二级档案管理办法
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二级档案管理办法范文第1篇
[关键词] 高校档案；教学档案；三级管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03
教学档案是指各类教学活动中形成的具有保存价值并归档保存的教学文件材料。教学档案是学校教学活动的真实记录，是改进教学工作，强化教学管理，规范教学活动、深化教学改革，不断提高教学质量必不可少的管理环节，同时也是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。随着高校学科建设、教学科研评估等重大活动的需要，教学档案的利用率也随之提高，其地位和作用越来越重要。因此，加强教学档案管理工作研究，对于进一步规范教学管理和教学活动，深化教学研究以及提高教育教学质量等方面具有重要意义。
1 高校教学档案管理概况
1.1 高校教学档案的内容
高校教学档案涉及面很广，主要包含以下几方面：教育主管机关下达的指导性文件；综合性教学管理材料（制度、规定、统计表等）；招生工作材料、教学计划、大纲、总结；学籍管理材料；学生奖惩材料；课堂教学材料；教学实习材料；教学实验材料；师资培训、业绩材料；教学质量材料；优秀教案；学位授予材料；毕业论文；教材目录与自编教材；在职教育材料（学历教育、继续教育、远程教育及各类研讨班、培训班）；涉外教育材料等。
1.2 高校教学档案的特点
（1）内容广泛、综合性强
教学档案涉及的内容庞杂，仅与教学紧密相关的就包括专业设置、教学计划、教学大纲、教学总结、教材、课程信息、师生信息等。
（2）材料来源分散性较大
有来自上级主管部门的材料，有来自本校教学行政管理部门的材料，如学工处的招生、分配名册，教务处的学籍管理材料；有来自教师的教材、教案、辅导资料听课评课记录、科研成果等；有来自学生的优秀毕业论文、毕业设计、实验报告等。
（3）多样性、多学科性明显
高校教学档案的载体多种多样，以纸质材料为主，同时还有照片、图表、录像带、录音带、光盘、奖旗、奖杯、获奖证书、奖状等实物材料。
（4）周期性、层次性、成套性
高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培训班等多层次的教育模式并存，还有联合办学、跨校办学、国际合作办学等教学形式，使得教学档案的层次日趋多样化。由于教学周期的长短，教学活动的周期性、规律性，决定了教学档案的成套性。
1.3 高校教学档案传统管理模式
从管理方法上，现有的高校教学档案管理模式主要是分级、分类管理。分级管理的教学档案管理模式，是指对教学档案实行两级管理：校级管理和院级管理，即在校级主要对各教学档案部门做统一管理，各院系则设立具体的教学档案管理部门。具体分工：校级管理的重点是对教学档案的总体管理上，主要任务是制定教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序做出明确的规定；院系管理的重点是对教学档案的细节管理上，主要任务是保管各院系所产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等。
分类管理的校级教学档案管理，主要负责教学文件及规章制度、教师档案、科研成果档案、教务考务档案、学籍档案、学位档案等。分类管理的院级教学档案管理，主要负责教学建设档案，包括教材档案、课程档案、教学档案和实习档案；教学管理档案，包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案；教学成果档案包括科技制作、毕业生论文等三大类的教学档案。
1.4 高校教学档案三级管理模式
《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。高校教学档案分级管理符合这一原则。模式是指某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式，简单说，模式类似于定式，就是遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。建立教学档案管理模式目的就是实现教学管理的统一和规范。
2 高校教学档案传统管理模式的优缺点
2.1 高校教学档案传统管理模式的优点
（1）组织体系
目前，大多数高校教学档案采用校、院两级管理，各职能部门在教学管理和教学实践活动中形成的具有一定保存价值的教学档案，由相关职能部门集中统一保管和利用；二级学院或教学部在教学管理活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由二级学院或教学部集中统一保管和利用，这些材料由职能部门和院系或教学部的办公室秘书保管，等过了利用高峰期，再转交给档案馆保存。
（2）规章制度
健全了相应的管理规章制度。组织体系是管理工作的基础，有效的管理工作还要以规章制度为保障。规章制度由校档案馆统一制订。通过相关规章制度的贯彻执行，规范教学档案管理工作行为，使之形成良好的运行机制。
（3）人员素质
重视了档案人员的水平提高。目前各高校为提高教学档案管理人员自身素质与水平，都加强了对档案管理人员的业务培训，通过各种形式的培训，拓展档案工作人员的思维、知识面，提高其业务素质，使其能够熟练掌握新的档案管理技能和方法。
