办公室档案管理分类
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办公室档案管理分类范文第1篇
经年累月的管理工作中，各个岗位开展的工作都与办公室档案有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在着诸多管理方面的不足，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化发展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极发展。
一、办公室档案管理基本概念
所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。
二、办公室档案管理中存在的缺陷
不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。
三、完善办公室档案管理工作的对策
在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。（二）践行先进的数字化档案管理方法。档案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。
四、结语
为了有效发挥办公室档案管理工作的重要作用，企业应在日常的管理工作中积极汲取高效的管理经验，对其中存在的不足合理解决，继而保证办公室档案管理高效且有序开展。在此基础上，企业应该积极采取有效办法提升管理人员的基本素质，提高专业技能水平，汲取先进管理模式，促进档案管理工作的自动化、信息化、创新化，促进资源共享，紧跟企业发展步伐。
作者:李军 单位:莱州市妇幼保健院
【参考文献】
[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2014(5):171-172.
办公室档案管理分类范文第2篇
关键词：办公室；档案管理；工作效率
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-00-01
一、办公室档案管理现存的问题
1.档案管理的意识不强，管理方式有待更新
由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步，因此，很多单位中的档案管理工作都是单位里面的兼职人员在从事，很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事，这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面，缺乏对日常材料的搜集和保存，工作中的责任心有待进一步加强。另外，很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式，并没有跟上时展的步伐，将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够，特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后，缺乏对档案管理重要性的认识。
2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高
由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求，因此，在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是兼职从事这项工作的，这就产生了工作人员的专业知识不够的问题。首先，很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能，这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题。其次，随着时代的发展，信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐，在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成，这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。在面对这些问题的时候，现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的能力等问题。因此，认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的，也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。
3.办公室档案管理的信息化建设有待加强
现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂，也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段，都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟，很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求，这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。其次，国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上，没有建立系统型的管理模式。
二、如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率
办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系， 办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。 所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：
1.完善现代办公室档案管理体系
现代办公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的，因此不能单独将这两个工作分开，应该将其结合在一起进行管理。为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度，因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中，这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应，更能够便于单位档案管理系统的建立和完善。另外，应该完善单位的档案管理制度和操作程序，确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行，促进单位档案管理的体系建设。
2.增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念
由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强，而且管理的理念也有待更新，这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步，因此，增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念就显得十分重要。首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识，立足于我国办公室档案管理的发展现状，结合办公室档案管理的目标，应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立，都需要包含单位档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制，尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识，强化单位档案管理体系建设。
3.加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能
由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是兼职的，大部分都缺乏专业的档案管理技能，因此，加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的。笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训，尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力。根据档案管理规范化的要求，办公室档案管理兼职工作人员首先是要加强专业技能的培训；其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心；再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。因此，应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求，组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训，以提高工作人员的档案管理技能。
4.强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。 首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管； 然后， 要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
参考文献：
[1]张国珍.浅谈新时期档案管理人员的素质及提高[J].中国科技信息，2008（13）.
