电子档案的管理
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电子档案的管理范文第1篇
前言
随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。
一、电子档案的优点
（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。
（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。
（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高职学校档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。
（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。
三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略
（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。
（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。
（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。
（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。
（五）优化管理团队电子档案管理人员是电子档案管理的主要构成部分，因此电子档案管理人员的基本素养、专业知识以及技能、综合素质等都是直接决定电子档案管理最终的管理质量以及管理效率的关键因素。所以，高职学校必须优化自身的档案管理队伍，将管理队伍中的成员的基础理论知识以及专业技能提高，为高职学校顺利开展电子档案管理工作创造有利条件。第一，当高职学校的在对档案管理人员进行选择的时候，应当以学习能力、道德品质、思想意识、专业能力以及职业素养为筛选指标[4]，确保其专业能力、综合素质等方面达到现阶段中信息化管理的相关标准。第二，高职学校必须加大对档案管理队伍的建设力度，积极从社会中招贤纳士，将电子档案管理队伍不断地优化、扩大，从而实现高职学校电子档案管理的品质化、高效化；第三，高职学校应当积极定期组织一些相关的技能培训大会以及道德培训大会，让档案管理人员能够积极学习相关的计算机知识以及技术，并且培养其良好的道德素养、政治素质以及职业素养，避免发生学校档案信息泄露或者被用于买卖等不良现象，从而对学校的安全管理造成不利影响。
电子档案的管理范文第2篇
随着信息化的快速发展，档案的载体经历了从纸质档案到电子档案的演变过程，电子档案逐渐成为了档案管理重要形式。与此同时，电子档案就纸质档案而言，在原始性、真实性、完整性、安全性等方面发生了新的变化。
1.原始性问题
电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子档案已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2.真实性问题
电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。
3.完整性问题
电子文件编辑时，如果保存不及时，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4.安全性问题
电子数据的易修改性为非法操作提供了便利，“黑客”对服务器的攻击以及部分用户根据利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接损害电子档案的安全。
5.存储性问题
电子档案的存储载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下生成。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。因此在高温，高湿，光照射，空气污染，灰尘有害生物，磁场和电场，机械应力等条件下极易损坏。
6.长期可读性问题
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着技术的进步，计算机软硬件不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。
二、加强电子档案科学管理的有效措施
1.建立电子档案统一接收的数据格式，推广相关的电子档案整理著录软件，由档案管理部门建立统一的电子档案模板，并发放到各档案形成科室。定期举办培训班，对兼职档案员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。定期派专业技术人员进行指导，形成统一数据格式，以方便电子档案的接收和管理。
2.采用有针对性的技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。
（2）签署技术。在电子文件上进行签署技术主要是利用光笔签名，光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕上显示出来“笔迹”，通过这一方法可以减少在电子档案形成过程中产生信息失真等问题。
（3）密码认证。电子文件的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。
（4）防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络安全。
（5）防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读式光盘（CD-ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
3.建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全
（1）调节库内温湿度。采用去湿机、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。
（2）防光。改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；定期净化空气。
（3）防灰尘。电子档案要密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
（4）防治有害生物。①通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；②采用防霉剂进行化学预防；③采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒；化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。
（5）避开磁场和电场。①电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具有退磁或消磁的设备；②可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能使用铁盒。
（6）防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。
（7）定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，定期检测和拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施。
