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水电建设项目档案的安全包括实体安全和信息安全,但由于水电建设项目大多周期长、参加单位多、建设地点偏远以及自然条件艰苦等因素,往往使得各单位对档案的安全管理因重视不够而存在安全隐患。而随着移动互联网、云计算、大数据等技术在水电建设项目的快速推进,档案的实体安全和信息安全已面临着越来越多的挑战和风险。本文通过分析水电建设项目档案实体安全和信息安全管理中所存在的问题,提出了具体的对策,以供人们在提升项目档案安全管理方面借鉴。
2水电建设项目档案安全管理存在的主要问题
2.1档案安全管理体系不健全、职责不清、制度不完善
近年来,随着人们档案意识的逐步增强,水电企业,特别是业主单位依据国家、行业等档案管理规范要求,结合本单位的实际情况均建立了项目档案管理体系,明确了项目档案工作分管领导,并设立了与项目建设管理相适应的档案管理机构,配备了专职档案管理人员。但是,在水电建设项目档案管理体系中对项目档案安全的领导责任规定不明确,未将水电项目参建单位的档案安全体系建设纳入整个项目安全管理体系,未将项目文件的安全管理的职责纳入到设计、监理、施工等单位领导和项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。在项目日常的安全检查、节假日及汛期等专项安全检查时,未同步进行项目纸质文件和电子文件的安全保管检查。特别是在水电项目施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况,参建各单位往往只重视建设项目进度、质量、安全的管控,而忽视项目文件的收集和安全保管等工作,使项目文件的安全管理不能与工程安全管理同步进行。另一方面,虽然大部分水电企业都制定了档案整理制度,但涉及档案库房管理、档案利用、电子档案管理和档案信息安全保障方面的制度还不够健全。这使水电项目档案的前身——水电项目文件的实体安全和信息安全保管存在着一定的安全隐患。
2.2档案安全保管的软硬件设施设备配置不齐全
在水电建设项目的实施过程中,大部分水电企业的业主单位也建立了专门的档案库房,但由于水电项目建设项目周期较长,项目文件在正式整编归档移交给业主单位之前需要在施工单位保存较长一段时间,施工单位为了控制生产成本,大多没有单独设置档案库房,往往是档案库房与项目部办公室混用,加上项目建设期间人员流动较大,项目文件日常收集、积累、保管的中间环节多,以及衔接的不及时等容易出现文件的丢失,使项目文件的完整性存在隐患。或者是一些施工单位的档案库房设置过于简陋,或将档案库房设置在了地势低洼的位置,使得项目文件长期处于潮湿的环境,减损了项目文件的寿命,甚至存在被泥石流冲毁的安全隐患。此外,随着大量的自动化仪器设备在水电建设项目的应用,由这些仪器设备直接生成的电子文件越来越多,但一些施工单位平时不太注重这些电子文件的妥善备份保管、及时整编,时常因仪器设备的故障造成数据丢失,从而造成无法弥补的损失。
2.3档案信息安全治理意识较弱,信息安全管理的复合型人才缺乏
随着档案事业向信息化、数字化、网络化方向的快速发展,对水电建设项目档案管理人员也提出了新的更高要求。但现实是一些水电建设项目业主单位、参建单位的部分专职档案人员虽然从事水电建设项目档案工作数余年,有着丰富的档案管理经验,对日常档案业务工作驾轻就熟,但在水电建设项目档案安全管理方面,牢固树立档案“安全为天”,落实档案安全管理责任,创新项目档案安全管理措施,构建档案实体和档案信息安全体系的意识不强,档案实体安全和档案信息安全的知识和经验比较欠缺。既懂档案业务,又懂档案信息安全管理的复合型人才缺乏,使得一些水电建设项目业主单位虽建立了档案信息管理系统,但对系统的访问控制、入侵检测、档案利用中的安全保护等不能得到有效的控制。
3水电建设项目档案安全管理存在的问题应对措施
3.1建立健全档案安全管理体系,落实档案安全管理责任
