档案分类管理
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档案分类管理范文第1篇
1 科研院所设备档案分类方法现状
科研院所随着自身科研实力的不断增强，对高水平设备的需求也随之增大，因此会不断地购置科技含量更高、质量更高的科研设备以满足这一需求。根据各科研院所研究方向和科研实力的不同，这些科研院所拥有的设备数量也有着很大差异，少则上百，多则数千。然而在如何管理这些随设备产生的数量庞大的设备档案的问题上，科研院所内的相关领导和工作人员往往没有足够重视，尽管大体上遵循了国家相关标准，但实际上并未根据自身设备数量及类型等特点对其设备档案建立科学高效的管理方法。
在中国科学院昆明动物研究所（以下简称“动物所”）整理档案的过程中，设备档案在归档整理结束后，由资产管理处的兼职档案人员填写资产入库单及卷内备考表。在完成这两项工作后，工作人员则会把设备档案送入档案室上架，上架过程中设备档案的分类和排序是按照“购置时间―设备名称―型号”分类法进行的，然后再根据《中国科学院科研仪器设备建档规范》中的相关要求对其进行编目。如：分析仪器为01类，物理性能测试仪器为02类，计量仪器为03类等。
在实际工作中，工作人员向相关部门提交审批购置设备的申请之后，相关负责部门往往同一天一次批准几台设备的购置申请，而这些同一天通过审批的设备的排序就仅仅依据工作人员的主观判断，而没有充分考虑这些设备各方面的特性对其进行更科学合理的分类排序和管理。例如，2013年4月24日，动物所向国家财政部办公厅提交了便携式高频B型超声波影像系统以及64通道神经元信号记录分析系统等多台设备的购置申请，并于2013年7月25日收到了财政部办公厅下发的通过审批的复函。申请通过之后，动物所完成了设备购置，但在后期整理设备档案的工作中，动物所则将这两台设备随机编号为60号及61号，即动物所购置的第60台及61台设备，并按照此编号顺序将两本档案进行排序。而事实上，这两台设备归属于动物所不同的两个实验室存放平台，但是在其设备档案的分类上，并未根据设备的这一特点进行分类。
2 科研院所设备档案分类方法产生的问题及原因分析
设备档案不同于一般的文书档案，一方面，设备档案的保存期限一般都遵循与设备共存的原则，不需要考虑文书档案的永久、长期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于设备用途的专业性、科技性十分明显，就导致了设备档案大多数都存在于医疗单位、生产机构及科研院所这些研发机构中，而由于科研院所是进行科学实验、解剖分析等工作的研究性单位，因此，购进和使用的设备数量就多，形成的设备档案的内容也较多，既有购进时的随机材料，也有在使用过程中形成的材料。但是，不同于生产机构的大规模的批量生产设备，科研院所内同类别同型号的设备并不多，所以按“购置时间―设备名称―型号”进行分类，既可以避免大量相同材料的重复归档，也便于科学管理和查找利用。但是，当设备出现名称类似但功能完全不同的情况时，一些并不具备较高的专业科研素质的管理人员在后期的查找和利用时，就会经常发现查找到的档案是相似的错误的。
正是由于科研院所中同类别同型号的设备数量不多，大部分设备会根据其不同的功能存放在不同类型的使用平台上，这就形成了用功能对设备进行分类的方法。这种按功能进行存放的分类方法能够使不具备较高专业科研素质的工作人员够迅速区分各种名称复杂的设备，并且改善了仅通过设备名称来进行设备档案的查找和利用的做法。在动物所，设备的存放地点和使用地点仅仅在资产入库单上有所记录，并未在设备档案分类中起到应有的作用。所以，造成以上问题的主要原因，就是在“购置时间―设备名称―型号”这种分类法中没有将设备的存放地点与实际管理操作中的分类结合起来。同时，由于这种分类法主要依据设备开始购置的时间来进行，那么编目也仅仅只是依据设备开始购置的时间先后来排序。这就导致了不同科研平台存放的设备与其应该对应的档案序号并不对应，不能准确地反应出各个存放地点分别存放了多少台相应类型的设备，也不能在相关负责部门审批设备购置申请时提供准确有效的数据支持。