2.2 高校教学档案传统管理模式的缺点
（1）教学档案管理部门权责不明
由于教学业务部门与档案部门是两个独立的部门，而教学档案主要来源于业务部门。现实状况是，关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，档案部门并不能参与到文件材料积累过程中，势必造成收集到的材料不全面。还有，部分二级学院或教学部领导对教学档案管理工作的忽视，没有把教学档案管理工作当成一项常规性的工作来做？，造成了教学档案建档困难，不能做到统一管理，资源共享，统一利用的良好运行模式。
（2）教学档案管理制度不够完善
在日常的教学管理工作中，各二级学院或教学部缺乏有效的管理规定和监督措施。各二级学院或教学部教学办公室和教师缺乏建立及保存教学档案的意识，不能保证按时完成建档工作，相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员责任和任务不明，规定时限要求未得到充分执行，未辅以相应的考核和奖惩措施。并且各个二级学院或教学部之间教学档案管理缺乏相互借鉴和交流。
（3）教学档案管理人员素质欠佳
一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性。二是有些教学部门、二级学院的档案管理是由兼职档案员做，这些兼职人员一方面忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余时间和精力学习档案专业知识；也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理，致使移交到档案馆教学档案材料不规范，不完整。
3 开展教学档案三级管理模式的对策和建议
笔者就高校教学工作的实际情况，认为解决办法是建立第一级：档案馆，第二级：教务部门，学务部门、招生就业等部门，第三级：各二级学院或教学部的三级管理模式，从而优化教学档案的建档质量。
根据文件生命周期理论的含义：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的过程；根据文件的价值属性，文件生命周期可以划分为几个不同的运动阶段；在每一个运动阶段里，文件特定的价值属性，与文件的管理方式、存放场所之间存在着一种固有的内在关系。因此，高校档案馆根据高校全部教学档案的价值形态、服务对象来划分保存范围、场所，采取三级管理模式是符合文件生命周期理论的，完全具有可行性。
3.1 实行教学档案三极目标管理责任制
高校应成立 “教学档案管理领导小组”，领导小组按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校教学文件材料归档范围》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规和上级文件，统一制定本校的档案馆工作职责、档案馆馆长工作职责、各二级学院（部门）分管档案工作领导工作职责、各二级学院（部门）兼职档案员工作职责、以及本校档案管理办法实施细则、教学档案工作基本原则，教学档案归档范围和归档要求，教学档案的部门立卷和归档流程，教学档案的文件整理等各项规章制度，并且明确各级档案管理职权的分配，实行三级目标责任制，以便各教学管理部门、各二级学院、各教学部的档案材料能够按期保质向学校档案馆移交。
3.2 建立教学档案三级管理的体制
教学档案三级管理是由档案馆、教务处、学生处、以及各二级学院、教学部等组成的服务网络。借助这个网络体系建立一个良好的合作平台，在教务处、学生处、各二级学院和教学部设立专门的教学档案资料室和教学档案管理岗位，使得学校、教学管理部门、教学人员、各二级学院、教学部的档案工作能够遵守统一的规范和归档程序，按照本校的档案管理办法实施细则、文书档案归档范围和保管期限、本科教学档案管理办法等要求，并且按照形成者―时间―类别等分类标准收集、保管有关教学和学生管理方面的档案材料。定期由各二级学院、教学部将归档材料上交到学校教学管理部门进行信息汇总审核，审核后由学校教学管理部门把档案材料信息再次汇总后（纸质版和电子版）统一上交到学校档案馆，最后由学校档案馆进行合理规划、统一编目，入库上架，从而保证了教学档案的准确、完整、系统，使得高校教学档案管理工作走上有序化、科学化、规范化的轨道。
3.3 健全各层级档案管理人员约束机制。
要加强监督指导，对存在的问题和困难给予指导和帮助，对教学档案材料的积累进行督促。采取行政干预手段，把教学人员、学院和教学管理部门教学档案的归档情况与年终考核挂钩。并且制订出一套行之有效的教学档案管理业务考评制度和实施办法，定期或不定期地对本校教学档案的管理进行业务考核和评估，适时进行必要奖罚。
3.4 提高教学档案管理人员的工作能力
加强对高校专兼职档案人员进行档案意识的培养和档案管理专业化培训，不断提高其业务素质，提高专业管理水平。在教学档案管理的实际工作中摸索出一种教学档案管理人才培养的新模式，建立管理员的培训上岗制度、健全管理员的考核与激励机制，有计划定期对档案管理人员进行爱岗敬业教育、业务培训和理论研究，缩短档案管理人员能力与档案事业发展需求之间的差距，不断提高终身学习的意识和能力，使其成为具有较高的业务素质，较强的技术技能、管理能力和创新能力的新一代档案管理者。
主要参考文献
[1]何玉艳，郑慧. 高校科研档案三级管理模式研究[J].兰台世界，2013（6）.
