档案管理准则

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档案管理准则范文第1篇

[关键词] GLP； 档案；档案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 094

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0179- 02

档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的保存备查的各种形式的历史记录。档案管理是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。

对非临床健康和环境安全试验中生成的数据记录和材料进行保存并管理是遵从良好实验室规范（GLP）准则的重要步骤。这些数据记录及材料的妥善维护是再现试验、确认最终试验报告中的信息和确认特定试验项目遵从GLP准则的唯一手段[1]。

1 GLP准则对档案管理基本要求

1.1 依据GLP准则制定档案管理标准操作规程

参考档案管理国家标准与行业标准，结合本机构的实际工作特点制定档案管理标准操作规程，使之符合实验室所遵从的各类GLP准则的要求。本实验室制定了资料接收、归档、索引、借阅及归还程序；人员出入档案室程序；人员档案管理程序；仪器设备档案归档程序；事故损失恢复程序；档案销毁程序；档案室环境要求相关程序；事故损失恢复程序等。

1.2 档案管理人员要求

试验机构负责人应指定一名档案管理员，同时还应指定一名候补档案管理员，在档案管理员无法履行其职责时代其履行相应职责。档案管理员在上岗前应遵从GLP准则进行系统的岗位培训，考核通过后由机构负责人以书面形式任命后，方可上岗。

2 资料档案分类及管理

根据机构实际情况，对实验室档案进行分类，应根据档案的性质、内容和相互联系划分成一定类别，使档案材料形成一个具有一定隶属关系的不同等级的系统[2]。以此为依据，为方便档案管理，根据实际工作需要，将档案划分为5类：研究档案、人员档案、仪器设备档案、机构资料档案及电子档案。

2.1 研究档案管理

研究档案指在按照计划书实施一项试验项目过程中所生成的记录与材料。至少应包括任务通知单、试验计划书、最终报告、原始数据；其它与试验相关的文件和通讯材料，诸如存档资料移交的收据、电话记录、传真等；试验供试品留样；试验中所使用的干湿标本；分析确认报告等相关资料。试验项目完成后，项目负责人应收集试验过程中产生的记录材料并整理成册，填写归档清单，确保在标准操作规程中规定的时间内归档，档案管理员应对归档资料的完整性进行逐项审查，准确无误后签字，对归档资料编号后装订存入档案室。如需借用研究档案，借用人需要填写相关借用管理记录，说明借用原因，经机构负责人批准后，方可提供其相应资料。档案管理员应对借出的原件资料进行复印，以备资料归还时进行核对。用完后应立即归还，档案管理员应对资料核对确认，无误后签字并放回原处。档案管理员应依据标准操作规程中规定的相应资料保管期限进行保管，超过保管期限后根据要求经机构负责人批准后对其进行处理，并备有证明文件。

2.2 人员档案管理

实验室人员应具有相应的资格和能力，专业人员必须持证上岗。因此实验室应建立人员档案，保留所有人员（包括临时人员）的相关能力、教育和专业资格、培训和经验证明的记录。员工档案需要包括：教育背景和工作经历，需备有学历证明及资格证书复印件等；在本机构工作期间完成的所有的内外部培训、讲座及研讨会等；员工有资格担负的职责和从事的工作；员工所发表的论文情况；员工作为项目负责人或主要研究者承担的试验项目情况；员工身体健康情况以及历史文件其他信息等内容。人员培训是人员档案管理的重中之重，是保证人员知识与技能不断得到更新的手段，培训相关记录如标准操作规程自学记录，考核成绩及证书等内容都应整理到此类档案中。档案管理员应及时、准确的做好人员档案的整理、分类、归档工作，并且要实行动态管理。

