档案数字化管理方案
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档案数字化管理方案范文第1篇
[中图分类号]F28
[文献标识码]A
[文章编号]1009-5349(2010)09-0048-02
近几年来，随着科学技术的不断发展，房地产档案的管理正在渐渐深入到高科技领域以计算机为核心的现代信息处理技术。通过网络为支撑的计算机技术，实现了房地产档案信息登记查询、收集测绘、整理管理的现代化模式。很大程度上产生、发展了房产档案管理新模式。现在已经逐渐向现代先进高技术手段过渡的档案化管理摒弃了最初的档案管理以人工管理为主的传统手段。档案数字管理化，房产档案的相关内容的录入整理是现阶段的主要手段，它进行一体化管理在档案信息管理系统中采用编排目录，通过编排的目录进行全文检索，把全部文字信息、图像信息及其他相关登记信息全部编写于目录数据中进行统一管理，从而实现查询方便、安全、快捷、保存期限长、内容完整性好、档案利用不受时间、空间的限制等优势。使档案图文信息的全方位查阅、管理得到了更进一步的效果。
一、房地产档案数字化权属管理的内客
数字化房地产权属档案管理内容，包括以下几个方面：
(一)数字化目录的编写规则
数字化目录的编写规则是编制检索工具的工作，指房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料进行等级的划分、全面的分类，以及相关的事项。数字一体化档案对目录的管理内容包括以下几个方面：
第一，系统权限的设置要更加人性化，更加合理化，在数字化档案管理系统中，电子目录数据是搜索、查询档案资料的惟一途径，根据要查找内容的种类、类型，电子目录应能正确地判断是否允许用户进入。
第二，要保障有完整的档案目录，工作人员可以根据实际的应用需要生成档案目录表，快速查询某一卷某一种类型档案资料(宗)产权登记的资料，或查询某一卷(宗)产权登记的资料，通过编排的编目，可以简单、安全、快速查阅。
第三，档案的统计管理要加以完善，对不同类型的档案做出数字化的整理是档案统计的一种方法。对档案管理人员档案管理做出及时有效的对策，都是有一定帮助的。
(二)档案管理网络一体化
网络一体化(包括局域网和互联网)应用是房地产权属档案管理和利用的主要形式，也体现了快速、准确、安全的方式。实现档案管理网络一体化解决了以往利用档案的诸多不便，如果我们能够实现档案管理网络一体化，我们才能及时为房地产交易、房地产权属登记、房地产纠纷仲裁、物业规划、房屋买卖、住房制度创新、城市策划管理、城市建设等各项工作提供保障服务。真正体现档案数字化的各种优势，可以使档案利用不受时间和空间的限制，可同时多人多次使用，不会有所冲突。这些功能的实现，让使用单位提高工作效率，提高档案信息的利用程度，为资源的利用提供了更大的空间。
(三)数字化档案的生成
根据《城市房地产权属档案管理办法》，数字化档案过程即指房地产权属档案的收集、登记、整理和归档。有三种属于建档范围内的文件材料，如下：
第一种是房产登记申请书、收件收据存根。权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表，房地产税费收据存根等。都是房地产产权登记工作中形成的各种建筑范围内的文件材料；
第二种是房地产权登记确权、房地产产权变更及转移、房地产权利人、设定他项权利等有关的属于建档范围内的文件材料：
第三种是房屋属界定位置图及其所占用的土地使用权：房地产分幅平面图、分层分户平面图、分丘平面图等。
这些文件材料扫描建档中管理人员必须加以辅助的工作，辅助工作融合到实物档案的人工整理归档的过程中，因为页面纸张厚薄、大小、纸质均不一致；可以直接转换为位图格式存储，有分丘平面图、分幅平面图、分层分户平面图，已实现计算机绘图。如直接存储矢量图，查阅时还需要安装专门的工具软件，并且归档后的资料已不能修改，不利于档案的方便利用，保留矢量图已无必要；对于超大页面，可以采用低成本的数字照相方式，或工程扫描仪扫描。