[2]王琪. 高校教学档案分层管理措施的研究[J].兰台世界，2013（7）.
二级档案管理办法范文第2篇
一、新建本科院校教学评估档案管理存在的主要问题
虽然教学档案对于新建本科院校有着重要的作用，但是却仍然存在以下问题：
（一）新建本科院校办本科时间不长，教学档案总体建设缺乏规范
新建本科院校的教学档案建设工作随着升本筹备工作的开展和深入，逐步走向规范，但是离《普通高校档案管理工作办法》的要求差距还很大。新建本科院校大多由两个或者两个以上规模相当，类型相近学校组建升格而成，由于原各校建立的时间或早或晚，各校办学指导思想、办学宗旨、办学层次以及千差万别 ，新组建本科院校后存在原各校档案体制管理不统一问题，有的新建本科院校实行统一管理，有的新建本科院构实行分散管理。另外，由于办学经费匮乏等原因，某些高校领导对教学档案的管理与建设缺乏足够的认识，在重视教学工作以及其它管理工作的同时，忽视了档案工作的存在， 在“迎评”过程使得教学档案建设与管理存在管理不规范等一系列问题也暴露无遗，主要表现在教学档案的总体建设进展缓慢 ，存在着档案材料不完备 、档案数据不全面、重新排序以及管理体制重新理顺等问题。这些问题严重阻碍了新建本科院校教学管理规范化和现代化的步伐。
（二）教学档案管理手段滞后，制度不健全，缺乏规范化的管理
新建本科院校由于大多数办学时间不长，硬件设施跟不上。组建合并前的原各学校，有的学校已配备专用的计算机，实行教学档案机检，有的学校特别是原来中等职业学校教学档案管理手段落后，还停留在纸质档案、档案柜保管的状态，有的甚至缺乏存放教学档案的场所，且大多数档案还依靠“半手工式”手段进行操作处理，工作效率低，严重影响了评估档案的有效利用。教学档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理。近几年由于不断扩招，学校各院系教学评估档案缺乏规范化的管理，档案规章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，学校、各二级学院、教研室三级建档和存档部门没有严格落实岗位责任制 ，没有切实明确权责，建档归档机制也不够完善，从而导致了本科教学工作合格评估档案存在材料重复归档和建档，教学档案材料整理不规范，甚至出现不归档或者漏档的现象。
（三）教学档案管理人员业务水平整体素质较低
1999年至2007年，教育部先后批准建立了208所普通本科院校，占全国740所本科院校的28%。这些新建本科院校院校虽然学校级别提升了，但是档案工作并没有随之提升，人员的配置仅能应付基础档案收集、整理、归档和利用，处于低层次的开发利用状态。另外，在新建本科院校的发展过程中 ，对学校办学定位、办学模式、人才培养等宏观问题的认识和做法会发生变化 ，教学管理机构也多次进行整合变动 ，教学管理队伍流动性大，导致造成教学档案资料的不连续性和不完整性。有少数新建本科院校教学档案管理还没有配备专职的档案管理人员，基本采取兼职管理办法，教学档案基本上由教务处人员和各院（部）教学秘书、教务员兼任，它们受过档案专业知识 、专业技能培训的机会较少，业务水平整体素质较低。由于教学管理人员档案意识淡薄，往往造成学校评估结束后，出现教学评估档案支撑材料交接不清，被当事人拿走（当作私人财产），而未能将重要的或起关键作用的支撑材料复印件存档 ，造成教学工作合格评估档案不完整而导致以后的评估复查的困难和利用不便。
二、实现高校教学评估档案科学管理的措施
（一）以评估为契机，完善教学档案建设，构建评估档案管理的制度和体系
首先，高校教学工作合格评估工作既是对新建本科院校教学质量水平的检查 ，也是对高校档案管理水平的一次重要检验。要高度重视各部门教学档案管理工作，学校成立评建工作领导小组，将教学评估档案建设列入学校的工作计划，投入专项经费，配备相应档案用房，不断改善学校档案室馆舍和二级学院（部）档案用房条件 ，适当添置专用电脑、复印机、扫描仪、光盘刻录机等现代技术设备 ，符合本科教学工作合格评估对学校档案馆舍和二级学院（部）档案用房硬件方面的要求。
其次，《高等学校档案工作规范》与《高等学校档案实体分类法》是新建本科院校档案业务建设的重要基础和依据。没有规矩难以成方圆，任何一项工作如果没有相应的制度管理， 势必难以有效地开展。为了切实发挥评估档案管理的作用，促进高校教学评估档案管理的规范化，必须根据国家有关档案法规和本科教学工作合格评估指标体系，切实建立健全高校教学评估档案管理的工作规章制度，完善教学评估档案管理的体系，如教学档案工作规范 、部门归档立卷制度、教学档案实体分类办法、电子档案的归档管理办法等 ，使评估档案材料管理的各个环节有章可循，使高校档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的管理轨道。
（二）规范教学评估档案的整理，确保教学评估系统性与完整性
本科教学工作合格评估对于档案工作是一次全面的考验和检阅。“迎评”学校要顺利通过本科教学工作 合格评估 ，首先要认真学习《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 （ 试行） 》，领会普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系内涵，，围绕“指标体系”做好支撑材料的整理归档工作。
一是要做好常规教学档案与评估档案的无缝衔接。档案在教学评估中的作用非常重要，但同时对教学档案管理工作也带来不利影响。因为常规的教学档案管理是按《高校档案管理规范》进行收集、分类、整理、归档的，而在本科教学工作合格评估中形成的评估档案是按评估指标体系归档 ，由于要求不同、分类不同形成差异 。所以，我们抓住迎评阶段的有利契机 ，抓好两者之间的无缝衔接，在整理常规教学档案的时候要有意识地关注评估指标体系中所需要的材料 ，需要复印的就复印。在迎接评估过程中整理的评估档案同样也须关注常规教学档案的需要，对那些原先在教学档案中没有的材料 ，特别是有保存价值的材料应补充到常规教学档案中去，使得常规教学档案内容更加全面、丰富。