如果把档案安全比作一艘航船的话,那么其“压舱石”就是责任、制度和机制这三个关键。因此,首先应从落实档案安全管理职责入手,在业主单位应明确分管档案工作的领导必须同时分管档案安全工作;二是需要将档案安全责任延伸至水电建设项目参建各方,要求各施工单位的项目经理、监理单位的总监作为档案安全管理的第一责任人;三是将项目文件具体的安全保管职责纳入到设计、监理、施工等单位项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。只有这样,通过建立岗位责任制,层层抓落实,才能将项目档案安全管理工作落到实处。
3.2不断夯实档案安全管理基础,完善档案安全管理制度
有了责任的落实还需要有配套的管理制度作保障。因此,只有通过建立健全和不断完善档案安全管理制度,将档案安全各项要求贯穿于项目文件的形成、整理、归档及项目档案的接收、保管和利用等工作环节,制定《项目文件编制与档案整理实施细则》《档案利用管理办法》《档案库房管理办法》等,从制度上为档案实体和档案信息安全管理提供保障。其次,针对电子文件与电子档案的安全管理,确保电子文档的安全和信息的可用性,需要制定《电子文件归档与电子档案管理办法》,将电子文件从产生形成,直到被永久保存或销毁,实施全程控制与管理,这样才能确保归档电子文件的真实、完整、可用及安全。第三,为有效预防和及时处理、解决档案工作中的突发事件,确保档案信息资源的安全,需要制定《档案工作突档案工作突发事件应急处置管理办法》,并将档案实体安全和档案信息安全的考核纳入到《档案工作管理考核办法》。只有这样,才能将档案实体安全和档案信息安全的各项要求落地落实。
3.3创新档案安全管理措施,提高档案安全管理水平
3.3.1配置必要的档案安全保管软硬件设施设备按照档案管理“库房、阅览室、办公室”三分开的要求,业主单位不仅需要设置满足档案管理的库房、阅览室、办公室,配置满足“八防”要求的设施设备,并配置相应的档案库房管理人员,而且还应督促参建各单位设置满足档案安全保管的档案库房,并严禁将档案库房设置在地势低洼和存在坍塌及泥石流安全隐患的位置。3.3.2定期加强安全检查,及时排除安全隐患在项目建设的推进过程中,一是需要将项目文件的安全管理与项目建设安全工作有机地结合起来,做到同研究、同部署、同检查、将项目文件的安全保管情况纳入工作规划和年度考核。特别是应加强汛期档案安全管理工作,严格落实防汛责任,将汛期档案安全保管工作作为防汛工作的一项重要任务来抓落实,督促参建各方将尚未归档移交给业主的项目文件存放在安全系数较高的地方。并根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》,组织参建各方档案管理人员、安全管理人员开展档案应急培训和演练,加强与消防、气象等部门联系,在预警信息上实现资源共享,增强研判能力,形成应急处置工作合力。二是需要建立常态化档案工作运行机制,开展经常性的档案安全状况自查、排查和问题整改工作,严格节假日期间的值班值守制度,并配备和更新档案安全保管的设施设备,同步定期做好检修维护,以确保项目档案安全万无一失。3.3.3织密电子档案安全防范的“安全网”在档案信息化建设过程中,应将档案信息安全纳入本单位信息安全建设,由信息部门负责;同时将档案信息安全纳入到档案信息化建设的整体布局中,借助现代技术手段做好档案数据的异地异质备份等,以提升档案安全工作的科技水平。采取权限控制+操作日志+防护软件等措施,对档案管理信息系统中的档案信息资源进行保护;采取加载水印和工作流的方式,对下载的电子文件进行安全管控。对归档的光盘则采用专用存储柜保管,并实行异地备份存放,以确保项目档案数据安全。3.3.4加强档案安全知识教育培训,全面提高档案人员安全意识确保档案安全,是对档案工作者的基本要求,是档案工作者的基本职责和天大责任。可通过“走出去,请进来”等方式,加强对档案人员的档案安全专业知识、计算机安全知识、互联网安全知识、知识产权知识等方面的培训,为档案安全工作提供人才支持。
4结语
影响档案安全的因素无处不在,档案安全工作只有进行时,没有完成时,永远在路上。档案安全是档案工作的生命线和底线,应始终将档案安全摆放在档案工作头等重要位置,坚持档案实体安全与信息安全并重,切实提升安全保障能力,对档案部门、档案工作者来说,安全永远第一,安全重于泰山,安全高于一切。
参考文献
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[2]王宏月.县级档案馆做好档案安全工作的几点思考[J].兰台内外,2020(33):13.
