档案管理概念

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档案管理概念范文第1篇

浙江省象山县第三人民医院 315711

[摘要]随着互联网技术的发展，计算机管理已经被应用于各行各业的各项管理之中，档案管理作为医院管理工作的重要组成部分对促进医院发展起到不可替代的关键性作用，同时，档案管理情况也侧面反映了医院的整体建设和风貌，信息环境下，医院档案的现代化管理已是大势所趋。鉴于此，本文对档案现代化管理的概念和意义做了详细阐释，并深入探讨了医院档案管理的现代化路径，以期为医院档案管理提供更有效的理论指导。

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关键词 ]医院；档案管理；现代化；构建策略

一、医院档案管理的现代化概念阐释

档案现代化管理指的是利用计算机技术、云存储技术、互联网技术等现代化工具进行档案信息管理，档案现代化管理是以传统档案管理为基础而发展起来的。

档案现代化管理可以通过计算机录入档案信息资料，使档案信息的搜集、整理、查阅、利用变得更加方便，通过搜索引擎，档案管理员和使用者可以即刻检索出所需资料，大量节省了操作时间，并有效提高检索准确率；档案现代化管理实现了档案的电子化存储，档案管理员和使用者查阅无需直接接触档案原件，利用互联网和网络存贮工具便可传递、阅读文件，这种管理方式方便了档案的保管和保存，无限延长了档案寿命；档案现代化管理实现了资源共享，进一步提升了档案资料的开发和利用率。

信息化时代背景下，人们对信息的需求量和时效性要求越来越高，同时，随着各单位工作开展，档案的数量不断增多，档案库容量趋于饱和，档案管理人员不堪重荷，传统档案管理方式逐渐暴露出自身缺陷，已经无法满足新时期的档案管理工作要求，在这种情况下，实现档案管理现代化和档案工作的数字化已经是各大企事业单位的唯一选择。

二、医院档案管理的现代化构建策略

（一）电子策略运用

1.建立适合于自身需要的档案软件管理系统。随着计算机技术的发展，多种多样的档案管理软件被开发出来，这些软件各有特点，在选择时，单位要优先考虑经过国家鉴定的正规化软件，然后再根据自身需要，在原有软件基础上进行二次开发，建立适用于本单位档案管理的软件系统，档案管理软件系统既要能满足档案部的工作需要，又要与其他行政办公系统相连接，实现档案的材料搜集、报送、接受、管理、修订等的全程数字化管理，逐步实现档案管理的规范化、标准化、自动化和网络化。

2.利用计算机辅助档案管理。档案现代化管理要循序渐进地推进，首先在传统档案管理的基础上，利用计算机工具实现档案目录信息的数据化，建立档案目录数据库，然后再实现全文信息的数据化。单位中所有部门均要求利用计算机进行档案材料管理，并通过一体化工作平台汇总至档案管理部门，档案管理部负责管理和保存单位所有档案资料，并为各个部分提供档案查询借阅服务，通过计算机辅助，档案管理工作效率大大提升。

3.电子档案管理。随着社会信息化建设的不断推进，无纸化办公早已由概念逐渐实践应用到各个领域中。电子档案的诞生，也引领档案管理工作进入了新时代。档案的自动化和一体化管理，要求档案管理部门重新设置工作流程。在每一份档案文件形成伊始，档案管理人员都要率先考虑后续档案管理工作中的链接应用及长久保存问题。

（二）管理环境构建

1.更新观念，实现管理理念现代化。科学理念意识对于档案现代化管理具有现实的指导意义。面对新的技术、新的管理模式，档案管理人员必须转变观念，走出封闭概念误区，不断学习，提升自身档案管理专业水平和计算机技术应用水平，实现档案管理人工操作向智能操作的转变，建立资源优势，完成资源共建共享。此外，档案管理部门以外的员工也应该提升对档案管理的认识，特别是信息部门、人力资源部门，必须要具备一定的档案管理意识和技能。

