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关键词:信息化;档案管理;法律责任
中图分类号:G275 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2014)06-00-02
高校信息公开在不断的推进和发展,为教育事业的改革发展注入了强大的动力,对推进现代大学制度建设有积极的促进作用,但同时也存在着诸多问题,包括档案信息公开与档案公布的法律冲突、档案信息公开与学校保密工作的矛盾等问题。
一、信息化时代对高校档案管理提出的新挑战
自上个世纪九十年代以来,以互联网为核心的信息技术迅速发展,给各个行业带来了巨大变化,以无法抗拒的姿态“宣布”一个新的信息化时代的到来。信息化时代,管理突破了传统模式,革新便变得理所当然。高校档案的管理也应在此契机下进行适当变革,变“被动”为“主动”,更好地服务于学校和社会。
(一)新时期高校档案管理的主要特点
1.价值的智能化
档案管理的智能化是指由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对档案管理方面的应用。在信息化时代,知识的生产成为了主要的生产方式,人力资源的显得比货币资本更为重要。尤其是以人力资源为代表的高校档案管理其价值的智能化表现的也更加明显。
2.管理的电子化
新时期,计算机与互联网的普及与发展,使得高校档案管理越来越人性化,呈现电子化趋势,打破了固有的纸质模式,既能做到节能、环保,档案管理的数字化,也使得其信息保存更持久,尤其是在管理的模式上,档案的调取与查阅逐步实现“无纸化”,使得高校档案的使用、调取与查阅变得更加便捷与方便。
3.交换的频繁化
随着我国社会变革的日新月异,人才流动的日趋频繁,“组织与个人”的主体变化也越来越复杂,使得记录这一过程的固有信息交换也不得不变得常态化、交换频率更加密集,这在高校档案的管理过程中尤为明显。
(二)信息化时代高校档案管理中常见违法类型
根据我国《档案法》、《档案法实施办法》的规定,常见的具体违法行为主要包括十五种,按照法律责任的主体不同分为特殊主体即档案管理主体违法与一般主体违法两种类型。
1.档案管理主体的违法
根据2013年《档案管理违法违纪行为处分规定》,档案行政管理主体主要包括:(1)行政机关公务员;(2)法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员;(3)行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员;(4)企业、社会团体中由行政机关任命的人员;(5)事业单位中从事档案管理的工作人员。档案管理主体的具体违法行为主要包括:(1)损毁、丢失属于国家所有的档案;(2)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案;(3)涂改、伪造档案;(4)擅自出卖或者转让档案;(5)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人;(6)不按规定归档或者不按期移交档案;(7)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失;(8),造成档案损失等。
2.一般主体的违法
在我国档案管理的一般主体违法主要是针对行政相对人的违法,主体范围较为广泛,包括公民、法人或者其他组织。由于在日常工作、生活实践中,一般主体接触档案的机会并不多,因此,一般主体的违法种类相对也较少。一般主体常见的独自构成违法行为包括:抢劫、窃取国家所有的档案;携运禁止出境的档案或者其复制件出境等。虽然一般主体独自构成违法的类型与数量并不多,但一般主体可以与档案管理主体共同违法,甚至构成共同犯罪。
二、档案管理中的相关行政责任
(一)行政处分:身份的限制
根据我国相关法律的规定,具有档案管理违法行政处分权的机构为县级以上人民政府档案行政管理部门与有关档案管理的主管部门。由于行政处分主要是针对公民(或自然人)的行政违法,其处分类型也仅限于对违法主体身份上一定程度的限制,具体包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条的规定,给予相应行政处分的违法行为应当包括:将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的;违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;不按照国家规定开放档案的;明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员,造成档案损失的六种类型。