3 科研院所设备档案分类方法的措施建议
科研院所的设备大多数都属于不同实验室或科研平台的专用设备，这样就可以将“存放地点―型号”分类法与“购置时间―设备名称―型号”这两种分类法进行适当的结合，通过区分设备使用地点或存放地点的不同，来完善各个科研院所选择更加适合自己的设备档案分类标准。
档案分类管理范文第2篇
【关键词】 电子档案 分类 整理 保护
随着医疗技术及信息技术的不断发展，医院电子档案的形式及要求不断发展，如何做好医院电子档案的分类、整理及保管工作已成为医院档案管理人员需要学习的新课题。
1 电子文件及电子档案的定义
电子文件指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
电子档案指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明［1］。
2 医院电子档案的分类
根据医院的工作特点，医院电子档案主要划分有以下几类：
2.1电子文书 主要是指用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件以及各种医疗活动中形成的公文、报表等。主要包括医院的内部电子文件、外来电子文件（材料）、电子病历及一般电子文书材料（如图片、照片、多媒体资料、日常电子公文）等。
2.2电子影像/图像
指由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件。主要包括检验检查科室在医疗活动过程中产生的医学影像材料、医学图像资料及重要的监视、视频材料等。
2.3电子图纸
指由计算机辅助设计形成的图形、图纸等二维或三维图形文件，主要包括工程、产品设计、施工和维修方案等。
2.4配套纸质文件
包括上述所有电子档案形成过程中配套的纸质文件及一些软件开发任务书、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、修改记录、说明等。
3 医院电子档案的整理
3.1电子文件的整理
3.1.1医院的内部和外部电子文件应由文件形成部门负责收集积累、整理、编辑，并按要求进行组盘，由档案部门在接收文件时按照不同年度、来文形式、组织机构、保管期限进行归档。把同一部门的文件集中在组盘可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分类可方便档案的保管和定期删除或重新挎贝。档案人员应建立统一的数据库及文件归档和命名形式，便于归档和查找。
3.1.2医院一般的电子文件如照片资料及各种PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件资料整理相对简单，只需要按照年度、部门及保管期限进行归档即可。
3.1.3科技电子文件可按照医学科研、学术交流、基建工程、设备购置等分类整理，再按相应的不同年度、组织机构、保管期限进行归档。
3.1.4产品研制或工程设计过程形成的电子文件要以产品型号、研究课题或建设项目为单元按类别进行归档。
3.1.5会计电子文件整理时应附有会计交接表，列明归档材料的详细项目，如帐薄名称、编号、页数、启用日期等、相关人员进行签名确认，同时附存纸质文件。
3.2电子影像/图像文件的整理
由于网络信息技术的发展，医院每天产生大量的电子影像/图像文件及电子病历资料，根据卫生部《医疗机构病历管理规定》，在医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料都属于病历的范畴。因此，对与病人有关的电子影像/图像资料的保管也要提高到重要的位置。
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由于电子影像/图像文件、电子病历资料多在特定的条件和工作平台上产生，日常的保管工作应由信息中心（科）进行管理，但应每年对产生的上述电子文件资料进行存盘保管，在归档时应按不同年度（时间）、产生部门、保管期限等进行整理，并注明系统环境、工作平台等内容。