2.3 仪器设备管理

仪器设备正常运行是实验室开展各项研究的前提保证，仪器设备档案管理也是GLP体系下重要的环节。仪器设备档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。同一台的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。对GLP实验室仪器设备进行有效的控制与管理，保证其运行的稳定，从而确保GLP试验检测结果的准确可靠。由机构负责人任命一名仪器管理负责人，负责本机构各类仪器整体管理。本机构根据对仪器验证程度的不同，将仪器分为A、B、C三类。A类仪器不需要检定/校准和验证，仪器的工作状态可通过外观观察或功能检查进行确认，此类仪器不产生数据，不进行测量；B类仪器需要检定/校准但不需要验证，仪器安装比较简单，产生数据，进行测量，其参数可编辑；C类仪器需要检定/校准和验证，安装复杂，由专业人员安装，产生数据，进行测量，参数可编辑和重复使用，有计算机接口，如色谱仪等。设备从购买、使用到报废都要有相关记录，建立仪器设备档案。每台仪器设备都应该建立档案，保存仪器设备机器软件的记录。档案中应收入申购文件、招投标资料、购买合同书、安装调试记录、验收报告、仪器操作手册、仪器使用说明书、仪器验证文件、维修记录、使用记录申请报废报告、批复和处理结果等。在仪器安装、调试、验收完毕或仪器正常运行后，由仪器负责人将形成积累的全部文件材料及时归档，归档时应填写仪器设备档案卷内目录。

2.4 机构资料档案管理

机构资料档案是指由试验机构、试验场所生成的记录与材料，这些记录与材料可以针对多个试验项目以及实验室各类证书、上下行文件、会议记录等。通过对记录的检查可重建试验系统，并对试验机构是否遵从GLP准则进行综合评价。机构资料至少应包括：质量保证部门实施检查形成的所有记录；主计划表；组织机构图；设施平面图；计算机系统确效文件；历年所有标准操作规程；环境监测记录；用于多项试验的被试物与参照物以及用于多项试验的分析确认报告等，机构档案也是国内各家监管机构检查的主要内容，对此类档案的管理也是GLP体系下档案管理的重要环节。

2.5 电子档案管理

对于需要长期保存的电子记录，如果存储器老化，将会导致电子记录丢失。电子记录的保存应确保在存档期限内均可读取。存档记录可从计算机系统拷贝至存储介质诸如磁带、磁盘、光盘等特殊载体中，电子档案的特性决定了它在保存上不同于纸质档案，应将其放置在档案室内防磁柜中进行保存，防止磁场干扰，同时每半年应对其有效性、安全性进行抽查，如发现损坏或出现问题，应及时进行数据恢复或拷贝。

安全性评价研究机构在运行和开展各项试验及其他各项活动时直接形成的对机构和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录所形成的各类档案，是反映和追朔安全性评价工作真实历史面貌的一项重要工作，是GLP管理体系中重要的组成部分[3]。档案管理工作是一项分散、杂乱、繁琐、量大的工作，在进行档案管理的过程中，应该根据本单位的实际情况，本着方便管理、方便利用的原则，做到使档案集中、系统、优质、规范，以此来适应机构发展需求。

主要参考文献

[1]陈铁春，蔡磊明.经济合作与发展组织良好实验室规范：准则与管理系列[M].修订版.北京：化学工业出版社，2008.

档案管理准则范文第2篇

农业的科研技术研究设计的范围比较广，综合性强。对于特定的研究对象进行研究时，需要从它的生长环境、生长习性、气候条件、土质条件、成熟周期的等个方面进行综合考察，确保所得数据的准确性。

二、新时期下农业科技档案管理存在的问题

（一）归档率低

首先，农业科研工作的管理体制存在很多的漏洞，很多的单位研究管理工作和研究成果归档工作不协调，严重脱节；其次，因为农业科研工作的周期性较长，因此，档案的来源较为分散，在收集整理时由于各个档案的来源时间不确定，会出现部分档案丢失现象；最后，研究者自身对档案管理工作的曲解，认为研究的成果档案属于个人成果，对专门的档案管理机构存有疑虑，从而出现研究档案的断档现象。