（8）电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
4.在保存电子档案时，应将电子档案格式保存为通用、统一的格式，为的是使现在的电子档案能够更好地被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，并且应把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式，防止因不兼容而造成的电子档案无法阅读和正常使用。
电子档案的管理范文第3篇
关键词：电子档案；纸质档案；共存管理
0 引言
随着现代科学技术的应用，档案信息的存储方式也不断地发生变化，存储形式多种多样。但按其记录性质及其采用的技术和设备，总体可以划归于以文字记录为特征的纸质档案和以数字代码序列记录的电子档案。随着电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用，时刻冲击着以传统记录方式为特征的纸质档案，使整个档案管理工作发生着深刻的变化。根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存，相互兼容，协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在纸质档案与电子档案并存时期，如何科学有效地管理好档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是档案工作者深入思考的课题。
1 电子档案与纸质档案的各自特点分析
1.1 电子档案的特点
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有纸质档案无法比拟的优越性，主要表现在如下几方面。
（1）档案信息存储丰富性
电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。
（2） 档案信息生动形象性
随着网络技术的成熟，电子档案与多媒体信息相结合，通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性，使反映出的信息图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化
再现。
（3） 信息存储与利用的迅速准确性
电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。
1.2 纸质档案的特点
纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。自从公元105年东汉蔡伦发明造纸以来，这种传统的档案介质一直作为主要的信息载体被使用，它具有以下特征。
（1） 信息与载体的依附性
由于载体与信息的统一，构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面，也体现在其存储介质的原始依附性上。在传统介质上，信息与载体是密不可分的，一旦信息与载体结合，就很难将其分离。同时，只有通过依附在纸张等载体上的文字、图形等，才可以了解其所承载的信息。
（2） 档案信息的原始凭证性
从其形成过程来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的凭证功能。与档案信息相依托的载体，是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料。
2 并存时期档案管理工作的发展策略
2.1 更新观念，提高职业素质。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案
管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，树立档案现代化的管理意识，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分，进行科学的管理。同时，面对现代科学技术对档案工作的渗透与冲击，提高职业素质，调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题。现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式，工作重心，服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，同时对他们的专业素质和知识素质提出了相应的要求，在以往的档案专业人员要具有广博扎实的基础知识和文史知识外，还要具有计算机知识和外语知识。对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。
2.2 改进、创立档案管理标准与制度
新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。档案信息系统的质量取决于数据的质量，要求设立数据格式标准，如已颁布的《档案著录规则》（ GB379215- 85） 、《文献主题标引规则》（ GB3260- 83） 等，新型载体档案广泛应用后，建立改善管理业务方面的标准已是刻不容缓，如统计标准，著录标准，标引规则标准等； 计算机数据库设置标准，新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等，都有待进一步改进与完善。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节； 由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与
确定。
2.3 创新档案管理体系
吸收与创新，探索和建立电子档案管理体系。以纸张为载体的纸质档案，其管理方法与模式，是经过长期实践证明了切实可行的。电子档案的形成与发展，给档案管理工作带来深刻的影响，在管理内容与方式上都会发生重大变化。
（1） 在管理方式上，许多管理环节可以借助计算机管理信息可在计算机上进行，如电子文件的归档，可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成，不必对文件载体进行转移，档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现。其次，在管理内容上，电子档案收集要根据其形成规律，应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子档案的完整性。
（2）电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷，而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理； 电子档案的鉴定工作有所侧重，由于电子档案的易更改性，使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹，所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点，并存在相当大的难度； 电子档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别； 电子档案的提供利用同纸质档案相比，具有更快捷、更方便的特点，但需要以必要的先决条件和相应的措施为前提，电子档案的提供利用必须有相适应的电子转换设备，所以提供利用工作的重点应进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立等工作，以保证其在利用中得以准确恢复并易懂。再次，在管理程序上，纸质档案的管理程序基本上构成了一个流程性的工作过程，而电子档案的管理程序并不明显，由于许多环节在机上操作，所以在具体环节衔接上并不紧密，有些管理程序有可能同时进行，相互交叉，这些并不影响电子档案整体管理。