(二)行政处罚:财产的罚没
根据我国《档案行政处罚程序暂行规定》,具有行政处罚权的机构主要是县级以上人民政府档案行政管理部门。档案行政处罚的种类包括警告、罚款、没收违法所得三种类型,主要是对财产上一定程度的罚没。对具体的罚款数额,我国《档案法》第二十四条第二款、第三款都做了具体规定即根据有关档案的价值和数量,对单位为1万元以上10万元以下,对个人为500元以上5000元以下。
此外,我国《档案法》还规定的特殊行政处罚主体。第二十五条规定,携运禁止出境的档案或者其复制件出境的,由海关予以没收,可以并处罚款;并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门;构成犯罪的,依法追究刑事责任。也就是说,海关也可以作为特殊的行政处罚主体针对特定的档案管理行政违法行为做出罚款的具体行政处罚决定。
三、档案管理中的主要刑事责任
(一)直接性刑事责任
1.抢夺、窃取国有档案罪
是指乘人不备公然夺取或者采取秘密手段获取国家所有的档案的行为。本罪侵犯的客体是国家对档案的管理制度,所侵犯的对象也仅限于国有档案。国有档案是指国家档案馆保管且所有权属于国家的档案,归集体、个人所有的档案不是本罪的对象。该罪名为选择性罪名,只要行为人实施了抢夺、窃取其中之一行为,即构成本罪。即若只实施抢夺档案的行为,构成抢夺档案罪;只实施窃取档案行为的,构成窃取档案罪。构成本罪的法定刑为五年以下有期徒刑或者拘役。
2.擅自出卖、转让国有档案罪
是指违反档案法的规定,擅自出卖、转让国家所有的档案,情节严重的行为。所谓情节严重,一般包括:①行为人擅自出卖、转让具有重大价值的国有档案;②行为人多次擅自出卖、转让国有档案的;③行为人擅自出卖、转让大量国有档案;④行为人擅自出卖、转让国有档案给国家、社会或者他人利益造成重大损失;⑤其它性质恶劣,造成严重后果的行为。[]该罪名是1997年我国刑法新增罪名,其法定刑为三年以下有期徒刑或者拘役。
(二)间接性刑事责任
1.侵犯国家(安全)法益的犯罪
在我国刑法中,侵犯国家法益的犯罪往往被认为社会危害性最大,因此法定刑也最为严重。关于以违反档案管理为手段,严重侵犯国家安全的犯罪,常见的犯罪有间谍罪与为境外的机构、组织、人员窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密或者情报罪。如果行为人既有参加间谍组织,或者在接受外国间谍组织或其人派遣的任务,同时又实施了窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密或者情报的行为,只按照一重罪论处,不实行数罪并罚。两个罪名的最高法定刑均有死刑。
2.侵犯公民(人身权利)法益的犯罪
2009年我国刑法修正案(七)新增出售、非法提供公民个人信息罪与非法获取公民个人信息罪,侧重对公民私权的保护。出售、非法提供公民个人信息罪是指国家机关或者金融、电信、交通、教育、医疗等单位工作人员,违反国家规定,将本单位在履行职责或者提供的服务过程中获得的公民个人信息,出售或者非法提供给他人,情节严重的行为。这里的公民个人信息也应包括公民个人档案中的信息,该罪名的犯罪主体为特殊主体。非法获取公民个人信息罪与出售、非法提供公民个人信息罪是对合犯,是指窃取或者以其他方法非法获取公民个人信息,情节严重的行为。该罪的主体为一般主体。上述两个罪名的法定刑为3年以下有期徒刑或者拘役,并处或者单处罚金;单位可以构成该罪。
3.侵犯社会管理秩序的犯罪
该类违反档案管理规定,对社会管理秩序造成侵害,构成犯罪的行为主要集中在妨害文物管理罪中。根据我国《文物保护法》的规定,文物是指具有历史、艺术、科学价值的遗址或者遗物。其中包括与重大历史事件、革命运动或者著名人物有关的以及具有重要纪念意义、教育意义或者史料价值的近代现代重要史迹;历史上各时代重要的文献资料以及具有历史、艺术、科学价值的手稿和图书资料等。由于该类罪名中所侵犯的对象价值与意义有所不同,因此各罪名法定刑的严厉程度也不一致。
综上所述,必须加大对高校档案管理的研究力度,构建合法合规的高校档案管理机制,进一步深化高校信息公开,促进高校依法治校,提升高校管理水平,推进和完善现代大学制度建设。
参考文献:
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[3]陈丽.擅自出卖、转让国有档案罪[J].江苏:档案与建设,2008(1):30.
[4]李风勤.谈如何加强档案法制建设[J].档案管理,2007(4):29.
