高校毕业生档案管理

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高校毕业生档案管理范文第1篇

关键词：高校；毕业生；档案管理

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校毕业生档案的内容与特点

1、学生档案的内容包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、体检表、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学籍册、招生花名册、学生名册，证书表册，毕业证书发放登记表，毕业去向登记表、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。

2、学生档案材料形成的时间多阶段性。学生档案一般是有季节性或准季节性的。随着高校事业的发展，高校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有长有短，形成的学生档案材料也不一致。

3、学生档案具有学生管理工作的重要特点。其目标非常明确，对内，便于加强对学生在校时学籍、业绩、思想政治、奖惩管理；对外，则服务于社会，为社会人才系统注入文字信息。

二、高校毕业生档案管理中存在的问题

（一）毕业生对档案的重视程度不够

随着市场经济的发展，一些毕业生就认为个人档案“没什么用了”，另一些就业于私营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。

（二）档案管理不规范

档案管理部门只照搬规定办事，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，建档干事和辅导员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，导致了档案内容不全、管理混乱等问题。

（三）档案管理手段落后

目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

三、完善高校毕业生档案管理工作的思路及对策

（一）提高对毕业生档案管理工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高毕业生对其个人档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。

二是加强自身学习，提高建（管）档人员素质。新时期学生管理工作面临许多新问题，同时也给毕业生档案管理工作提出了更高的要求。管档老师要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，利用好毕业生档案这一信息资源。

三是要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时保管。

（二）加强对毕业生档案的科学规范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。

二是要加强收集工作，完善档案内容。按照学院有关文件精神，结合本校实际制定相应的制度，全面收集学生在校期间的表现材料，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料。

三是要实行专门统一管理。建立专门的毕业生档案库，将所有毕业生的档案统一整理，分门别类，按照人员班级、系部、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理

采用先进的信息化手段加强毕业生档案管理，建立毕业生电子档案库，实行毕业生档案网上查询，提高管理效率和水平。充分发挥网络优势，建立毕业生网站、QQ群等，将不属于个人隐私的档案内容上网，对需要保密档案文件信息进行加密处理，对允许阅读的用户，当身份鉴别确认后方可进行解密处理读出相应的数据。用人单位可以通过上网查询并利用，实行异地信息、档案的交流、查询，减少毕业生在学校、工作单位、人才市场多次往返奔跑，使毕业生档案管理更加规范、有序、方便。

高校毕业生档案管理范文第2篇

关键词：高校 毕业生 人事 档案 管理

随着科学信息技术的迅速发展，如何提高高等学校档案管理水平，更好地适应新形势的需求，是摆在各高校管理者面前的新任务，也对毕业生的档案管理工作提出了新的更高要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及今后各用人单位选拔、任用、考核的主要依据。信息技术的快速发展和现代化办公设备的广泛运用，对高校毕业生档案管理工作提出了新要求，原有的单一的管理模式已很难适应现实档案工作的发展要求，因此，高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。

一、高校毕业生人事档案管理中存在的问题

（一）平时不闻不问，用时“四面出击”

高校毕业生在毕业前，学校都要求学生办理好各种毕业手续，但不少毕业生却从不过问自己的档案，毕业后，档案在什么地方？是在学校、还是在生源地的人才服务机构？学生从不关心。档案里都应该放入哪些材料，自己手里应该有哪些材料，都不清楚。等到需要用时想起来，我的档案在哪儿？我报到证在哪儿？我档案里怎么缺材料呀？等等问题都出来了，这才到处找寻，四处打电话，到处奔跑，查询自己的档案，浪费了时间、人力、财力，而且在补办过程中也给自己造成了不必要的损失。

（二）档案意识淡薄，档案存放“五花八门”

随着高校毕业生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使组织人事政审工作相对减少。一些高校毕业生认为人事档案没什么用了，所以使许多高校毕业生想到更多的是赶快通过自我推荐，找到理想的单位就业，对档案存放没有过多的考虑，这就导致高校毕业生的档案存放出现了“五花八门”的现象，有的一直存放在学校长达几年甚至十几年，有的放在各级教育部门，有的存放在父母那里，有的存放在曾经打工的单位或人才市场，有的早已不知去向，更多的是跟随个人“南征北战”。

（三）一切以就业为先，档案后续材料“零充实”