2.加强软、硬件建设，促进管理技术现代化。传统人工的档案管理模式逐渐被淘汰，现代化档案管理正在各大企事业单位中深入开展，在推进现代化档案管理时，先进的基础设施和硬件工具是最基础的物质条件。首先，要依据档案室建设标准配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室和库房等；其次，要配置现代化档案管理工作所必须的计算机、扫描仪、服务器、硬盘、光盘、打印机、交换机等硬件工具，这些硬件工具是实现档案数字化和自动化管理的重要保障；第三，在存储保护档案时，要注意配置空调、消防器、除尘器、监控器等装置，以确保档案文件的安全保管；第四，选择适用于本单位档案管理的软件系统，并对档案管理人员进行统一培训，教予其掌握档案管理的各项应用技术，提高档案现代化管理水平。

（三）安全保障措施

1.建立科学统一的现代化档案管理标准和规章制度。执行档案信息的规范化、统一化管理制度，使档案管理有章可循、有据可依。从材料收集、整理到存档，档案管理的所有流程环节都要做到条例清晰、条目明确，确保档案资料的完整性，杜绝出现材料丢失、漏记、误记现象。同时，档案材料的内容、分类以及编号等项目也都要求统一标准，并设置密码，安全存放。现代化档案管理的方式、手段与传统档案管理截然不同，因此，档案管理部门必须重新制定适用于现代化档案管理运行机制的全新管理制度和使用规则。

2.加强安全技术的开发和应用。现代化档案管理具有管理高效、利用方便、传递快捷等优势，但同时，相对于纸质档案，电子档案也容易出现人为破坏、病毒攻击、信息干扰，储存传输中的信息失控等安全问题，另外，电子材料易改性和操作隐蔽性也给档案信息的安全保护工作增加了很多难度，以上因素都可以造成电子档案信息数据的丢失或污染，档案内容真实性难以确保。档案管理部门和技术部门应重视档案管理安全技术的开发和应用。如，防火墙技术、反病毒技术、数据备份技术等。

三、结论

目前，社会各行业的信息化改革都在不断深化，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇，如何高效管理，做好服务是新形势下档案管理人员需要讨论的新课题。单位档案管理要尽早地融入互联网信息系统，开拓多种渠道，开发多种技术，有效借鉴社会其他领域和相关信息，放开眼光，创新发展，不断加快档案现代化管理进程。

参考文献

[1]许美村.医院信息化与医院档案管理现代化现状研究[J].科技创新导报，2015(17).

[2]曾永辉.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].中国当代医药，2013(11).

档案管理概念范文第2篇

关键词：设计企业;数字化;档案管理;生产模式

中图分类号：S611 文献标识码： A

引言

在面临更加激烈的市场竞争中，设计企业的数字化档案管理是以市场需求为导向的管理思想，将客户要求、企业内部资源、上游的原材料供应商和下游的客户等整合到企业整体的价值链中，以此建立自己的竞争优势。数字化档案管理超越了企业原有的档案管理框架和运作模式，是对企业现有的组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的一场革命性变革。

1 .数字化与电子化的区别

电子化的概念与数字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也无妨，但如果深究这两个概念，它们的差别还是很大的。电子化的概念是指一切与通讯电脑有关的产品，主要是指实体性的产品，如电子文件、电子档案、电子图纸。而数字化则更倾向于管理和使用规范有序后的电子信息，主要指对整个过程进行管理和使用的一种方法和手段，如 “数字城市、数字生活、数字校园、数字管线、数字档案馆”等，都是指将信息通过某种手段收集规范后的再供人利用。电子化的外延更宽，适用面更广；数字化的内涵更深，专业性更强。在更大众的领域通常使用电子化，在更专业的领域通常使用数字化。

