文书档案管理意识，全面推动街道文书档案管理的现代化转型与发展。
（二）构建完善的文书档案管理机制
街道组织要以相关法律法规为根本依据，制定符合自身实际的档案保管与保密等条款，进一步完善街道文书档案管理机制。行之有效、科学完善的档案管理制度，能够有效避免出现随意管理的现象，促进街道文书档案管理工作的可持续发展。由于文书档案工作所涉及的范围比较宽广，工作量比较大，管理不到位，为实际工作的顺利开展带来了较大困难，因此需要结合街道组织实际情况，构建行之有效的文书档案管理机制，且在实践过程中不断加以完善。此外，要加强档案收集、外借和登记制度的建立，一旦出现档案损毁或丢失，要及时采取有效措施加以补救，确保街道文书档案的完整性和安全性。
（三）加强街道文书档案的人才培养
在街道文书档案管理实践中，要灵活采用业务培训、理论学习和进修学习等方式，完善街道文书档案管理人员的认知系统，不断提高他们的业务能力和创新能力，为现代化街道文书档案管理机制的构建提供根本保障。不管是文书档案管理专业知识，还是与之密切相关的其他领域知识，街道文书档案管理人员都要进行系统学习，只有如此，才能顺利实现街道文书档案管理的规范化、信息化和现代化。此外，同期强化对街道文书档案管理人员价值观的引导与塑造，以确保街道文书档案管理工作的方向正确性，进一步深化街道文书档案管理工作。
文书与档案管理范文第3篇
【关键词】医院；办公室文书；档案管理；缺陷；对策
文书档案管理是指以书写文件的形式对医院的日常工作及管理活动进行记录，包括认识管理记录、财务管理记录、业务管理记录等。其工作难点在于文书档案的收集整理和分类保管。
一、医院办公室文书及文书档案管理的现状及存在缺陷
（一）文书档案管理制度不完善。文书档案管理制度不完善或管理制度不贴合实际管理工作需要，是各大医院在文书档案管理工作中普遍存在的现象。文书档案管理工作的重点和难点是文书档案的收集整理和分类保管。需要制定明确的规范制度，对需要进行收集的文书档案进行规定，避免重要文书档案被遗漏，也需要明确地整理分类办法，保证档案文书的妥善保管，方便日后调用。但各大医院目前的状况是缺乏详细的文书档案管理制度。
（二）文书档案管理工作缺乏重视。在医院也加入市场化经营的当下，医院的工作人员普遍存在重视业务效益、轻视档案管理的意识。也有部分工作人员认为文书档案管理工作可有可无，意义不大。其工作内容没有什么技术含量，只是比较繁琐。档案文书被收集整理后也很少被调用，利用价值低。在这一系列观念引导下，文书档案管理工作缺乏重视，工作质量得不到保障，由此造成的档案缺失、混y的现象不在少数。
（三）管理人员整体素质有待提高。医学知识和医疗技术是医院招纳人才的主要衡量标准以及日后培训的主要内容，医院的文书档案管理人员通常不是档案管理的专业人才，只是由其他科室临时抽调组成的管理团队。可想而知，这样的文书管理团队缺乏专业的文书管理办法，只是以生活经验和传统的管理思想进行文书档案管理工作，难以实现文书档案的规范化管理和高效调用。医院文书档案管理人员整体素质有待提高。
二、文书档案管理工作整改策略
（一）建立健全文书档案管理的规章制度，提高对档案管理工作的重视。建立健全文书档案管理的规章制度、对文书档案的收集整理规定，严格制定文书档案等级划分标准，明确每一等级的文书档案的处理办法。对文书档案实施分类存储，根据其内容性质保管到相应部门。同时制定相应的人事管理制度和考核措施，将文书档案管理的职责落实到个人，在工作过程中实施监督，其考核结果与绩效挂钩，不能达到标准的要采取相应的处罚措施。通过文书档案管理制度、人事管理制度与考核制度的全面落实，提高工作人员对文书档案管理工作的重视，保证文书档案管理的工作质量。
（二）加强管理人员的素质培训工作，提高文书档案管理能力。在制定文书档案管理制度的同时，要积极开展管理培训工作，提高管理人员的工作能力，使其能达到考核制度中的工作标准。首先要提高领导干部对文书档案管理的重视，加大文书档案管理工作的宣传力度，带动中层干部、基层职工积极开展文书档案管理培训工作。文书档案管理确实不能给医院带来直接的经济效益，但只有做好文书档案管理工作，才能给医院其它工作的正常开展提供保障，同时也对医院工作进行记录，日后可以有档可查。在文书档案管理培训中，要注意先进管理理念和新管理办法的引入，通过开展培训切实提高文书档案管理人员的整体素质和工作能力。
（三）改善文书档案管理的硬件配置。医院要加强文书档案管理工作的资源投入，不仅是人力资源投入，还包括引进新技术和新设备，采用现代化的管理办法和设备进行档案管理。在技术上包括采用信息技术和电子技术等，实行文书档案的信息化管理，提高档案利用率。在设备上可以采用先进的电子设备，丰富文书档案的形式，实现文书档案的音像化和影像化。另外对文书档案的存储保管要格外注意，做好防火、防潮、防虫等工作，同时加强信息安全管理，防止档案失窃造成重要信息泄露。
三、结语
医院办公室文书与文书档案管理是医院管理工作的重要组成部分，医院领导和相关工作人员应加大对文书管理工作的重视、建立健全管理制度、提高管理人员的素质能力、优化管理设施，全面提高文书档案管理工作的质量和效率。在文书档案管理工作过程中积极总结存在的问题和不足，随时更新管理理念和管理办法，让医院文书档案管理工作跟得上医院的发展需要。
【参考文献】
[1]徐军. 医院文书档案管理存在的问题及对策分析[J]. 档案管理理论与实践――浙江省基层档案工作者论文集，2014：85-87.