档案扫描过程与目录管理实现无缝连接，省去为文件取名、建立对应关系等多余步骤，提高建档效率。提高建档效率在档案数量庞大的房地产权属档案管理部门具有特别重大的意义，即使每页的扫描建档时间只节约几秒，最终对整个工作进度的影响可能是几个月，甚至上年。扫描图像的存储有两种方式：文件方式和数据库方式，文件方式虽然简单易于实现，但在检索效率和安全性方面都得不到保障，只适合于速度、安全性要求不高的小型档案库。即使采用数据库方式，当档案数量大时，如几十万卷档案的记录数就有几百万，方案设计时应注意选择高性能、大容量的存储系统。
二、房地产权属档案数字化管理的基本原则
数字化档案是一种安全又快捷的档案管理形式，比普通档案管理有很大的管理优势。解决了以往利用档案的诸多不便，可以使档案利用不受时间和空间的限制，可同时多人多次使用，不会有所冲突。
(一)数字化产权档案管理的基础是全程化管理的重要部分
建立一个完整的管理体系，对数字化房地产权属档案的整个生命周期从产生到永久保存或销毁进行全程管理，这个过程称之为全程管理。这是基于信息技术而建立的数字化档案管理理念，以实现整个系统(软、硬件及信息)资源的最大共享和最大效益，其中包括档案管理的规则、方法质量的要求以及档案从收集、整理、归档、利用各阶段活动统筹兼顾的全局调控。
(二)实施数字化权属档案的安全性是基础保障
系统软件或硬件免受人为破坏和自然灾害的能力称之为安全性，安全性保障应从制度着眼，技术手段着手，也可以指防止房地产权属档案的散失、泄密。合理设置用户权限，健全安全保密制度，坚持定期数据备份。
(三)数字化权属档案存在的意义是真实性
真实性指档案仍然保持其真实性、可理解的方式输出在经过存储、传统、压缩、加密等处理之后。保障档案的真实性措施应贯穿于全部管理工作的始终，如不能保证档案的准确检索查阅利用，数字化档案也就失去了存在的价值。要统一数字档案的一般程序，文件无论如何变化和存储信息，都必须保证其真实性，必须与原文档相符。
三、关于房产管理部门建立数字化权属档案的一些合理化意见
房地产管理现代化的重要组成部分包含了权属档案的数字一体化管理，目前处于初始起步阶段的权属档案的数字一体化管理，及相关实际情况有几点合理意见，如下：
第一点：国家档案局已就电子文件档案制定了规范标准，房地产权属档案的数字化应当建立合理化的统一规则。房地产权属档案的特别性决定了其管理的独特性，房地产权属档案的特别性决定了其管理的独特性，为全国性电子文件管理提供了普通管理标准。当前已经建立了权属数字化档案的地方由于种种原因，没有制定出统一的合理化标准，有的在建设过程中还处于摸索阶段，在实际应用中也不是很理想。当务之急应制定出一套适合于房地产管理的数字化档案统一标准，因此，各地的权属档案现代化工作的规范和指导应加以重视。
档案数字化管理方案范文第2篇
摘要：如今许多数字技术出现，呈现出良好的发展态势，奠定了档案数字化的基础,而照片档案在档案中占据着重要地位，因此，对照片档案进行数字化管理具有一定意义。
关键词 ：数字技术 照片档案 数字化管理
档案能够真实记录实践活动和作为信息的载体。为克服传统照片中出现的问题，应不断提高现代化管理水平以及照片档案管理质量，在保证照片管理同时尽可能优化数字化管理。
一、照片档案数字化管理的基本概述
照片档案实际上是具有一定保存价值的利用光感材料和影响为主体的能够切实反映历史的记录。一般的照片档案主要包括照片、底片和文字。照片是通过底片构成的，在选择数字化管理对象的时候，是把扫描对象还是底片作为数字化管理对象成为数字化管理首要问题。在进行数字化照片档案管理的时候包括两种主要方式，数码相机翻拍录入以及扫描仪扫描输入。在选择照片保存格式的时候，具有很多种类，例如，JPEG、BMP等，为了可以永久的保存照片，可以刻录具有一定自动播放和查询功能的光盘，建立说明文件方便于以后的管理。
二、照片档案数字化管理的步骤
1.妥善整理好原有的照片档案
（1）重新对照片进行编号。以件为基本单位，依据年度进行编号，尽可能把对应的照片和底片使用相同的编号，如果它们因损坏或者褪色没有相应的利用价值，应该剔除。对于具有相同场景的很多照片，适当选择主要的进行归档。对于处于同一活动或者事件的照片依据照片的内容进行排列，保证管理期限，能够以适当的标准入册。