（二）档案管理制度不健全

农业科技档案管理工作在我国具有很长的应用历史，正是因为历史较为悠久，很多的档案管理制度和档案管理人员的管理模式与新时期的发展形式严重“脱轨”，没有及时的更新完善，现代档案管理工作大多采用网络化、自动化、信息化的方式，因此在相关的管理制度上也有了相对应的要求，当前农业科技档案管理制度仍然是传统的人工方式，效率不高，从而影响到农业科研技术工作的深层发展。

（三）管理人员的素质有待提高

档案管理工作的一个重要前提就是管理人员要有专业的管理方法，能够对各种不同的档案进行正确合理的分类，为后期的档案查阅提供便利，这也是档案管理工作的基本功能。然而，很多的档案管理人员其自身的知识构成不够完善，学识水平不高，对档案管理的专业素质薄弱，对各种研究成果档案定性不明确，出现分类混乱的现象，迟滞了规范化管理的步伐。

（四）保密工作不够深化

虽然现代网络化技术在农业科研档案管理工作中有了一定的应用，对管理工作提供了很大的便捷，但是，网络化也增加了档案信息的渠道，的载体在管理上也没有强有力、严格的管理制度，不够规范化，容易使研究成果外泄，另外，就是档案管理人员的保密意识不高，对于查阅的程序检查不够严格，这也是导致档案信息外泄的重要因素。

三、农业科技档案管理问题的应对对策

（一）加强档案的收集和管理工作

针对于不同的档案特点，要有合理的收集方案，对档案进行统一式管理。建立一套完整高效的档案管理体系，把研究工作与档案归档工作协调起来，对每一研究项目进行实时档案跟踪，严防因为周期长的原因，造成档案的遗失，可以有专门的人员分工进行细化管理，还要加强对管理人员的研究成果归档观念的强化，灌输正确的归档意识，以确保档案的整体连续性。规避断档现象发生。

（二）完善制度建设

高效的档案管理制度不仅是档案管理工作的标准化、规范化的依据，更是日常管理的行为准则。管理人员要按照科学的归档程序对各种档案进行标准化管理操作，不能主观的对档案进行随意安放，要严格按照制度规定的要求进行，与此同时，管理人员要对档案管理的一些基本法规准则进行学习深化，进一步促进各种的标准化，使档案管理工作在制度的强化下更加有序。

（三）提高档案管理人员的综合素质

管理人员要有专业的档案管理技术和经验，对各种农业科研成果有一定的认知，在档案归类上可以进行明确的划分，按照不同档案的属性进行分区、分层放置，不断的提高完善自身的素质，与时展形势相接轨。

（四）强化保密措施

档案管理准则范文第3篇

关键词：水利工程；施工建设档案；档案管理；评价指标；管理流程 文献标识码：A

中图分类号：G271 文章编号：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131

水利工程施工建设档案是保证水利工程质量安全和可维护性的重要参考资料，所以水利工程施工建设档案管理工作一直以来都是承建单位在施工建设中的重要内容。某工程渠道长68.46km，设计引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，该渠道1标段长5.848km（桩号4+085～9+909）。渠道纵穿多条支流、公路和居民区，施工复杂度高，地质条件复杂。在建设过程中参与单位众多，包含了勘察设计单位、承建单位、材料供应商、设备供应商、监理单位等，工程资料类型众多、结构复杂，所以对于资料的收集、整理、分类、归档等一系列的档案管理工作对于工程的开展与后期的维护具有非常重要的意义。

1 档案管理工作的内容

1.1 档案管理组织

档案管理要有独立的办公室和专业的档案管理人员，档案管理办公室要符合档案管理要求，包括档案保管要求，防水、防火、防潮等，还包括档案应用要求，配置打印机、复印机、扫描仪、计算机等。档案管理人员要具备档案专业管理技术资格，熟悉水利工程施工建设全过程业务的开展顺序与流程，通常配置两名以上工作人员，可做到相互帮助与监督。