3.3电子图纸属于建设项目的按设计、施工、结构、维护管理等顺序进行排列，在整理时应注明系统环境、工作平台、文件格式、等内容。方便跟踪及使用。
3.4全部归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。鉴于磁盘及移动硬盘的保存时限、抗干扰能力及结构稳定性不及光盘，应尽量避免使用磁盘或移动硬盘存档。在归档时应附有标签、注明编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬件条件等。 转贴于
3.5归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用，对重要的电子文档资料可复制第三套进行异地保存。
4 电子档案的保护
电子档案的保护是当前档案管理的一项重要内容，作为档案管理部门应具备相应的电子档案管理知识，配备相应的电子档案管理设施及设备，如应配备相应的计算机设备、光盘刻录仪及安全防护软件等，同时需要建立一整套严格、规范、合理的电子档案保护与利用制度。
4.1建立 “两套制”的存档模式，即电子文件、纸质文件同时存档，形成内容相同的两套档案，归档时使用不同的编目方法和存贮工具，档案管理部门应在每一卷电子文件及纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的文件的编码及存址，让两种形式的档案间建立准确、规范的映射关系，以便于对应和查找。
4.2光盘的保护
光盘在归档时应规范排放，不宜受压，应直立旋转。在日常的使用及保管过程中注意对光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，以免造成损坏。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。光盘应避免接触外来磁场，外来磁场可作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低。保存纸质档案的标准温度为14～24℃，相对温度45%～60％，而保存电子文件的理想温度为16～20℃，相对温度40%±5％［2］；注意避光，光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。防止光盘沾染灰尘和污垢，灰尘对电子档案也会造成危害，有可能会污染、腐蚀、霉化损坏电子文件载体，造成数据信息的丢失，因此应注意落实严格防尘措施。
4.3电子档案使用条件的保护
由于电子文件是通过将信息与载体结合在一起而形成的，需要通过计算机及相应的工作软件或平台才能识读，一旦出现技术过时或电子文件运行的条件和平台出现了变化，都会影响到电子档案的有效性和使用性，因此在维护电子档案的完整性与安全性方面应注意做好以下工作：
4.3.1电子档案运行系统及档案管理的应用软件需进行及时升级，满足软、硬件环境及文件运行的需求。
4.3.2对电子档案在使用及利用过程中的权限进行严格的分配与确认。不断更新安全防护软件，是电子档案安全性的有效保障。
4.3.3鉴于电子载体寿命相对较短，一般为5-15年，而且易受多种人为的不良因素影响，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存［3］。
4.3.4对于出现破损的电子档案，及时采取有效的修复技术进行修复。
随着医疗科学技术及信息技术的不断发展，对医院档案管理人员提出了更高的素质要求。除了需要具备专业的档案管理基础理论知识外，还应具备计算机理论知识及应用技术，学习和了解医学活动的规律、工作流程等多学科的知识，不断提高自身的文化素质，逐渐掌握并丰富电子档案管理的技巧与经验。努力成为掌握现代科学技术知识的新型档案管理人员队伍中的一员，为医院的档案管理工作做出自己应有的贡献。
参 考 文 献
[1]CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分:电子文件归档与档案管理[S].中华人民共和国国家标准，GB/T17678.1-1999.
