档案管理规范化
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档案管理规范化范文第1篇
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-01-00-01
就目前而言，档案管理工作还存在很多改进的方面，例如：服务对象少，服务内容单一等，因此，想要在档案管理的工作中解决这些问题，就必须紧跟时代的步伐，不断寻求创新的管理方式，只有通过不断创新，才能够使得档案管理工作的效率得到提升。
一、档案管理工作创新的重要意义
创新是事物发展的根本动力，没有创新就没有进步，因此无论在任何领域，创新都是保持事物与时俱进，兴旺发达的根本方法。在档案管理的工作中，创新的重要意义更是不言而喻。在当前，社会迅速发展，信息资源更加丰富，这些外在的条件都为档案管理工作带来了新的挑战，因此，档案管理工作者应当认识到当前创新档案管理工作的重要意义，在管理工作中不断寻求创新的工作方式，只有这样才能够保持档案管理工作的高效性，体现档案管理工作的服务性，并且与时俱进，保持档案管理工作的活力，体现档案管理工作的价值和意义所在。
二、档案管理创新的方式
（一）在管理方式上进行创新
当前档案的管理方式已经不能很好地满足社会的需要，产生了一定的问题，需要及时进行创新并加以改进，就目前的档案管理状况来说，大部分的档案馆虽然能够对各种方面的资料进行收藏，但当前社会的需求和查阅者的需求越来越多样化，在这样的情况下我们还是能够看到档案馆收藏资料的丰富程度，以及管理方式方面还存在一些不足。因此，针对这一问题，档案管理者不仅需要对档案馆的收藏内容进行不断的丰富和扩充，提升档案馆资源的持有量，同时还应当针对不同群体的不同需要，有重点，有针对性的收集一些使用的资料。除此之外，档案管理的工作上还应当不断进行管理方式的创新，不断优化档案管理的组织性以及规范化，从而方便用户的查阅，也方便档案管理工作的进行。除此之外，在当前，随着经济的发展，电子信息技术也得到了巨大的进步，电子信息技术应用在档案管理方面能够十分有效的提升档案管理的工作效率，也能够方便用户的查阅，在传统的档案管理工作中，档案管理工作主要是依托纸质档案以及人力管理来进行的，而电子信息管理系统能够顺应社会信息化的发展趋势，可以储存电子档案以及声像档案，为用户带来方便的同时也大大减轻了档案管理工作人员的工作量，提高了工作效率，保证了服务的质量。因此，在档案管理工作的创新方面，应当积极引进先进的电子信息管理技术，建立档案的电子信息管理系统，并且要对档案管理人员加强这种新技术的使用方法的培训，让相关的管理人员都能够熟练地掌握和使用电子信息管理系统，从而保证服务质量的提升。
（二）管理观念上的创新
思想意识对人的行为有着指导的作用，因此在思想意识和观念方面进行改进，就能够帮助和促成行为的转变。而在档案馆管理的创新方面，首先应当做好的就是创新思想认识的建立。在进行档案管理创新的过程中，创新观念始终能够起到指导作用，并且能够在不断的创新实践过程中产生新的创新思想，从而进一步促进档案管理工作与创新工作的发展。在当前，档案管理工作者应当顺应社会的发展趋势以及用户的个性化需求来进行管理方式上的创新和改进，将档案管理的信息化，知识化，服务化作为当前档案管理工作创新的重点所在。要不断对过去传统的管理观念进行改进，将重收藏轻使用，轻服务的管理理念进行改变。在当前的档案管理工作中，应当时刻注重提升管理的效率，改变传统的档案管理思想，从而更好地将档案管理工作做好，帮助档案管理工作更好的适应社会的发展要求，更好地发挥档案管理的价值。
（三）不断提高档案管理人员的素质
档案管理工作的创新从某种程度上来说也是一种围绕着管理人员进行的创新，管理人员在档案管理创新工作中扮演着极为重要的角色，与此同时，档案管理工作的创新也能够帮助管理人员自身得到更好的发展。作为档案管理工作人员，首先应当对档案管理工作有着正确的认识，应当明确档案管理工作的重要意义以及工作的性质和目标。档案管理工作人员应当认识到档案管理工作是一项为社会服务的重要工作，也是为社会提供服务的一种方式，因此在工作的过程中应当做到爱岗敬业，尽职尽责，树立良好的服务意识。除此之外，为了更好地进行档案管理工作，应当对档案管理工作人员进行专业的培训，提高管理人员的专业素质，帮助档案管理工作人员熟练地掌握电子信息管理技术，并且掌握各种创新的工作方式。作为档案管理工作人员，较好的专业素质和职业素养是当前档案管理工作发展对档案管理工作人员提出的新要求，在过去的档案管理工作中，往往由于管理者的不够重视，而导致档案管理人员的专业技能以及文化素养较低，并且也在工作中无法提高工作效率，因此，想要对这样的管理状况进行创新，就需要从工作人员的专业知识以及职业道德培训做起。
