电子档案办法
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电子档案办法范文第1篇
济平稳的运行，致使信息时代得到高速发展。许多行业在信息技术的，利用上也得到了飞速的普及。电子档案的出现使得电子信息技术在档案管理中的应用得到了最大化的实现。电子档案信息管理，使得档案上的资源共享与再利用的功能得到实现。
1 电子档案利用现状及其安全隐患分析
电子档案是应现代信息技术及数字设备环境的需求所产生的，依赖计算机系统存储，并经过归档整理的数据信息。与传统纸质档案相比，电子档案具有对计算机的依赖性、复制传递的高保真性、信息内容的易改性和信息与载体的可分离性等特点。这些特点在给档案管理者和利用者带来方便的同时，也存在着较大的安全隐患。
2 安全控制解决途径与方法
为了让电子信息档案上的安全隐患进行妥善的解决，文章根据实际的应用情况进行了相关的措施说明，首先网络对电子信息档案进行浏览的过程中，公司企业中的管理人员应该对身份认证技术进行防火墙上的设置，设置一些安全度更高的访问权限。与此同时，还要利用审计跟踪技术对网页浏览的全过程进行信息跟踪与监控，这样的处理可以在出现事故以后对浏览记录进行追溯上的回访，如果此时档案信息需要进行公开或是对民众进行开放下载服务，技术管理人员就应该通过程序密码上的设置对电子信息档案进行保护。
2.1 身份认证技术
为了让电子档案得到相应的保护，技术人员首先在登录系统上要进行密码上的设置，并且对身份证进行相应的规定，规定所有使用用户在进行登陆过程中需要通过口令或是证书双因素认证之后才能进行下一步的操作，在登陆认证系统上的设置也应具有一定的难度，例如密码设置，用户进行登录的过程中需要设置一些位数较多或是复杂程度较高的密码，这样可以提高系统的安全性，用户进行系统上的访问时，一旦密码上的输入超过一定的次数系统会对用户名进行自动锁定，用户输入的错误信息也会有后台直接发送到系统管理人手中，此时管理员就可以建立预警备案，如果此时用户想要找回原密码就要通过严格的审核流程，对于登录系统的用户，登陆时需要输入登录口令。用户如果想要访问重要的系统还需要通过验证证书与智能卡等认证方式，这样的处理有利于系统对用户身份进行二次确认。与此同时，用户登录系统通过用户名与密码上的认证，对整个系统进行访问的过程中系统还会对用户的身份进行信息上的绑定。
2.2 审计跟踪技术
电子信息档案为了保证信息上的安全，在系统中还会设立预防与破坏等安全设置，这样的处理主要的目的是让系统的运行可以得到监视与审查，系统的内部运行处理会安装一种跟踪系统，可以对用户的操作页面上的信息进行系统监督，对用户的操作记录进行存档处理。此时系统内部也会设立专门的审计系统对用户的浏览信息进行实时的监控与跟踪，审计跟踪系统会将用户所有的浏览记录都进行储存处理，对用户进行信息追踪的过程中如果发现非法情况，此时系统就可以根据用户操作的危险信息进行实时报警，电子档案信息中也会设立一些日志专用系统，这些系统同样需要进行安全上的保障，为了防止这些日志系统被非法人员查看或是进行信息上的修改，系统上的管理人员应该对重要的日志文件进行编码处理，并设置相应的密保权限，只有正确输入特定权限信息的人员才可以对日志进行查看上的处理。查看过的信息也会形成相应的浏览记录，方便系统对浏览过的信息进行整理与统计。如果工作上的管理人员对信息查看过后还要进行删除或是拷贝上的处理就必须对查看过的文件进行加密处理，为了防止出现任何信息上的泄露问题，查看日志的过程中系统会相应的进行记录，对于查看过的文件或是图片等都会进行取证，以便事后发生任何问题无法取证浏览记录。
2.3 文件保护技术
想要对电子档案信息进行使用处理的用户在浏览过信息以后，想要通过离线的方式进行下载，此时可以采用的方式是先对文件进行保护技术处理，然后再下载至本地，进行使用或是参考处理。在对电子信息档案进行下载的过程中，档案系统会采用一个固定并且统一的系统，实时对用户提供下载服务，系统对下载文件进行格式上的统一处理，主要是防止用户把文件进行下载之后进行信息上的修改，导致的信息失实。用户开始对文件档案进行下载时，系统会通过相应的密码设置对信息进行保护处理。并且在此过程中每一份电子档案都会形成一个独立的密保设置，用户想要对文件进行访问就需要提供访问密码，输入的开启口令与系统验证系验证信息保持一致时，文件就可以对用户进行浏览上的处理。与此同时，系统还会在操作过程中进行相应访问次数的设置，限制用户对信息进行多次数浏览，防止对电子档案进行非法上的传播。
2.4 数字水印技术
为了这电子信息档案进行独创性的保护处理，在档案建立的过程中还可以设置数字水印技术，这种技术实施可以区分文字数字或是印章等秘密信息，防止用户在浏览文件过程中对文件进行伪造，一般情况下，许多用户在进行浏览使用电子档案信息时，由于某些需要可能会对电子信息档案信息中的一部分或是全文内容进行打印输出处理，此时如果不对档案进行数字水印设置，电子档案很有可能就会被浏览人员进行非法利用，此时电子档案信息没有进行数字水印技术就会对文件版权起不到保护的作用。一旦形成侵权行为，没有数字水印技术的保护就无法对版权进行维护，所以电子信息档的管理人员在电子信息档案建立之前就需要对全文内容进行数字水印技术上的处理，在文档上加印上较为明显的水印，无论是用户在浏览过程中还是进行打印输出时，都需要明确文件上的原创版权，一些需要进行加密处理的信息档案可以将水印上的防护效果进行提升，对整个文件档案都进行水印上的处理，可以使用的模式是全屏水印，这种方法是用水印的底纹将整个页面进行覆盖，这样的处理可以加大保护的效果。
结束语
文章通过对电子信息档案保护的技术手段与路径进行了相关的探讨，并在实际的讨论中提出了较为实用的方法，希望可以对电子信息档案上的安全管理起到一定的保护作用，完善电子信息档案的系统，让电子信息档案在浏览与使用上可以得到安全性的保障。