1.档案管理不够标准化、规范化。档案是一项重要的工作,尤其是干部人事档案,更是重中之重。这就要求我们的档案管理单位对干部档案存放管理工作要做到规范有致,不容马虎。但是许多单位在档案管理方面不够标准化、规范化,这样不仅影响了档案的存放质量,也拉低了相关部门的工作效率,对档案在社会应用和科学有效管理方法上的创新造成了阻碍。
2.档案管理的现代化推进较为迟缓。由于社会文明的进步和科技产业的发展,目前人事档案已经进入了一个新的阶段,不仅建成了现今的信息管理系统,而且在个人基本资料方面也逐步取代了纸质档案。但是系统的智能化程度毕竟有限,所以在某些方面还有待开发,比如说对干部年龄的阶段分布、教育程度、所学专业等方面,系统只会做简单检索和制表。在面对诸如所聘职工筛查、统计报告等领域则显得无能为力,不能够较为科学地为人事管理工作服务。除此之外,在最基本的资料汇集和使用上还存在较大缺陷,容易在资料更新时造成遗漏,不能保证档案管理部门接收到第一手信息,给档案在信息流通领域造成困难。此外,某些重要信息诸如教育程度等内容的缺失将会给档案的内容完整性造成缺陷。
3.档案管理人员综合素质有待提高。档案管理工作对从业人员的基本素质有很高的要求。尤其是在新时期条件下,官员的任职条件和人员资料管理方法都有了新的内容,提高档案管理从业人员的总体素质和能力显得尤为重要。但现阶段档案管理部门所聘用的职工业务水平还跟不上现代档案管理的要求,行业内从业人员也缺少培训和互相交流的机会。
二、新时期档案管理的策略
新时期条件下,知识和信息不断交汇,社会的快速发展致使现阶段的档案管理制度已不能满足社会需求。因此,我们必须加快档案管理工作的转型,创新制度、拓展思路,切实向满足社会需求方向迈进。
1.促进档案管理工作的规范化与标准化。干部人事档案的主要作用不仅体现在选拔任用干部方面,还体现在官员的日常调换、职称考评、薪资待遇等角度。目前,我国在档案管理进程上还有很长的一段路要走。在推进档案管理现代化的道路上,我们要充分运用相关的法律条文和规范细则,来提升档案管理行业的整体水平和规范化程度。
2.促进档案管理工作的现代化进程。在档案管理现代化进程中,我们必须按部就班地推进管理工作不断向前。首先,要完善平台,让资料信息可以自由传播,让当代的信息传输能力得以发挥作用,逐步推进档案管理的智能化,能够对官员和有关部门加以区分认证,给其更加广泛的权限,以方便检索所需资料;其次,运用国内外最新的研究成果,做好日常的档案资料备份工作和丢失数据后的恢复。第三,制定细则来规范日常作业流程,尤其是在资料的录入和日常所用工具方面的规范细则,以此来降低错误的发生率。最后,实现干部信息日常管理的动态化和科学化,始终保持其数据库的准确性和可靠性,为相关部门的统计和审查做好保障。
(l)加密传真机应存放在机要保密室内,由机要岗人员负责收发、登记、操作和管理。
(2)加密传真机用于收发加密文件,未经批准,不得用于发送其他文件和资料。
(3)加密传真机发送的文件资料必须是经领导批准的秘密以上密级文件、资料。
(4)加密传真机的密码钥匙和操作钥匙要加强管理,使用后应及时放在保险柜内保管,防止丢失。
(5)密码钥匙的使用、更换按上级行的要求进行;领取、上缴密码钥匙时必须双人同行或经机要部门邮寄。
普通传真机的管理和保密规定
(l)普通传真机存放在打字室,由打字室人员负责收发、登记、操作和管理。
(2)普通传真机只用于收发密件以外的文件资料。
(3)普通传真机不得发送密级文件,特殊情况需要发送密件时,须经行领导批准,在确保保密的情况下,可发送秘密级文件资料。
人事档案收集归档制度
凡收集归档的人事档案材料,要按照《人事档案整理工作细则》和《银行人事档案管理暂行办法》规定的要求,做到分类清楚、时间顺序准确,进行整理后归档。
人事档案材料的收集归档范围包括:人员任免、调动、考察考核、培训、奖励、入党、入团以及学习成绩等工作中反映员工德、能、勤、绩的有关材料。
人事档案管理部门,应掌握形成人事档案材料的信息,建立与档案材料形成部门的收集联系制度,根据各部门形成人事档案材料的途径不同,定期收集归档材料。
收集归档的人事档案材料,必须是办理完毕的正式文件材料;材料必须完整、齐全、文字清楚、对象明确,有承办单位印章和文件形成时间。凡规定组织审查盖章或本人签字的材料,材料上必须有组织盖章或本人签字。对不符合要求的材料不能收集归档。
收集归档的人事档案材料,须统一标准,材料使用16开(长26mm/宽19mm)档案标准办公用纸,材料不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写,也不得使用复写纸书写。
人事档案管理部门根据工作需要,应有计划地布置本单位系统填写履历表,及时补充档案内容。
归档材料中,发现缺少材料,应及时进行登记,并主动向有关部门收集补充。对不属归档范围的材料,不得擅自归档,可分别情况予以处理。