档案分类管理范文第3篇
前言：文博业务的处理，涉及到的内容较多，涵盖多学科以及多领域，正式由于文博档案内容的多元化，导致包括的主体较多。如考古发觉档案、博物馆藏品档案、陈列展览文化宣传档案、文物保护档案、综合性文物普查档案等等。随着文博事业的快速发展，如何实现文博档案的分类管理成为当前研究的重点。
一、制定文博档案的分类标准
文博档案分类标准的制定，是当前文博事业在现代文化事业背景下发展的客观要求。文博档案与文物标本的内在性质本质相同，是现代博物馆发展的基础组成部分。他为博物馆的藏品保管、陈列宣传以及科学研究等多方面提供了基础的信息内容，已然成为研究的基础以及社会历史发展的轨迹。为充分、全面的发挥出文博档案的内在价值，需要探索分类管理的基础标准，建立分类管理的基础体系，实现文博档案的资源优化，发挥出潜在的资源优势。
在文博档案的管理内容当中，属于档案管理的基础要求。文博档案作为基础管理档案，应该实现归档立卷、分类整理以及检测利用，避免档案资源的基础流失。同时，分类标准的确立，应该确定信息化技术的充分运用，强调档案的完整性指标。文博档案的建立，有助于文博系统形成一体化的管理模式，缓解文博档案管理混乱、利用率不高的问题。具体针对性的开展工作，对为文博档案的分类管理奠定基础。
文博档案分类标准的建立，需要满足社会发展的宏观需求。在长期的社会实践与发展中，文物考察与探索模式正在形成，并且传播范围以及影响程度较为深入。基于此，在全面掌握计算机应用标准的前提之下，建立文博档案专业化的分类管理体系，包括分类语言、著录格式、分类体系等全方面的综合控制，满足信息的存储要求，提高文博档案的利用率，发挥出内在利用价值[1]。
二、文博档案分类方法探索
文博档案分类的标准化能够为社会知识资源的整合带来索引层面的便利，因此在针对各大文博管理过程中，实现档案分类的理论探索，对于弘扬社会文化，保持国家知识资源查询和使用的便利性和合法化，进而实现对国家历史文化遗产的积极有效的保护，实现人类在社会范围内的只是共享活动。正如钱学森先生所提及的那样：“从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，这种系统工程的目的是信息的存储、信息的检索和提取信息的传输和显示。”[2]在文博档案的分类中，主要以组面分类法为通用技术。
组面分类法，就是在概括与分析的基础之上，辅之以合成原理的编制分类的手段，采用简单的概念组成的复合类目的方式，取代详尽无遗地列举类目的方式，进而实现文博档案资料查阅的一种特殊方式。组面分类法在查阅档案的过程中，通常以类表的方式加以展现，通过不同知识范畴中的概念显示，并能够在组配技术的引导和支撑下，实现具体类目的有机查阅的便利。组面分类法突出数字化管理的些许特征，例如将表格中的不同类目分成不同的组面，并在一定的分面公式的推算和评估下，以此构成文博档案的文化主题。形成这种分类格局的重要原因，主要在于分类表的自身体制。分类表在组面中通过各种复分表的组成，从而实现结构上的简洁有序，各个分面在组成分类体系的过程中，大大增强的文博档案管理系统在使用和索引上的灵活性和兼容性。
组面分类法在应用过程中，能够解决在内容复杂的难题。由于文博档案不但内容庞杂，而且类型和体例上都呈现出千姿百态的差异性，因此在这种分类的系统中，文博档案通常在类表上得以明确的划分。在这些卷帙浩繁的文博档案类表中，通常的分类包括：主题分类表、质地分类表、时代分类表、地区分类表、人名分类表以及等级分类表等等[3]。其中主题分类表、时代分类表和人名分类表是当前文博管理工作中，最为通用的三大类。
首先，主题分类表在文博档案的归化中用途范围最广。主题分类表在文博档案的分类中，充当着主力军的作用和价值，依据反映不同层面的知识内容和一定的分类逻辑，能够很快实现文博档案在分类体系中的位置。在档案管理评估中，通过概念划分的方式，采取归纳与综合的思维导向策略，并能够有机整合多多益善的知识资源。在编制技术上，主题分类表能够实现对类目设置逻辑思维的高度关注，又能够密切注意标记符号和文献体例的生效价值，因此在各种分类体制中最受欢迎。