二是教学评估档案应评估指标体系进行模块管理。教学评估档案管理应进行分级模块管理――校级评估档案室和二级学院（部）评估档案室管理 。在本科教学工作合格评估过程中很多指标体所需档案不在校级归档的范围内，所以我们应按照评估的实际需要，加强和完善二级归档的内容，建立二级学院（部）为主的二级档案保管单位。评估档案建设与日常教学档案建设要求也存在差异，评估档案建设具体回 应《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 （ 试行） 》中提出的每一个问题 ，客观地反映近3年来新建本科院校本科办学的工作状态教学档案，是以日常教务职能活动的写真记录为主要内容，比如试卷、毕业论文（设计）等。我们对于评估档案类别号应按评估指标 “一级指标 、二级指标 、观测点”的顺序进行编号分类与编号设置，按照原始性、真实性、针对性、时效性的原则对佐证材料进行收集、筛选、凝炼、整合加工、审定、立卷等环节进行模块管理 ，模块管理必须符合唯一性 、稳定性的要求 ，即同一立档单位的档案不得重号 ，并方便插卷但不能随意变动。
（三）加强教学档案管理人员计算机应用能力培训
档案工作水平的高低，取决由于档案工作人员素质的高低，由于档案工作专业性较强，教学管理信息复杂多样，档案管理人员需要较强的业务能力和管理技术。所以新建本科院校应该结合自身特点对教学管理人员，特别是教学秘书、教务员进行不定期计算机应用技术方面的培训 ，提高他们的档案业务素质 、管理技术和现代化服务水平 ，使其更好地为广大师生员工提供档案信息服务。
二级档案管理办法范文第3篇
中图分类号：TE09 文献标识码：A
我国的资源禀赋是富煤、贫油、少气，决定了我国的能源结构极不平衡，因此发展煤制油和煤化工项目是我国能源储备战略的核心内容之一。神华集团公司践行的具有自主知识产权的煤直接液化、间接液化、煤制烯烃等世界领先的核心技术和规模最大的工业化示范装置，逐步在全国范围内推广。
由于煤化工建设项目具有投资大、工期紧、项目复杂，涉及煤炭、炼化、土木、自备电厂等多行业、多专业的特点，每个项目产生的档案都在2万卷以上，几十万张图纸，电子文件50万条之多。为保证工程建设的顺利建设，严格监控文件流转，实现项目档案的顺利归档移交，神华集团探索了符合新型煤化工行业的项目档案业务手册和项目档案分类标准，并在项目建设中加以应用，有效地支撑了神华煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作，也为探索和创新整个行业项目档案管理体系，保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有重要的指导作用，并填补了国内本行业的档案管理空白。
一、项目档案创新管理的总体特点
根据国家档案局《国家重大建设工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），参照中石化档案分类规定，神华集团在多项现代煤化工工程建设中，探索和总结出的项目档案创新管理科研成果，总体有以下特点：
（一）分类标准填补行业空白
按照“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”分类原则，在国内率先编制了“煤制油煤化工基建档案分类标准”，填补了国内新型煤化工行业基建档案的分类标准的空白。
（二）流程化的管理方式
在国内率先共绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”、“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号对应。
（五）实时同步归档
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
（六）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集――归档”一体化。
（七）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（八）档案量化考核
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
二、项目档案创新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行业档案分类标准体系的建立
从2002年煤制油、煤化工项目研发、建设开始，神华集团在充分借鉴《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）《国有企业文件材料归档办法》（国档发〔2004〕40号）中石化《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503/T-2001）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等标准规范的基础上，开展了一系列行之有效的档案分类标准的研究工作。
建立了文件管理体系。从2004年开始，制订了煤制油、煤化工的《项目前期和工程设计基础资料管理规定》《工程技术文件出版管理规定》《商务文件控制及管理办法》《采购文件管理规定》《工程设计文件管理规定》《施工交工资料管理归档》程序文件等14个文件控制性规定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和档案管理制度的雏形。并针对项目建设、企业管理进行了多轮修改，目前已至第三版，以适应项目建设、公司档案管理的发展需要。