（2）对照片卷内目录进行正确编制。依据国家相关保准，归档照片的时候需要确保具有齐全的照片、底片以及说明，照片应该与底片相符合，并且对于照片具有明确规范需求，文字说明主要包括时间、人物、地点、事件、背景以及摄影者。为了能够从根本上对照片档案进行数字化管理，需要在保证具有原来照片面貌的前提下，对照片卷内目录进行正确编制，保证具有完整、齐全的照片档案。
（3）实现照片档案的数字化处理。扫描输入传统照片进行存储。可以利用数码相机或者扫描仪来对传统底片和照片进行数字转化，然后适当的存储到计算机中。在扫描照片的时候，需要设置好相关参数，例如，色彩位置、分辨率等，一般来说分辨率都是30 0 dpi。扫描之后一般利用TIFF和JPEG格式进行储存。如果是比较重要的照片，建议是圆通TIGG格式。
2.对照片进行相应的图像处理
对于已经输入的照片合理的存储为JPEG的形式，在不会失真的前提下利用Photoshop软件进行一定的处理，例如，锐化、校色，以此合理修饰老照片的瑕疵。一般情况下，利用自动对比度以及自动色阶的调整就可以很好的提高照片质量。
3.完成照片档案的数字化管理
数字化管理照片档案的重点就是数据录入，建立数据库属于长时间、工作量大并且很细致的工作，需要具备一定的专业素质以及实际操作能力，保证数据录入具有一定安全性、准确性以及时效性，为实现数字化管理提供基础。建立数据库给利用照片档案带来一定发展，为检索照片提供了很大方便，只有输入相关要求，才能够精确的进行查询，还可以在一定程度上保障安全性。
三、照片档案数字化管理的优化
1.增强照片档案数字化管理的先进意识
照片因材质和特性不同，保护及存储需求也不同。一般来说，主要的照片档案材料就是片基和乳剂膜。因此，对于数字化档案管理就有更加严格的要求和规范，充分分析制成照片的实际材料，可以尽可能保证具有一定的完整性，对于修复破损照片具有一定意义。
2.落实与提升行政监管的职能，制定有效制度
针对照片档案数字化管理所出现的问题，国家相关部门需要依据档案法的的规范和标准，不断落实政策，严格处分在管理照片档案的时候出现严重错误的人员，达到警示的作用，避免出现损坏、分散以及流失照片的问题，带动数字化管理的发展。
3.做好照片档案的收集归档与鉴定方面的工作
需要定期对档案照片进行归档和鉴定，例如，检查照片图片的质量、清晰度以及数字化格式等，上述几方面对于照片档案具有一定价值，不管是什么方面出现问题都会造成很大影响，导致照片失去原有的价值。
总而言之，对照片档案进行数字化管理能够保证可以长久的存储照片档案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便与使用人员查询照片档案，能够最大限度降低成本。在照片档案数字化管理的时候，合理的实现规范化和标准化的管理是一项需要长期坚持的项目，需要进行充分分析和研究。
参考文献
[1][1]刘萍.照片档案数字化管理初探[J].云南档案,2011(3):57-58
[2]姚丽文.照片档案数字化管理的探讨[J].数字与缩微影像,2010(2):33-34,36
档案数字化管理方案范文第3篇
关键词：社保档案；数字化管理；方法
社保档案记录参保者的详细信息，是其享受社会保险待遇的重要依据，所以社会档案在当前社会中发挥重要作用。随着信息化技术的不断发展，给社会档案管理工作带来新的发展机遇，社保档案实现信息化管理已经成为必然趋势。数字化管理是指以数字的形式对档案进行存储，实现快速查阅和保存，提高工作效率，为参保者提供更好的服务，加强对社保档案数字化管理方法的研究，不断提高社保档案管理质量，对促进社会发展具有重要意义。
一、档案数字化管理的必要性
人们生活和思想转变促使社会保险行业得到快速发展，社保档案呈现逐年增加趋势，这一发展现状促使社保档案管理不断适应社会发展，实现创新和优化。在社保档案管理工作中，主要包括登记、缴费、档案管理等工作，各项工作开展都关系着社保档案管理质量。当前传统社保管理方法已经无法满足社保事业发展需要，所以加强对社保档案管理的创新是当前面临的重要工作。随着信息化技术的不断发展，满足工作需要，建立一套不受人工干预并且工作效率高社保管理工作是社会发展必然需求。社保档案实现数字化管理可以将纸张档案输入计算机系统，并根据需要建立科学规范的电子档案目录，从而为后期的查询、修正等工作提供便利，并实现社保档案的永久保存。档案数字化管理是信息技术经过不断发展的产物，是适应社会发展的重要工作，其创新性具有重要应用价值。