档案工作的发展历程经历了从“电子化”到“数字化”的演变过程。最初大家提到电子档案主要是指一种实体性的档案电子文件，只要能查到看到就算是实现了电子档案的管理，并没有要求很完整的档案收集、整理、提供利用的全过程管理。但在进入数字档案馆时代后，对于档案全过程管理的要求就越来越迫切，能否对档案全过程进行管理是衡量数字档案馆的重要标志。所以，从“电子化”到“数字化”是档案管理方式质的改变。数字档案馆是电子档案工作发展到一定阶段必然产物，它的内涵更深，专业性更强。

我们现在提出的数字化，是各方面 “电子化”工作发展到一定阶段的必然要求。目前国内设计企业在设计手段上实现了CAD，三维技术开展的如火如荼；在管理手段上很多设计企业利用综合信息管理平台开展工作；在公文管理上使用OA。可以说多方面的电子化工作都得到较大发展，但是要对企业各个过程进行更专业有效地管控，就需要引入“数字化”的概念。如果说的更形象一点，“数字化”就是从最底层的“0,1”进行管控，是最精准全面的管控。所以“数字化”的概念应孕而生，这是管理手段向更高层级迈进的必然要求，是管理方式从大众化走向专业化的必然体现。

2 .设计企业数字化档案管理模式的研究

2.1 设计企业数字化档案管理现状

档案管理学科已经成为一个较为成熟的领域，它不仅是管理技术和方法，也是项目操作和交流的灵魂，更多的影响着工作人员的操作流程和思维方式。档案管理、档案管理理论被广泛运用到各行各业，对于处于竞争环境中的现代企业和高技术行业来说，尤为重要。我国很多企业已经全面引入并推行了数字化档案管理，但在企业实际的数字化档案管理过程中，档案管理学科被运用得各有千秋，其实际效果也不尽相同，大致可分为部门档案管理、项目组档案管理和部门/项目组混合档案管理三种管理模式。根据企业规模或档案管理理念的不同，在实际的数字化档案管理过程中，采取的管理方式也不尽不同。

2.2数字化档案管理模式的分析

（1）内容丰富，数据量大。与电子化相比，数字化给人的第一感觉应该是海量数据，海量存储。它所管理的信息种类更多，内容更丰富多彩，应能包括一个单位的主要信息种类，存储单位至少以“T”计。由于是对整个过程进行管理，所以各种中间数据量比较大。

（2）从管理实体到关系管理。关系管理是数字化最突出的特点，要实现精准全面的管控，就需要对每一份电子文件的各种关系进行全面的管理，搞懂它的来龙去脉，弄清他的前世今生，实现“拔出萝卜带出泥“的效果。这样，利用者不但能够研究萝卜，还能够对拔出萝卜后带出的泥土进行研究，从而全面掌握关于萝卜的各种信息。

（3）为知识管理提供基础。知识管理是未来信息系统提供利用的主要模式。数字化最终的实现目标应该是从简单的查询、浏览、统计阶段过渡到知识管理阶段。目前知识管理尚无统一的标准模式，它的概念正在形成，内涵正在不断丰富。但是有一点可以肯定的是利用者不再是拿着图号到档案室去找图，而是改变为利用者通过一个入口进去后，通过各种关系映射关联，实现对整个档案库的了解，并能够迅速定位到自己所需要的信息，从而减少在查找信息资料上的时间消耗。

（4）全面电子化的产物。数字化是一个单位多个方面全面电子化后的产物，从信息的输入、到生产、管理、提供利用等各个方面实现电子化后，数字化才有了实现的基础。如果一个环节掉了链子，那么整个流程就运转不起来，数字化的利用效果就要大打折扣。比如我们在看到数字地图后，会惊讶于它的精准和全面，那是因为从输入开始它的电子化就已经达到了很高的水平，这样才会在以后的加工利用上提供出高质量的产品。

3 .设计企业数字化档案管理生产模式

3.1虚拟化。“虚拟”源于计算机技术，是指用计算机来虚构和模拟现实世界中的客观事物和环境，如虚拟磁盘、虚拟网络等。然而，这种客观事物本身并不存在于计算机中，而是计算机通过相关信息的处理，仿造出和现实事物极其相似的景象。所谓虚拟化，是指使用计算机和网络技术，人们的实践活动从过去的以物质和能量为基础的物理空间向以网络为基础的电子空间转化的过程。