参考文献
电子档案办法范文第2篇
财务信息化在过去一段时间取得了巨大的进步，符合时代潮流的财务核算和分析的软硬件不断更新，很多企事业单位和政府机关都在用先进的财务分析软件进行财务核算和分析。财务信息化的巨大进步极大地提升了企事业和政府机关财务管理的效率和水平，其积极意义是有目共睹的。但是由于体制机制的滞后和技术成熟度的限制，会计档案电子化的进程相当缓慢，成为财务管理信息化发展的瓶颈。财政主管部门敏锐地把握了会计档案电子化的趋势，并出台极具现实意义的政策措施。
2015年12月，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。
新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，如对以下七类会计档案可只建电子档案。
一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。
以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。
虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离，但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。
电子会计档案转正史
1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。但随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用，会计档案工作的方方面面均发生了较大变化，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。
从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013-2014年，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了征求意见稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见；2015年9月，又组织有关专家集中研究讨论，最终形成新《管理办法》。
会计档案电子化的意义
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。
会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响―――除了节省成本，还有利于提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。
（一）有利于降低管理成本、减少资源浪费
纸质电子档案的耗材成本巨大，如农商银行业务系统每日报表约有50种，各类月报70多种，年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页，月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸，成本近1万元，加上色带、打印机等各类耗材，合计财务支出1万元以上，对于拥有30余个网点的县级行而言，纸质会计档案成本之高可见一斑。
电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大减少资源浪费。新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式。
（二）有利于提升财务管理效率
在企事业财务管理实践中，很多财务管理的流程都会产生纸质会计档案，这些档案都需要专业的财会人员分门别类管理，财务部门要投入很多的人力、物力。此外，纸质会计档案保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加，会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程，甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏，因而制约了当前档案规范化管理。
会计档案电子化有利于优化财务管理流程，以前需要现场办理的，现在可以不用现场办理，节省人力、物力。此外，电子会计档案传输、保存相对简洁、高效。相对于纸质会计档案，电子会计档案的便捷性非常突出，这有利于提升会计档案的使用效率，进而提升财务管理效率。
以电子票据会计档案为例，如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中，通过充分集成并关联实体会计档案，逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求，又确保了会计档案数据的安全保密。
这不仅会提升会计信息资料的传递速度，也将在相关部门打通快速通道，实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享，创造更加灵活便利的会计信息查阅环境，使传统的以纸质会计档案为主，加快转向电子会计档案与纸质会计档案并重，为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。
（三）有利于财务大数据的发展
国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。企业发展也需要大数据的支撑，通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。