二、社保档案数字化管理特点
1.实现快速查询
根据社会保险法相关规定，各级社保经办机构必须为参保者提供全面的档案信息查询服务，在传统设保档案管理模式下，对档案信息的查询主要以手工操作为主，这种方式不仅繁琐，而且在不断对原件的调取过程中导致纸质档案出现发黄变脆以及自己磨损等问题，在一定程度上影响档案的完整性。以职工的养老保险缴费为例，在对信息进行查询时需要消耗大量工作时间，短则几个小时长则几天不等，并且在查询过程中对纸张档案的翻看和复印容易导致资料出现损坏等问题，给查询工作带来一定难度。而数字化管理模式的出现，可以借助计算机查询，在搜索框只需输入员工社保号码即可获得职工的所有信息，包括历年缴费记录、政策性补缴等详细信息。数字化管理模式下，查询工作更加便捷，为工作人员节省大量时间，并且在数字化管理方式下并不需要调取档案原件，只需在计算机中查询档案图片即可实现打印复制等需求。
2.便于保存
传统社保档案管理工作是将纸质档案经过装订以后放置在档案柜中进行保存，一方面随着社保档案数量的增加需要占用更大储存空间，另一方面增加管理难度，纸质档案容易受潮发霉，在管理工作必须投入较大的人力和财力提高管理质量。而数字化管理模式下，纸质档案信息全部反应到计算机中，建立电子档案，并通过建立有效的网络维护等工作，提高管理安全性，在提高管理质量的同时，降低档案管理成本。
3.提高工作效率
在社保业务办理过程需要提供详细的纸质材料和证明等相关文件，并且还要合同或者相关证件进行扫描保存，工作内容繁杂，导致工作效率始终得不到有效提升，在当事人办理相关业务时，需要对参保人的信息反复进行核对，增加工作量。在数字化管理工作中，通过数据库中搜索可以将参保人的所有信息展现出来，大大减少工作量，节约工作时间，有效提高工作效率，树立良好的服务形象，促进社会实现和谐发展。
三、社保档案数字化管理方法探讨
1.建立专门的档案管理机构
为提高社保档案管理工作质量，在可以建立专门的档案管理机构，引进先进的档案管理设备，将档案管理场所进行固定，并制定完善的档案管理相关规范，通过对档案库房、阅览室以及办公室等工作场所的明确划分，提高档案管理的专业性。同时配备专业的档案管理人员，并定期进行培训，不但提高学习新的档案管理方法，从而不断促进档案管理水平的提高。
2.建立完善的社会保险档案管理体制
在数字化管理方法实现推广使用的同时，需要规范的制度进行管理和约束，我国颁布的《社会保险业务档案管理规定》为社保档案管理提供可靠保证。在档案管理新时期，为提高档案管理工作质量，必须对相关制度加以完善，将社保档案管理工作作为经办业务流程和经办人员的岗位职责，从而使全员参与到档案管理工作中。完整的档案管理制度还应当包括对档案收集归档整理工作的规定，根据档案的类型和特点采用不同的管理方法。在经办社保档案管理业务时，可以生成相应的档案编号，便于后期查询，同时按照系统工作流程规范人工操作流程，实现对每个环节的管理，降低风险发生几率。
3.实现档案系统与业务信息的无缝对接
社保档案主要为参保人办理各项业务而服务，为了提高服务质量，实现档案系统与业务信息的无缝对接具有重要作用，这一功能的应用只需对档案查询一次即可实现高速扫描、分类和真空塑封等技术，在最短时间内将传统纸质档案全面转化成数字化信息。
四、结语
在社会保险档案管理工作中，参保人员具有复杂性特点，在一定程度上增加工作的难度，为保证工作质量，必须对规范档案管理工作流程，实现高效管理。在信息化技术快速发展下，实现社保档案的数字化管理对整体工作以及社会发展有重要作用。不仅实现社保档案的规范化管理而且在信息化快速发展新时期，可以提高档案信息的实效性和应用性，是顺应时展的重要体现。
参考文献：
[1]刘彦红.浅析社保档案的数字化管理[J].现代商业,2014(2).