档案管理制度是档案规范化管理的有效保证，包括档案接收制度、档案保管制度、档案利用制度、档案安全制度和档案统计制度等。档案的分类与归档要具体到项目的个体单位，设立档案保管期、责任人和工作节点目标。档案管理经费由各项目的工作单位提供，将其纳入单位工程年度经费预算中。

建立档案管理保障措施，明确档案管理工作流程：（1）明确工程档案的质量、份数、移交审批制度；（2）档案管理的收集与整理工作要与水利工程施工进度和施工质量控制同步；（3）单元工程质量验收时，验收资料归档要具备完整性；（4）已验收的部分工程档案，在十日内必须完成归档、整编；（5）建立自查制度，将其纳入部门考核。

1.2 档案管理整理、分类与归档

档案的管理、分类与归档要保证文件资料的完整性、准确性、系统性。在水利工程施工建设开始前，就要收集工程开工建设的有关资料，其中包括施工技术资料、材料与设备资料、质量评定与验收资料等。施工建设过程中，要及时对文件的施工图、施工合同、施工规范标准等进行收集，保证文件材料与施工进度同步。档案的保存形式多种多样，对于纸质文件要保证材料的字迹清晰、图表整洁，签字审核手续完备。电子资料要进行备份，可采用刻盘等方式进行保管。标注的案卷名称要简洁准确，目录编制规范，便于快速定位档案位置。档案的分类要根据水利工程施工建设的内容进行科学的划分，如综合类档案、合同类档案、进度控制资料档案、质量控制党刊、施工管理档案、生产控制档案等。

要求工程建设的参与单位各职能部门要按时、按要求归档，移交各完成的工程档案或者是根据施工需要调取档案时要建立严格的审批制度，按照用户需求移交有关工程档案。使用完毕后，要及时归还。工程档案的收集与整理要根据工程节点设置考核办法，保证完成各节点的档案整编目标。

1.3 档案后期管理

档案从工程部门接收后到档案室要进行档案的保存与统计，保存时要在档案柜架上清晰的标出档案的内容，根据档案归属分类保存。档案柜及档案柜上的资料要整齐摆放，统一间距，档案数量要与目录数量相吻合，定期进行档案检查，落实三防工作，保证档案的保管安全性。

档案利用时要根据目录进行档案定位，在信息化档案管理过程中，可通过软件系统通过关键词定位，找到档案所在位置。档案的编研工作是对水利工程施工建设过程中的重要事记、科研成果、基础资料等进行汇编，使档案更加规范，做到能够合理开发和利用。

目前的档案管理中，使用档案管理软件辅助管理已经成为了一种重要的档案管理手段，将档案的案卷目录、文件级目录、档案简介等建立数据库，归档的电子文件直接存储在服务器中，建立双活数据中心，保证电子文件的安全性和7*24小时可利用性。

2 档案管理评价

2.1 评价方法

档案管理评价是以《水利工程建设项目档案验收管理办法》和《水利工程项目档案管理规定》等文件为依据，根据水利工程施工建设项目的具体情况建立档案管理评价指标体系，拟定评价阈值、指标等参数，并采用层次分析的方法M行综合评价。层次分析结构可划分为三个层次结构，包括目标层、准则层和指标层。其中目标层A作为档案管理的综合评价，准确层B1为档案管理组织机构，B2为档案整理、划分与归档，B3为档案接收后的管理。指标层是以实际情况确定管理指标，Cij（i，j=1，2，…，n），指标内容包括：档案管理组织机构下分的管理机构人员、档案管理设施、档案管理制度、档案管理经费、档案管理保障措施；档案整理、划分与归档下分的文件资料完整性、文件资料的准确性、文件材料的系统性、归档与移交、节点目标完成情况；档案接收后的管理下分的档案保管与统计、档案利用、档案信息化和档案管理标准化等。

