各部门档案管理

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各部门档案管理范文第1篇

关键词：高校档案;管理;考核;实践;机制

中图分类号：G647文献标识码：A 文章编号：1992-7711（2015）01-091-2

《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）第三章第十四条明确提出：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”针对国家对高校档案工作提出的新要求，有些高校已经开始尝试将档案工作纳入年终绩效考核或对档案工作进行校内考核。但目前还没有健全的考核机制和成熟的典型案例，大家都在摸索一条既科学合理又具有实际可操作性的档案工作校内考核之路。本文将以安徽师范大学档案管理工作考核实践为样本，对高校档案管理工作考核机制进行一番梳理和探索。

一、安徽师范大学实施档案管理工作校内考核的实例分析

为进一步贯彻《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》，推动部门立卷、归档工作的制度化，规范化建设，全面提高档案管理水平，更好地为学校教学、科研、管理工作服务，2012年笔者所在的安徽师范大学进行了第一次档案管理工作校内考核。

考核紧密结合2011～2012年度全校各部门档案工作开展情况，严格依照《安徽师范大学档案管理工作考核办法》、《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》，从各部门领导重视程度、归档时间、归档数量、归档质量、归档齐全完整度、系统著录、兼职档案员业务能力等方面进行全面考核，考核结果分为优秀、良好、及格、不及格四个等次。通过此次考核实践，对全校的档案管理工作进行了一次完整细致的梳理，暴露出有些部门在保证档案收集的齐全完整方面、电子文件和声像档案的整理归档方面、基建档案和仪器设备档案的整理归档方面存在着或大或小的问题，亟需整改。

虽然在考核过程中发现评分标准里有些条款有待讨论和调整，有些评分因素需要整合或修改，但基本上如实反映了全校档案工作的总体情况，对今后全校档案管理工作的重心和“疑难杂症”的对症处理具有积极的指导作用。

二、高校档案管理工作考核机制探索

“定期对基层单位进行档案管理的考核、评比，不但可以提高基层各单位对档案工作的重视程度，也可以加强监督机制，检查各单位每年的档案工作开展情况，推进档案管理工作的健康发展，进一步提高基层档案工作的整体水平。”[1]如何保证高校档案管理考核工作的顺利进行，关键在于建立一套科学、合理的档案管理工作考核评价机制。在任何系统中，机制都起着基础性的、根本的作用。机制的建立，一靠体制，二靠制度。档案管理工作的考核机制应与其它机制一样，着眼于体制和制度的建立，明确岗位职责，出台规章制度，并从考核方法、考核标准、考核程序、考核结果的有效运用四个方面进行科学合理的制度设计或目标管理。

1.出台考核办法等规章制度，保障考核工作的顺利进行

俗话说：“不以规矩无以成方圆”。制约机制是保证管理活动。有序化、规范化的一种机制，而形成这种制约机制就要靠规章制度来指导和约束相关工作人员。在进行档案管理工作考核之前，必须先出台考核办法等规章制度，从制度上确立考核目的、考核范围、考核内容、考核方式以及奖惩措施等。从而实现考核工作的规范化，考核方法的科学化，考核结果的公正性，以期通过考核来激励全校各部门档案工作分管领导及兼职档案员努力学习档案业务知识，提高档案工作水平。此项工作中需要注意，制度的制定必须以有关政策、法律、法规为依据。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧义的条款出现，为档案管理工作校内考核提供可供遵循的有力依据。

2.制定科学合理的考核标准，保证考核工作的公正公平

考核标准的制定作为档案管理工作考核的核心内容，为考核提供技术保障的同时，也对档案管理工作提出了具体的可量化的详细要求，使考核具有实际可操作性，有利于保证考核结果的公平公正。

制定一份科学合理的考核标准需要分三步走：第一步：确定评分因素。即首先要确定哪些因素作为评分的内容。通过对高校涉及档案管理工作的各部门进行调研，考察、走访、咨询专家等，结合档案工作实际，笔者认为把“组织领导、兼职档案员业务能力、案卷质量”三个因素作为评分内容较为合理。第二步：分配因素比重。即将评分总比重分配到各个评分因素上。案卷质量作为档案工作考核的主要内容，其分配的比重应该高些，组织领导和兼职档案员业务能力作为次要评分因素，应减少得分比重。第三步：制定评分细则。即制定各个评分因素具体分值的评定办法和评定标准。以《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》为例，三大评分因素比重为“组织领导”占20分，“兼职档案员业务能力”占30分，“案卷质量”占50分。又将三大评分因素细化为30个评分细则，每个细则分值1～5分不等。主要考查分管领导是否履行了岗位职责，及时学习、布置、检查档案工作;兼职档案员是否熟悉本部门的归档范围，独立做好本部门文件材料的整理立卷工作，及时、齐全、完整地向高校档案馆移交档案;各部门移交的档案案卷是否齐全完整，是否符合档案整理的要求，组卷是否合理，案卷标题和保管期限是否正确，装订是否规范等等。