由于考录的公务员和聘用的事业单位工作人员的档案要交到组织人事部门进行统一管理，所以这部分高校毕业生参加工作后的所有情况会形成材料及时的进入个人档案。但对于在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位对人才档案要求没有形成规范化、制度化，只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于对档案的不重视，因而也就不管档案是否健全，再加上材料的收集没有形成机制，收集也相当困难，致使在外打工的高校毕业生在打工期间没有档案材料反映自己的经历。工作了几年，甚至更长的时间，到头来自己档案材料中只有在校期间的材料，档案材料的积累没有因为自己工作阅历的增长而增加，造成自己人生经历历史记录的缺失。

二、加强高校毕业生人事档案管理的措施

（一）科学完善档案的内容

高校要根据本校学生毕业时间，安排时间统一对毕业生档案材料进行收集、整理。整理时要按照学生档案的形成特点，即基本情况材料、思想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材料、身体和心理素质材料等进行分类整理，达到内容完整、条理清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时，要把好学生档案的最后审核关，审查档案材料是否缺项，学籍材料是否加盖教务处印章，行为表现材料是否有学生工作处(部)或团委、学院(系)里的意见和盖章等，保证每个毕业生的档案内容完整，手续齐全，真实可靠，既要保证学生档案内容能客观地反映毕业生的详尽情况，为接收单位能够准确、全面地了解毕业生提供可靠的依据，又要发挥学生档案在毕业生择业过程中的作用。依据学生档案积累的内容，将学籍、行为表现和身体素质等档案材料，以表格的形式整理出来，丰富毕业生推荐材料的内容，为毕业生联系工作提供一套客观、全面反映学生德、智、体、美诸方面情况的综合推荐材料，以便学生在新的就业形势下公平竞争，自立择业。

（二）实施档案电子化

目前高校网上招生已经完全普及，中学阶段的纸质档案与电子档案并存已形成，但入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案，这与毕业生档案管理信息化、档案利用社会化的要求极不相符。因此,当前高校学生档案管理手段必须充分利用计算机技术，学习和借鉴国外档案管理的先进技术，运用Visual Basic构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑。在毕业生档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。

（三）强化档案管理的服务意识

高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得档案信息资源能够得到充分利用。这就迫切需要尽快建立起高校档案信息社会化的服务体系。通过不断强化服务意识，拓宽信息资源的服务领域，促进档案信息的社会共享，就能够使档案信息物尽其用，达到资源共享。创建起社会化服务体系的运作模式。通过成立档案管理的中介组织，建设市场化服务体系，才能更好地实现档案信息的应有价值。与此同时，还要加强档案机构体系的合理设置，建立一支具有档案理论知识和较高专业素质的现代信息技术专业人才队伍，管理好和应用好高校毕业生人事档案，不断提高服务质量和服务水平，积极探索信息管理新思路，真正做到服务社会、服务毕业生、服务用人单位，让档案信息化管理在社会主义经济建设中起到应有的作用。

三、总结

总而言之，人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，因此，高校必须及时的、积极的加强毕业生人事档案的管理，这样才能够更好的服务于毕业生的就业。

参考文献：

[1]王兆宇.高校毕业生人事档案管理存在问题及对策探究[J].学理论，2011，(12).

高校毕业生档案管理范文第3篇

关键词：高校；学籍档案；管理

中图分类号：G647.24　文献标识码：A

文章编号：1673－2111(2008)10－072－03

作者：宗青，湖南财经高等专科学校讲师；湖南，长沙，410079

学籍档案，对于即将走向社会的毕业生来说是极为重要的“信誉卡”，原因在于他记载着大学生成长经历，思想品德、学习成绩、个人特长及身理心理健康状态等信息。是反映学生综合素质的重要依据。准确齐全、完整规范的学籍档案，既是大学生在校学习期间德、智、体、美等方面的真实写照，又为学生毕业时用人单位招聘人才提供重要依据，而且在毕业生将来步入社会上岗后的定岗、定职、晋级、出国深造等方面发挥重要凭证作用。所以规范高校学籍档案、建全管理制度是前提。