[2]张冀红. 医院文书档案管理存在的问题及对策[J]. 档案天地，2012（08）：53.
文书与档案管理范文第4篇
一、广播电视台文书档案管理的基本内容
根据广播电视台的实际情况，其文书档案主要包括上级机关批转、下发等资料，电视台领导变动等有关本单位的资料，以及其他有保存价值的资料，这些文书档案的管理主要包括三个方面的内容，即档案本身的管理，档案的开发利用管理，档案信息化管理。
（一）文书档案本身管理。首先，文书档案的归档，主要是要明确归档文件的范围、归档的时间要求以及相关的责任主体，如对于会计档案应由财务部负责整理后统一归档。其次，文书档案的保管，主要是对档案室的管理，如明确档案室应当采取的安全措施等。再次，文书档案的鉴定和销毁，主要是要明确如何鉴别哪些档案要归档，如何鉴别哪些档案可以销毁，销毁中应履行哪些手续等。
（二）文书档案的开发利用管理。首先，文书档案的调阅管理，即要明确文书档案的借阅流程，特别是要明确领导审批流程，且借阅后要严格对档案进行审核，避免档案资料的损毁。其次，文书档案的统计与应用管理，要明确文书档案管理人员应当全面的掌握广播电视台档案的相关信息，能够为档案的统计、利用提供基础性的资料。
（三）文书档案信息化管理。首先，文书档案的电子化管理，即文书档案资料的录入、审核与维护管理，这一过程中要求广播电视台要开发出相应的管理系统，并配备计算机等硬件设施。其次，文书档案的安全保密管理，要在传统保密管理制度的基础上，根据信息化的特征制定更为严格的保密制度，如对于有机会接触电子档案的人员要进行身份识别等。
二、广播电视台文书档案管理存在的主要问题
虽然经过长时间的摸索，广播电视台文书档案管理工作已经取得了可喜的成绩，但从实践来看也还存在一些问题，主要表现在管理能力有待提升、开发利用不够、信息化程度不够等方面。
（一）文书档案管理能力有待提升。首先，文书归档不合理，部分电视台特别是基层广播电视台简单的按照年度进行归档，即一个年度一本档案，没有进行全面的细分，导致档案内容相对混杂。其次，文书归档不及时，广播电视台内部各科室（股室）部分档案存在迟迟不归档、文书档案归档不规范等行为，甚至部分档案没有交由电视台统一保管，导致文书档案出现信息缺漏等问题。再次，文书档案管理不规范，表现在安全意识不够，借阅文书档案特别是领导者借阅档案没有履行相关的手续，文书档案销毁时手续不完备等方面。
（二）文书档案开发利用不够。首先，文书档案统计分析不够，基层广播电视台文书档案管理人员一般都是兼职的，他们大多仅仅根据工作职责对文书档案进行保管，而没有有效的进行分类统计，没有全面的掌握文书档案的内容，从而难以支撑文书档案开发工作。其次，文书档案研究不够，基础广播电视台文书档案管理人员多缺乏专业背景，也缺乏利用各种软件对文书档案中的内容进行深入挖掘的能力，这就限制了文书档案作用的发挥，如难以形成完整的研究报告供领导决策参考。
（三）文书档案管理信息化程度不够。首先，文书档案的内容信息化程度不够，部分广播电视台的文书档案虽然都是以Word文档形式输出，但其保存仍然按照纸质版本进行，没有将电子版同步保存，保存模式较为传统。其次，文书档案管理信息化程度不够，如没有充分利用信息编码技术对文书档案进行归档、利用档案管理信息对文书档案进行管理，从而降低了文书档案利用能力。
三、广播电视台文书档案管理改进策略
改进广播电视台文书档案管理，实现档案管理科学化、规范化是一种追求，要达到这一目标，可以从制定文书档案管理方案、改进文书档案管理模式，创新档案管理工具等方面着手。
（一）制定文书档案管理方案。首先，要有效的分析文书档案管理面临的新环境，即广播电视台的发展对文书档案管理提出了新的要求，信息化为文书档案管理提供了新途径，要分析这些变化对文书档案管理的影响。其次，要明确文书档案管理的目标任务，即广播电视台文书档案不仅包括保管，还包括开发利用等。要明确每一项任务所应当达到的目标，如保管要做到纸质与电子保管同步等。再次，要明确文书档案管理的具体路径，主要包括档案归档、保管、信息化、安全等的具体实现路径等。