3.确定档案工作考核程序，保证考核工作的公开透明

（1）成立档案工作考核领导组。在档案管理工作校内考核启动之时，为保证考核工作的公开透明，应成立由校长、分管副校长、纪委、档案馆等相关部门负责人，档案工作委员会的专家组成的档案工作考核领导组。领导组可下设办公室负责考核的具体工作。

（2）部门自查。各立卷归档部门对照考核标准，对本部门档案管理工作进行自查评分后连同本部门考核时间段内的档案工作总结和支撑材料一并报送档案工作考核办公室。

（3）学校复查。档案工作考核办公室组织有关人员采取看材料、听汇报、抽查移交档案、集体评议等方式，对各立卷归档部门的档案管理工作进行复查，综合评出各部门总评分，并按照分数评定出优秀、良好、合格、不合格等级。

（4）专家审定。考核结果报送高校档案工作委员会的专家进行评审。审定后给出最终意见并形成书面材料或报告。

（5）结果公示。将考核结果公示在学校受众面较广的校园网站或自动化办公系统等平台上，公示期一般为一周左右。

（6）奖优罚劣。公示无异议后对优秀等级的部门进行表彰，对不合格等级的部门予以通报批评，并限期整改。

4.及时反馈档案工作考核结果，提高全校档案工作水平

考核不是目的，是为了促进各部门档案管理工作的整改。在考核工作结束后应将考核中暴露出的问题及时准确地反馈给各部门分管领导和兼职档案员，使他们在今后的档案管理工作中有针对性的弥补不足。高校档案馆也应利用考核结果，有针对性地开展档案业务指导工作。对各部门在考核中暴露出的分管领导不够重视、兼职档案员队伍不稳定、兼职档案员业务能力不足、案卷质量参差不齐等等问题进行对症解决，或加强档案相关法规和制度的宣传与学习，或就文件材料归档工作进行培训，或增强兼职档案员的积极性，提高其档案工作理论水平和实际操作技能。或经常性地派员上门指导，从源头上保证各部门的档案能统一规范标准，各类档案收集的齐全、完整、准确，最终达到提高全校档案管理工作水平的目的。

高校档案管理工作考核机制的构建是一项复杂的系统工程，各项体制和制度的建立与完善需要假以时日，扎根于高校档案管理工作实践中不断摸索经验，提炼总结。在实践中检验机制的科学性合理性，不断修改、完善，最终形成一套不断促进高校档案管理工作良性健康发展的校内考核机制。

各部门档案管理范文第2篇

一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一）要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。

（二）要加强新型载体档案的管理。随着办公自动化的深入推进和办公条件的改善，电子文件、数码照片等在各单位大量出现，相应的磁盘、光盘等新的存贮载体被广泛使用，档案实体和档案管理模式也有了相应的变化，对档案管理提出了新的要求。各单位要加强新型载体档案的管理，做好对这些档案的积累、收集和整理工作，保证档案的齐全完整。

（三）要今年9月市档案局下发《关于开展全市档案工作执法检查的通知》后，各部门、单位认真对照检查内容开展了自查，针对存在问题，制定整改措施，如期上报了自查材料。在各部门、单位自查的基础上，市档案局于12月份抽查了市环保局、经委、公安、检察系统等14个单位的档案工作。从自查和抽查的情况看，近年来我市学习贯彻执行《档案法》、《安徽省档案条例》和推动档案管理工作的总体形势较好，但也存在一些问题。

一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一）要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。

各部门档案管理范文第3篇

一、档案收集工作现状

自《档案法》颁布实施以来，各级档案行政管理部门及人民银行上级行下发了多项档案管理收集方面的规章制度及措施，解决档案工作中收集不全的问题，取得了重大成果。但目前就基层行而言，由于档案人员兼职工作过多，档案管理不专业，办公室事务又繁杂，且档案的作用又不十分明显，档案人员没有精力、时间收集到本单位产生的各类档案资料，各级、各部门档案意识薄弱，致使档案人员及相关人员忽视了收集各类档案这一最基本的档案基础工作，收集不全仍是整个档案工作存在的一个突出问题，主要表现在以下几个方面：