（四）有利于会计监督和检查
电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。
会计档案电子化的案例
中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一，在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作，结合其业务财务一体化平台的搭建与运行，探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制，实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说，不仅是极大的飞跃，也是会计档案管理的趋势。
2012年10月以前，广西联通的各类会计档案均采用纸质打印归档，实行手工编号造册登记，整理难、移交迟，检索难、统计繁，不利于规范化管理；纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财务的资源消耗。随着公司规模不断扩大，业务快速发展，以及经营管理对多维信息需求的增加，会计工作需要按照专业、全成本属性、客户群、准利润中心等进行精细化核算，会计档案资料日益增多。同时，大ERP各子系统、子模块业务处理同时自动生成的会计分录数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式已满足不了规范化管理的要求，既不利于进一步深化实施会计信息化工作，也不利于公司降本增效工作的开展，推进会计档案电子化势在必行。
依托中国联通统一建设的数字档案管理系统，与大ERP建立接口，使会计档案实现电子化、系统化管理成为可能。大ERP系统固化了公司业务处理流程，完整地记录了营收、采购物资管理、工程管理、日常运营等经营活动过程中产生的相关信息，建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制流程，并通过业务系统与财务系统无缝连接和定义自动会计规则，实现从获得原始凭证到形成最终财务报告全过程的系统自动化处理，使会计信息的相关性、完整性、真实性和会计核算效率得到了显著提升。在信息安全方面，大ERP系统在建设之初就纳入了公司整体的信息安全框架内进行管理。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程，从管理制度、操作流程和安全技术等各方面，贯彻安全保密的要求，加强安全保密管理，构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。此外，“一本账一套表”工作，建设一级架构系统，支撑集团、省、地市三级应用，有效支撑一套会计政策、一套核算规则、一套立体科目、一套风险控制体系、一本账（即一套财务核算及业务管理信息）、一套表（即一套报表汇总体系，包括财务基础报表、管理类报表、分析类报表）的“六统一”财务管理目标，也为推进会计档案电子化工作奠定了坚实的基础。
会计档案电子化，具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均产生重要影响。项目推进期，广西联通成立了“会计档案电子化管理”项目推进工作领导小组和财务、综合、信息化三个专业线工作组，统一推动项目的实施和日常管理工作。其中财务组经过对204项纸介质的梳理，制订了《ERP系统记账凭证及对应单据管理办法》，确保记账凭证电子记录、原始凭证手工管理这项会计基础工作的统一规范。
现阶段，广西联通实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大ERP系统产生的各类原始凭证和银行回单，不需再打印相应的纸质凭证和账簿，节约了大量的纸张及IT耗材成本。以区公司本部为例，实施会计档案电子化后，当年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3。会计档案电子化工作正逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。
推行会计档案电子化管理应把握的重点
推行会计档案电子化必须从实际出发，紧密结合企业的现实情况，制定周密可行的方案。
（一）推行会计档案电子化应坚持的原则
1.安全性
会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范，而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段，降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁，确保系统安全运行。同时，还要对工作流程加强监管，确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理，不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性，还确保了系统安全稳定的运行。因此，关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下，档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理，并将处理中产生的档案信息实施统一管理，所以为了保证数据的安全必须采取措施，如双机热备份、内网外网物理隔离等，建立档案数据中心，设置的权限体系要完整，配备专业人员维护管理，并建立会计电子档案信息安全保障体系，确保电子档案信息安全。