文书与档案管理范文第5篇
一、机关文书档案管理中存在的问题
（一）电子档案原始性难以判断
长期以来机关文书档案都是采用纸质材料作为档案的载体，通过对纸张、字迹、印迹及字体等可以判断档案的原始性，但在当前办公自动化广泛普及的情况下，纸质档案开始被电子档案所取代，这就使档案由实态转变为虚态，档案在生成、传输和接受时的状态处于完全一致的情况，这也使电子文书档案的原始性很难进行辨别。
（二）文书档案资料收集不及时
在社会快速发展过程中，部分业务性较强的机关部门档案数量越来越多，这就导致在行政机关管理工作中档案收集、整理、数字化处理及查借阅工作量较大，因此普遍采用办文与办档相分离的档案管理模式，即在日常工作中，档案管理人员与机关公文收发流转人员相分享，专职档案人员不参与机关文书的日常流转，这种情况下，各个业务科室在对文书档案进行收集时考虑会欠缺周全，而且在日常工作中存在重业务、轻文书的情况，往往在向档案部门移交文书时会发现个别公文丢失的问题。
（三）办文人员档案管理意识不强
首先，文书部门工作人员都没有经过系统的档案业务培训，同时办公室负责公文收发流转的工作人员自身对于档案法律法规及档案专业知识也十分缺乏，这就导致公文流转过程中无法及时对需要存档的文件材料进行收集。其次，由于工作人员缺乏档案意识，个别人员往往为了工作方便，将具有参考价值的部分文件长期的放置在自己手中，从而影响档案的完整性，不利于档案的开发利用，对文书档案日常管理工作的顺利开展也会较大一定的影响。最后，部分领导者对于公文存档的重要性缺乏认识，在对文件行文进行签发及修改时往往使用铅笔及圆珠笔，同时还存在部分重要内容行为不规及资料不全的问题，这使其在保存过程中保存寿命很难保障，影响档案的寿命。
二、加强机关文书档案管理的有效途径
（一）提高文书档案人员的综合素质
首先，文书档案人员要努力提高自身的业务素质，能够熟悉运用计算机技术和网络技术。
其次，作为机关文书档案工作人员，要具备过硬的政治素质，不仅需要具备明确的政治方向，同时还要具有高度的责任感及鲜明的政治立场，在工作中乐于奉献、勤奋敬业。
最后，机关文书档案是一项非常严肃的工作，需要档案物宝天华 员要保持严谨的工作态度，端正服务意识，努力提高档案服务质量，进一步促进文书档案的有效利用。
（二）健全机关档案管理制度
加强相关档案法律法规的宣传，让机关单位领导干部和工作人员认识到档案管理的重要性，提升广大职工对档案管理工作参与的自觉性、积极性，做到按时上交文档资料。专职档案人员加强与机关综合办文部门的联络，在业务档案一月一次移交的同时，加强文书资料的日常监管。改一年一度被动接收文书资料为一月或一季定期核实办文与收存情况，对于无法立即收集的资料，监督办文人员做好交接与登记处理，这样才能落实所掌握的资料，以便后期将其归档。
（三）构建机关档案工作组织网络
健全机关文书档案工作组织网络，就应该不断地创新档案管理体制，闯出新思路，以便更好地服务机关内部工作。在文书档案之中，工作组织网络健全是首要条件，以往的文书档案管理工作过于简单、刻板，也没有相应的“网络”来加以支撑，使得其管理的潜能无法得到发挥。面对这样的情况，就需要健全机关档案工作的组织网络，并在“网络”内部做到层层落实，切实执行，就能够提升管理质量。健全“网络”，需要将重点放置于“活”字上，能够懂得通过网络来挖掘其内在价值，真正地将材料细化、活化，找准档案与机关各项工作的切入点与结合点，最终实现信息化文书档案管理。
（四）做好文书工作和档案工作的规范衔接
文件做好档案的重要组成材料，其质量好坏直接关系到档案的质量，只有高质量的文件作为基础，才能有效的保证档案的质量。因此需要对文书进行规范化处理，以此来提高档案管理水平。这就需要文书人员要做好文书材料的立卷和归档工作，增强自身的档案管理意识，实现文书档案工作的一体化。作为文书人员，日常工作中要对文件材料质量进行重平原面积，及时对文件进行处理，对于收发的文件要及时登记和记录，特别是一些领导讲话及外出开会的记录更要及时进行收集和处理，确保文书档案材料的完整性。