办公室档案管理分类范文第3篇
（一）医院文书档案管理的投入过低
由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。
（二）医院办公室文书档案意识薄弱
长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。
（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象
现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。
（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高
目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。
二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施
（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接
实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。
（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识
医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。
（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性
健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。
（四）建立医院文书归档的制度
具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。
三、结束语
办公室档案管理分类范文第4篇
【关键词】医院办公室；文书档案；电子化管理
文书档案整理是医院办公室的重要工作之一，记录了上级及本院政策的变更与发展、人员的交替、荣誉以及财务历史账单等，是医院的宝贵财富。长期以来，办公室文书档案工作一直停留在手写及手工整理阶段，对计算机的应用较少，远远落后于医院临床电子档案的电子化应用水平，更不符合办公室文书档案管理的现代化要求，医院文书档案实现电子化管理势在必行。
一、医院文书档案管理现状
（一）存档方式单一。以本院为例，作为市级专科医院，本院文书档案量相对较少，一直以纸张为主要存储方式，没有进行电脑扫描存储也没有电子文档资料，重要文件亦没有备份，档案原件被反复借阅、使用不可避免出现原件受损或遗失，而很多20年前的纸质存档文件则已经出现发黄、破损等问题。
（二）文件缺失严重。医院很多文书资料需由不同科室提供，又有很多文件归档之前也经由多科室传阅，由于没有电脑扫描存储，只能等各科室传递完毕之后归档，通常原件已经出现污损，甚至部分文件在传阅中丢失；存档之后，由于都是由档案人员结合相关档案文件要求然后根据个人理解对档案资料进行分类，确定是否应该归档，是否属于永久文件、30年文件或20年文件，档案人员的专业水平决定档案整理水平，不可避免出现文件归档类别有误以及某类文件缺失。
（三）查询困难重重。目前的查阅文件的方式费时费力，通常是：询问年限―查找收发文登记本―逐条寻找―查找登记号―逐件翻找文件―复印，遇到缺失的档案或年份不详的档案甚至要将临近所有档案查找一遍，极大地增加了办公室人员的工作量。
二、医院办公室文书档案实现电子化管理的必要性
（一）实现存档方式多样化，最大限度地保护档案原件。应用电脑扫描、照相等手段，实现档案备份，防止档案丢失无法弥补，改变传统档案只有纸质化的方式，以电子方式对档案进行收藏、管理可以有效地保护档案原件，防止档案原件因过多借阅查找而损坏或丢失。
（二）办公室文书档案电子化可以更好地体现医院文书档案的价值，实现档案资源的整合和共享。办公室文件经院领导批示后需相关科室传阅，文件不仅经常拖迟归档而且易丢失，很多需全员知晓的政策性文件也难以传达到全院，档案实行电子化管理后，对于需相关科室阅读的档案文件及可以共享的档案文件可以利用医院局域网实现院内共享，提高了档案的时效性、应用价值以及应用范围，同时也保证了文书档案的完整性。
（三）大幅度提高办公室工作效率，文件查找快捷。文书档案电子化不仅使文件资料的存储、分类以及统计等方便有序，而且再次查阅时即使年份不详，只需要关键词查找，然后打印即可，档案人员也不需要再在成堆的档案中逐一翻阅查找，节省时间，提高工作效率。
三、实现办公室文书档案管理电子化的障碍
办公室文书档案的电子化建设是一项长期任务，随着医院发展及办公自动化水平的不断提高，越来越需要档案管理摆脱现有传统方式，利用材料提交系统、文件管理系统、数据库管理系统等应用软件及计算机自带的关键词查找功能等实现档案的收集、管理、归档、查询的规范化管理，建立全面的档案数据库，但在实现电子化的过程中还面临着许多阻碍，这主要涉及到主管文书档案人员专业素质、人力物力财力以及档案存储安全等问题。
（一）主管文书档案人员的专业素养与计算机应用水平无法满足档案电子化后的要求。特别是年长者，他们的专业水平毋庸置疑，在长期的办公室工作中也已形成一套自己的档案管理方式，不过对计算机技术的应用尚难以熟练掌握，在心理上甚至排斥，不愿改变现有状态，而年轻的办公室人员虽然可以熟练应用计算机技术但在专业素养上又有所欠缺，无法将纸质档案与电子档案合理地融合归纳。