2.2 指标系数

指标系数依据档案管理工作检查过程中的实际情况，以及管理规范文件的评分标准，采用了等间距分级法确定系数标准。评价指标与分值如表1所示：

档案管理的评价方法与指标系数对某工程渠道的档案管理工作进行权重分析，得到档案管理综合评价指数G=0.92，评价为优良；准则层中档案管理组织结构G1=0.89，评价为合格；档案整理与归档G2=0.93，评价为优良；档案归档接收后的管理G3=0.92，评价为优良。

3 结语

水利工程施工建设档案是水利工作中不可或缺的重要资料，它不仅能够辅助工程建设顺利完成，而且是竣工后的维护与保养的重要参考依据。所以作为水利施工企业在进行水利工程建设时，必须要完善档案管理工作内容，提高档案管理水平，保证所建设的水利工程有档可查、有据可依。

参考文献

[1] 严杰.浅谈大型水库水利工程建设档案管理[J].工业b，2015，（31）.

档案管理准则范文第4篇

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051

0 前言

随着中国改革开放，加速了中国的经济发展，档案不仅要具有一定的社会效益，更要体现出对国民经济发展的重要性。而对财政档案实施现代化的管理，不仅是为了提升财政档案的工作水平，也是为了跟紧现代化社会的脚步，在不影响正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使财政档案工作真正达到高效率、高水平、高质量的状态。

1 档案现代化管理的重要性

随着信息数字化逐渐普及，信息已经不再是单纯存在于纸张上的文字，而是以一种更加简洁的数据形式存在。?@一改革对各个行业都有很深远的影响，而档案作为一种基础的信息存在方式，在大环境影响下也应该作出相应的改变。财政档案作为帮助企业记录财政活动的重要凭据，在传统的管理工作中已经出现了许多的问题，比如大量的信息导致档案分类工作量过大，传统的记录方法致使工作时间过长，收录过程较困难等。但如果将计算机技术运用到档案管理工作中，把档案信息的收集、整理以及分类都与电子办公相结合，就会使整个档案工作变得轻松得多，也会变得更加高效。但与此同时，就需要提高档案管理人员对现代化电子设备的掌握程度，以及熟练程度。

2 当今财政档案管理中的问题

近年来，为了迎合国家的发展以及现在的盛行创新意识，财政档案的工作也需要进行创新，想要创新首要的工作应该是找到现在财政工作中存在的问题，有针对性的进行改进、完善。在改进过后才能看到创新的具体点，跟上现代化管理的步伐，因此，总结出以下几点财政档案中存在的问题。

2.1 财政档案很难实现全部电子化

财政档案电子化工作进行起来难度系数大，且要求工作者能够熟练地掌握计算机的相关软件，但是现在在职的工作人员资历较深，但新鲜事物接受的并不好，对电子文件和文档的概念十分模糊，导致档案存档工作进行的不彻底，工作中存在漏洞，还有一些员工因为工作量大而不愿意实施电子化存档。

2.2 相关工作者对现代化管理存在抵触心理

所谓现代化管理，就是利用电子设备快速有效的完成档案相关工作，但其中的老员工对于新的管理方式比较陌生，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，对新的工作方式需要时间去学习与适应，而在这一过程中很容易产生烦躁情绪。

2.3 相关操作没有统一的规章制度

目前，档案工作的现代化管理操作没有得到统一，使得工作人员的具体操作五花八门，虽然工作人员根据具体的工作环境使用了一些软件开展工作，但真正使用时，难免会遇到操作不规范等的问题，使得财政档案管理工作虽然实施了现代化，但实质上实施得并不彻底，依旧没有起到相应的作用。

2.4 无法完整得收集财政档案

财政档案所涉及方面较多，其中不仅包括业务档案，会计档案也会非常多，因涉及的部门较多，而每个部门都会有自己的工作方式以及管理程序，在档案收集上就很难做到每个部门的档案都统一，而业务部门又事务繁多，这样就大大增加了档案收集以及归档工作的难度系数。