建立了档案管理制度体系。2009年根据项目建设的具体特点和经验总结，制定了煤制油、煤化工的档案管理制度体系，包括《公司档案管理办法》《档案分类规则》《基建档案管理办法》《文书档案管理办法》《电子档案管理办法》《档案考核管理办法》《项目档案管理规定》《声像档案管理办法》《文件控制管理规定》《财务与审计档案管理办法》《档案借阅制度》《档案库房管理办法》《档案鉴定销毁制度》《档案保密工作制度》《文控档案工作考核办法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行业档案分类规则。在分类方法的选定方面，为保持档号编制的一致性，在除了基本建设类和设备仪器类之外，对于其他大类的二级类目是以文件形成的“年度”来定义，其总体分类方法按照“时间――问题/机构-――保管期限”制定的，强调了归档文件的时效性，以便于归档管理和利用。
基本建设类和设备仪器类按照：“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”的方式分类。其中，专业性不强的前期、综合管理类按照是以“文件内容和性质”逐级细分；对于专业性强的技术类文件则以“装置（或单位工程）和专业”综合考虑进行划分。
上述的分类原则，就把档案分为二大部分。其中，对于最为复杂的基建、设备档案，在充分研究分析、权衡后，将其分为四级类目进行划定；其他大类全部按照三级类目进行划定。这样，既满足了实践工作中的需要，也保持了总体分类方案的一致性和稳定性。在分类表的编制方面：
第一，各级类目基本按照“问题兼顾机构”原则进行分类编制，避免类目交叉的情况出现。
第二，由于分类表不可能列举所有文件内容，因此在文件范围中，描述了文件的基本范围，并按照序号确定了文件卷内的基本顺序。如果出现表中非列入内容，则可以将文件序号顺延即可，见图1。
第三，为了立卷和利用方便，并结合分类的一致性，将“基本建设类”中的“科研项目类”文件划入科学研究类中，避免此类文件的分散；将“基本建设类”中的“涉外类文件”分解到基建类相关类文件中，如涉外合同划归合同类管理文件中。
第四，为了便于使用，结合分类统一性，将类目编码设定为2位数字（项目代码为字母，案卷号为3位数字）；在各大类中的三级类目、四级类目中，每类开始都设置编码00为综合类，便于管理各大类声像、实物类档案。
第五，不考虑保管期限作为文件排列顺序的影响因素。文件基本范围中已经对文件基本排列顺序划定，没有特殊情况不予改变。
第六，设定案卷在库房中的排列方式。原则上，基本建设和科研项目类采用“项目――装置――文件大类（二级类目）――案卷序号”排列，其他各大类文件按“年度――案卷档号”排列存放。
第七，对基建档案类目增加项目代号。考虑到基建、设备仪器类档案中，文件类型往往复杂且数量庞大，结合实际工作经验，增加基建档案类目的项目代号，以便于利用。同时，为减少档号层次，将项目代码作为建设期的临时性符号处理，不作为档号的一个正式类目级来考虑定义，加以括号，见图2 。
（二）流程化的实时归档方式
在国内率先绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
对较复杂的施工文件的归档流程管理和要求：
第一，施工管理部负责制定施工文件成册表，并各项记录的格式文本；各项目组负责审查施工文件所使用记录表格的规范性、内容的真实性以及签署是否完备，并根据施工节点，及时组织进行质量验收，并履行相关的签署手续，确保施工文件的及时归档。
第二，各项目组要审查承包商、监理单位施工过程照片的归档情况。施工文件（含监理文件）的形成要按照公司的统一格式，按照施工文件成册表进行组卷，其内容包括施工记录，质量验收记录，检测、试验报告，消防报验、材料报验、监理文件等。
第三，承包商、施工单位要有专人负责进行文件的统一编号，签署要完备，字迹材料要符合归档要求（如蓝黑、碳素），杜绝不符合归档要求的字迹材料（如纯蓝、红色等）。
第四，施工文件的收集、积累要对文件数量、原件、签署等有效性进行检查、核对，在施工记录文件进行报验时，要加盖“原件”章，在报验返回时收集原件。经检查合格后，进行接收并做好登记台账。
第五，监理单位、项目组要及时做好相应的报验签证工作，以确保施工记录文件流转及时、真实、有效。
第六，施工记录文件在完成阶段性工程（视工程具体情况完成分项或冬季施工撤场前）并办理报验签证后，移交存放在项目档案室一份原件，如因各项检查需查阅施工文件时，一律在项目档案室进行查阅；在完成分部工程质量验收并办理报验签证后，承包商、施工单位要及时进行整理、分类、组卷等整编工作，并归档在项目档案室；在装置中交一个月内，完成综合卷、消防报验、竣工图的整理、归档工作，一并办理归档移交手续，施工文件归档流程图及文件控制台账，见图3、表1。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化，见表2。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号的对应。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含义是：寰球院（HQY）气化装置（QHZZ）土建专业（S1）第101份工程联络单（L）。
施工记录册代码：用S1、S2、S3、S4、S5分别代表不同专业的施工记录册（专业代码同上综合册）。
文件类别：工程联络单为L；记录（非报审）为J；设计变更为B；（设计变更由设计院编号；如果设计院没有编码的，执行此编码）。
承包商代码：不限于三位。
单位工程代码：土建、安装单位工程分别为T、A。