档案管理规范化范文第2篇
关键词：公墓；档案管理；规范化
随着社会信息化进程的加快，公墓档案管理机构的信息化建设越来越引起关注。顺应信息时代的发展潮流，加快公墓档案数字化建设步伐，创新和开拓档案资源利用，更好地服务于社会经济发展的现实需要，已成为公墓档案管理机构新的工作重点。这就给新时代的公墓档案科学化管理、规范化管理和现代化管理提出了新的课题、新的要求。
1 公墓档案管理存在的问题
1.1 公墓档案管理人员专业素质不高
目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
1.2 公墓档案管理不够规范
目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。
1.3 公墓档案检索效率不高
公墓档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各公墓档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。
1.4 在信息开发和编研工作上也存在一些问题
一些公墓档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
2 公墓档案管理的规范化措施
2.1 提高公墓档案管理人员素质
要注意加强公墓档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。
档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉公墓档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使公墓档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
2.2 加大投入，夯实基础
积极争取上级的支持，做好公墓档案管理设施的更新，落实防火、防盗等保护措施。建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防盗、防蛀、防高温、防光、防潮等保护措施和安全措施应经常检查；严格实行公墓档案库房、阅览室、办公室“三分开”；加大经费投入，强化公墓档案管理规范化建设。
2.3 公墓加强档案的周期性普查和日常管理，促进公墓档案管理的规范化和标准化
开展案卷全面普查是实现档案管理标准化、规范化的重要起点，这一点对公墓行业基层企业尤为重要，上世纪80年代以来公墓行业基层企业大都历经过多次分拆、重组、合并等变革，这些变革直接造成档案混存甚至部分流失，所以在企业深化改革基本成型后，必须对企业档案集中普查，这样既可以确保企业历史沿革和企业发展轨迹的清晰，也巩固了档案标准化管理的基础。值得注意的是在改革过程中一些不复存在企业的档案，代为接收保管的上级企业或兄弟单位应注意确保这部分档案的完整性。
组织开展阶段性的公墓档案普查对推进档案正规化管理具有十分重要的意义，如以季度为单位组织档案普查，既可以为年终归档奠定基础、节省时间，又可以通过段阶段的不缺失实现中长期的完整。但是，档案普查必须由相关的几个部门协同配合才能完成，以往开展案卷普查多是各自行动，如财务、人劳、基础设施建设等档案均是由主管部门普查，投入了大量人力，但普查后各部分档案仍然是小堆小块，无法正确真实反映事件的完整性，无法实现统一的编卷、登记、保管，这也是当前企业档案管理的漏洞。
重新组合案卷是促进和实现公墓档案管理规范化的重要手段。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷，基本原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，进行重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高计算机管理档案的利用效率。
2.4 完善制度，规范运作