3 实现财政档案现代化管理的方法

3.1 制定统一的档案管理准则

档案现代化管理的现状就是杂乱无章，因为其使用软件、管理手段都得不到统一，不同的档案管理者有不同的工作方法，这使得档案管理现代化迟迟得不到提升，因此，首先应该改进档案管理的硬件设施，如互联网提升、相关软件的进一步升级等。现在真正影响档案工作顺利开展的，不是计算机设备的缺乏，而是没有相关规范的使用方法，使得计算机设备无法发挥其最大的作用。因此，档案管理工作急需建立一套统一的管理准则，并根据时代变化及时进行更新换代，为相关的档案管理工作人员提供统一的行动依据。管理人员通过计算机技术对档案进行分类，以及档案的排序，为档案存档工作节省了大量的人力以及物力，还实现了档案存档的电子化。而针对一些馆藏资料应该加强管理，实施跟踪管理，了解这些资料的动向十分重要，并且在电子存档的基础上，依旧保管好相应的纸质资料，对其进行双重保管，推进档案管理的现代化。

3.2 建立合适的财政档案管理制度

财政档案的管理工作虽然要求进一步的实现其现代化，但我们在完善管理系统的时候，依旧不能忽略最重要的部分，即档案管理工作的承载体――管理人员，实现档案管理现代化的目的是为了减少人力以及物力的资源浪费，但不代表我们会完全放弃对人力的使用，因此，在完善档案管理工作的同时，我们也应该建立起合适的财政档案管理制度，也就是对档案管理工作人员提出一些要求。对于财政档案管理这一个工作的工作特性，要求工作人员严谨、细心，并且在真正的工作过程中，时刻要求自己保持开拓创新的精神，并且能够主动地去完成自己的本职任务，在服务其他部门的工作时保持谦逊的态度，以进步式眼光看待日后的财政档案管理工作，做到与时俱进。

3.3 细化档案管理工作分配

常见的档案管理工作主要分为材料收集、整理与分类、归档与存储这三个步骤。对财政档案管理工作同样不够重视，导致在工作分配上不够合理，经常出现一些工作人员忙得焦头烂额，而一些工作人员却没有事情可做，因此，应该进一步细化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要进行资料采集工作时，负责档案存档的工作人员可以在家休息；又或者采用实时工作的方式，对每一份采集上来的资料，及时进行整理分类，使工作效率大幅度提升。

3.4 培养现代化人才

档案管理的现代化要求硬件投入、软件开发，但一切的设备升级最终都要靠管理人来进行支配，但是现在的管理人员资历深却缺乏电子软件使用能力，因此，为实现档案管理的现代化，需要招募更多的新型人才，来支配先进的管理软件技术，使其发挥真正的作用。合理选拔人才，让档案管理工作可以适应现在瞬息万变的环境，不断进行自我完善、创新，为国家的发展做出贡献。

档案管理准则范文第5篇

民政工作的工作效果与我国民众的生活有着紧密的联系，也在一定程度上关系着百姓的切身利益，甚至对我国社会的发展状态构成一定的影响。最近几点，我国各级政府部门对于改善民生工作一直非常重视，想通过一系列的办法推进我国民生工程的建设，尽可能的为广大的人民群众获取更大的利益。在我国社会主义经济发展新常态的大环境下，我国各级民政部门也开展了很多的公共服务项目，这就使得我国民政部门的各项档案资料也日益增加，这些档案真实、准确的记录着我国民政部分开展活动的情况，同时也是我国各级民政部门开展下一阶段工作的重要参考与依据，也是我国民政工作的重点。