子单位工程、分部、子分部工程代码：根据实际情况，用数字依次排列表示，其中子单位、子分部若无，用0代替。
（五）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集-归档”一体化。见图4。
（六）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（七）量化考核档案工作
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分考核，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
例如：对承包商监理单位的考核打分表格，见表3。
三、项目档案创新创新管理的实施效果
神华集团的煤制油、煤化工档案分类标准已在神华直接液化项目、神华包头煤制烯烃项目、神华829（间接液化项目）项目、神华CCS（二氧化碳捕获技术）项目、神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，为项目建设、企业日常管理工作提供了强有力的支撑作用，为企业提供了便捷、高效的信息管理平台。其主要应用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原创性的档案管理新模式，保证了投资达300多亿的神华鄂尔多斯煤直接液化、包头煤制烯烃两个国家级重点建设项目的档案专项分别于2009年和2012年顺利通过国家档案局的验收，并列为档案管理推广项目。
第二，2010年，神华煤直接液化项目的档案管理成果获得煤炭协会管理创新二等奖。
第三，2011年，神华829间接液化项目、天然气制氢项目通过档案专项验收。
第四，投资500亿元的神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，国家档案局正式验收并予以肯定。
第五，2012年“30万吨煤制油工程高浓度二氧化碳捕集与地质封存技术开发及示范CCS”项目档案通过验收。
第六，2013年《百万吨级直接液化项目关键技术示范项目》通过科技部鉴定。
第七，到2013年，神华煤制油煤化工档案管理部门为本单位申请的132项专利、在13个国家申请“神华一种煤直接液化技术”专利金奖和煤炭工业协会科学技术特等奖，成功提供了档案利用服务。
第八，中煤集团公司的煤制油煤化工项目也大力应用本《手册》进行档案管理工作。
第九，该项目的应用，为本行业本公司节省了100多万的培训费用，为项目建设提供了有力的文件控制和档案管理保障，为项目顺利建设和生产正常运行提供强大的保障。
第十，为国家对项目的审计提供了有力的凭证作用。
二级档案管理办法范文第4篇
关键词：二级学院；教学档案；对策和建议
中图分类号：G647文献标识码：A
文章编号：1009-0118（2012）04-0192-02
一、教学档案的重要作用
（一）为提高教学质量，加强教学管理提供参考价值
高等院校的中心任务是教学，而其真实记录的教学档案，详细、真实地展现了教学工作的全貌。院系领导借助已分类的教学档案，研究教学内容，总结教学经验，改革教学方法，为日后的教学活动提供借鉴和分析，从而才可能提高教学质量。此外，教学规划的制订和完善、专业和课程的设置、教材的选择和使用也需要从教学档案中去寻找依据，这些依据直接影响到教学活动的成败和教学质量的优劣。因此，教学档案在教学管理中有着非常重要的作用和意义。
（二）能为开展教学评估、规范办学提供重要材料
高等院校评估是一项促进高等教育质量提高的长效机制,是国家对高等教育进行宏观管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教学工作水平评估，无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开二级学院原始的教学档案信息。如果没有这些真实可靠的档案和数据作为依据,再好的自评报告也会显得空洞乏力，就难以在评估专家面前准确地阐清历史事实，分析学校的过去和现状，难以科学地总结历史发展规律，评估工作就难以进行。因此齐全、完整的教学档案是学校顺利通过教学评估的必要条件,它将直接影响到学校教学评估的结果，是高等院校教学评估的基础和依据。
（三）能为考核教师工作成绩提供重要依据
作为督查教学活动、规范教学行为主载体的教学档案，客观地记录了教师教学活动的历史情况，反映了教师的执教态度、行为和水平，如授课计划、教案讲搞，试卷批阅，及学生评教等等，这些都是真实的原始材料，是检验教师是否在按照教学基本要求严谨治学、是否在自己的专业领域中不断拓展与提高等重要作用。因此教学档案为考核教师知识水平和业务能力提供重要依据，建立了教学档案可使考核消除“口与无凭”的障碍，使之有凭有据。
（四）为领导制订科学决策，开展各项工作提供参考和咨询
教学档案以知识载体的形式凝结着广大教师从事教学活动成功的经验和失败的教训，记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新教学研究成果。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、合作办学、各种类型的教学会议、教材建设一体化方案等等，这些档案可以为领导进行科学决策，开展各项工作提供比较详尽的参考依据和咨询材料。二级学院的教学档案是一个学院教学活动的一部历史，借助它，帮助人们了解过去的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。
二、二级学院教学档案管理的现状
（一）院系领导对教学档案的重视不够，教职工档案意识淡薄
有的院系领导只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、现代化档案管理条件的完善，还是在专兼职人员的配置和培训方面，都较少列入领导的议事日程。