（一）归档门类不全

档案收集只注重文书档案、会计档案的收集，科技档案和专门档案、实物档案、各类磁介质、信息公开档案等相对较少。

（二）归档文件不齐全、不完整

表现在各部门在日常工作中形成的没有红头文件的各类材料，如各部门编发的简报、调查报告、典型（先进）材料、各专业会议材料、电话（会议）记录、各类合同、协议书、公证书、责任书、电子邮件、网络新闻宣传报道、网络舆情监测、综合信息网站的信息、各类汇报、交流材料、各部门各类统计报表、集中采购资料、车辆管理、固定资产管理相关材料等等。这些本单位、本部门形成的文字材料、台账、图片、音像等对今后的金融工作查考中有着不可替代的独特作用，保存及使用价值极高，也应有所选择地进行收集、整理、归档。

（三）科技档案收集不全

在2005年中国人民银行印发了《中国人民银行信息化建设档案管理办法（试行）》、《中国人民银行基建档案管理办法》等，但在实际工作中，多数科技档案因建设工期长、人员更换频繁、多部门管理、档案意识薄弱、有的因日常查找、使用方便为由不愿意把技术资料移交档案部门等原因，没有形成按期移交的制度，造成科技档案资料的流失、不齐。

（四）档案收集范围窄

随着时代的变化，新业务、新技术不断运用到金融工作中，各项金融创新业务、服务功能不断推出，对以下档案缺乏有效收集：突出事件档案的收集，如抗震救灾、应急演练等；实物档案收集，如奖章、奖杯、题词、字画、词曲、有价值的各种设备等；口述档案、传记档案、家庭档案等；重要纪念活动、汇编材料、学术交流、各类报刊、杂志等。

二、影响档案收集的因素

（一）档案意识不强，档案执法不严

由于档案意识淡薄，档案收集重要性仍不被一些人认识，档案材料在人们手中不知不觉丢失。有些部门和个人为自己使用方便，特别是声像、图片和与业务相关的资料不愿意交到档案室，人员变动也没有做好档案资料交接工作，致使单位档案收集不全。该归档不归档，私自保管或任其丢失，制度不健全，档案部门依法行政、执法力度不够。

（二）人员综合素质不高是影响档案收集工作的主观因素

一是档案人员学习专业知识不够，工作没有活力，存在“等、靠、要”的思想观念，二是各部门之间协调、配合、沟通少，档案人员没有机会事前参与收集各类档案资料，造成收集工作处于被动局面。

三、加强档案收集工作的措施

（一）强化档案收集工作宣传力度，增强档案意识

档案部门及档案人员要通过多种渠道宣传档案收集的目的、意义及重要性，引起相关领导的重视。从“等、靠、要”的状态中走出去，使档案收集工作关口前移，与档案资料生成部门进行沟通、交流，得到各个部门及领导的理解、支持，从而使档案收集工作常态化、制度化，增强档案意识。

（二）坚持做好档案的主动服务工作，获得领导的重视和支持

档案的收集、整理、归档，最终目的是在实际工作中发挥作用，利用档案为领导决策和金融工作提供服务。档案作为一种信息资源，在机关工作中，领导重视程度高，对档案投入多，包括人力、物力、财力，单位的收效就高。因此，基层档案人员一方面要积极主动为利用者以及领导决策参考提供优质服务，主动宣传党和国家有关档案工作的方针政策，抓住重点以书面或口头形式向领导反映，另一方面用档案的价值说话，让档案在反映机关历史真实面貌和维护机关合法权益等发挥其不可替代的原始凭证作用，提高档案工作在机关各项工作中的威信，获得领导支持，从而促进档案的收集工作。

（三）健全各项归档制度，确保档案资料齐全、完整、准确

各部门档案管理范文第4篇

随着我国经济水平逐步提升，我国企业的经营与发展逐步实现企业内部深化体制改革，企业的档案管理在信息传播速率日益加快的今天成为企业管理的重要组成部分，注重对企业档案管理模式的创新升级是实现企业经营发展的重要保障，转变传统档案管理模式，实现企业管理形式创新，促进企业内部深化改革，辅助企业创造更多的经济利益。