从本质上讲，虚拟化实际上是一种概念的产物，是真实物理载体抽象化的体现，可以说是计算机和信息通讯技术发展的最新阶段。在虚拟化实现的过程中，数字化、电子化、网络化都是虚拟化的前提和基础，虚拟化集成了计算机和通讯技术的绝大多数功能，例如数字计算的功能、文字处理的功能、多媒体的功能、网络通信的功能等等。只有当计算机具备所有这些功能时，才能够说虚拟时代已经到来。

由此看出，虚拟化是数字化、电子化和网络化发展到一定阶段的产物，并且虚拟化是迄今计算机和通讯技术发展的最高阶段。无论从安全考虑，还是从计算机技术的发展趋势考虑，虚拟化都应该成为未来设计企业数字化的主要技术实现手段。

3.2远程化。计算机及网络技术发展呈现出远程化的趋势，这也符合数字化未来发展的特点。随着设计企业业务领域的逐步拓宽，移动办公的要求越来越迫切。远程化应该是设计企业未来数字化实现的主要功能之一。

3.3数字化应是将文控、CAD、三维、综合管理信息系统、数字档案馆、OA、知识管理等各功能模块串起来的一根红线，数字化将会形成设计企业最大的数字信息资源，涵盖企业绝大部分的信息资源，对于企业的发展具有至关重要的作用。

3.4数字化可能会使设计企业的某些职能发生改变，产生类似“数字化生产中心”这类机构。数字管理中心是设计企业所有数字化信息的管理中心，这类机构的人员有点类似于网站的编辑和运维人员，主要对企业内信息进行加工处理并提供利用。设计人员是信息的生产者和制造者，有点类似于网站的记者，实时产生大量的信息。

4 .结束语

企业越来越发现在日趋分工细化和开放合作的年代，仅仅依靠自己的资源参与市场竞争往往显得很被动，必须把同经营过程有关的多方面资源纳入一个整体的企业价值链中。基于价值链的数字化管理要求在面临更加激烈的市场竞争中，以市场需求为导向的管理思想，除了注重产品的研究开发、营销扩张和售后服务等之外，还要将客户、企业内部资源以及上游供应商资源和下游的客户等整合在一起，来建立企业的竞争优势。现代企业管理强调对物流、资金流和信息流的监控，以达到系统的规范化管理。

参考文献 ：

[1]《数字化管理》，张继焦，中国物价出版社，2001.9

档案管理概念范文第3篇

【关键词】信息；档案管理；中小企业

我国近年市场化经济发展过程中，大批的中小型企业如雨后春笋不断涌现，这些企业规模不大，人数不多，三四百人或者还少。一部分是从早期的小手工作坊的基础上演变和发展起来的企业，另一部分是从新兴产业发展起来的具有现代化和国际化特征的企业，如高新技术产业领域的企业。对于从手工作坊演变过来的企业，一般最初的组织领导者文化水平较低，没有明确的管理存档意识，更没有常设的档案管理机构。对于新兴的中小企业，虽然在全球信息化大潮的不断冲击下，开始注重档案管理建设，但由于档案管理人员、技术和制度的严重缺乏，许多中小企业面临档案管理明显落后。总体来看，中小企业普遍存在档案管理不善的问题，有些虽然意识到了档案管理的不足，但不知如何更新档案管理，大大地制约了企业的现代化发展，甚至成为企业发展的瓶颈。本研究系统分析了中小企业档案管理的特性和存在的明显问题，提出了如何在信息时代进行现代化档案管理的思路，为促进企业的现代化、国际化和长远发展具有非常重要的意义。

一、中小型企业档案管理的特点

我国虽然很早就有档案管理的概念和实践活动，但由于管理总体落后的基本国情，档案管理很难在中小企业中得到重视。一般中小型企业的发展早期很少注重档案管理的基础建设，也舍不得投入大量资金进行现代化的档案管理，造成了其在发展过程中的一定阶段具有的如下明显特性：