一、学籍档案的特点

学籍档案作为教学档案管理工作的重要组成部分，是学校对学生在校期间进行管理、考核时直接形成具有保存价值的历史记录，它的形成与其它档案的形成有着很大的区别。

(一)、学籍档案形成的周期性

学生在校的活动形成了学生档案，学生档案的形成周期与其它档案的形成有许多不同之处。例如：文书档案整理规定跨年度的文件，除年度计划、总结等文件外，原则上不允许组在一个案卷中；科技档案的整理要求以一个项目、课题等为对象，组成若干案卷，卷内文件形成时间不受年度约束；教学档案整理则要求，以一个学年度为单位进行归档。而学生学籍档案作为教学档案的组成部分，其形成周期又有自身特点，每个毕业生的学籍形成周期是从学生入校起至毕业为止四年的连续记录，因此学籍档案形成是有它自身的周期性。

(二)、学籍档案内容的广泛性

学籍档案的内容与其他档案有很大的差异，它不但反映了学生的个人情况，而且反映了院(系)常规教学和管理情况，其涉及面是广泛的，涉及内容是多样的，具有广泛性。例如：文书档案中多项内容不允许组在一个案卷中，而学籍档案的内容包括学生在校四年各门课程的学业成绩、奖惩情况、学籍变动情况、毕业资格审核、个人基本情况以及家庭基本情况等。

(三)、学籍档案电子文件与纸质文件的共存性

院(系)学籍档案的管理通常采取纸质档案与电子档案共同管理的形式，也就是采用双轨制。双轨制管理的好处在于能够从大量原始文件中快速地调阅所需的内容，大大提高了学籍工作的管理效率，检索速度和查准率。

二、目前高校学籍档案管理的状况

学籍档案作为学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占比率较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相当滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：

(一)、原始学籍档案的信息数据不完整，整理不规范。

学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏、少目现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于信息登记不完整，提供资料欠准确：容易造成同名同姓学生的档案混乱；给毕业生办理档案时引起麻烦。还有的高校原有学籍档案的检索工具仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率、给查阅者和档案员带了一定困难。

(二)、档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。

集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺泛个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力，组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。

(三)、档案使用效率低，转递较为混乱。

一方面虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象

(三)利用现代化技术进行开发利用的程度很有限。主要表现在国家实施电子注册制度之前相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，但实际操作起来有诸多的困难：

其一，1994年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一标准，涉及学籍档案管理材料的管理潜在着不规范的可能；由于历年的招生与录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。

其二，纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校学生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。

三、网络招生对学籍档案的影响

目前高校远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生的纸质档案的管理方面存在较多混乱，表现在以下方面：

一是考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难。

二是电子档案中的“考生评估”一栏填写的内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

三是被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生学籍的档案管理带来了很多不利的因素。

四、规范学籍档案管理的对策与措施

高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原来的学籍管理体系已不能适应高校发展的要求。因此， 运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料管理系统，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使不同校区、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。笔者认为学籍档案的管理机制应根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要，对学籍档案的管理可从以下几个方面考虑予以规范：

(一)、加强对学籍档案的基本管理。

1、增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好高校学籍档案工作的重要保证。可采取编制《档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在简报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。

2、抓好各个环节，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。笔、字、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。

3、采取计算机检索，提高利用率。学校档案室应购置专业的档案管理软件将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。并可采取以下构想：

(1)网络版学籍管理系统的构想。根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势，以及本校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况，可建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。

(2)学籍信息管理模块的构想。学籍信息管理模块不但可以批量录入数据，而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料，按不同校区、系所、专业、学制编班编学号，建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况，并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。

(3)成绩管理模块的构想。成绩管理模块把过去的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库，库里有学号、姓名、分院、系所、培养层次、班级、专业等字段，可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下，可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名，各种数据报表的统计、制作、打印等。

(4)成绩报送。各科考试完毕，相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”，录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册，同时将考试成绩从网上“提交”给学籍管理科，学籍管理科审核后，再将成绩“提交”到学校学生总成绩库，有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。

(5)学籍信息资料查询。各终端用户，如不同校区，二级学院、教研室及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩；学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来；二级学院、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。学籍信息管理系统的应用，可以避免数据录入过程的人为误差，减少重复劳动，提高工作效率。同时，它与其他的教学管理系统实现资源共享，实现教学管理规范化、信息化和科学化。

(二)加强网上招生档案的管理。

1、制定相关规定，明确考生档案管理的政策要求。招生办必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由招生办归中管理。