人事档案鉴别核对制度
人事档案在整理装订之后和存放库房之前,须按照《银行人事档案管理暂行办法》的规定要求,对档案进行认真核对检查,核对无误后方可放入库房存放。
人事档案管理部门在接收人事档案材料时,要对档案材料进行鉴别核对,发现材料有填写错误的,要及时予以更正,并在更正后的地方加盖公章。
人事档案管理人员在核对人事档案时,要对档案进行鉴别,发现有不该归入档案的材料要立即撤除,发现缺少材料要及时追查补充。
有关部门查借人事档案后,在送还档案时,要对被查(借)的人事档案进行核对检查,核对档案有无涂改和缺少材料,核对无误后方可入库存档。
[关键词]人事档案;管理;改革
1人事档案管理存在的问题
1.1单一模式
层次的多样性的矛盾。目前,我国企业人事档案管理大多采用干部人事档案管理模式,这种管理模式比较适合本单位内部人事档案,来源比较单一,仅限于本机构人员,同时这种模式也方便查找和利用,涉及面比较窄,也有利于人事档案的保护工作。但是随着我国经济体制改革的不断深入,市场经济的不断发展,我国涌现出许多类型的企业,有公有制企业,三资企业和私营企业三种形式。企业的类型较多,在这些类型的企业中,企业管理者的身份层次也很多。有选举产生的董事会、监事会成员,有董事会、经理聘任的内层管理人员。在国有企业中,也有上级党委组织部门直接任命的领导者等等。因此,职工层次的多样性决定了企事业单位的人事档案管理方法要与之相适应。
1.2部分单位在档案硬件设施上投入不足
档案室本来应是管理规范、环境良好的地方,然而在实际工作中,部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施,也不愿在档案室添置新设备,导致大部分档案室设备简陋,更有甚者,在个别单位还会出现没有专用档案室的现象,人事档案管理不规范、不标准,引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生,从而对档案利用产生了不利影响。
1.3人事档案管理方式和手段相对落后,运行效率较低
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案管理需要专人管理单独存放。但现在大多数事业单位的从事人事档案管理的人员往往身兼数职且大部分靠手工操作未使用干部人事档案电子信息化管理系统费时、费力效率低。
2人事档案管理的建议
2.1完善人事档案管理制度
提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作。如果没有一定的制度来制约,就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要,进一步完善各项档案管理制度并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度,对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则,使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
2.2注重人事档案材料收集
提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础,随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
2.3采用现代化管理手段
加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。
2.4提高人事档案管理人员的素质
人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员要不断提高自身政治素质和专业素质。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看做是一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。有了责任心.才能不厌其烦地去收集材料才能认真鉴别材料的真伪。
3结语
为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想,我们应该在体制、政策、制度改革的前提下,进一步完善我国的人事档案管理机制,使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要,为新时期人才管理和使用提供更好的服务。
主要参考文献
[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障,2006(2).
[2]吕春影.人事档案管理中存在的问题及完善措施[J].濮阳职业技术学院学报,2004(11).