1．档案管理概念不清。由于对档案管理的作用不明确，导致对档案管理不重视和概念不清。许多中小企业的负责人对档案的了解还只限于原始的人事档案的范围。实际上，现代企业的档案发展历程包含了更广泛的概念范畴，例如客户档案，文化建设档案、财务档案和业务档案等。实际情况是大多数中小企业的档案内容中，距今越远、案卷越薄、内容越少，有些内容甚至消逝了，档案管理的概念总体上是模糊的。

2．不重视文秘人员的重要性和规范档案管理的作用。中小企业发展初期通常存在人员流动性大，管理干部不稳定，文秘档案管理人员变化也快，使档案管理没有延续性；同时文秘人员的水平不一有的甚至没有专业的文秘训练，对文件价值的认识不同，鉴定方法和处理手段不尽一致，所以能保留下来的材料就更少了。同时导致仅存的文件中不规范。如会议记录的格式不一致，内容不全，日期不明等，有些文件编号也不系统，甚至无编号、批示及处理结果。企业没有档案管理，如同没有企业历史，更无从谈起企业文化和企业长远发展。企业发展的历史记录不全，如厂区旧址无照片；老产品无照片等等。这些均需档案人员多方寻觅并采取补救措施，尽可能地查寻到保存下早期的这些珍贵档案。

3．没有独立的文秘档案办公机构。中小企业的厂长办公室是厂长管理的龙头，通常以厂长办公室为核心附设档案管理办公室。厂长办公室也是在与横向科室的日常交流中最为广泛，相关文件内容具有权威性和最终决定性。厂长办公室所管理的工作面广，可能保存的真实记录最多，厂领导一般都将重要文件交文书保存，所以厂办往往存有当年各类现行文书，如各类上级文件、批复，行政会议记录；制定的各项规章制度的原稿、打印稿；外事活动记录；民事纠纷调解记录；各种许可证、合格证、代码证、营业执照副本、各类获奖证书奖杯奖牌等等。但是，由于缺乏系统的档案管理概念，其他许多档案信息，如商业往来，客户资料、市场信息等重要的关系企业发展的档案没有统一和有效的管理。

二、中小企业档案管理现状及存在的问题

1．档案管理滞后。企业发展的早期，中小企业的档案管理工作多局限于记录日常的一些企业文件。当企业发展到一定的阶段，这种原始的记录行为不能适应现代企业的高节奏、快速和高效的信息化处理方式，档案管理已经大大落后于企业的发展，并制约了企业的进一步发展。企业的高层管理人员应该意识到档案管理不仅要为企业保存有价值的各种的原始记录以供查考利用，同时应重视档案管理工作，并积极提供档案利用，优化企业发展决策。例如通过档案管理，找出工作中的不足，加强信息利用，以避免企业不必要的经济损失。对过去的工作进行分析总结，努力降低成本和提高产品质量，维护企业品牌和知名度，为企业规模化发展和市场产品占领率的提高做出贡献。

2．档案管理人员的素质及业务水平低下。中小企业档案管理虽然逐步得到了重视，但由于缺乏高水平的管理人员，作为一个独立的管理部门，档案人员不应满足于上岗培训的最低标准，应全面掌握档案管理的理论知识和实际操作能力，热爱档案管理工作，能够适应时代的发展和利用现代科学技术的软件和硬件，努力提高档案管理人员素质和实际管理水平。

3．档案管理服务功能缺失。档案是一个庞大的信息库，如果能够将相关有用信息服务于企业的发展，将能够发挥极大的作用。然而目前的普遍情况是各种信息是或者还是记录在册的文件和卷宗，没有进行技术机数据库信息化管理，或者比较零散地储存在众多的单体档案中的，查阅很不方便。未来的发展要求档案管理人员把相关信息系统地、规范地整理出来，能够提供充分的已有的信息为企业相关人员提供参考，发挥档案的信息作用和价值，为企业发展提供便利条件。另一方面，通过档案管理发现问题，变被动为主动服务。例如，通过综合国内外新技术资料和发展状况，了解本行业最新市场动态等。