2、保证考生档案填写内容的真实性与档案内容的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，全日制、函授生、自考生层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表、考试成绩登记表、学生评估表、奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其中工作期间的档案材料。

3、各招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。

4、各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招生办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。

(三)、加强档案干部队伍建设，提高档案工作人员素质。

高校毕业生档案管理范文第4篇

关键词：高校毕业生 就业档案 原则 措施

注：本文系浙江传媒学院校级立项课题“论如何利用高校档案资源建立毕业生就业档案”（项目编号：11JY004）的研究成果。

近年来，随着高校的扩招，毕业生日益增多，高校毕业生就业问题成为社会关注的焦点。如何增强大学生就业能力，提高高校大学生就业率，建立系统完善的高校大学生就业档案，准确反映高校大学生就业动态，就成为时下高校应当关注的重点。高校毕业生就业档案是高校档案资源库中的一部分，建立完善的高校毕业生就业档案需要充分利用现有的高校档案资源，充分发挥其在建立系统完善的高校毕业生就业档案中的作用。

一、目前高校毕业生就业档案的现状

目前，高校中就业档案并不完善，存在诸多问题，主要有以下几方面：

1.高校就业档案管理工作管理人员专业化水平不高，主要体现在就业档案意识薄弱、业务水平不高等方面

高校毕业生就业档案是一个系统的工程，包括诸多环节。但目前高校中，大多没有专业人员管理毕业生就业档案，就业档案的管理基本由学生工作办公室的辅导员。在毕业生就业方面，辅导员往往只关注就业率，缺乏建立毕业生就业档案的意识，认为毕业生已走上工作岗位，建立就业档案的意义不大。另外，辅导员本身还兼有其他方面的工作，由于时间和精力有限，所以很难做到建立系统完善的毕业生就业档案。在有些高校中，即便有专门人才管理毕业生就业档案，但这些人员大多是中途转行，没有经过专门培训，对毕业生就业档案缺乏深刻认识，甚至将毕业生就业档案仅仅理解为收集和保存，没有充分认识到毕业生就业档案的价值。

2.高校就业档案管理制度建设不完善，利用率不高

目前，许多高校把教书育人和提高教学质量作为一切工作的中心，忽视了毕业生就业档案的管理。国家虽然出台了《档案法》等相关法律措施，但每个高校都有自身的情况，很难做到具体问题具体分析。高校中没有系统的制度规定和指导建立毕业生就业档案。多数高校的毕业生就业档案管理工作没有有效的程序、规章制度和政策措施，使得毕业生档案工作出现了许多问题。在目前大多数高校中，毕业生就业档案分散于高校的各个二级学院乃至学生手中，尚无部门进行统一管理，这导致毕业生就业档案的利用难度加大，利用率不高。

3.高校毕业生就业档案缺乏系统性，毕业生档案工作投入不足

目前，在大多数高校中，没有一套完整统一的档案管理应用系统，毕业生就业档案的管理尚局限在传统的、手工操作的实体管理模式。毕业生档案管理人员只是简单地将毕业生就业档案装袋归档，这给毕业生就业档案的综合开发利用带来很大困难，限制了毕业生就业档案整体水平的提高。另外，高校毕业生就业档案工作经费等投入不足，导致了毕业生就业档案管理体系陈旧、管理模式僵化，极大阻碍了和制约了毕业生就业档案的信息化过程。

二、建立高校毕业生就业档案的原则

随着高校毕业生的增多及毕业生就业难度的不断加大，越来越多的高校意识到建立毕业生就业档案的重要性，毕业生就业档案的建立应遵循客观公正、择优性与特征性相结合及民主参与性的原则。

1.客观公正原则

高校毕业生就业档案是高校记录毕业生去向的重要材料，是高校档案资源的重要组成部分，对高校的未来发展有着重要作用。目前，许多高校中毕业生就业档案虚假化现象严重，主要表现在两方面：高校为了提高就业率，故意编造毕业生就业档案；有部分毕业生为了提高自身竞争力，凸显就业优势，在档案中填写部分虚假信息，以次充好，这种情况严重阻碍了高校毕业生档案建立。为此，高校毕业生就业档案的建立应客观公正，高校应从长远角度着眼，全面理解毕业生就业档案的重要性，做到毕业生就业档案的客观真实，对毕业生的学习概况、在校综合表现等做出全面评价，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教训，克服缺点，为以后的就业工作提供可靠依据。另外，高校应加强对毕业生的教育及对档案的监管力度，做到毕业生就业档案的准确可靠。