时代分类表也是组面分类体制中，颇有索引成效的一种分类支系。通过不同物理时间的划分和区别，或者不同历史朝代的精准定位，在组面技术载体中便能够自觉形成从整体到细节的分类布局，有助于在索引过程中减少认知阻力，并且促进知识资源的优化整理。
档案分类管理范文第4篇
一、当前我国税收征管存在的主要问题
为确保国家税收,发挥税收的职能作用,国家在税收征管方面制定了相应的法规制度,取得了一定的成效。但目前,在税收征管方面,仍然存在以下几个方面的问题:
第一,管理监督不到位。取消税务专管员后,由于把实行专管员管户向管事制度转变简单的理解为取消专管员,形成了管理环节的空位和断层,使税务机关失去了对纳税人的管理和监控;二是注重了集中征收,优化服务,片面强调以查代管,形成了管不细、查不全、征不足、处罚难、效率低的状况;三是征管格局中的四个系列以及各职能部门间协调不好,各自为政,多头指挥,不通信息,相互扯皮,互相推诿,导致税收征管全过程运转不正常。
第二,管理手段应用不到位。目前管理手段主要是运用计算机管理,但其监控作用不明显,主要表现为:征管软件本身还不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上还不能满足征管要求,信息传递不通畅,影响收入的完整性,加之有少数微机操作人员责任心不强,不能按规定及时、完整、准确地录入有关信息,因而计算机不能全面真实地反映征纳情况;部分工作人员不熟悉征管业务规程,无法对征管信息进行微机处理。
第三,管理职责明确不到位。由于对新的征管模式认识不足,征管实践中削弱了管理,淡化了责任,在一定程度上造成了底数不清,税源不明,监控不力,漏征漏管。造成征管质量不高的原因,一是少数单位在认识上没有弄清分类管理的含义,片面理解为对一般纳税人的ABC管理;二是各单位没有结合本单位实际制定出切实可行的分类管理操作办法和措施,因而职责不明确,管理程序、方法不规范,管理效果不好;三是大多数单位职责虽分解到人、落实到户,但没有建立相应的制约机制,没有配套的考核办法和措施,使管理工作不能落到实处;四是普遍把分类管理和十率考核、征管软件运用、征管档案管理工作割裂开来,没有利用它们之间的内在联系理顺工作思路,使该四项工作不能环环相扣顺利开展,而这些原因造成征管质量不高,主要体现在:一是登记率不完全真实。二是申报率不准,这有计算机软件本身的问题,也有管理人员管理不到位的问题,还有没有按征管规程对非常户进行处理的问题。三是申报准确率难以掌握。由于管理未落实到位,管理人员无法掌握纳税人生产、经营和财务状况,不能对其纳税的准确性作出大致判断,偷逃税款不同程度存在。另外在双定户的定额核定上,由于管理的问题使核定的定额与实际销售相差甚远,造成税款流失。在对大中型企业和一般纳税人的征管中,同样存在监控不力,税款流失现象。四是在缓交税款审核上存在调查核实不严的情况,客观上让一些企业感到贷款不还不行,费不缴不行,而税款可缓,能缓就缓。五是依法治税难,在征管过程中不同程度的存在执法难的问题,一些税务机关正常的税收保全措施难以实行,或是相关部门不配合,或是存在来自各方的干预。
由于上述征管不利,最终影响税源,不能保证国家财政收入。
二、当前加强我国税收征管的建议
第一,抓好分类管理的落实。随着市场经济的不断发展和社会主义公有制为主体,多种所有制经济共同发展的基本经济制度的建立,纳税人的经济类型、经营方式、组织方式日趋复杂,能否有效地对纳税户和税源变化情况进行监控是税收征管的基础,只有打牢这个基础,才能真正提高征管质量和效率。分类管理就是针对纳税人方方面面的复杂性和纳税申报方式多样化的实际设立的一种能使税收征管建立在及时掌握纳税人经营情况、经营方式、核算方式和税源变化基础的一种管理形式和管理方法。由于分类管理是从管好源头开始,所以应从各个方面加强管理,包括将所有纳税户纳入税务登记的范围内,对纳税户纳税申报表、财务会计报表、发票领用存表等相关资料进行案头审计,并有针对性的开展各种日常检查和税源调查工作,切实掌握纳税户的税务登记增减变化情况、发票使用情况、产经营情况、纳税情况、减免缓退情况、违章处罚等全部纳税事宜的全过程,并能通过管理及时而准确地收集整理、传递各种涉税信息、资料,建立健全纳税户档案,真正做到底数清,税源明,所以应该把抓好分类管理的落实作为加强征管的突破口。