2.保密性
会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，因而应从提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。
3.规范性
会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，必须符合财政主管部门的规定。
4.兼容性
会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。
5.智能性
一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。
（二）推行会计档案电子化应注意的问题
1.要制订详细的执行方案
会计档案电子化，对企业来讲是一件大事，马虎不得。企业必须从自身实际出发，分析本企业档案管理存在的问题，整合本企业会计档案管理制度，形成完整的解决方案。必要时，可以到相关单位考察学习，以便借鉴先进的管理经验。
2.要重视软硬件建设
会计档案电子化必须有合适的软硬件支撑。会计档案是企业经营的核心秘密，如果企业没有先进的软硬件支撑，其安全性、规范性等均难以保证，一旦发生泄密等，对企业的不利影响非常大。
3.要重视人员培训
会计档案电子化需要财务档案管理人员具备新的管理知识和技能。这就需要对原有的会计档案管理人员进行培训和提升，让其尽快掌握电子档案管理的知识和技能。
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，是不以任何人的意志为转移的客观事实。企事业单位要把握这一趋势，并结合本单位的实际情况适时推动会计档案管理工作逐渐向电子化转变。
参考文献：
电子档案办法范文第3篇
第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
第十条电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。
第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。
第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。
第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。
第十五条通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
第十六条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。
第十七条归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。
第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。
电子档案办法范文第4篇
关键词：信息化；电子档案；管理创新
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-8122（2013）09-0152-02
近年来，世界各国信息化发展进入了快车道，我国的信息化应用也进入大发展阶段。新技术的应用为社会各行各业带来极大的便利，但与此同时产生的大量的电子文件，则为档案管理者带了很大的困扰，如何应对新的问题与挑战，需要档案管理者以更大的智慧和勇气，积极创新档案管理。
一、电子档案产生的背景
自从1946年，世界上第一台计算机诞生以来，信息技术的发展可谓日新月异。与此同时，电子文件的的飞速发展与广泛普及已是大势所趋。人们普遍认为，纸张的发明与推广是人类记录历史上的第一次变革，当下，正在发生的电子文件代替纸质文件，则很容易被理解为人类记录历史上的第二次变革。而档案是什么？其本质就是原始生活的记录。尽管记录的载体发生了变化，但是本质却是同样的。
那么，就出现了一个问题，这个问题给他的管理者带来了极大的困扰，即：发生了载体转变的巨量的电子档案如何有效管理？
二、电子档案管理的现状
（一）电子档案更难鉴定
国家档案局在2003年7月28日颁布的《电子公文归档管理暂行办法》（以下称《办法》）第二条称：“本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。”那么，问题是，随着各行各业信息化技术的应用，例如不同办公管理软件的应用，由此产生了不同形式、不同规格，可谓各式各样的电子文件。如何在复杂多样的电子文件中鉴定出什么是可以作为档案归档的电子文件，仅仅依照上述《办法》显然是不能的。
窃以为，首先，可以被称为电子档案的电子文件与可以被称为文书档案的文件是同样道理的，两者在本质上一致的。传统的纸质档案，大多是由文件归档形成的，即，具有长期保存价值的非现行文件。同理，并非所有的电子文件可以称作电子档案，而应当是具备了一定的保存价值和利用价值的电子文件，并且被归档。与传统纸质文件进化为文书档案不同的是，电子文件在转化为电子档案的过程中，还应当具备两个特性：一是必须为真实可靠的反应人们生活工作的原始记录，同时还要具备内容不能被轻易修改的特性，这就要求电子文件在转化为电子档案的过程中，电子文件的格式应当局限为PDF等不易被修改的格式；还有一个需要注意的是，电子档案必须具有长期可读性。因为，随着新技术的革新，或许经过一段时期，会发生因为人们读取信息设备的改变，而导致今天我们花费了大量人力物力所保存的电子档案出现无法顺利利用的囧态。“我国90年代举办的一次重大的国际体育比赛的电子文件目前已完全无法读取，20世纪80年代开展的一次重要的全国普查活动的99%的原始数据已经丢失，某市政府大批20世纪80年代生成的电子文件无法读取[1]。正因为上述原因，电子文件在鉴定为电子档案的过程中比传统的纸质文件更加困难。
