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房地产档案转型不动产档案数字化,就是通过一些信息技术手段,比如计算机、扫描设备、数据库技术以及多媒体储存技术等具有鲜明的信息化特征的先进、科学、发达的技术,有效实现将各类不动产档案转化为明确的数字信息,并且讲这些信息储存在数据库里,借助网络将全国的不动产档案信息统合起来,并且通过计算机、大数据挖掘等技术进行统一管理,目标就是要建立一个系统、前面、科学、完备、安全的不动产信息数据库,供社会各界人士在国家机关的允许之下使用。这种方式极大方便了房产档案的集中管理与高效传输,在很大程度上实现了数字资源在全社会的共享。
2 实现房地产档案转型不动产档案数字化管理的重要性
在经济快速发展的今天,房地产已经成为了我国经济的支柱性产业,房产交易数量自2002年以来一直保持在高位,同时还在不断扩大,同时房地产交易的方式也发生的重大改变,传统的房地产档案管理模式已经无法适应新形势下房地产业的发展形势。不动产档案数字化管理可以很好的克服传统的房产档案的很多缺陷,信息取得方面、信息传输、信息分析的处理速度大幅度提升。同时不动产档案登记时可以采用数字化的方式,记录更多的信息,比如图像甚至是视频资料。在档案保存方面,由于是数字化的档案,只需要建设完备的数据储存设备既可。完全不需要像传统的房产档案那般,需要保存大量的纸质档案,同时还要注意档案的分类、整理、储存,传统的管理方式查询档案也是一件非常繁琐的工作。而数字化的档案管理工作,只需要设置好管理逻辑,就可以自动进行不动产档案的分类、整理、储存,档案调取也极为方便。这些优势能够不断推动不动产档案的管理水平提升,推动不动产档案管理的发展,更好的为国家掌握详实数据、为房地产企业发展提供正确、科学的信息提供帮助,为我国房地产事业发展提供最专业、最规范、最方便的数据服务。
3 提高不动产档案数字化管理水平的有效策略
3.1 加强不动产档案数字化管理的认知
近年来,虽然不动产档案管理方式方法在不断改进和完善,但是进度不快,效果并不是很明显,一个很主要的原因就是不动产档案管理人员以及各地地税房地产管理部门没有对不动产档案数字化管理的认识不足,重视程度不够。很多的相关人员及部门,将不动产档案数字化管理仅仅视为简单的文案处理工作,忽视了这项工作成果对于国家和房地产行业的重要作用。因此,在实际的管理实施过程中,没有对信息采集和分类工作抱有足够严谨的工作态度,使得信息收集过程形式化过重,严重破坏了信息的完整与准确,从而降低了使用价值,也耽误了工作时间,影响效率。
3.2 提升管理人员的业务能力和专业水平
应当正确认识的是,不动产档案数字化管理已经早已超越了传统的手工劳动范畴,而发展到了知识型技能型的工作。我国缺乏不动产档案数字化管理的相关专业人才,管理人员只要具有相当的级别才会有相应的档案管理专业的人员,其余人员也没有经过严格的识别与培训,有的是其他人员富余的岗位补充过来的人员,这些人对于不动产档案数字化管理的重要性认识不足,也没有相关工作经验及技能,无法有效开展相关工作。
数字化管理不动产档案,是一项复杂的工作,涉及到的工?N多、专业多,对于专业能力和技术能力有着很高的要求。数字化管理不动产档案的相关人才,必须要有全面系统的知识框架、强大的观察能力与数据处理能力,同时还要有缜密的思维以及细致的工作作风。管理部门必须要培养一支专业素质高、思想观念好、文化水平高的卓越的不动产档案数字化管理人才。这些人才还要熟练掌握各种自动化办公设备的应用。相关单位和企业应当重视培养专业的不动产档案数字化管理人才,目的就是要培养一支专业、敬业、精业的团队。
3.3 其他措施
实现不动产档案数字化管理的目的在于科学、系统得管理房产档案,方便数字档案的调用、查阅以及相关部门与房地产企业及其他单位合法研究,为此就要保证档案的完整、权威、科学与便利,为国家以及企业管理者制定决策提供科学的参考依据。如果档案管理过程因为管理不善,导致档案内容缺少、信息记录不完整、不规范,这一定会导致档案信息的全面性、真实性和适用性大打折扣,进而失去了数字化不动产档案的存在意义。想要快速有效实现不动产档案的数字化管理,必须要不断提高数字化管理不动产档案的工作能力与工作效率,相关机构与单位应当从思想入手,深化人员不动产档案的数字化管理重要性的认识,让员工充分认识到不动产档案的数字化管理对于我国房地产业发展以及政府的有效管理的重要性。然后再管理过程中,不断加大人力与经费的投入,以最快速度消除不动产档案的数字化管理工作存在的弊端,推动相关工作向着更好、更快、更完备的方向发展,促进档案管理现代化建设。
1 房产档案管理基本介绍
房产档案管理包括房屋面积、产权属人、交易纪录、司法部查封、权属登记、离婚产权分析、拆迁补偿、房屋结构、租赁抵押担保、产权处理以及房屋继承等。所谓产权档案数字化,指的是通过多媒体技术、网络技术、信息数据库技术、扫描技术以及存储技术有机结合,利用数字化形式将档案信息有效存储,在建立数据库的过程中,实现资源共享。以便更好的实现原件管理和数据管理[1]。
1.1 主要特征