大家好,XX年7月4日,对我来说是特殊的一天。我由一个刚走出校门的学生来到延庆县****镇担任“村官”助理。新的工作、新的环境,对我来说又是一次新的世界。根据县人事局的统一安排我被分到****镇***村担任村主任助理,这期间我先后兼任了***镇村官助理联络员、信息员;***村团支部书记、法制宣传员。现对这三年的工作情况作如下述职。如有不妥之处请各位领导、同事批评指正。
一、村级工作。
我多次联系***学院和***村党支部开展支部共建活动,并在村建立了葡萄试验基地。协助***村两委筹备该村蔬菜生产基地,现已建成。参加***村各类会议并做会议记录。撰写该村村规民约、计划生育管理办法、各类计划总结可行性报告等文字材料200于篇。整理我村各类文字、实物档案。彻底改变了我村“材料平常都乱丢全靠镇里年底凑”的局面。参加村里组织的各项文体活动。组织***村、***村、***村村民完成全国第二次农业普查的调查工作。2010年5月协助村两委组织我村党员群众为汶川灾区捐款。XX年年协助村选举委员会筹备***村两委换届选举工作。并在选举过程中担任工作人员。在村工作期间多次迎接市、县、镇各级管理部门对我村的工作检查。
二、镇级村官管理办公室工作。
协助镇有关领导管理本镇村官管理。工作包括档案、考勤、培训、撰写各类相关材料、组织各类文体活动等等。具体内容有,迎接07、08届村官助理到镇的一些列活动并组织他们培训。丰富村官助理业余文化生活,组织开展摘比赛、演讲比赛、知识竞赛、中秋联欢会、爬山比赛、与其他兄弟乡镇联谊等活动。做好全镇村官助理的后勤保障工作。整理村官助理档案,建立镇村官助理管理、考勤、工作等各类档案并建立全镇55名村官助理的个人档案。创新性的在我镇创办了***镇村官报,每季度一期,刊登村官助理的工作经验心得体会为村官的交流创建了一个良好的平台。向县村官办、镇宣传部门上报村官助理信息上百篇。协助镇党委与新到村官助理签订了《安全管理责任书》和《承诺书》,下发并督促他们学习《***镇村官助理考核办法》和《***镇村官助理管理办法》,协助村官办领导修改或制定了《***镇村官助理突发事件应急预案》、《安全管理办法》、《大学生村官助理工作职责》、请销假制度、考勤制度、交流制度、培训制度、日志制度、信息上报制度、卫生制度,宿舍管理制度、接受媒体采访制度、出行制度、建立健全了个人档案和村官个人电子业绩档案,使村官助理日常管理工作日趋规范。在奥运会期间还特别制订了《奥运期间安全工作应急预案》。撰写各类***镇村官助理的文字材料及各种数字统计报表。奥运期间组织我镇村官助理开展了“奥运安保村官有责周末值班义务巡逻”的活动。多次迎接县人事局对我镇村官助理工作的检查。
三、镇级其他工作。
党委办交办的临时性工作。如:会议通知、会议筹备等。完成大榆树镇全体机关党员信息采集录入工作。完成***镇XX年以前所有档案目录的微机录入工作。到***镇25个行政村宣传延庆县双创建工作。完成镇、村领导交办的其它各项临时性工作。
四、工作中存在的问题。
思想观念保守。在村官助理管理工作上还有些观念守旧,境界还不够高,眼界还不够宽,总是打不破条条框框的约束,工作有时缩手缩脚,不敢闯,不敢试,有的安于现状的心理。与同事沟通少。由于平时工作比较多,所以就放松了这方面的要求,作为村官联络员,不能与村官沟通,或较少沟通是工作大忌。公文写作能力有待提高。
五、工作感受
学习成长、坚持。经常有人问我,当村官感觉怎样么?我的回答一般是,比同龄人加速成长。来到基层,来到农村,看到了很多以前没有见过的事情。这些对于选择在大公司、机关的同龄人来说是不可能知道的。他们就像是温室里的花朵。而我们则是长在山边的小草。我们虽然没有他们艳丽,但是我们比他们顽强。