严格执行公墓档案管理制度，规范运作，避免公墓档案涂改、遗失等情况出现，做到制度落实、操作规范、便捷查阅。建立公墓档案信息系统，提高管理服务水平，充分利用先进技术和手段管理公墓档案，对档案库房内公墓档案进行快速查询、浏览、编辑、删除和统计。与此同时将逐步建立完善个性化公墓档案信息管理系统，把公墓信息数据化，能够充分呈现公墓优势，进而实现公墓信息的科学管理和维护工作，使公墓档案管理人员将更多精力投入到更高层次的、更富创造力的管理服务中。
做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。
2.5 建立高效的网上档案管理系统
网络技术与档案管理的结合是时展的必然选择，以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略，已在全世界范围内推展；加强企业的信息服务工作亦是企业国际化战略的重要组成部分，在企业发展过程中，以企业的档案工作为依托，成立市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，不仅能够为企业提供咨询服务，克服企业管理的盲目性，而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。
3 结语
总之，公墓档案管理工作要更好地规范化，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，努力使档案管理工作迈上一个新台阶。
档案管理规范化范文第3篇
关键词：农村土地流转；档案管理；信息化管理；制度化
随着社会经济的发展，农村生产结构也在逐渐发生变化，土地作为生产资料在遵循家庭承包经营为基础、统分结合的双层经营体制的情况下也随之发生自由承包或流转以解放生产力优化资源配置。因此，农村土地流转合同档案管理务必以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《档案法实施办法》为基础和指导，根据当地的实际情况寻找一种合法、合情的档案管理办法。
一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化
土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。
调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。
二、如何完善农村土地流转档案管理工作
各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。
1.普及档案管理法制知识，提升管理能力
档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。
2.明确管理责任，严格依法归档
各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。
一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。
3.严审档案质量，规范收集整理
传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。
及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。
以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。
参考文献：
[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.
[2]房山区经管站.“农村土地承包管理工作座谈会”典型材料之一：房山区认真落实《农村土地承包法》加强承包合同规范化管理[N].中国农业信息网，2012-02-01.
档案管理规范化范文第4篇
档案材料的完整性和真实性程度直接影响到评估结论的准确性。作为各项工作过程中形成的原始记录——档案材料，是学校工作成就办学特色的载体，是专家组了解学校工作的重要渠道，客观地反映了每一项工作的基本面貌，成为开展评估工作的基础和重要凭证。