首先,管理内容数字化和网络化。在网络信息化时代中,实施档案数字化和网络化管理,能够将打破传统纸质管理方式的局限性,借助先进计算机技术和高端设备将档案信息载体分离式存储,这不仅能够节省信息存储时间,而且还能提高信息利用价值以及工作效率。其次,管理服务全面化和社会化。计算机设备既能实现文本存储,还能实现图像存储,借助网络平台能够实现信息全面、准确搜集,有利于构建全方面的档案服务模式,此外,在档案信息资源共享的影响下,用户能够有针对性的进行信息搜集、应用,以便提升工作质量和速度,从中能够体现服务社会化特点。
1.2 主要方式
房产档案主要有三种管理方式,第一种是原件管理,即利用信息技术保管好档案原件;第二种是扫描件管理,即借助扫描仪等先进设备实施具体的扫描工作,以便资料查询和实际应用,虽然该设备工作速度较慢,但是扫描效果良好,然而相机设备兼具快速和优质两种效果;第三种是数据分析,即对房产档案数据详细、合理分析,借此方式实现信息保存。
1.3 基本原则
首先,真实性原则。房产档案从原始信息过渡到数字化信息,务必要保证信息的一致性和真实性,对于存在出入的信息要及时纠正,提高信息的可靠性和真实性。然后,安全性原则。确保房产档案信息安全,即保证权利人合法权益的基本表现,一旦信息安全性降低,那么信息资源完整性极易遭到破坏。最后,便捷性原则。应用数字化技术于房产档案管理,能够实现档案信息及时查阅、便捷查阅,能够打破以往档案信息所受地域限制及时间限制。
2 房产档案管理数字化中出现的问题和解决措施
2.1 问题
首先,房产档案资料缺乏完整性,影响相关政策、法规的健全性,具体表现为实际房屋和资料记载存在结构、面积等方面的不同。其次,服?漳谌莸ヒ唬?用户接收的服务仅限于档案证明以及档案信息咨询等潜在层面,对于深层次的利用分析和网上服务研究,还存在一定的工作难度。最后,计算机设备被片面应用于房产档案人工管理,然而房产档案尚未实现信息数字化处理,这在一定程度上影响信息查询全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房产档案数字化体系
只有健全房产档案的数字化体系,才能确保房产档案实现信息规范化,在此基础上发挥信息价值,提高房产档案的利用率。如果房产档案未能标准化实施数字信息管理,那么房产档案需要经历较长时间实现管理工作质量优化,促进管理工作有序发展。
2.2.2完善房产档案数字化系统
虽然网络数字化时代提高了信息技术的应用率,但是目前大多数房产档案仍利用纸质化形式,仅在特定条件下才会通过人工应用计算机设备,档案只是实现了输入形式的数字化,未能实现全面数字化,这不仅会降低工作效率,还会降低信息的真实性和实用性。完善房产档案数字化系统,即原文件借助扫描仪的形式实现信息数字化,以此减少信息检索时间、提高信息准确率。
2.2.3大力培养档案专业化人才
提升房产档案人员的综合素质和专业能力,有利于促进房产档案管理工作稳健进行。为此,聘请专家对工作人员进行系统性培训,在培训的过程中,传播丰富的专业知识、提高工作人员对数字化技术的掌握能力和运用能力,促使工作人员在创新型思想的引导下,规范房产档案的工作行为,积极配合房产档案管理。
2.2.4构建档案信息输送平台
构建档案信息输送平台,有利于档案信息数据库提高利用价值,有利于促进档案信息及时、高效、准确传递,同时,还能实现档案信息的便捷化传输,加快信息的传播速度和传播范围,充分发挥数据库的价值和利用率。此外,还能增加客户对房产档案管理工作的认可度和满意度[3]。
关键词:数字化管理;查阅;开放式管理
房地产又叫不动产,是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地产档案是房地产管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房地产权属工作中,直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同历史时期所形成的历史记录,是城市房地产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。
所谓房产档案数字化,就是指在房产档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
为了更好地分析房屋权属档案的数字化工作,本文拟从数字化管理的原则、具体实施以及对数字化管理的思考三个方面加以阐释。
1.数字化管理的原则
1.1实用性原则
所谓实用,是指在数字化管理过程中,应采用性能稳定、与现有房产运行系统相兼容的技术与设备,以最大限度地满足房产档案馆(室)现有业务和未来发展的需求。实用性原则的本质要求乃在于新建系统能够长久稳定地运行、使用。
1.2安全性原则