不要想“如果当初”。人生是一条有无限多岔口的长路,永远在不停地做选择。如果只是选择吃炒面或炒饭,影响似乎不大,但选择读什么科系、做什么工作每一个选择都影响深远,而不同的选择也必定造就完全不一样的人生。人生没有重来的机会啊。所以任何选择都要认真把握。在工作中是没有后悔药的,如有错误,只能快速的思考弥补办法。或者不让自己后悔。
学会沉默。有时候,我被人误解,我不想争辩,所以选择沉默。本来就不是所有的人都了解你,因此我认为不必对全世界喊话。生命中往往有圣人都无言以对的时刻,毕竟不是所有的是非都能条列清楚,甚至可能根本没有真正的是与非。那么,不想说话,就不说吧,在多说无益的时候,也许沉默就是最好的解释。我相信时间会证明一切。
最后,我感谢***镇所有帮助和关心我的领导,谢谢你们对我三年工作的支持。年轻的我给您添麻烦了。面对今后的人生,我只能说,我会尽量做到最好,不给***镇丢人。07.08的村官助理们,你们已经成长,我祝福你们!如有时间,到朝阳请与我联系。
福建省档案局高度重视档案信息标准规范建设,将档案信息标准建设纳入档案事业发展的“十五”计划,组织力量、加强研究,以指导全省档案基础数据库建设。2002年福建省第九届人大第三十六次会议通过的《福建省档案条例》中规定:省人民政府档案行政管理机构应当按照国家有关规定,统一档案信息化建设的数据标准,规范档案信息化管理。2002年11月,“福建省分布式档案基础数据库”项目建设正式立项启动,项目建设总体目标是:以省、设区市、县(市、区)94个综合档案馆馆藏档案为对象,以分布式档案数据库建设为核心,重点建设“福建省分布式档案目录数据库”、“福建省分布式重要档案数据库”、“福建省馆藏多媒体档案数据库”三个全省性、规范化、可共享的基础数据库以及相配套的基础网络系统和应用系统,实现全省馆藏档案信息资源的社会共享,同时为接入全省政务信息网的各立档单位提供电子档案存放和调阅服务。在项目建设过程中,档案信息标准和规范的研究制定作为一个子项目纳入了整体建设的可行性研究报告和实施方案中,提出要“通过制定各项标准,确保档案数据的通用、共享与交换,确保在软、硬件环境变化时档案数据的完整、安全和有效利用”。几年来,结合项目建设和管理的需要,制定了一系列相关的标准和规范。
1、档案数据库建设标准与规范。近几年,福建省档案局为保证档案数字化的工作规范和数据产品质量,先后制定并下发了有关档案数字化的标准与规范。
1998年,全省国家综合档案馆启动建国后档案目录数据库建设,制定了《福建省各级综合档案馆文件级档案目录数据库结构与著录要求》和《福建省国家综合档案馆档案目录数据库建设前处理规范》,确保了档案目录数据库的质量。
2000年开始,省档案局组织实施对全省档案目录数据库的规范和检查,在此基础上起草了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》和《福建省综合档案馆档案目录数据库建设操作规范》。
2002年3月,《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)作为福建省地方标准由福建省质量技术监督局实施,为馆室之间一体化档案信息数据移交、交换和共享打下了基础。
2003年,为配合“福建省分布式档案基础数据库”项目建设,制定了《照片档案扫描系统操作规范》与《照片档案扫描人员岗位职责及产品验收标准》与《缩微档案转换系统操作规范》、《缩微档案转换系统人员岗位职责及产品验收标准》《纸质档案扫描系统操作规范》与《纸质档案扫描系统人员岗位职责及产品验收标准》、《视音频档案转换系统操作规范与产品质量标准》等标准和规范,明确不同载体档案数据的采集要求,严格各种产品生产操作的程序。
2、档案信息管理标准与规范。电子档案是电子政务发展的必然产物,也是今后信息化环境下档案的主要载体形式,明确电子文件形成与归档的要求以及规范电子档案的管理,是解决今后电子档案交换与共享的基础,也是实现馆室一体化的一个重要前提。