1.档案是高校评估工作的基础。高校档案是高校从事教育、教学、行政管理等各项活动中形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、声像等不同门类和载体原始记录。高校教育评估是根据一定的教育目标和标准通过系统地搜集学校教学的主要信息，对学校办学水平和教育质量进行客观全面的估价。为了保证学校评估工作的客观真实，在高校进行各项工作评估时必须充分依赖于档案。因此，完整、准确、系统地收集高校档案是搞好教育评估的基础。无论评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定，最终都将凭借大量的档案材料，才能形成对一个单位客观全面的估价。
2.高校档案是高校教育评估的重要凭证。接受评估的高校，一个普遍的做法就是：以馆藏档案资料为基础，根据评估的要求对档案资料进行必要的补充、加工和整理，按照评估指标体系的要求陈列在一起，使之成为学校各科教学工作的缩影，以全面系统地反映学校本科教育工作情况，充分发挥了档案在高校本科教学评估工作中的重要的凭证价值。本科教学评估指标体系内容全面、内涵深刻，因此准备专家评估材料是一项艰巨的任务，要做好这项工作没有档案的支撑是不可想象的，已经通过评估的高校都是凭借档案而使评估工作得以顺利进行的。
3.高校评估对档案管理的影响。在高校评估中，由于档案工作没有直接纳入评估指标体系中，而且在评估检查过程中，评估组往往不直接查阅按《高校档案管理规范》进行收集、整理出来的原始档案材料，而是直接查阅按评估指标体系搜集、复印、汇编的背景材料。
二、教学评估中档案管理存在的普遍问题
开展高校本科教学评估是高等教育内在规律的要求，是国家对高校进行宏观管理的手段。而教学档案是高校迎评工作的基本和依据，在高校本科教学评估中作用越来越大。从迎评工作实践来看，作为本科教学评估重要原始凭证和重要资料的教学档案，面临着许多问题有待优化与规范。
1.档案材料不齐全。在评估过程中，我们发现有部分教学档案材料在形成过程中，由于不注意平时的积累和保管，造成一些很重要的材料不齐全完整。如某专业或课程的申报材料，往往只有申报的文件通知，唯独缺少最重要的申报过程材料。评估工作的重点是检查近三年的教学工作，有些材料缺乏连续性（除客观原因外）。原因是管理人员的频繁更换，没有及时做好档案归档工作，使一部分材料人为流失。学生试卷、实验报告等没有教师的批改痕迹，还存在材料丢失现象等。
2.档案材料不规范。如部分归档表格格式和内容不统一；一些职能部门形成的需要归档的文件，没有填写日期和加盖单位公章；有些材料的纸张大小和字体格式不统一，不符合材料归档的要求；有些材料中提到的数据，前后不一致；交叉部门上报的数据没有统一口径，导致数据失真，直接影响评估结果。
3.教学档案管理手段比较落后。虽然国家档案局已经在全国推行了《归档文件整理规则》，即文件级管理，部分高校已经相继实施了。但是教学档案不仅仅局限于文件类，还包括学籍档案、学位档案、试卷等专门档案，由于没有形成统一的整理标准和管理规范，目前部分学校仍处于落后的手工管理阶段。教学档案管理手段的滞后，严重影响了评估档案的有效利用。
三、高校评估给高校档案工作带来的启示
1.加强队伍建设，培养档案人才要不断加强对高校专、兼职档案管理人员的培训工作，开办新技术培训班，学习内容不仅包括档案方面的知识，也应有相关的科技知识以及网络知识、多媒体数据库管理等方面的知识，还要有关于高校评估档案管理的内容。可以通过培养、招聘高素质、应用型、技术型、复合型人才，加强档案工作的专业技术力量，尽快解决高校档案人员的知识老化、现代技术手段缺乏的问题，把高校档案管理人员培养成一专多能、适应高校评估需要的复合型人才。
2.加大投入力度，改善办馆条件。高校要加大资金、物力投入力度，不断改善馆舍条件，适当添置计算机、复印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机等现代技术设备，满足高校评估对档案馆硬件方面的要求。
3.实行目标管理，完善考核机制。要把高校评估工作纳入高校档案部门的目标管理，建立目标管理考核机制，明确任务，责任明晰。一是要满足评估需要，体现竞争机制，因岗择人，竞争上岗，择优录用；二是要提倡创新机制，充分调动和发挥高校档案人员的积极性和创造性；三是要落实奖惩机制，制订相应的考评和奖惩方案，签定责任状，确保高校评估取得优异成绩。
4.优化校级档案，完善院系级档案。国家教育部决定每五年进行一轮高校本专科教学评估。这就要求高校的档案部门纵观全局，宏观把握，在优化院级一级档案的同时，更要进一步完善院系的二级档案。按照国家教育部高校评估要求，结合学院工作实际对档案部门归档范围进行适当调整，扩大院系二级档案归档材料内容。档案部门更要做好院系档案材料管理的监督指导工作。