4．档案管理缺乏安全措施。档案管理的安全危及企业的安全，如新的设计技术，企业的合同，规划等资料是企业发展的命脉，必须有安全的管理措施保证档案管理。档案安全涉及档案工作的各个方面、各个环节。确保档案安全是档案工作的永恒主题，也是档案工作者的首要职责。要从人员、制度、设施、和信息保护技术等各个方面最大限度地延长档案寿命，保证档案实体和档案信息的安全。

三、企业档案信息化档案管理的发展过程及途径

企业档案信息化已成为企业信息化的重要部分，网络信息化技术也为档案信息开发提供了技术支持。随着计算机网络信息技术的蓬勃发展，档案信息载体的形态正在发生变化，档案信息正在向数字化发展。企业档案部门要抓住企业信息化建设的机遇，根据档案管理的要求，对企业信息化规划和建设提出档案管理需求。从中小企业档案管理的发展来看，必须遵循如下发展途径。

（一）不断创新档案管理，提高信息服务质量

档案资源的管理正朝着信息化管理方向发展，也为档案信息资源的开发利用提出了挑战。如何有效利用档案资源是一项长期的、紧迫的、艰巨的档案管理任务。必须不断挖掘和加工档案信息资源，使加工出来的档案信息更好地为企业服务，充分体现其作用和价值。企业档案部门要把握企业信息化带来的企业管理的新思想、新模式，树立创新愈识，运用先进的信息技术手段，实现企业档案制度创新和管理方法创新。此外，在服务方法上要逐步实现与计算机联网，采用以数据库为核心的现代信息处理技术和网络信息利用技术形成高效的网络查询和信息更新模式。

（二）规范企业信息的数据库管理，实现信息共享

数据库是档案信息资源共享体系建设的核心，用数据库技术组织信息资源可极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立数据库是网络信息资源组织的重要方式，这种方式就是将要处理的数据经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机中。数据库技术与网络技术的融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了效率。通过完善档案目录中心以及全文档案信息资源数据库建设，逐步实现各部门档案信息化。同时企业档案信息化建设要认真执行国家相关技术标准，建立统一的信息采集、交换标准，维护数据的一致性、安全性，实现企业信息高度集成与高效、安全传递，充分发挥企业档案信息化的作用。现代企业可通过建立档案网页，开展电子文件的自动上传收集和在线服务。随着企业内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。同时建立电子文件数据管理中心，使档案部门与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

（三）健全档案管理制度，加强信息安全

信息化环境下，企业必须通过技术创新、制度创新和管理创新等方式，改变传统落后的企业管理模式，建立科学的现代企业管理体制和档案管理制度。通过建立和健全适应企业信息化环境下的档案管理例度，保证企业档案工作在企业信息化环境下有序地发展。规范档案管理、企业信息化也是建设科学、规范和严格的企业基础管理的过程。因此，企业档案部门应积极参与国际质量认证体系的达标活动，实现对文件、档案的制度化、规范化管理。同时加强对电子文件形成、存储、传输、利用等各个环节以及计算机系统、存储介质等各个方面的保密防范，严防电子文件被窃密。加强机关内部管理，层层落实档案安全责任制，层层签订档案安全保密承诺书。建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后可以进行追溯性检查甚至追回档案。

（四）强化档案人员的素质和管理水平

随着现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者的要求也越来越高。从事档案管理的工作人员，需要不断提高自身素质，掌握熟练计算机和应用软件的专业技术，不断提高现代化管理的技能，提高档案资源的使用效率与效益。同时，重视档案人员的继续教育工作，普及现代档案科学技术知识，让档案工作者具有现代化的发展眼光，以满足档案管理的高永平持续发展的需要。