（二）初始的人力物力财力支出大。在电子档案建立之初，首先必须对办公室人员进行相关的技术培训，并随着技术的更新需要M行定期的相关知识培训，其次上网络系统、信息管理系统等都需要大量的资金投入，而后期的软件细节规范化和软件升级等都需要相关人员跟进服务。
（三）档案电子化后，由于存储设备易破坏，文件安全问题必须予以重视。一旦计算机出现故障，就可能造成系统无法工作，丢失部分资料，与此同时设备的更新也为电子档案的长久保管带来困难，特别是有时文件在，但读取设备损坏，便无法获取文件。
四、实现办公室文书档案电子化的对策
办公室电子文件档案建设比纸质文件整理的技术性要求更高、工作更细致。在做好纸质档案的整理、分类、归档之外，办公室人员在进行电子档案的建立时，必须熟练掌握电子档案的数据化系统，通过不定期的培训与交流，取长补短，结合本医院的实际，结合数据化系统与纸质档案的分类标准，对全部文件进行分类划分，集中处理，此外计算机安全的维护，亦必须制定一套科学合理的管理制度，这就要求：
（一）工作中懂得思变。就以我院办公室为例，今年以来我们以三级评审为契机，办公室工作开始实行精细化管理、电子化办公，坚持写每日工作日记，以详细记录办公室日常工作及明日计划，对于上级发文与本院发文实行电子目录登记与纸质版登记双管齐下，并将上级发文按QQ通知与邮箱通知分类存放以备相关科室查询，对于本院发文按发文科室分类存放，并利用一年时间将我院建院以来的60年档案进行了电子目录的整理，办公室、档案室各存一份，从而有效地保证文件完整性、工作系统性，文件查询更便捷。
（二）加快文书档案信息化、网络化的步伐，争取领导在人力物力财力方面的最大支持。实现部分档案资源在内部局域网资源共享，通过建立web为基础的服务体系，将分散的档案信息资源连接起来，开发利用丰富的档案信息资源，以快速、安全、可靠的途径提供服务，适时与院内外相关机构进行交流与合作，为院内职工提供更便捷的信息渠道，最大限度体现电子档案价值；此外，还需要做好各科室的档案归档意识，加强宣传，由下而上转变思维，争取医院领导支持，使相关科室充分认识和了解档案的重要性，主动配合办公室人员做好医院档案材料的收集归档工作，尤其是电子资料，及时通过扫描、照相等信息化手段，实现纸质档案和照片、实物档案的数字化处理后，以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，既可有效保护原件，更有利于档案信息资源的整合和共享，让领导看到电子档案更规范更便捷更有利用价值，从而争取最大限度的人力物力财力支持。
（三）实现办公室工作人员队伍年轻化，转变旧思维观念，树立新的管理理念，推进办公室工作电子化进程。办公室人员是档案工作的直接推动者，他们能否认可并熟练掌握电子档案，关系档案电子化能否顺利进行，所以对办公室工作队伍应该逐步年轻化，增添新血液，在职称晋升方面建立激励机制，实现文书档案管理理念的创新、管理流程的规范、管理团队的重组以及管理手段的革新，实现文书档案管理的网络化、电子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好办公室电子档案的存储、维护工作。建立档案信息网络和信息安全管理制度，对档案计算机要专管专用，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，对档案上传、下载的安全等级和访问权限进行安全设置，对移动存储安装严格把关，定期检测系统，多重加密备份，对于整理的电子文件在不同磁盘中各保存一份；对于保存文件的计算机要及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定，此外，对电子文件和计算机设备的保管设施和环境也要严格按照档案保管要求选择，预防计算机突然损害造成的电子文档无法修护。
五、Y语
综上所述，随着我国医疗卫生事业的发展和医院信息化的迅速发展，医院办公室文书档案走向电子化是必然趋势，对医院文书档案的电子化建设需要我们积极分析现阶段存在的问题及困难，努力寻求解决方法，重视人的因素，亦要加快办公室管理理念创新，提高对电子文书数据化系统的应用能力，从而尽快实现医院文书档案管理的电子化、现代化。
【参考文献】
[1]赵艳.浅谈加快档案管理工作的现代化进程[J].黑龙江科技信息，2009（24）.
[2]林凡.电子档案载体的保管[J].中国病案，2008，9（9）.
[3]张文兴，李林波，王晓丽.加强医药电子档案管理的对策探讨.中国医学装备，2009（12）.
[4]李丽芳.现代医院档案建设与管理的发展趋势和方向.管理科学，2011（100）.
[5]朱少丹.谈医院档案电子化管理的存在问题及对策[J].广东档案，2010（4）.
办公室档案管理分类范文第5篇
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。>>精彩专题推荐：公司管理制度大全
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的
四、
七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