安全是数字化档案建设不可忽视的重要方面.甚至是头等大事。如果由于采取措施不当,导致应该保密的房产档案信息外漏或必要的房产档案信息毁损,使房产权利人因此而遭受合法权益损失的,档案馆要承担必要的民事及行政责任。而客观上,由于存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短,不易长久保存以及软件系统的更新换代可能产生电子文件存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换等问题。电子档案本身又具有不稳定性的特点口。为此,必须采取一系列的措施,使系统无论是硬件还是软件都具有免受自然灾害和人为破坏的能力,防止房产档案的散失、泄密。
1.3真实性原则
真实是电子档案的基本要求。在数字化管理过程中,如果未及时发现并纠正虚假或错误的档案信息,可能会引起不必要的房产权属争议,加剧纠纷当事人的矛盾,并可能导致档案管理部门承担民事、行政责任。因此,在实践中,必须贯彻真实性原则,从录入、运行、维护等各阶段严格要求.建立权、责、利相结合的制度,避免产生失真档案。
2.数字化管理的具体实施
2.1数据库选择
建立产权数字化档案馆(室)是一项庞大、复杂的系统工程。为此,对于房产权属电子档案数据库建设,应尽量采用最为先进的存贮系统。针对产权电子档案极高的安全性要求,在采用高可靠性存贮系统的同时,建立完善的光盘库备份和恢复系统,以保持当前电子数据库的光盘复本。光盘备份,恢复系统采用智能化调度机制,可实现定时、定量(全备份,增量备份)的自动化操作。另外,与其它静态的档案不同。产权档案随时因房产权属的改变而发生增量变化,应构建一个动态的电子档案系统。通过在数字化档案馆系统中内置权属档案异动的动态更新机制,可为房产测绘应用和房产管理应用提供相应的系统接口,在线跟踪房产的权属变化(转让、变更、抵押,查封、灭失等等),动态更新电子档案的状态和内容,保证了电子档案与房产权属现状的严格同步和一致。
2.2人员培训
人员培训主要包括两个方面:一是针对选择的数据库技术,对员工进行培训;二是数字化管理的职责划分,即分清谁是权属档案微机数字录入员、扫描员、审核员、备份员,并明确其相应的工作内容、责任后果。
2.3录入、扫描及备份
对相应人员进行培训后,就进入了由纸质档案转化为数字化档案的生产运行程序。
第一道工作程序:房屋权属档案资料的录入。档案资料录入人员必须具有极端负责的工作态度,熟练的打字基础,对所输入的每一卷房屋权属档案的内容不得有丝毫的疏忽和大意,确保所输产权档案内容的真实性、可靠性、完整性。
第二道工作程序:房屋权属档案资料扫描。房屋权属档案资料扫描人员在扫描过程中,不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失房屋权属档案中每一页资料,不得造成因在这个工作程序中,房屋权属档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失,给房屋权利人造成不可弥补的损失。
第三道工作程序:对录入、扫描的全过程进行检查。房屋权属档案资料每一个信息历经录入、扫描以后,就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段,是纸质档案转变为电子档案的最后一道关键环节。检查人员要对房屋权属档案中每―个信息的真实性负总责,并对图片的歪斜程度进行必要的调整。
第四道工作程序:对形成的电子档案进行及时备份。此时的房屋权属档案已经是传统的纸质档案的载体与信息的一体化,其生命具有了明显的整体性。因此,在保管纸质档案时,要更多地关注其整体存在。在这一点上,工作人员必须有清醒的认识和严肃认真的工作态度。每天房屋权属档案的录入、扫描、检查全过程完毕后,都要认真做好电子档案的备份工作。要严格按照备份制度进行备份,把备份制度真正落到实处,以防由于不可知的破坏性.为数据丢失后的补救工作打好坚实的基础。
2.4开放性管理
所谓开放性管理,是指按照法律法规的规定,以公开方式对房产信息查阅、变更所进行的管理。其主要包括两方面内容:一是权利人对房产信息的公开查阅。根据建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》第七条规定,“房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息,单位和个人可以公开查询。”但是,需要注意的是,公开查阅并不是无限制的查阅,其只能在权限范用内查阅,未经特别委托许可,原则上不得查阅他人的房产信息,为此,《房屋权属登记信息查询暂行办法》第八条、第九条对此进行了详细规定。二是权利人对房产信息的变更。变更与查阅的性质不同,其直接涉及了当事人的权利义务内容,因此,必须严格遵循法定程序,审查当事人的变更请求,并要求当事人提供相关的原始凭证,否则,由于房产档案管理部门的疏漏而对权利人造成的损害,房产部门要承担赔偿责任。
3.数字化管理的思考