综上所述，中小企业档案部门应树立全新的档案管理工作理念，加强企业档案信息的管理开发和利用，不断加强提高企业档案管理人员的素质，才能应对信息化给企业档案管理带来的巨大变革。

参 考 文 献

[1]王儒琳．浅谈信息化环境下的档案管理[J]．管理科学．2011：82

[2]张慧玉，尹珏林．企业社会责任前移：小企业和新创企业的社会角色[J]．科学学与科学技术管理．2011，32（7）：130～135

[3]江微．浅谈电子档案的保管与利用[J]．办公自动化杂志．2010：19～20

档案管理概念范文第4篇

一、本体论概述

本体（Ontology）属于哲学方面的概念，从哲学的角度来说，它是对客观存在的一个系统的解释或说明，关注的是客观现实的抽象本质。1993年，Gruber对此进行了新的定义，认为“本体是概念模型的明确的规范说明”。后来，Borst在此基础上对本体理论进行了完善，认为它是指共享概念模型的形式化规范说明。Studer对此进行研究与总结后提出“本体是共享概念模型明确的形式化规范说明”。“概念模型、明确、形式化、共享”是这一概念中的4大特征，它们是在计算机人工智能方面有知识表达的意思。我们将本体理论运用到数字档案管理信息系统建设中，对档案资源进行描述，并统一数据采集模式，从而实现信息资源的共享与提取。数字档案馆管理系统的主要功能包括借阅管理、档案录入、档案检索、档案备份与恢复等。

二、数字档案系统利用本体建模流程

档案管理系统中的本体是档案范畴内的专有概念，用于表示某个专门领域范围内的全部知识。领域本体是专业性范畴，可详细描述出某个学科内的关键词条与这些词条间的关系。有时描述的内容还涉及到该学科内颇有影响力的理论成果。具体来说，档案领域本体就是针对查询功能的档案领域建模的结果。通过充分挖掘将与档案有关的所有查询操作均抽象为同一组概念。档案本体对现实活动中档案的解释，是基于概念结构与抽象空间两个方面的，属于一种系统化过程。创建本体的方法不是唯一的，但能保证本体构建的正确性与完整性。本体构建流程包括四步：确定需求分析、创建共享词库、表示本体、客观评价本体。

本体中最基本的概念就是类，定义本体中的类实际上就是明确类之间的层次关系，并明确类的属性以及类之间的约束关系。对于概念层次的分析主要有3种方式：分别是自顶向下法、自底向上法、综合法。自顶向下法是指在某一领域中从最大的概念开始，逐步添加子类，从而将概念细化。自底向上法则相反，是从最小的类定义开始，逐步向上将这些相似的类组织在一起形成更大的概念。综合法是将上述两种方法结合起来运用的方法。不管采用何种方法，均是从定义类开始。比如，以档案本体为例，采用自顶向下的方法，其中，最基本的类有档案与档案信息两个。在检索档案信息时，用户可将题目、档案号、分类号、责任者、关键词等作为检索条件。因此，顶层概念就是OWL Thmg，中间层概念包括档案与档案信息，底层概念中档案对应的是档案类别，包括文学档案、历史档案、科技档案等；档案信息对应的是卷宗号、案卷编号、题名、文号、文种、密级、保管期限等信息。

三、利用Protege构建档案领域本体

根据目标客户的具体需求来建设档案管理信息，以提高档案管理的工作效率。Protege是基于面向对象的JAVA的一种开发工具，支持类、元类及属性的OKBC兼容。在利用该工具构建本体时共有4个步骤，包括需求分析、确定类与所属层次、明确属性，添加实例。在设计档案检索领域中的本体时，借助该工具生成OWL文件，达到检索目的。