二、现代企业当前档案管理模式形式

现代企业档案管理模式主要包括：档案分散管理模式、档案集中管理模式和信息―体化管理模式三种模式[1]。档案分散管理模式是指企业的档案管理分散下在企业的各个部门手中，企业的档案管理没有明确的固定管理模式，企业的信息资源和档案管理以部门为划分原则，例如：财务档案管理在会计部门，人员档案管理在企业的人力资源部等等。这种管理模式能够保障企业档案管理按照不同的部门进行分化管理，档案信息明确，但由于企业档案管理分布在企业的不同不同，因此企业对内部档案的总体管理性不明确，档案应用时程序繁杂，需要多个部门同事配合才能完成，降低了企业的运行效率；档案集中管理模式是指企业将所有档案进行企业集中管理，这种管理模式实现企业整体档案的运行和管理，但由于企业各个部门之间的内容发杂，信息种类多样，经常出现企业信息档案管理资料混杂，各部门档案管理无头绪，也为却也的档案管理造成了麻烦；信息―体化管理模式，这种企业档案信息管理模式中将互联网与传统档案管理的手段相融合，形成企业内部人力资源信息，数据信息以及财务信息管理的综合掌控，即实现了企业内部各部部门资料管理合理有序，依据各部门的特点进行划分，又能够使企业内部信息资源掌控的整体需求，信息―体化管理模式是现代企业档案管理的主要模式。

三、现代企业档案管理的创新思维

（一）注重把握企业档案管理传统模式与创新思维的结合

培养现代企业的档案管理模式的创新应当追中传统档案管理模式与创新思维能力的结合，一方面依据企业传统档案管理模式经行档案管理，注重对传统档案管理中的将档案分门别类进行管理，依据企业内部各部门档案分散化管理中企业管理中的优势，如企业内部各个部门对资源管理依据部门的内部职责细致划分，促进部门企业档案管理，保障了档案管理的逻辑性要求；另一方面，应当结合现代企业档案管理创新模式，将先进的技术手段作为企业信息资源管理的重要保存手段，实现企业资源管理“双重性”[2]，一份保存在企业的总体档案管理中，另一份保存在企业的各个部门手中，形成档案资源信息的双重保险，这种档案管理办法能够确保企业档案管理信息的真实性，尽量降低企业档案信息失真带来企业信息丢失，造成企业产生经济损失。

（二）形成企业整体档案管理思维模式

企业的档案管理其企业信息资源管理的重要组成部分，注重把握企业档案管理中的整体性是促进企业档案管理模式创新的重要手段。从企业的整体发展状况出发，实现企业资源管理整体划分，使企业的档案管理拥有明确的整体性，在总体上把握了企业档案的管理方向，最后实现企业档案分部管理，形成整体把握，部分运行的档案管理形式，实现了企业各个部门之间档案的综合管理与信息资源的畅通发展，为现代企业发展提供了有力的档案管理保障。

（三）企业档案管理立足于当今社会发展趋势

我国经济逐步发展，综合国力的逐步提升促使我国企业的发展逐步向着国际化水平迈进。对于企业档案管理应当立足于当今社会发展趋势，注重把握社会的发展动向也是促进企业经济发展和企业档案创新管理的重要趋势，企业在市场经济体制下运行，应当时刻将企业信息资源管理与市场经济发展好协调运转，促进企业发展模式与企业经济发展模式相协调，逐步实现企业的档案管理模式创新发展，促进企业内部深化改革的深入进行，为企业综合发展提供良好的内部资源保障。

（四）用发展的眼光看待企业档案管理工作

企业的发展是不断向前发展的，因此，注重对企业的档案管理采用发展的眼光对企业对方案进行管理。进行企业档案整理时，注重把握企业的总体发展方向和企业的潜在发展方向，依据企业规划，将企业的、档案进行综合分部整理，一方面促进企业的管理合理有序，保障企业当前的运行发展顺利进行；另一方面也促进企业未来发展的档案管理有可调控性，为企业的未来发展方向能够有充足的理论信息作为企业项目发展和产品生产的理论保障[3]，用发展的眼光看待企业档案管理是企业实现创新发展的重要理论途径。

（五）提升档案管理人员综合素质

提升企业档案管理人员的综合素质是保障企业档案管理模式追不更新的重要基础，一方面，档案管理人员通过自身的经验积累，不断地丰富自身专业知识，依据企业实际发展状况，制定合理的档案管理模式，逐步实现企业档案管理与企业实际发展协调发展；另一方面，企业也应当加大对员工专业能力的培训，通过定期的企业管理能力培训，促进企业档案管理人员的综合素质和专业视野逐步提升，管饭吸收各个档案管理手段中的优势，形成一套适合本企业发展的企业档案管理模式，保障企业管理模式创新发展。