档案管理规范化范文第5篇
关键词:社区卫生 档案管理 规范化
社区卫生服务管理中心档案是社区卫生服务管理中心日常工作的真实记录和基本资料,是整个单位工作的主要支撑。我国社区的建设水平的提高和社区卫生服务事业的快速发展,对社区卫生服务档案的管理工作提出了更高的要求,只有规范化的档案管理才能让整个社区卫生服务管理中心的工作得以顺利的开展。
一、档案管理规范化的必要性
首先,社区卫生服务管理中心档案管理的规范化,是医疗卫生体制改革的必然要求。目前,社区卫生服务管理中心档案管理工作对人们来说还是一个新兴事物,经过初步的研究和探索,对社区卫生服务管理中心档案的分类、功能及管理方法有了初步的了解和认识,但档案的管理缺乏规范性,大大影响了社区卫生服务管理中心档案管理工作的正常进行。其次,社区卫生服务管理中心档案管理的规范化,适合我国加强档案建设的要求。我们都知道,服务档案真实记录着社区卫生服务的工作,是我国比较重要的档案资源,只有努力提升社务卫生服务中心档案管理规范化的水平才能促进我国档案资源建设的正常发展。再次,社区卫生服务管理中心档案管理自动化也要求档案管理必须要规范化。随着信息化和自动化的快速发展,社区卫生服务管理中心档案管理也逐步向信息化和自动化的方向发展,假如在平时的档案管理工作中,不能规范其管理的内容、管理的方式和方法,就无法实现社区卫生服务管理中心档案管理的信息化和自动化。
二、档案管理存在的问题
1.档案规范化管理意识不强。在社区卫生服务管理中心的日常工作中,社区机构的工作人员对档案管理的重视程度不高,认为档案管理工作就是简单的保管,很少意识到管理质量的重要性。档案管理人员往往身兼数职,比如有的机构档案管理人员由护理人员、药剂人员等兼当,这样在自己主要担任的工作忙时容易造成档案疏忽管理、粗略管理,致使档案缺项、不完善;或调动、离岗时交接手续的不完善,导致档案管理的混乱。
2.档案室设备不完善。由于受各方面限制,单位在档案管理的资金投入上比较少,只买一些必不可少的办公用品,几乎没有对其他方面的投入。有的社区机构因为房屋有限,存放档案房间狭小,造成档案与其他文件混放,不利于档案分类、查阅;没有单独的计算机管理档案,造成信息技术不能运用于档案的管理工作中,档案的管理工作还只采取传统的手工模式,包括信息的收集、检索都要人工操作,严重影响了档案的有效开发和利用。
3.档案管理制度不完善。档案收集的效率低下和管理分散的主要原因就是档案管理制度的不完善,导致工作人员对档案中重要信息材料的重视程度不够。管理的分散也造成材料的统一收集受阻,从而形成档案的收集效率低下,档案管理与信息管理失去了联系,导致档案工作失去了完整性。
三、档案规范化管理的策略
1.创新档案管理工作理念。对于档案的管理不能把眼光只盯在档案的收集和保管上,而要改变传统观念,真正树立起利用和服务的主导思想。要从档案的保密性和档案查询的便捷性入手,按统一标准编制检索工具,以社区卫生服务管理中心人员的人事档案为主来具体展开档案的编制研究工作。
2.建立档案管理网络。建立档案管理网络是实现档案管理自动化的有效途径,要真正建立健全档案管理的网络,必须由各个职能部门的负责人与档案管理员为组员的三级网管模式。建立综合档案室,专门配备档案人员负责档案工作,这样在查询工作人员的人事档案时会更为便捷。
3.增强档案管理工作人员的素质。近些年,社区卫生服务管理中心的档案管理工作整体的现代化程度较低,主要原因是社区卫生服务管理中心一直以医疗为主要任务,缺乏对档案管理工作的严格考核,在日常工作中会导致档案管理工作人员对该工作的认识不到位,再加上人员数量、设备陈旧和经费少等诸多因素,档案的管理工作经常面临尴尬的境地。因此,社区卫生服务管理中心要增强档案管理工作人员的意识,积极培养他们的知识理论,让他们认识到档案管理的重要性,从而使他们积极自觉地参与到档案管理的工作中。
4.完善档案管理制度。社区卫生服务管理中心档案管理的制度需要进一步的完善,这样才能确保档案管理工作的顺利开展。要依据《档案法》等法律,结合本服务中心的实际情况,积极完善档案管理的保管与收集、借阅与归档、保密与销毁等制度,特别是要完善档案的收集和保管制度,对档案实施动态管理,对出现的问题及时查漏补缺。
参考文献:
[1]曾梅.社区卫生服务,任重道远[J].北京观察,2000,7