落实分类管理应做到:(1)统一思想,提高认识。各级领导和广大税务干部要把推行分类管理看作是加强征管的基础和关键,是创收的保证。要正确认识分类管理的含义及其内容。(2)结合实际,因地制宜进行分类管理,以签订责任书的形式,把职责明确到人,落实到户。(3)把分类管理、征管质量(十率)考核,征管软件的运用、征管档案的管理四项工作有机结合进行,分类管理中包含了后三项工作的大部分,分类管理搞好了,其他三项基本就能水到渠成了。
档案分类管理范文第5篇
关键词：教学档案；电子档案；管理平台
反映学校教学实践活动和教学管理工作的教学档案是学校管理工作的重要组成部分。教学档案管理者必须结合本校教学实际情况，把教学管理和教学活动过程中形成的能反映教学管理、教学活动的全过程以及对学校今后开展教学工作具有参考价值和凭证作用的文件材料及时收集、归档。高校教学档案管理工作应保证质量和规范的同时，具有灵活创新、与时俱进的特色。在档案管理工作中要重视档案材料的收集、整理和保管，同时把档案信息资源开发出来，提高档案利用率，为学校的教学管理、教学改革与建设发挥重要的作用。但是，目前高校教学档案管理工作在不断发展的同时仍然还存在着不少问题，需要档案管理者在日常工作实践中不断发现问题、解决问题，从而改进档案管理工作。
一、目前高校教学档案管理的现状及存在的一些问题
1.从档案管理模式上来说，我国高校档案管理方面逐步走上规范化道路
随着众多高校办学规模不断扩大、办学层次逐步提升，大部分高校已经逐步实现教学档案的分级管理和分类管理。一方面在校级档案部门下，设立各院系教学档案分管部门，形成教学档案的校、院两级管理，使档案管理更加系统化；另一方面将教学档案分类进行管理，比如，项目档案、科研成果档案等，便于查阅参考，更好地体现档案收集工作的价值。虽然大部分高校档案管理模式已经实现分级管理和分类管理，但在实际管理过程中仍然存在不少问题。
（1）档案分级管理体系松散
在分级管理模式中，由于高校教学活动众多繁杂，其相应产生的教学档案资料可能出现没有及时归档、整理汇编的情况，从而造成院系级教学档案人员归档不全、材料质量不高等现象发生，
使校级档案管理出现错误及遗漏。在分类管理模式中，由于各级管理部门档案分类标准不统一，使档案类别混杂，不利于上下级之间的档案统一管理以及查阅使用。
（2）档案管理制度不健全
如，在查阅、借阅档案时，登记措施不完善，出现借阅使用期间不妥善保管、用后不及时归还等情况，造成重要档案时有流失。
2.从档案管理技术手段上来说，计算机网络新技术的应用极大地革新了教学档案管理工作
随着信息技术飞速发展，教学档案数字化、网络化建设已经成为知识经济时代档案管理发展的必然趋势。近年来高校通过引进先进的档案管理软件，将传统的纸制档案转化为电子档案，实现教学档案的科学管理。然而在教学档案管理信息化进程中，对计算机网络的依赖也逐渐突显出一些问题，值得我们重视和思考。
（1）电子档案的数据兼容性
随着众多档案管理系统的不断引进，很多高校忽视了各类信息管理系统的兼容性问题。高校各部门各自引进不同的档案管理系统，缺乏统一管理平台，造成资源浪费，重复劳动，不能实现信息共享，束缚着档案信息化的发展。
（2）电子档案的安全性
目前网络信息安全问题是全世界关注的热点问题之一。档案管理日益依赖计算机网络，电子档案信息的保密问题值得我们重视。当电子档案信息通过网络进行传递时，在管理者和用户在方便地利用档案信息的同时，应避免档案信息泄密。存储于服务器上的档案信息如何防止其发生不确定变化甚至丢失等是计算机网络应用于教学档案管理以后需要重点考虑并及时解决的问题。
（3）电子档案的利用率
随着电子档案管理系统的不断发展，使大量档案信息可以充分得到有效利用，不再是堆积成山的死板纸质文档，而是可以随时调用及时呈现的活跃知识库。然而，目前面对如此丰富的电子档案，大多数档案管理者对其利用率并不是很高。多数院系对教学档案的利用局限于应付各种评估和检查，没有根据教学研究需要对档案进行有效收集、筛选、加工，使之转化成不同形式的科研成果，因此，对档案的有效利用亟待开发。