（二）电子档案管理失控
通过了解，现今大部分的档案馆对凡是属于国家所有的、具有保存价值的实体档案都进行了归档、保存。但对于大量的电子文件产生的电子档案，却很少有档案部门将之列入工作议程。（部分档案馆在尝试收存一些电子档案，但没有一个标准、科学的依据）另外，各个电子档案产生单位没有相应的电子档案管理制度。
正所谓，没有规矩，不成方圆。因为没有相关制度，各单位的电子档案要么没人管理，要么处于不科学、无序、混乱的管理状态，甚至于因为各种原因，导致大量珍贵的电子档案损毁、丢失而造成无法弥补的遗憾。可见电子档案管理已经失控。
（三）电子文件法律体系欠缺
在许多国家，电子文件的证据效力已得到法律认可，而且法律强制政府机构和公司有效管理电子文件，以保留业务活动证据。在1998～1999年美国司法部针对微软公司的诉讼案件中，诉讼双方向法庭呈送的大约3000份证据大多数是电子邮件，美国司法部一位高级官员说，电子邮件正是这次诉讼的一场革命[2]。我国在2004年通过了《中华人民共和国电子签名法》，确认了部分电子文件的法律效力，但在一些方面还存在局限性和不适应性。电子文件法律体系亟待进一步完善。
（四）电子档案归档率很低
我国目前电子文件的利用率很低，电子档案的利用率就更低了，这造成了大量纸张的浪费。据四川省政府估计，推行无纸化办公，一年可节省纸张约630万张[3]。在国家爱积极倡导绿色环保的今天，仅从保护环境，推行绿色办公的方面讲，电子文件代替纸质文件都是应当被加快推广；科学技术是第一生产力，相比电子文件及电子档案的应用，传统的纸质文件和电子档案在利用方面效率十分低下，改变这一影响工作效率的局面刻不容缓。
（五）档案人才匮乏
所有的工作都是围绕人开展的，尤其是具有一定才能的人。目前，在我国电子文件管理没有相应的职业，其中大多数是非计算机专业的人员兼职收集档案，即使是专业的档案员也很少在具备档案管理知识的同时具备较好的计算机技术，由此不难看出，在信息化的大背景下，档案界缺乏一支高素质的管理队伍。电子文件及电子档案管理人才的匮乏，极大制约着我国电子档案管理事业的可持续发展。
三、电子档案管理创新
（一）管理理念创新
面对新生的事物，人们往往会有抵触或戒备的心理。电子文件的出现，甚至于趋向替代传统的纸质文件，这一形势必将成为历史的必然。面对这一必然趋势，电子文件的缔造者，即电子文件生成者与电子文件成为电子档案的管理者应当改变传统观念，正确地认识这一变化，以迎难而上的积极姿态迎接新生事物挑战。
（二）领导组织创新
信息化发展到今天，在电子文件逐渐取代传统纸质文件的过渡期这一关键历史阶段，需要充分发挥领导者的组织创新管理能力，纵观历史，优秀的人才在历史的某个阶段产生的历史的推动力往往是难以估量的。这就要求各级档案领导干部要乐于学习计算机等信息化技术，只有领导干部了解了信息化技术，才能更好的领导档案队伍，更好地开展信息化建设，而只有领导干部带头组织开展信息化建设工作，才能有更有效地管理信息化工作产生的巨量电子文件，也才能为档案管理者提供高品质的电子档案材料，为形成高质量的电子档案和方便高效的保存、利用电子档案奠定基础。
（三）管理机制创新
档案的管理是一项长期性、系统性的工作，电子档案的管理更是一项需要着眼当前、放眼未来的伟大工作。这项工作的有效开展不仅仅需要今天的领导干部具备开拓创新的思路和巨大的智慧与勇气，更需要一项完整的机制来保障电子文件有效归档，成为电子档案。如此才可以避免领导干部换届导致工作政策的反复。在国家带头起草一系列的电子档案归档办法及制度后，各级各类档案管理部门也应及时的，结合本行业、本单位实际，制定行之有效的电子文件材料归档制度，为电子档案的建设事业持续地保驾护航。
（四）人才管理创新
任何事业的发展，都离不开人才的培养，电子文件的有效管理，更是需要一只思想素质较高，专业素养较好的的管理队伍。目前，因为各种原因，例如：档案工作者待遇偏低、社会地位不够高、人们认知度偏低等原因，导致档案管理部门很难吸引到高学历、高素质的专业技术人才，现有的档案管理人员往往是其他部门临时调入档案机构的。因而，应该从国家层面上制定相关鼓励政策，比如落实对档案工作者有毒有害物质保护的待遇，加大对档案工作者学习与培训，尤其是从政策和资金上鼓励涉及到电子文件及电子档案信息化技术研究与开发方面的研究，在各类大专院校开设档案学专业的基础上，进一步设立档案信息类的公共选修课，培养年轻一代对档案、电子档案的认知，从而逐渐提高全社会对档案工作的了解。
总之，电子文件到电子档案的有效管理和利用，看似简单，实则还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电子文件及电子档案的正确认识，国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备，需要人们对信息化人才队伍的建设等条件。前面有困难，但路还要走下去，电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速，这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战，从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案，传承好人类历史的文明与记忆。
参考文献：
[1] 冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009.