[2]池利蓉.加强对社保档案数字化管理研究[J].黑龙江史志,2014(5).
[3]项连平.基于数字化管理的架构来探讨社保档案的管理[J].办公室业务,2016(24).
[4]陈国栋,于莉.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].山东人力资源和社会保障,2012(9).
档案数字化管理方案范文第4篇
【关键词】房地产档案；数字化档案；网络技术；管理
前言
利用计算机对房地产档案信息进行管理，具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。这些优点能够极大地提高房地产档案管理效率，也是房产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。
1 房产档案管理的时代特征
古代老百姓就有房产、地契，其管理模式是一家一户保存加盖官印的文书，很少交易。随着时代的进步和发展，房产管理出现了一些新的时代特征。
1.1 房产档案日常管理的网络化。原始的房产档案管理工作并不复杂，但全部依靠手工完成，仅能满足日常查档服务的要求，还不能做到随时收集入库，也不能进行深层次的日臻完善。利用网络技术，可以使档案一经产生就能马上在网上综合利用，省却了传统意义上那种收集、整理、移交、归档中不必要的时间浪费，确保了信息价值最充分的利用，也可利用计算机进行日常的统计、检索等工作。通过网络将产权管理、产籍(档案)管理、图籍管理几部分有机结合起来，所有业务环节都在计算机网络里完成，有利于快捷方便地完成产籍登记、修改、统计、编目、查询、打印等程序，显著提高档案管理工作的效率。
1.2 房产档案管理内容的数字化。网络化管理不会改变房产档案的内容和性质，其变化主要表现在载体形式、服务方式方面。传统的房产档案管理对象以纸质为主，使得其内容和载体密不可分，而网络化管理体制就是将档案实体与日常服务分离，档案实体被作为原始的凭证入库保存，日常服务主要利用存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息，这就需要计算机网络设备、系统管理软件、数据库等多方面的支持。
1.3 房产档案服务利用的社会化。网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态，形成一个包含各类信息在内的信息系统，实现“信息资源共享”，具有典型的社会化特征。以往利用者必须来到档案室才能使用而现在只需利用计算机就可实现查询、下载，既省了利用者的时间，又提高了利用效率。
1.4 房产档案服务的多元化。房产档案网络化服务就是将档案信息及其相关资料数字化、图像化，人们可以通过互联网经过相应的身份确认查看信息，而现今我们大部分房产网站仍然停留在展示性阶段，还不能从真正意义上发挥其应有的作用。房产档案的服务也不单纯是某一项的服务，而应该是所有信息的全部批露，是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站作为一种纽带和桥梁，是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点，为利用者提供一个交流平台。一方面我们可将房产档案中的建筑面积、房屋座落以及平面图等无条件公布在网上，对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案。另一方面，利用者可将自身的相关问题留在网页上，房产档案管理人员可以及时了解适用者的需求，解答问题，搞好服务，方便群众，形成了管理者与适用者的双方互动。
因此，实现房产档案现代化服务是一项迫在眉睫的任务，也是一项长期的、系统的工程，需要在工作实践当中不断完善、不断提高。
2 房产档案数字化管理应遵循的原则及发展阶段
数字化是房产档案管理发展的方向，只有使房产档案管理与社会发展同步，才能不断提高经济效益和社会效益。其数字化管理应遵循以下原则：
2.1 全程管理原则。建立一个完整的管理体系，对数字化房产档案从产生到永久保存或销毁的整个运行周期进行全程管理，使档案从收集、整理、归档、利用各个阶段统筹兼顾，搞好衔接，以实现整个系统资源的最大共享和最大效益。
2.2 真实完整原则。数字化档案的内容、结构在经过建立、利用后保持不变，与原始状态一样，并要求记录房产权属登记活动的档案内容要件齐全，内容、结构及背景信息没有缺损。