2003年5月,福建省委办公厅、省政府办公厅联合印发了由省档案局起草的《福建省电子文件归档与电子档案管理办法(试行)》。
为配合项目建设中的应用平台―――数字档案信息管理系统的开发与应用,省档案局组织技术人员研究制定了《基于XML在线应用平台数据交换规范(试行)》和《档案数据管理安全要求(试行)》,为在WEB环境下电子档案数据交换传递提供了先进、规范的应用方式和强有力的数据安全保障。
建立和健全档案信息日常管理标准与规范是完善档案信息标准体系的一项重要内容。
2002年,福建省档案馆、局局域网相继建成使用,为确保档案局域网和档案网站的正常管理和维护,相继制定了《福建省档案局(馆)计算机局域网及信息系统管理规定(试行)》,《福建省档案局(馆)计算机局域网管理使用暂行规定》,明确了档案局域网管理和使用要求。
2001年10月出台了《福建省档案网站管理办法(试行)》,在管理办法中,规定了档案网站信息服务的内容范围,建立了档案网站信息服务备案制度和年检制度,进一步明确了档案数据上网的审批程序。在日常管理过程中,还制定了“网站信息采集制度”、“档案信息制度”、“栏目内容责任制度”、“网页更新制度”、“电子邮件与留言及时回复制度”等,以加强网站的规范管理。
3、档案信息安全标准与规范。档案信息安全的保护不单纯是技术问题,还需要通过更为规范严格的安全管理来弥补和解决。因此,通过制定档案信息安全标准和规范来加强档案信息安全显得尤为重要。
2001年为了确保全省各级国家综合档案馆计算机管理系统的安全可靠运行,下发了《福建省国家档案馆计算机管理系统安全要求》,要求各级综合档案馆建立健全管理制度,严格采取各项管理措施,确保系统环境、设备、档案载体等安全。
2002年,福建省档案局制定了《福建省档案局(馆)计算机局域网及信息管理系统安全规定》,按照这一规定要求,相应制定了《计算机设备维护管理办法》、《档案机房管理制度》、《档案安全备份管理办法》《档案数据库安全管理办法》、《系统管理员岗位职责》、《网络管理员岗位职责》、《网站管理员岗位职责》等一系列制度和岗位工作规范要求。
为了确保及时发现和解决信息网络安全存在的问题,防止和减少突发事件的发生所造成的影响,保障档案网络与信息安全,福建省档案局还专门制定了《网络安全与信息应急处置预案》,一旦事件发生,立即启动预案的处置程序,堵塞漏洞、消除隐患,确保档案网络和数据库的安全。
三、树立高效服务意识,行政后勤工作运转顺畅
树立大行政、大后勤、大服务意识,高标准、高质量完成各类行政后勤、会务组织及接待工作。一是精心做好会务及大型活动组织工作。圆满完成“第十一届桃花节”、“第二届唐河漂流节”、“重点项目开工剪彩”、“全县重点工作观摩调研”等重大活动及县政府会议的组织服务工作,一年来共承办各类大型会议15次。二是创新做好公文传递工作。为加快公文运转,认真借鉴上级办公厅的经验做法,成立了机要文书室,制定了公文传递工作制度,配备了专职人员负责各类公文的传递,提高了工作效率。三是全力做好机关后勤工作。实行双人双岗、值班日志和备案制
五、大力推进依法行政,法制承办工作规范有序
六、强化宣传教育,人防建设水平不断提高
按照“长期
七、狠抓基础性工作,方志、档案工作扎实开展
续志工作进展顺利。加强《顺平县志》续修工作资料的搜集和编辑工作,11月底完成了90万字的送审稿,并上报市方志办。今年我县代表保定市接受了省政府续志工作督导检查,得到了上级的认可,修志工作进入全市先进行列。年鉴工作顺利完成。完成了《保定年鉴》、《河北年鉴》的资料供稿编辑和上报工作。我县内容首次入编《保定年鉴》和《河北经济年鉴》彩页,实现了新突破,对于宣传顺平,提高顺平知名度起到了重要作用。同时,积极谋划启动了《顺平年鉴》的编纂工作。认真做好档案工作。加强农村档案工作,认真实施1个示范乡镇和10个示范村活动,全面带动农村档案工作。按照重点项目档案管理办法的规定,加强对重点项目管理,严格把好验收关,确保项目档案的完整、准确、系统。