当需要输入实例时，必须先确定类与属性的结构。比如，要将一个有序的子类插入到已排好序的父类中，可选用数据结构算法描述其中的任何一种插入算法，包括直接插入、两路顺序插入、表插入等。若要添加实例，还需利用Individuals标签内的5个面板，涉及到的属性内容主要有类的思想、实例名称、性能复杂性等。下面，我们以直接插入为例进行阐述：Individual：直接插入排序算法。转化为具体文字描述：某个有序序列[1...，i-1]，共有i-1个元素，若要插入r[i]，那么，序列的元素个数就变为i个，新序列为r[...i]。在插入时必须注意存放序列的数组不准越界，可采用顺序查找算法，在r[0]的地方设立一个“监视哨”，任何插入操作均是从“i-1”向前挨个搜索，记录能在查找过程中顺序往后移动一个位置。简而言之，排序的过程需完成的插入操作有（n-1）次。将序列中的首个元素作为最简单的有序序列，并从第二个记录开始依次添加到该序列中，直到全部记录均入到序列当中。这里的序列是采用关键字进行排序的。

档案管理概念范文第5篇

[关键词]高校档案管理;现状;对策

一、高校档案的基本概念及目前现状

（一）高校档案的基本概念

高校在教学、科研、学生学习、管理过程中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。作为历史的记录、知识的载体之一，它包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料，记载着全校师生员工的德、能、勤、绩，汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样，学校档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源，对学校具有重要的推进作用。

（二）高校档案管理现状

随着高校近几年的规模化发展，高校的档案管理工作也面临着巨大的挑战，其主要问题表现在：

1.档案管理工作地位低、领导重视不够。随着高校在“十一五”期间的规模化、跨越式的发展，各种大型重要的会议活动、重大的实验实训建设、科研项目与改革等重要的工作内容与日俱增，相应高校的档案管理工作也愈发显得重要。但由于受到传统观念的影响，很多院校没有明确的思考，只是简单的把档案工作看成一项基础性工作，提供查阅等服务，而没有看出这项看似基础的工作却对学校长远的决策提供最有价值的依据，在实际工作中没有给予档案工作足够的重视。

2.档案管理机构设置不健全。目前许多高校甚至没有配备专职的档案工作人员，只是把档案工作作为办公室工作的一项职能，而办公室工作繁多，对档案工作必然会有所“轻视”，特别是各部门的兼职档案人员身兼数职，他们最大程度上也只能按照归档范围收集档案资料，而具体的分类、录入、利用等工作无力为之，更难以专心致力于档案管理工作的钻研。

3.资金投入不足、硬件条件差。由于投入的经费不足，一些高校的档案管理部门档案信息化建设所需的设备、馆舍等基础设施不够健全，信息化程度不高，计算机管理功能未能发挥作用，还不具备高效的检索体系。另外还存在着一些学校受办学用房的限制，连基本的档案库房、阅览室、办公室“三分开”，都很难实现。

4.档案工作的管理方式落后。在信息化时代的今天，手工还运用于文书的整理立卷、归档等档案管理工作中。这样就造成立卷程序和方法还有点传统，即根据文件的主要特征或文件的类型，把所形成的全部工作文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人的素质、观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式。

二、高校管理发展趋势

（一）树立科学发展理念，用观念创新助推档案管理

观念创新是推进高校档案管理工作的前提，重点要树立三种观念。一是“以人为本”的档案工作观念。一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的档案工作理念。坚持高校档案建设与院系、职能部门二级档案建设的全面发展，并通过宣传，使全体师生员工增强档案意识。三是协调发展的档案工作观念，加快高校档案工作发展步伐，促进档案工作与高校各项工作全面协调发展，更好地为学校的发展服务。

（二）推动档案信息化建设，提高现代化水平

首先要求档案工作人员要解放思想、树立信息化意识，熟练掌握信息化管理工具的使用。目前由于软件的限制和办公条件的约束，很多学校只是实现了档案的目录级管理，并没有实现全文存储，更谈不上计算机辅助管理等。所以在保障了人员条件外，还要加大对档案管理信息化建设的投入。制定出详细可行的档案信息化、数字化得标准。充分发挥校园网在档案信息化建设中的作用，为查询者提供网上查询服务。

（三）立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。

（四）引进、培养人才，加强档案人才队伍建设