对于人才资源开发来说,用好管好人事档案起到至关重要的作用。长期以来,高校人事档案工作呈现被动应付状态,无法为高校干部队伍提供优质服务的主要原因在于:人事档案管理工作没有引起单位领导的足够重视,在议事日程中没有科学、合理地纳入档案管理工作。在实践中,我们应该清楚地看到,高校人事档案实施目标管理,有利于最大限度地强化领导的档案意识,有助于较好的改善高校人事档案基础设施建设,有益于建立健全高校人事档案管理制度。
二、新形势下人事档案管理工作存在的问题
在实践中,我们应该感受到,新形势下人事档案管理工作存在着不少漏洞,给人们带来了较大的困惑,有待进一步分析和探讨。
(一)对人事档案管理的重要性认识不够
从目前看来,高校人事档案工作尚未得到有关方面领导的足够重视。值得肯定的是,高校人事档案工作只有获得社会各界的认可和支持,才能抓住改革和创新的机遇,拥有一个广阔的发展空间,为社会提供更多优质服务。在新形势下,社会对高等人才的要求越来越严格。对于绝大多数用人单位来说,高校的人事档案将学生的社会实践和经历客观、真实、准确地记录下来,这是十分宝贵的参考资料。毋庸置疑,高校人事制度改革和社会实际需求,为高校人事档案工作创造了良好的发展机遇。正因为如此,有关方面领导应该深刻意识到,高校人事档案管理的重要性和实践性。
(二)管理力量薄弱,手段落后
不可否认的是,现有的高校人事档案管理方式较为简单,管理手段具有一定的落后性。调查研究表明,在检索、收集、储存、整理高校人事档案的过程中,传统的管理手段得到了十分广泛的应用。一般来说,传统的管理手段主要表现为:凭借行政命令收集档案材料;依赖小作坊式加工、整理相应的档案材料;纯粹依靠手工检索来利用相应的档案材料。长期以来,相当一部分人事档案工作人员扮演着保管员的角色,默默无闻,管理力量薄弱,缺少锐意创新的精神。这里需要明确指出的是,人事档案收集工作缺乏力度、弃档的数量不断增加、人事档案材料制作不规范和人事档案管理的科学化程度不高等等,应该引起有关方面的极大关注。
三、解决人事档案管理工作中存在问题的对策
对新形势下人事档案管理工作存在的难点问题进行较为细致地分析之后,接下来,围绕解决人事档案管理工作中存在问题的对策,谈谈自己的体会和想法。
(一)健全管理制度,促进人事档案管理的制度化建设
事实上,高校人事档案工作具有一定的复杂性。假如缺少相应的规章制度,高校人事档案工作就会呈现出混乱、无序的状态。为了满足社会现实的需求,我们应该充分考虑到高校人事档案管理工作的实际状况,不断完善和改进高校人事档案管理制度,将相应的措施不折不扣落到具体实处。为了确保高校干部考察任用所提供的个人信息具有一定的准确性、实用性、真实性,我们应该进一步明确高校人事档案案卷整理工作的细则,争取做到科学、完整、全面地整理高校人事档案案卷。值得注意的是,提高认识,加强领导,加快推动高校人事档案管理工作的软件建设;加大投入,做好高校人事档案管理工作的硬件建设;加强与人才服务机构之间的沟通,不容忽视。
(二)注重人事档案材料收集,提高人事档案管理质量
实践表明,高校人事档案部门应该充分利用各式各样的途径,加强宣传力度,最大限度地提升人们的档案意识,重视人事档案材料收集,确保人事档案管理质量。对于绝大部分人事档案工作人员来说,人事档案工作具有一定的专业性、政治性、服务性和复杂性。正因为如此,我们应该及时更新观念,对服务空间进行有效拓宽,强调人事档案材料的收集和整理,充分把握人事档案工作的新规律、新特点,不局限于落后、陈旧的思想观念。换句话说,只有勇于对高校人事档案管理方法和机制进行创新,才能最大程度地提高人事档案管理质量。
(三)充分利用现代化管理手段
实践表明,在高校人事档案管理的过程中,我们应该充分学习和了解现代档案管理相关方面的理论知识,有效应用先进的科学技术,对人事档案进行相应的动态化管理,加大资金的投入力度。随着现代信息技术的迅猛发展,给予高校人事档案工作一定的技术保障。换句话说,在高校人事档案管理过程中,信息技术的广泛应用,有利于大幅度提高高校人事档案管理工作的效率,将人事档案的价值最大限度地发挥出来。与此同时,我们应该充分利用各种资源,对人事档案管理软件进行高效的研制开发,建立相应的多媒体档案和数字档案,并且与互联网进行连接。另外,采用现代化方式,建立人才信息跟踪、收集和反馈系统具有一定的可行性和重要性。值得一提的是,我们应该结合实际状况,充分考虑到人事档案用户全方位的需要,提供较为优质的个性化服务。