2.3 使用方便原则。指档案经过存储、传输、压缩、加密等处理后仍然能够以可识读、可理解的方式输出，并保持真实性。用户要能在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取及时、准确、系统的信息，并且可以多人同时查阅同一份电子档案。
2.4 安全性原则。安全是数字化档案建设不可忽视的重要方面。必须采取一系列的措施保证档案保密和安全，使系统无论是硬件还是软件都具有免受自然灾害和人为破坏的能力，防止房产档案的散失、泄密等。
根据目前房产档案数字化建设程度、计算机发展水平和从业人员素质。应分为档案业务自动化管理、馆藏档案的数字化和数字房产档案馆的网络化建设3个阶段。
第一阶段，主要任务是充分利用现代化信息技术改进档案管理的流程，实现各个业务环节的自动化管理，并逐步完善网络，建立档案馆内部局域网和与主管单位办公自动化网连接的内部网。目前，经济发达地区和一些大城市已完成这一阶段的任务，正在向更高层次努力。
第二阶段，主要任务是将传统纸质文档和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据，存储在大容量专用存储硬盘中，并提供网上高速存取服务，同时要开展档案借阅利用，岗位培训等活动，实现档案认可书行为的电子化和网络化。
第三阶段，主要任务是建立覆盖各市、县在内的个人住房信息系统，实现省辖市一个独立的信息系统平台、一个数据库运行模式和在全国范围内信息的互联互通，成为真正意义上的数字房产档案馆。
3 房产档案数字化管理的基本内容及要求
3.1 制定房产档案馆数字化建设发展规划，并分阶段有步骤地实施。数字化建设过程必须充分考虑到各地房产档案管理部门历史上形成的数量庞大的存量档案，以及每年数量急增的新增档案。分别规划设计合理的建档流程。对存量档案，可以考虑将利用率高、当前有效的权属登记资料先行建档，以保证数字化档案库能在较短的时间内产生利用价值；新增档案的数字化过程最关键的是不能影响日常正常的登记发证工作，建档工作可安排在发证后，实物归档前进行。
3.2 建立统一的房产权属档案数字化标准。国家档案局就电子文件档案制定了标准，为全国性电子文件管理提供了普通规范。房产档案的特性决定了其管理的独特性，如果没有统一的标准和规范，必将使其使用效果大打折扣。因此，当务之急就是尽快建立一套适合于房产管理的数字化档案标准，规范和指导各地的房产档案现代化管理工作，最终建立起一个标准化的房产档案数字化利用平台。
3.3 规范数字化档案开放范围和使用权限。对于一般性的查询、检索，无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务。同时，应设立相应的访问权限，可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案。只能通过上内部局域网查询利用。
3.4 加快培养一批既懂房产业务，又精通数字化档案管理的人才。数字化档案管理是一项跨学科、实践性较强的工作，这种复合型人才是当前房产档案管理中迫切需要的。而目前相当一部分管理人员专业知识薄弱，文化程度偏低，视野狭窄，很难适应这一要求，因此，应采取有效措施，加快培养这种高素质复合型人才。
档案数字化管理方案范文第5篇
[关键词]房地产档案；信息化；网络安全
[中图分类号]G275.9；F293.33 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）16-0111-01
1 前 言
房地产行业是我国经济发展的支柱产业，关乎现代人的居住质量。房地产档案对研究全国或者地方房地产发展历史、现状以及未来都有重要的参考价值和作用，是房地产政策制定中不可或缺的依据。尤其是最近几年，全国各地房地产业的发展迅猛，房地产档案管理工作进入到繁盛时期，房地产档案的价值不断凸显，房地产档案管理方法和手段日趋完善。面对这种情形，房地产档案管理工作面临的压力和困难与日俱增，传统的房地产档案管理方法已经滞后于时展的需要。
2 数字信息化在房地产档案管理中的重要性