（二）院系教学档案管理规章制度不健全
教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程来规范它。高校二级学院的档案管理工作一般情况下起步较晚，缺乏系统的规划、管理制度和工作细则，导致教学档案的形成、收集、分类、整理以及归档程序处于比较混乱的局面。另外尽管有的院系有一些档案管理制度，但归档范围中的内容过于抽象：只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施，档案材料的形成对象和移交对象不够明确，这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，从而造成档案的收集不全，档案材料质量不高的现象。
（三）教学档案管理人员不稳定，缺乏专业队伍
要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前多数二级学院的教学档案管理由教学秘书兼任，他们大多数未接受过专业知识的培训，主要精力集中于教学管理和日常事务，档案意识和档案管理水平不高，缺乏档案工作者必备的基本理论知识和专业技能，在实践中必然会使归档文件材料的质量难以保证。
（四）教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低
21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是目前多数二级学院的教学档案管理现代化手段还处于起步阶段，计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。同时由于现代化水平不高，档案的文件级目录及文件的重要内容未能录入计算机，增加了档案检索的难度，致使档案利用耗时长、查准率与查全率较低，难以适应现代教学和教育事业发展的需求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用现代化手段，就很难适应形势发展的新要求。
三、措施与对策
（一）引起领导重视，加强全院教职工的教学档案管理意识
高校二级学院教学档案的质量取决于领导对它的重视程度。作为院系领导，首先要克服档案人员和档案管理工作可有可无的思想，要把其真正纳入学院教学工作计划，列入主管领导议事日程，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓，并列入相关人员的职责范围。重视档案人员的配备，保持管理队伍的相对稳定性。增加投入，改善档案保管的条件，及时研究和解决教学档案管理工作中存在的问题。档案管理人员应转变观念，树立全新的服务意识。积极主动地想办法，创造性地开展工作，主动寻求教学和科研工作者的理解和支持，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高教学档案的服务水平。学院其他人员应对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，要在全院范围内全面深入反复地进行教学档案工作意识的教育，增强领导和广大教职工的档案意识和档案法制观念。
（二）建立和完善教学档案管理制度，提高管理质量
二级学院应依照《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、档案保管借阅制度以及立卷归档的程序等做出明确的规定；对教学档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，制定相应的教学档案管理责任制，不仅相关领导要承担相关责任，还要让院系所有的教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交教学档案员统一汇总后存档；学校档案部门要加强对院系档案工作的指导与业务的培训，定期开展对基础档案工作的督查，建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度，促进院系教学档案工作的规范化建设。
（三）稳定教学档案管理人员队伍，提高业务素质
学院领导要将教学档案员的工作成绩与待遇结合起来，调动他们的工作积极性。在继续教育、职称评定、提高学历层次等涉及兼教学档案员的切身利益的问题上给他们提供条件，激发他们对档案工作的热情，也能使教学档案员安心从事档案工作，维护档案员队伍的稳定。档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量，档案部门要做好对兼职档案员的业务知识和业务技能等方面的培训，使其具备一定的档案专业知识，在实际工作中能够较好地完成档案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼职档案员要加强自身的业务学习，不断拓展自己的业务知识，努力学习和掌握办公自动化和档案管理现代化的相关知识和技术。只有这样才能更好地完成学院各类档案的收集、整理等相关的工作任务，更好地为高校的发展建设服务。
.（四）加强教学档案的数字化和网络化建设，不断提高服务质量
目前计算机的广泛应用和互联网的高速发展，促使档案管理也要跟上时代的步伐，必须积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，打破纸质档案一统天下的局面，逐步形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局，利用新技术和手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案管理水平和档案管理工作的一项重大措施。