二、如何加强高校教学档案管理
1.健全教学档案管理规章制度，贯彻分级管理和分类管理模式，建立完善的监督管理和考核制度
（1）按照《档案法》等文件制定出符合实际的管理规章制度， 指导档案建设、运行和管理工作
高校各个部门应贯彻分级、分类管理模式，确定各教学管理部门、各学院、教研室的归档范围，把档案工作纳入教学计划，提出明确的归档要求，将岗位职责划分到位，杜绝档案管理工作中的拖沓、疏漏。
（2）建立完善的监督和考核制度
学校定期检查各部门教学档案管理工作，并且将其列入年度考核，优奖劣罚，实行年度检查评比制度，确保教学档案管理工作不断得到提高，保证教学档案建设和管理的质量，使教学档案的管理工作向制度化、规范化、标准化的方向发展。
2.实现电子档案标准化建设，建设统一的电子档案管理平台
（1）电子档案的建设要注重数据的兼容性
形成标准统一的档案格式，使其不受操作平台、软件系统的影响而能被识读，方便导入导出数据，然后进行研究分析。
（2）建立统一的档案管理平台
实现档案系统内部的连接以及与互联网的连接，真正实现信息资源共享，使师生方便迅速地查询所需的档案信息资料，为高校的教学改革和发展服务，保证档案资源的高效利用。只有在共同的档案管理平台的基础上，才能够真正实现档案信息从收集、整理、归档到开发利用的无缝衔接，最终体现档案管理的价值。
3.拓展档案管理工作内容，提高档案的利用率
传统的档案管理工作的主要内容是进行档案信息的收集、整理、归档等工作，由于管理技术限制，对庞大的纸质文案资料不能进行很好的全局统筹分析。随着电子档案管理系统的不断发展，各类教学档案不断更新，使档案管理者拥有大量及时有效的一线教学数据，这些档案数据库内容区别于以往传统的纸质档案，可以通过软件快捷地进行调取，筛选，统计分析，因此，档案管理者可以根据教学、研究需要对文档文件进行分类收集、筛选、加工，编制资料，充分发挥教学档案的功能，为教学管理研究提供大量的支撑材料，使档案管理工作更加丰富，实现档案利用率最大化，服务教学第一线，进一步提升档案管理的内涵价值。
4.加强电子档案的信息安全管理，纸质档案和电子档案管理相结合
网络环境越来越复杂的信息时代，档案管理工作中对电子档案信息系统的依赖越来越大，因此，档案管理的信息安全性问题得到了普遍关注和重视。一方面由于电子文件采用电子编码技术，内容可以任意修改且不留痕迹，使文件的原始性和真实性受到挑战；另一方面由于网络传输过程中可能由于病毒侵害等原因造成档案信息的变化甚至丢失，因此，加强电子档案管理的信息安全建设是档案管理新时期的重要挑战。
（1）加强电子档案安全性管理
电子档案在形成过程中应利用高科技手段防止攻击和入侵，特别注意随时进行数字签名、信息认证和加密保护，避免档案在传输和处理过程中出现错误。
（2）在不断完善电子档案管理系统的同时，不能忽视传统档案的管理工作，做到纸质档案和电子档案相结合的管理模式
传统纸质档案充分发挥传统档案的基础和保障作用是电子档案系统发展的重要保证；电子档案系统则可以通过视频、图片等不同文档格式，做到纸质档案难以企及的多视角、多方位的综合丰富的档案内容收集。
5.提高档案人员的业务素质，适应档案管理角色变化，从单纯的收集者转变为管理者、研究者
不管是实现档案标准化建设，建设电子档案数据库，形成统一的档案管理平台，还是进行创新思维，与时俱进地提高档案利用率，都需要档案管理者脚踏实地地在实践中完成，因此，高校教学档案管理工作对档案管理人员的知识素质提出了更高的要求，除了必须具备一定的专业理论知识，还应具有多学科的知识体系结构。档案员应努力提高自身的档案业务素质，学习档案的专业知识和管理技能，不断更新自己的知识结构，创新思维模式，从传统的资料收集者转变为管理者和研究者。
参考文献：
[1]刘萍.关于高校教学档案管理存在问题的研究.中国科技信息，2010（10）.
[2]王慧勤.加强院系教学档案管理之我见.教育与教学研究，2009（07）.
[3]卢宏伟.教学研究型高校教学档案管理模式研究.北京档案，2009（08）.