房地产档案管理工作主要是反映房地产交易买卖、登记、房屋动迁以及批租用地等各种经济活动，是由各地房地产行政管理部门对房地产活动中的资料进行收集、整理、归纳和分析，最终形成一系列房地产档案资料，资料可以是纸质的，也可以是电子的。数字信息技术是网络发展的产物，利用网络进行信息传播有着先天的优势，不仅信息传播范围广、速度快，而且准确度高、传播成本也大幅降低，用信息技术可以将繁杂的房地产数据、图像等资料通过电子技术转化成容易储存的电子档案，形成一系列电子文件，用户可以利用计算机进行文件检索，不仅速度快，而且搜索范围广，十分便利和准确。尤其是利用缩微摄像技术可以将原来大量的房地产纸质档案文件，转换在很小的缩微品上，不仅节省了大量的纸质材料堆放的空间，而且形成电子文件后不容易破损和丢失，节省了大量的人力物力，提高了工作效率。利用数码摄影可以实现对影像资料的处理，形成高清的电子文件，比传统的图片储存提高了上百倍的效率。信息技术改变了传统的档案资料收集整理分析过程，利用计算机将资料一次性输入，然后可以进行资料的多次查找和使用，为档案管理现代化、社会化、市场化奠定了基础，有利于房地产档案事业的进一步发展。
3 数字信息化在房地产档案管理中的应用
3.1 编制检索工具
利用计算机搜索功能来编制搜索工具是房地产档案利用的一个重要方面，房地产档案的检索工具主要有：分类目录、专题目录及各种索引等，使用者可以利用搜索工具迅速查找需要的房产信息，搜索时可以将房地产产权部分的一个关键词作为搜索对象，例如可以搜索产权人姓名、房产所在位置、房产的类型以及产权证的相关信息，还可以通过模糊搜索来寻找需要的相关信息，从而实现房产档案利用的最优化。为了实现快速准确的信息搜索，前期工作也是必不可少的，档案管理人员对房产发生变更、转移以及灭失的情形，要及时收集、整理完备的信息，及时录入计算机，这样才能保证搜索的有效性和准确性。另外，利用计算机还可以快速编制和打印房地产卡片、产权证号目录等资料，为使用者提供了便利。
3.2 档案信息的查阅
档案利用是档案管理的主要目的之一。房地产档案信息包括两部分内容：一是一般的档案统计工作，即包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况等基本情况的统计。这种统计主要为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学依据；二是进行房地产产权档案的信息统计工作，即为产籍管理工作提供数据的统计工作。房地产档案实现现代化管理后，档案利用者可直接从计算机上阅读图形和文本形式的原始档案，并可提供打印服务，达到立等可取的效果大大提高了工作效率。
3.3 产权档案信息的加工
为了进一步开发档案信息资源，使房产管理人员更快、更直观地获取各种产权信息，必须建立产权信息网络系统，实现市区房管局领导、职能部门之间信息共享，同时，还应将产权档案推向社会，满足社会对房产档案信息的需求。另外，还要围绕经济建设的中心工作，从档案信息中加工提炼各种专题的档案资料，为各级领导的宏观决策提供必要的房地产信息资料。
4 房地产档案数字信息化管理的注意事项
4.1 提高档案管理数字信息化认识和技能
目前制约房地产档案数字信息化管理的因素除了技术方面外，还有观念上的认识不足。对于档案部门负责人来讲，要从政策、资金、技术以及人员配备上加大对档案信息化体系建设的支持力度，为房产档案信息化管理奠定基础。对于房产档案管理人员而言，要具备档案现代化管理的意识，档案管理人员要改变思想和态度，积极应对信息化的挑战，主动学习网络知识和技能，会运用档案管理软件实现档案资料的录入、存档、搜索以及统计等操作，唯有如此，才能适于数字化档案管理的需要。
4.2 加强电子档案的安全管理保护
计算机网络为房产档案管理提供了巨大便利的同时，也带来了一定的不安全性。网络是个虚拟空间，电子文件在存储和使用过程中容易出现丢失或者被人为破坏的情形，尤其是计算机病毒和电脑黑客的出现给房地产档案安全带来巨大威胁。为此，档案管理部门。要建立完善的网络系统保密制度，对载有房产档案信息磁盘、U盘、软盘等按照保密措施进行存放和管理，要做到专机专用，非工作人员一律不得接触存储房地产档案信息的计算机，严禁将资料拷进存储介质带出办公室。计算机要设置身份认证密码，每一个合法用户分配一个通行密码。
目前，我国房地产档案管理工作已经从传统的地籍档案中，慢慢过渡到专门的房地产档案管理，并逐渐形成了自己的管理规范和方法。在信息数字化时代，房地产档案管理部门要与时俱进，充分意识到数字信息化技术在档案管理中的作用，不断对档案管理手段和方法进行改进，为房地产行业做出应有的贡献。
参考文献：
[1]林卫华.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].2010（1）.
[2]王伟英.浅谈房地产产权档案收集工作中的若干问题[J].中国房地产，2003（11）.