2.择优性与特征性相结合的原则

高校毕业生就业档案对毕业生和高校的发展具有重要作用，在整理毕业生就业档案过程中除了坚持客观公正原则外，还要坚持择优性和特征性相结合的原则。毕业生就业档案是对毕业生的鉴定和评价，是用人单位选拔人才的重要依据。一份好的毕业生就业档案可促进大学生就业。所以，在建立毕业生就业档案的过程中，要始终贯彻择优性和特征性相结合的原则，除了记录毕业生的姓名、性别、专业、毕业去向等基本信息外，还要全面准确地体现出毕业生的特长、能力差异等个性特征，准确反映出毕业生平时学业水平，在为用人单位提供依据的同时，进一步提升毕业生就业能力。

3.民主参与原则

高校毕业生是就业档案的对象和主体，建立完整全面的毕业生就业档案离不开毕业生本身的参与。在有些高校中，毕业生就业档案完全是学校就业部门一方操作，忽视了毕业生在建立就业档案中的作用，这种现象不利于提高高校毕业生就业档案的整体水平。因此，要充分发挥毕业生本身的作用，使其参与就业档案的建档工作，参与对自己及同伴毕业生的评价，在看到自身成绩的同时，也要通过和他人的比较发现自身的不足，学别人之长补自己之短，以便相互学习共同进步。这种民主参与的方式不但能真实反映毕业生的全貌，同时还能消除毕业生对档案内容的疑虑，充分体现了毕业生就业档案的真实性和教育意义，提高了就业档案在高校中的作用。

三、建立高校毕业生就业档案的措施

高校毕业生就业档案是一个系统的工程，不仅需要硬件方面的条件，更需要高校在就业档案管理队伍、管理制度等方面的努力和提高。

1.建立专业化的就业档案管理队伍

专业化的就业档案管理队伍是高校档案工作发展的基础。首先，提高毕业生就业档案工作人员的思想素质。就业档案管理人员要更新观念，充分认识到毕业生就业档案的重要性，不断增强事业心和责任感，认真对待档案工作。其次，切实增强毕业生档案管理人员的业务素质。提高就业档案管理人员的职业道德，加强操作规范的培训，熟练掌握高校的相关就业档案管理制度，明确就业档案管理的要求。有计划、分阶段地对就业档案管理人员进行业务培训，加强其技能，不断加强档案队伍管理队伍的业务素质，增强档案管理工作的科学性。

2.制定规范科学的毕业生就业档案管理制度

制度是工作顺利开展的保证，良好的管理制度可以提高工作效率，达到理想的工作效果。在建立高校毕业生就业档案的过程中，要制定规范科学的毕业生就业档案管理制度。高校档案部门要遵照国家《档案法》和《高等学校档案管理办法》等规定，制定一套切实可行、体现档案工作专业性和科学性，符合实际的毕业生就业档案管理制度。在制定相关制度时要分工明确，杜绝笼统，责任不明情况的出现，要制定如毕业生就业档案归档制度、数字档案备份制度、文件保密制度等相关制度，明确毕业生材料的归档范围和操作流程，在归档要求上，要对各项内容记载清楚，最后要按规定权限签字盖章。做到制度保障毕业生就业档案的合理运行，提升毕业生就业档案的整体水平。

3.通过多种手段，实现高效毕业生就业档案的信息化、数字化

高效毕业生就业档案的信息化和数字化是时展的要求，更是高效档案工作的要求。高效毕业生就业档案要从传统纸质材料向网络办公转化，充分利用网络资源建立完整、快捷和便利的高校毕业生就业档案。

高校毕业生就业档案的信息化和数字化不是要放弃传统纸质版材料，而是将纸质版材料信息化和数字化，提高利用率。为达到这一目标，高校满足硬件设施和软件设施的要求。首先，要购置现代化的电脑设备、文字转化器等，利用现代化的技术手段对毕业生就业档案进行加工、处理，然后通过多媒体技术、网络技术、人工智能技术等，快速便捷存储到网络中。其次，要通过多种途径，实现毕业生档案资源的内部共享，可在档案馆内开设多台电脑，毕业生可凭借自身用户名和密码实现具体操作。此外，也可通过网络在线等服务方式，为需求者提供相关电子资源信息，充分发挥毕业生就业档案的优势，提高其利用率，提升高校毕业生就业档案的整体水平。