房屋权属档案的数字化管理已势在必行,然而,变革之余,重新审视、反思,却仍然会发现数字化管理的诸多弊端。与传统纸质档案的真实性、稳定性、可靠性及原始性相比,电子档案要逊色不少,并且,由于以下三方面的事由,可能影响档案的运行管理:一是录入错误,即由于录入员的粗心等原因而导致的档案信息错误;二是病毒侵入,导致电子档案信息残缺不全。三是非法修改而致的电子档案失真。电子文件具有可变性,其真实可靠性远不如纸质档案,随时都可能被非法修改。当然针对如上弊端,我们也可以采取如下措施进行预防:一是加强培训,提高档案工作人员的素质并帮助其树立责任心,从主观上避免疏忽大意,并要建立责任追究制度。二是加强电子档案的使用管理.安装杀毒软件,减少外来软件、硬件的拷贝、编辑,阻断病毒侵入途径,建立完善的光盘库备份和恢复系统,以保持当前电子数据库的光盘复本。三是设定登录限制、使用文件权限,更改文件属性,不与他人共享文件资源,减少无关人员的接触机会。尽管瑕不掩瑜,数字化管理的弊端并不能根本性地阻碍改革的步伐,但是,房产档案的重要性,需要我们慎之又慎,在完善数字化管理的同时,对传统的纸质档案管理方式绝不能完全抛弃。更为理智的做法是,取长补短,将纸压档案与电子档案管理结合起束,共同为房产事业服务。
参考文献:
[1】曹苏慧.关于档案信息化建设的思考Ⅱ】山西农业大学学报(社会科学版)2004,3(3l
【2】任松华,陈辉.论房产档案管理的信息化啪兰台世界,
(1)经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案,不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积,节省了保管费用。而且方便查阅,因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。
(2)办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档,并尽快使用。以人事档案管理为例,由于管理对象的范围,并具有很强的流动性,如工人进厂,退休,流动性等,要想准确了解统计这些情况,传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理,能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单,可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事,数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件,档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。
(3)档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体,通常保管在档案馆、档案室,给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷,使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制,更加便利快捷。
二、提高档案数字化管理的建议
(1)提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高,所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下,档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势,档案管理工作者应该要加强自身的职业素养,加强档案管理的主动意识,提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。
(2)加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能,进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧,应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训,并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时,单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才,并对在职员工定期培训,使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此,不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能,而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。
关键词:档案管理 数字化 应用
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2014)11(c)-0150-01
信息技术的发展对档案管理工作提出了新的要求,为适应信息化发展和满足档案管理需求,提高档案管理水平,改善服务质量,数字化技术被广泛地应用在档案管理工作中。传统的手工档案管理模式具有工作效率不高、档案易破损且无法实现资源共享的缺陷,而数字化技术具有存储空间大、误差小、可实现资源共享等优点,将其应用在档案管理中,能够有效弥补传统档案管理模式的空白。