（六）形成完备的企业档案管理机制

不断完善企业档案管理机制，促进企业档案管理体制能够有明确的制度保障，形成完备的制度管理理念作为企业档案管理的重要约束力，形成完备的企业管理机制有助于保障企业档案管理的真实性，促进企业管理的信息资源的安全管理，形成完备的企业管理模式也是实现企业内部资源管理的重要理论支持，拥有明确的档案管理机制是保障企业档案管理与企业运行发展轨道相融合的重要规范性保障。

（七）提升企业档案管理服务水平

注重企业档案管理向着多元化，服务化方向发展是实现企业档案管理的重要模式的转变[4]。提升企业档案的服务机构，提升企业档案管理热办公效率，实现服务领域，服务模式，服务态度，服务环境以及服务时间的多重性发展，实现企业的档案管理与企业运行发展提供多重服务的模式，真正实现了企业档案管理的实际价值，促进企业档案管理创新推动企业的发展模式与经营模式的创新[5]。

四、结论

各部门档案管理范文第5篇

关键词：地质资料；档案管理；信息化；建设

Abstract：the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.

Keywords: geological data; file management; information; construction

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号

地质档案是地质勘探工作的真实记录，反映了地质勘探业发展的全过程，是地质勘探业管理工作的重要组成部分。地质档案以地质科学技术档案为主体，包括文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、干部档案和其他方面的档案。做好地质档案工作，提升地质档案管理水平，对促进地质勘探业的快速发展，为社会经济发展提供矿产资源保障具有十分重要的意义。

1.地质勘查技术部门档案管理的重要性

1.1地质部门档案管理的责任

地质部门档案管理有四个方面的责任：根据国家和上级主管机关的有关规定，结合本单位的具体情况，制定统一的归档制度，统一本单位的档案管理和归档工作方法和做法，使各个技术部门在档案管理和归档工作中有所遵循；经常深入各个技术部门，督促与协助他们做好立卷归档工作。密切与各个部门立卷人和有关工程技术人员的关系，帮助他们建立正常的工作秩序，贯彻本单位的立卷归档制度，深入了解和熟悉各部门技术文件材料的内容和成份，具体帮助各部门做好立卷工作；经常宣传技术档案工作，组织有关人员学习档案工作方针和档案业务的理论与实践知识，提高大家的认识水平和实际工作能力；做好立卷的物质条件准备工作，随时为各立卷单位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目录、工具等。

1.2部门档案管理的重要性分析

部门档案管理的重要性可以从如下六个方面来分析：技术文件材料实行技术业务部门档案管理，就是“一个单位的内部各机构，都必须将需要归档的文件材料加以系统整理，根据技术档案保管期限的有关规定填写保管期限并组成保管单位（卷、册、盒），随时或定期向综合档案室移交归档；技术部门熟悉技术文件材料的形成过程，了解内在联系和保管价值，由他们档案管理效率高，又能提高案卷质量和增强技术部门及有关人员的责任感，有助于归档文件材料的齐全、完整和准确；技术业务部门档案管理，必须坚持技术文件材料平时的形成、积累和管理，确保技术文件材料的齐全、完整和准确。实行技术业务部门档案管理，必须建立必要的文件形成和修改制度：设备的检修、设计的变更、施工中的更改、科学试验等等，都要作纪录并形成必要的文件，确保实物与档案相符和反映生产过程的历史面貌。为了保管和利用这些技术文件材料，还要建立平时的积累和管理制度。例如，可以设立“文件积累袋”，对于一项工程的设计、一个专题的研究、一台设备的安装和维修过程中形成的技术文件材料，都要随时装入袋内，等任务完成后加以系统整理，随时或定期归档。平时的利用和借阅都要有手续，确保技术文件材料不丢失；通过档案管理使技术业务部门和有关人员熟悉了技术档案的组成情况，便于以后查找利用；技术部门经过对技术文件材料的系统整理，也就对技术活动成果进行了一次检查，从中吸取经验教训，有利于工作的改进；档案室通过协助技术部门的档案管理归档工作，了解了技术业务，熟悉了档案内容，有利于开展档案室的工作并能使档案人员集中力量做好档案室的其他各项工作。