八、完善各项制度,应急管理工作不断加强
加强组织机构建设。调整充实了应急领导小组及其办公室,指导各乡镇、部门、重点企业建立应急管理领导机构,全县应急管理组织网络体系基本健全。加快应急预案体系建设。组织完成并审
核了多项专项应急预案,预案体系建设逐步完善。加强应急管理网络建设。完成应急管理体系“一网五库”建设,应急保障体系初步形成。切实发挥职能作用。做好上传下达、信息报告、值班值守等工作,确保了突发事件无重大损失。精心组织应急演练。组织各学校开展地震灾害自救演练20多次,突发事件预防和处置的实战能力不断提高。
关键词:电力;应急;特种装备;装备管理;必要性
中图分类号:TM73 文献标识码:A
一、目前装备管理情况
目前国网四川省电力公司电力应急中心的应急特种装备管理办法是装备采购进来以后,先将装备的基本情况和相关信息进行登记,然后将相关技术资料统一存档。以后的档案需要经常查询,如装备的维护情况、报废情况、装备的当前状态等。由于档案查找和整理不便,即装备跟踪信息不能及时体现在装备的档案上。虽然采用专门人工整点,对装备的跟踪信息即使能记录在案,但无形中增加了繁重的手工劳动,整个装备管理水平还是较低。为了使企业的固定资产管理工作更加规范化、制度化、科学化,提高内部管理水平,提高固定资产的利用率、完好率,使其发挥更大效益,为我单位设备管理者提供更科学的决策依据。则有必要建设一套现代化的应急特种装备状态管理系统,实现对固定资产全生命周期动态管理。
二、建设本系统的意义
通过电力应急特种装备管理系统能准确地对资产信息进行标识、采集、获取和控制等,实现对固定资产的精准管理。并解决固定资产管理中存在的实物资产与帐面资产脱节、实物资产的清查盘点瓶颈等问题,提高固定资产的利用率、节省固定资产的投资,最大限度地发挥其效能,降低产品成本的折旧费,降低企业成本的开支,它具体表现在以下几个方面;
1减轻管理人员和业务人员的数据处理负担,极大地提高设备管理效率和管理手段。
2减少避免人为因素对盘点使用的影响。
3改进业务工作处理流程,提高工作效率。
4提高数据处理时效及数据准确性。
5方便随时掌握各个应急特种装备的状态信息。
6便于统计分析所有应急特种装备的维修信息。
7节约因应急特种装备档案记录的增加,而增加的材料成本。
三、项目预期成果
通过应急特种装备状态管理系统主要实现以下功能:
1统一管理:对特种应急装备进行统一管理,可以添加、修改、报废应急特种装备,且可以随时查询某一特种装备的状态等信息。对特种应急装备的维护厂家进行统一管理。可以随时查询厂家的基本信息,以及厂家对特种应急装备的维护信息等。(如图1)
2统计分析:特种应急装备管理系统可以根据装备的维护时间、装备类型、维护部件、维护厂家、维护费用分析并进行统计分析。按月、季度、年生成报表,方便装备管理人员随时查阅。(如图2)
3系统评分:应急特种装备管理系统可以随时的通过评分功能来检测装备的状态信息(如:装备维护厂家没有及时对装备进行检测、维护保养等)。(如图3)
四、实施此项目的科技意义
本装备信息管理系统合理的借鉴国内领先的装备管理思想并结合现有装备管理现状,是我单位和相关技术厂商共同定制研发出适合四川省电力公司电力应急中心的装备状态管理系统,通过信息化的科技手段实现了装备整个生命周期的计算机化管理,同时在与单位内部网络配合的基础上可以实现无纸化办公。本系统利用先进计算机技术不断开发出操作简便、界面友好、灵活、实用、安全,更具时效性的设备信息管理系统。同时系统具有良好的安全性、可靠性以及可扩展性。在项目后期更可以实现多种电子设备(如手机、平板电脑等)对装备信息管理系统进行统一管理。
参考文献