1我国民政档案管理的现状

现阶段我国的民政档案管理主要是以部门为单位进行的，通常情况下都是由民政部门的不同科室的工作人员将民政档案进行分类、收集、保管与整理，从而可以为我国社会工作开展提供可靠的档案资料，以便于更好的服务人民。为进一步改变我国民政档案保管现状，切实提升我国民政档案管理能力，我国各级民政管理部门依据不同的类别对档案进行划分，主要分为以下几部分，（1）照片；（2）文书；（3）声音档案、图像档案；（4）财务档案等；同时可以按照不同的类别进行划分，例如， 可以根据地名、管理以及收养等情况进行划分。就现阶段我国行政档案工作来讲，实行的是统一的管理，根据统一的管理制度对行政档案进行管理，这样可以为今后其他各部门的工作打下坚实的基础。现阶段，将民政档案进行分开存放以及专职存放是各级民政部分对民政档案进行管理的主要手段。

2现阶段我国民政档案管理过程中存在的问题

2.1 我国民政部门的民政档案管理制度还需要进一步加强

在我国经济发展步入经济发展新常态的时期，作为我国民生的主管部门，民政部门积极开展了诸多的公共事业服务项目，这样就造成了民政档案资料也逐渐的增加，所以在建立起科学合理的民政档案管理制度的同时，也需要将相关的民政档案进行专业的分类。现阶段的各级民政部门只是按照传统的要求将民政档案进行机械化的分类归档，而并对于今后相当长一段时间内可能出现的资料查阅工作缺乏必要的管理制度。并且对于一些具有较强专业性的档案管理制度来讲，更是缺乏必要的规章，这就造成了民政部门不能对民政档案进行科学有效的管理。

2.2 我国民政档案管理人员缺乏必要的管理意识

最近几年，我国已经出台了一系列的民政档案管理规章制度，但是在实际操作的过程中，大多数的规章制度都仅仅是一种形式，并没有发挥出其真正的作用。并且大多数的民政档案管理人员并没有经过系通过的专业培训，缺乏专业的档案管理知识，在实际的工作中，往往会出现清档案重业务的情况出现，在工作中他们大多只是将档案进行简单的收集装订，并没有对档案进行实质性的分类管理。并且我国的大多基层民政部门，并没有设立专业的民政档案存放室，所以根本不能做到防水、防蛀等工作。这种情况的出现也会直接的影响到档案管理的能力。

2.3 我国档案管理利用率较低

由于民政部门本来就是一个集婚姻登记、收养、复退役军人安置等多种服务群众的地方，所以这就决定了它的档案数量大和种类繁多的特点。但是有些档案存在漏缺现象，在全国联网查找相关档案资料的大趋势下，没有将档案资料信息化管理，使得全国民政档案资料的查询遭遇一大考验，无法更好的共享资源，造成资源的浪费。

3档案管理优化途径

由于我国的民政档案管理管理制度欠缺，各级档案主管部门应该进行彻底的排查，同时对现行的民政档案管理制度的执行情况进行监督与指导，加强对档案管理部门的监察力度，恪尽职守。同时对于各级的档案部门，应该主动和积极配合相关民政部门的监督工作，认真履行和落实有关法律准则，建立相对应的档案管理岗位责任制度，将档案工作做到有条不紊。有关民政管理部门应该对档案管理的重要性进行更深入的贯彻，使得档案工作能够更加标准化、制度化和规范化，将档案事业和其他民政工作同步发展。

由于我国民政档案管理人员的管理意识欠缺，所以需要重点加强对档案管理人员的队伍建设情况，我国各级档案主管部门也需要加强对档案管理工作的认识程度，切实提升管理人员的业务水平以及现代化档案信息管理的应用能力。打造出可是适应时展的高素质管理队伍。可以不定时组织召开档案管理经验座谈进行经验的交流，提出在档案管理过程中所遇到的困难，有效的提升工作效率。对于在民政档案管理过程中出现的一些问题，需要及时的像当地的民政部门进行反馈，同时申请足够的设备以及办公必要的费用，根据要求对民政档案管理设备等进行维修、养护，确保今后可以对民政档案进行查询、管理。