综上所述，二级学院的教学档案是高校档案工作的中心工作，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。只有做好了教学档案的管理，才能真正地服务于教学工作，体现出教学档案的价值，所以不管是院系领导，档案工作者，还是一线教师都应重视教学档案的管理工作，让其在高校教学改革和教学发展中发挥信息资源的作用，使得教学档案管理能够更好地为高校教学管理服务。
参考文献：
\[1\]张海庆.高校二级学院教学档案管理现状与对策\[J\].中小企业科技与管理,2009,(05).
二级档案管理办法范文第5篇
【关键词】高校；档案管理重要性；内容；建议
一、高校学生档案管理工作的重要性
2008年9月14日，经过长达几年修改的新《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），由教育部部长周济和国家档案局局长杨冬权联合，从2008年9月1日起实行。这是高校档案工作中的一件大事，也是我国档案界的一件大事。《办法》第一次提出了学生类档案的概念，并且把学生类档案纳入高等学校档案管理的范围，而且单独设类，充分体现了“以人为本”的思想，十分明确地指明了学生类档案管理的必要性和重要性。
二、高校学生档案的内容
新的《高等学校档案管理办法》明确规定学生类档案包括：高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
我院根据新的《高等学校档案管理办法》和学院学生档案管理工作实际，规定了在校生的归档材料包括：
（1）高考材料（报名表、体检表、政审表、高考成绩、中学学籍、奖惩材料等）。
（2）入学通知书及准考证。
（3）入学登记表。
（4）军训鉴定表。
（5）在校期间受院级（包括院级）以上表彰、奖励登记表及各种纪律处分决定。
（6）学生的党、团组织材料（入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、预备党员考察材料等）。
（7）学年鉴定表。
（8）毕业生登记表、毕业生体检表、学生成绩表、就业报到证通知单（副联）等有关材料。
（9）招生录取大表。
三、高校学生档案管理工作存在的问题
学生档案管理旨在对学生在校期间。以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，高校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高。不能准确全面地反映高校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题：
（1）学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，学生档案管理没有建立完善的考核机制和相关制度，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。
（2）学生档案的收集整理不规范。目前学生档案一般由学生管理部门（学生处）进行统一管理，而学生档案的整理和移交由院系来完成。由于学生管理部门（学生处）和院系均没有配备专职人员，加上学院缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程不规范，如归档文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、材料缺失等等。
（3）学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，容易产生相关部门相互推诿，有时学生查一个档案跑几天，服务质量和水平有待提高。
（4）毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。在国家对高校毕业生实行统分统包的时候，高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校后统一寄往生源所在地人事局或有人事任用权的用人单位，随着高校毕业生就业制度改革，高校毕业生自主择业，国家不再对高校毕业生进行统包统分，毕业生的档案是由人才市场、人才交流中心待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于转递环节复杂，容易导致一些学生档案丢失，给学生的就业带来了不良影响。
四、做好高校学生档案管理的建议
（1）首先要统一认识，加强领导。学院领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理。将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作；另一方面，学院要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。
（2）加强对高校兼职档案人员的培训，兼职档案人员应当重视观念更新，练就过硬的业务技能，拓宽视野、丰富知识，从而提高入档质量，使档案工作经验得到不断的充实。
（3）加强学生档案材料的收集，做好平时收集与重点收集和集中收集相结合，明确收集学生类档案收集范围，做好各部门收集协调工作。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，院系要指定专人负责，统一要求，保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整。档案收集和整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整。
参考文献：