电子档案办法范文第5篇
1 相?P法律基础
1.1 通过国家档案局在2012年颁布的《电子档案移交与接收办法》中第二条规定，“电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”该定义从电子档案相关的技术形态、来源和价值等方面进行分析定义，而在后期修订的《电子文件归档与电子档案管理规范》标准中，对于电子档案的定义表述成具有一定的凭证作用、查考和保存价值并归档的电子文件的集合。从定义上来看电子档案由后期的归档操作形成，通过相关的关键环节将电子文件转化成电子档案的形式，再由移交至档案馆，并由档案馆分类再通过相关单位进行接收。
1.2 根据我国对于相关电子数据的法律条文规定，电子档案在形成时要符合多方面要求进行规范，其一要保证电子档案的完整性，其二就是对于电子档案的可靠性进行要求。完整性是指其完成内容的完整性以及在完成过程中的完整性，内容的完整性体现在，其内容描述特定的事件、对其时间、内容、人员以及结果的相关材料的完整。过程的完整性是指设计的中间过程环节，具体的流程等相关信息的完整，并对档案的处理活动的形式进行一定的信息保存。
1.3 可靠性的要求体现为电子档案形成来源的可靠和保存管理的可靠，具体表现在电子文件归档和电子档案管理制度设计的可靠性和系统实现的可靠性。制度设计的可靠性要求各立档单位和各档案馆应当按照文件档案管理的要求和法律法规对证据的要求，建立涵盖电子文件和电子档案管理整个生命周期的管理制度，明确电子文件产生、归档和电子档案管理各环节、各岗位、相关责任人的责任和操作要求。
1.4 系统实现的可靠性体现在两个方面：一是系统能够保证电子档案自形成起“内容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，办理完毕的电子文件及其相关信息集合在一起，经过归档操作（整理、编目、必要的格式转换、检查、确认或赋予归档标识）后形成电子档案这个时间点产生的电子档案数据包是电子档案的“原件”，确认电子档案的“原件”特征，核心点就是电子文件归档点留存的时间信息。
1.5 之后，电子档案的内容，包括一份电子档案内所有的内容信息和过程信息，在各形成单位档案室和各级各类档案馆的电子档案管理系统中都不能被修改，除了发生数据格式转换和系统迁移等情况，确有需要进行格式转换后，“格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”。二是在关键环节和特殊操作后，系统要检查电子档案内容在操作前后的一致性，如在归档、移交接收环节和格式转换、数据迁移等操作中，系统要根据电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案管理的相关制度规定要求，采取自动或人工方式对电子档案的内容进行一致性检测，保证在进行相关操作后前后内容一致，并予以记录。
2 电子档案管理要求
2.1 电子文件经归档环节形成电子档案后，一般都由档案机构，即各机关、企事业单位档案室和各级各类档案馆进行有效管理和发挥效用。如何管理电子档案才能符合法律所要求的证据特征？从前面引用的相关法律条款可以看出，作为证据的电子数据保存应当满足三个条件：
一是能有效呈现；二是格式不变，如有变化，内容应当前后一致；三是当电子数据保存地址发生变化时，要记录移送过程相关信息，特别是相关操作的时间信息和人员信息。由此我们可以归纳出电子档案在各级各类档案机构保存时应当采取的管理要求：第一，要制订电子档案管理办法，要按照国家法律法规的要求，制订档案室/档案馆的电子档案管理办法，要规范和赋予档案室/档案馆在管理电子档案方面的岗位设置和职能职责。第二，要在电子档案管理系统中采取适当的技术手段，保证系统内电子档案不被更改，或者采取有效的技术手段，证明系统内电子档案没有被更改。
2.2 根据目前的相关技术的发展形式来看，对于技术的采用需要进行一下几种技术措施：第一种是数据格式固化措施，在归档的过程中将普通文件转化为一定的版式文件，版式文件在不同系统中呈现的内容，不会因系统的不同产生一定的乱码错版现象，并且受到一般权限的控制内容不能够进行更改；第二种对于系统内部的电子档案内容属性设定成“只读”状态，并且不能够对其内容进行更改；第三种是数据量小的电子设备存储方式采用一次性输入的光盘形式作为载体，无论相关的使用者拥有何种权限都不能对其内容进行更改。
2.3 电子档案凭证作用的生效，是多方面原因组合形成的结果，并根据相关法律部门进行认证，对电子档案的完整程度、信息的准确性和具有的一定的公信度。由于社会的不断发展和变化，而传统档案证明记录方式由于信息量的增加，在测定相关的电子档案的凭证作用时，由于技术等等多方面原因无法解决目前的情况，由于档案本身具有的一定的公信度受到法律和社会的认可，所以电子档案在今后的发展过程中，对于电子档案凭证作用生效的情况应当加以重视，保证在一定程度上满足原有的权威性。