在实现高校毕业生就业档案信息化和数字化的过程中，要特别注意网络信息安全问题。在开发利用网络资源的同时，要加强对毕业生就业档案电子档案存储等方面的保护，要及时更新相关硬件设施，定期进行备份，注意更新网络防火墙等，确保毕业生电子档案的安全。

高校毕业生就业档案是一个系统的工程，完整的毕业生就业档案将极大提升高校档案管理水平，促进大学生就业。在未来的发展中，高校毕业生就业档案就会有更大地发展。

参考文献：

[1]李昕阳. 《努力实践科学发展观――扎实推进高职毕业生就业档案信息资源利用》，机电兵船档案，2009.6

[2]周冀.《高校档案管理的观念更新》，中国档案，2004.12

[3]牛函娟.《知识经济背景下高校档案资源育人浅议》，科技情报开发与经济，2011.19

高校毕业生档案管理范文第5篇

通过对档案管理知识的学习，进一步提高档案管理人员业务素质水平，树立服务、安全意识，发挥固有优势，消除漏洞、弥补不足提高档案管理水平。针对人员少业务量大，管理业务面广的情况，在去年档案分类分柜管理的基础上，进一步规范档案管理流程，完成了档案室由四楼到三楼的搬迁工作，进行了重新整理规划，从便于管理便于使用入手，将托管档案进行了重新归类，具体划分为高校毕业生、人事、灵活就业三大类，将灵活就业人员、下岗失业人员、按40号文参保人员、企业参保人员统一归到灵活就人员一大类。并对人员和工作业务进行了定岗定位，形成流水作业，强化互相监督制约机制，杜绝管理及业务上的真空。通过一系列的规范管理使档案管理工作又上新台阶。截止现在人力资源市场共计管理各类档案14887份。其中高校毕业生档案7137份，灵活就业人员档案7226份，人事人员档案524份。

1、窗口建设

股室人员在总结工作经验的基础上再接再励，积极参加政治业务学习，端正服务态度，提升队伍素质和服务水平，努力营造良好的工作氛围，为广大求职人员和用人单位提供了热情、周到、优质、快捷的服务，同时，结合人力资源市场的工作内容和年度目标任务，补充修订和完善了人力资源市场各个岗位的工作流程和工作规范，确保每项工作做到了程序化，规范化，真正把以制度管人，用制度管事落到了实处，全年工作效率有了很大的提高，业务诚信度更加深入人心，为区域经济发展提供了必要的人才保障。

2、高校毕业生工作

今年高校毕业生报到注册工作从7月底全面展开，我们先后分二次从__市人力资源市场接收高校毕业生档案699份，积极为应届高校毕业生出具档案接收证明，审核签订三方就业协议，出具以档案为依据的相关证明，共计为171名大学生办理了档案接收转移手续，为14名人员出具了相关证明，接待档案查询530多人次，接待毕业生咨询1100人次左右。9月份按照__市人力资源和社会保障局《关于开展2015年高校毕业生就业服务月活动的通知》（沧人社字〔2015〕412号）文件精神积极开展就业服务月活动工作，结合2015届离校未就业高校毕业生实名信息数据核实通知精神，自9月初至11月对我县2015年届319名离校未就业高校毕业生实名数据信息进行登记核实。通过查询户籍，电话回访核实、下乡实地调查摸底，确实弄清了今年离校高校毕业生目前实际就业未就业情况。

3、人事业务

今年在做好原有高校毕业生转正定级人事工作的同时进一步拓展人事工作范围和服务对象。又将公安交警大队、中医院和县医院近几年聘用人员人事工作纳入人事工作范围。招聘人员全部纳入人事，对其人事关系和人事档案实行集中管理、统一服务。目前共计办理人事524份。下一步根据单位申请和工作安排逐步扩大聘用人员人事工作范围，更好地服务于机关事业单位以及人事人员。

4、灵活就业、养老保险转移接续工作