参考文献
[1] 祁玉萍.电子档案与纸质档案在管理上的差异[J]. 档案管理. 2006（05）
电子档案的管理范文第4篇
1.档案载体的多元化
1.1档案载体多元化的定义
所谓档案载体的多元化，是指突破原来仅有的纸质印刷这种传统的形式，采用新科技、新技术对文献资料进行收集、整理和存储，并逐渐向以磁、光电等作为介质的载体发展，建立多种存储方式并存的模式。尤其是以新科技为基础的信息化存储方式，极大地丰富了各单位的档案内容，也改变了传统的档案存储方式，优化了传统的信息获取模式以及信息管理方式。此外，载体多元化也促使传统的档案管理机构更快地向复合型档案管理发展。由此可见，这一系列的变化都在影响着档案管理机构的现代化发展。
1.2档案管理机构信息载体多元化的基础
在信息载体逐渐演变的过程中，并不是完全适合物竞天择、适者生存的自然法则，在新的载体出现的同时并没有伴随着传统方式的消亡，而是在这种发展过程中同时体现出了兼容性，体现了信息载体发展的特点和规律。所谓载体之间的兼容性就是指各种载体形式同时存在，并且相互依存，互相补充，彼此协调一致的发展、存在，并且以一个整体的形象出现在大家面前，一起履行信息储存、交流的使命。
1.3信息载体多元化发展的管理对策
对于档案管理机构而言，现有的信息载体类型以及档案在所有的档案资源中的比例都会直接影响管理策略与方针。随着科学技术的发展，载体类型会不断增加，而且各种载体的资源量会有所变化，因此制定有效地管理策略十分必要。对于它的管理，首先应考虑不同的信息载体之间的科学分配问题。根据各种载体形式的特点，选择出主要载体和辅助载体。还要根据每个档案管理机构的实际情况，充分考虑载体的差异、资源建设的资金投入以及档案管理机构空间大小对载体的影响等因素，做好规划。
2.纸质档案与电子档案各自的特点
因为信息载体的巨大优势，以及被人们所接受的程度，在担负起现代科技信息活动任务的同时，电子档案给纸质档案带来了很大的挑战，但是这并不代表着纸质档案会就此消失。纸质档案能够与电子档案共同存在的原因主要有：一是由于人们的使用习惯已经养成，对纸质档案的钟爱依然无可取代。纸质档案的便捷性及其悠久的历史使这一载体保持了与大众很好的亲和力。二是电子档案虽然在迅速发展，但其性能并不能够在每一个方面都超过纸质档案，甚至在某些方面，纸质载体反而会比电子载体更具有优势。比如，大众更喜欢用纸质载体，因为其适合大众的阅读习惯。据有关统计显示，有56%的人习惯阅读印刷型文献，视听文献以及机读文献分别占有17.2%和9.9%的比例。因此，纸质文献仍然有它存在的价值。同时，纸质文献更易于保管，不需要专门的设备以及特殊的阅读条件，因此电子文献并不能全方位的承担信息交流的任务，它的性质也决定了需要其他辅助载体的支持。因此，纸质载体的存在还是有必要的。三是电子信息技术的快速发展不仅带来了管理上的创新，同时也促进了纸质载体潜能的进一步开发。纸质载体的发展一直与生产力以及生产技术的发展水平密切相关。从手抄传阅到刻板印刷再到活字印刷，一直到机械印刷以及现代的数字印刷，纸质载体的作用一直在得到不断的开发利用，电子技术的发展，使纸质载体的潜能有了进一步的可开发性。
3.档案信息电子化的益处
档案信息电子化是指对那些馆、室所藏的资料以及以机读或纸质形式存在的资料，通过计算机技术对其进行整理、分类以及加工，并将其转化为可以通过计算机进行阅读使用的文献资料，其益处主要有：一是可以充分发挥出计算机的潜能，进一步提高利用效率。当前，大多数档案管理机构对计算机的应用还比较单一，开发出的功能也比较简单，有的只是利用其存储目录或者进行文件打印存储，较低的利用率不只是浪费了大量的人力物力这么简单。二是减少二次文献利用的加工时间，提高档案信息所具有的时效性。传统的手工信息加工模式是指：选题———选材———编辑———出版，这种传统的整理模式，从文件资料到能够使用的二次资料所耗费的时间较长，因此会降低信息的时效性，影响档案信息的使用价值。档案信息的电子化，使读者可以通过计算机直接读取资料，并且利用计算机完成加工程序，操作上更加便捷。三是档案信息电子化的发展，使一次投入多次产出成为可能。电子化的发展改变了信息加工受经费限制的缺点。通过手工对信息进行加工，编辑出版需要很多的经费，信息的电子化不仅方便了大众的阅读，也降低了资金的投入。就目前的情况看，国家正在压缩财政开支，各单位离开财政的支持来解决档案升级和现代化管理会困难重重，在这种情况下，开源节流不失为一种好办法。四是档案信息的电子化，可以通过其他介质将成果进行拷贝，并且可以及时的送到各个部门，在扩大社会影响的同时也拓宽了社会服务范围，档案部门的地位也因此得到提高。五是档案管理的电子化，使得档案信息可以更好地与新技术接轨，虽然我国的信息高速公路尚在建设之中，但是要注意这方面的发展以及最新动向，使档案工作不断地适应社会的发展，为今后的工作打下良好的基础。
4.关于电子档案趋于主流地位的优势
电子档案的管理范文第5篇
关键词：
Abstract: With the development of information and technology, the computer has been widely applied to the engineering field. Archives information construction is an irresistible trend, electronic files has many characteristics better than paper files, thus the formation of a large number of electronic documents has become an important object of the file management, especially in the electronic document archiving, preservation, management, output and other work has become an important part of the normal operation of the construction units.Keywords:
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
前言
随着信息技术迅猛发展,计算机被广泛应用到各个领域,包括工程建设领域。这样以来,工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程建设单位正常运营的重要环节。所以,全方位做好工程建设中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此,笔者主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨
一、电子档案
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
二、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
三、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
四、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