1 档案数字化管理概述
档案数字化管理是指通过网络技术、扫描技术、多媒体技术、存储技术和数据库技术的有效结合,将档案信息以数字化的形式存储起来,最终构建一个使用效率较高的档案信息数据库,进而实现资源共享。档案数字化管理主要是指对档案原件和档案数据的管理,档案原件、扫描件和数据是数字化档案的主要存储形式。
2 档案管理特征
2.1 日常网络化管理
档案日常网络化管理能够快速地进行信息的搜集、整理和移交等操作,档案一旦受理,就能够在网络上对其进行综合利用,这不但能够充分利用信息,还便于档案统计、检索工作的进行,并节省一定的时间。网络能够将档案中的文字信息和图像信息有效地结合起来,借助网络完成所用的工作,能够最大限度地提高工作效率。
2.2 内容数字化
在传统的手工档案管理模式中,档案内容以纸质的形式存放,它的内容和载体是一个整体,不可分割。而档案数字化管理通过计算机设备、多媒体技术等将档案以数字化的形式存储,不但完整地保留了档案内容,还实现了内容和载体的分离,档案的实际载体作为初始依据保存下来,只要查阅存储在计算机中的信息就能够实现日常管理。
2.3 服务社会化
数字化技术在档案管理中的应用,有效弥补了传统手工档案管理模式的空白,实现了资源共享。用户只要通过计算机网络就能够自主、快捷查询和下载自己所需要的内容,这种服务具有社会化的特点,代表着社会的进步。
2.4 全面服务
档案数字化将文字和图像存储在计算机中,人们借助互联网通过身份确认后,能够在网络上查询到所有信息,这种以网站为载体的档案管理模式,使得档案服务呈现多元化、全面化。
3 档案管理数字化建设几种容易出现的问题
3.1 资料搜集和记载的漏洞
近年,社会各界更加关注档案管理工作,相关法律法规也日益完善,然而在此之前的档案资料搜集并不完整。另外,档案信息的记载与实际情况也存在一定差别。
3.2 缺少服务创新理念
一直以来,档案管理工作单纯地停留在为用户提供证明或者咨询服务,缺少对档案的实际利用效果的进一步分析,并较少研究信息资料上网服务的可行性,在一定程度上阻碍了档案的开发利用。
3.3 条件制约
在原有的档案数字化管理模式中,主要依靠手工操作,辅以计算机来管理档案的原始载体,却不是对档案信息的数字化处理。计算机数据存储、归档信息,导致无法完整显示纸质材料中的全部内容,最终查询的信息也缺少完整性。
4 档案数字化管理措施
4.1 加强档案人才的培养
创新是档案管理人才需要具备的基础素质之一,要实现档案的开放、多元化发展,档案人才需要更新观念,不断探索,勇于创新。档案人才还应熟练操作计算机,具体是指能够熟练地应用办公自动化软件、全面掌握现代通信、网络技术,并能够有效进行计算机设备的维护。另外,档案人才还应了解自己行业档案管理的基础知识。加强对档案人才的培训和建设,使其掌握最新理念和技术,树立积极的服务理念,增强业务能力。
4.2 规范档案资料
满足社会需求是数字化技术应用在档案管理的根本初衷,若档案资料信息残缺、不完整,则会失去档案数字化管理的价值,并会给用户带来不便。因此,要保证档案资料的完整、准确、规范。
4.3 构建档案标准体系,不断完善
统一的标准和规范能够约束档案数字化管理工作的有序、规范进行。现阶段,个别部门存在忽略档案管理工作,缺少档案管理标准化体系的现象,这阻碍了档案管理工作的发展进程。
4.4 建立档案信息数据系统
现阶段,纸质档案仍是主要实体,纸质档案数字化制作方式是指借助计算机完成人工录入或者使用扫描仪扫描,这种制作方式在有限的存储空间内,能够存储大量的数据信息,真正实现了档案全部内容的数字化。然而档案记录方式的多样性削弱了计算机识别的真实性。另外,人工录入又降低了工作效率,这缩减了数据信息的使用价值。对于通过扫描仪逐页扫描,并绘制成图形,实现了档案初始文件的信息数字化。这种方式与人工录入相比具有一定的优势,能够缩减数据信息的录入时间,大大提高了工作效率,且误差较小。因此,扫描仪扫描具有更广阔的应用前景。
4.5 建立档案信息传输平台
档案信息传输平台,能够显著提高数据库的利用效率,这主要是因为档案信息只有在传输过程中才能最大限度地发挥自身价值。在档案数字化管理中,档案信息以数字的形式存在,而数字网络系统是其传输数据的主要平台,档案信息传输平台的建立,使得信息数据的远程传输摆脱了时间和地点的束缚,这便于档案信息的快速流动,并充分发挥了核心数据库的功能。
5 结语
档案的数字化管理已经成为社会发展的必然。虽然,现阶段数字化管理过程中仍然存在一定的问题,但是与传统的档案管理模式相比,具有使用效率高、占用空间小等优点,它代表了社会科学技术的进步,并伴随着国家相关法律法规的出台和完善,将不断创新档案数字化管理模式,有效解决存在的问题,从而提高档案数字化管理水平,充分发挥档案信息的价值,使其更好地服务于人民群众。
参考文献
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[3] 雷振国.数字化背景下声像档案管理的若干思考[J].中国信息化,2013(4):313.