2.地质资料管理存在的问题

2.1保管状况的问题

地质档案资料，按照其载体和记录形式划分，可以分为以传统纸张为载体的传统地质档案资料和以磁、光盘为存储介质的电子地质档案资料两大类。相当一部分地质档案资料由于保存时间较长，纸质老化、产生退色，文字和图件会逐渐变得模糊不清，造成信息丢失而无法正常使用。成果资料、原本档案以及岩心等实物地质资料的可利用程度极低，保管和维护条件有恶化趋势。

2.2地质档案管理工作定位不准

长期以来，档案资料工作给人的印象都是“钢笔抄抄、浆糊刷刷、绳子扎扎”，只要档案资料不丢不坏、不发生重大事故，似乎任何人都可以从事这项工作。档案资料部门长期处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面。这种传统认识导致了地质档案管理工作缺乏合理的定位，造成了各级档案室、资料室人才配备不合理的现象，人员素质整体不高。这种素质不高主要表现为工作责任心不强、对地质档案信息化管理缺乏兴趣、计算机操作技能掌握不足、安于现状、懒于学习、对地质档案信息资源开发工作的能力不足等等。

2.3对地质资料工作管理力度不够

地勘单位的领导阶层主要考虑其单位的发展和经济效益，而对地质档案、资料管理这类不产生直接经济效益的基础工作重视不够。这种不重视具体表现在配备人员的数量与质量、工作经费和资料人员的待遇等方面。

2.4地质资料汇交工作难度大

《全国地质资料汇交管理办法》修订工作滞后，新时期地质资料的管理工作因法规不适应、不配套而产生了许多问题，导致不少汇交单位担心成果资料外借后，其自身的合法权益受到损害，因而推迟或不汇交资料。

3.加快地质档案数字化建设的对策

3.1加强管理人员的素质培训

除派送管理人员进行新方法、新理念的科学培训外，鼓励档案管理人员自学成才，形成良好的学习氛围，形成一种推崇创新、追求创新，以创新为荣的氛围，造就一批敬业、勤业、精业的档案管理人才。

3.2做好地质档案资料汇交工作

档案人员应对评审合格的汇交成果地质资料目录，在数字化档案中汇交。每个季度对成果地质资料汇交情况进行清查核对，使应交的成果地质资料全部汇交齐全，合格为止。年终将成果地质资料汇交情况进行汇总统计，并且每年及时完成对口各单位成果资料汇交任务。因为地质档案与原油生产联系紧密、单井档案形成过程长等特点，加之油田各地质单位分散，相距路途较远，形成单位多，使用频率高，所以，很有必要建立地质档案资料汇交中心，行政上是档案室的一个业务组，受油田地质处领导。中心主要任务有三条：第一，执行地质档案资料分发汇交规定。每年由地质处组织对各单位需要归档材料和有关资料的份数，进行平衡确定，制出分发份数表，交中心执行。各有关单位按分发份数，将自己单位形成的材料按汇交时间期限进到中心，由中心负责组织各单位交换。第二，承担向中石油、省地质资料局及兄弟油田、本单位领导、研究室等上报、转送符合要求的地质档案资料。第三，对地质档案资料的分发、汇交、报送等情况，及时进行统计、总结和情况反映，以便改进工作，解决存在的问题。

3.3建立本地检索数据库

建立原本地质档案目录检索数据库，进行地质档案资料信息检索服务。地勘单位可根据国土资源部《地质资料档案著录细则》，参照成果地质资料目录数据库著录要求，结合原本地质档案的具体构成，尽快对原本地质档案进行著录，以建立相应的目录数据库，开发适合本单位原本地质档案目录检索系统，实现原本地质档案的计算机管理。地勘单位地质资料管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，只要输入任意一项关键词，如资料名称、类别、矿种、勘查程度、编著者或几项关键词的组合等，均可从数据库中，检索出有关的地质档案信息，方便快捷地为利用者提供服务。

计算机技术在新一轮国土资源大调查的地质勘查开发中的广泛应用，大量的数字化信息资料也应运面生。根据国土资源部关于开展“数字国土工程”建设的要求，地质勘查单位应加强对这些数据库资料的收集、整理、归档和管理，尽快建立完善的基础地学资料数据库。同时可根据《地质资料电子文档汇交格式》等标准要求，对新的地质勘查项目形成的原始地质资料，除收集保管纸介质资料外，还应收集与之相对应的电子文档，实现新地质项目原本地质档案的双套制管理，为计算机检索奠定基础。

3. 4档案保密管理

地质档案资料通过网络技术传输，可以实现网上查阅，起到快速，便利的作用，同时也存在地质资料泄密的安全隐患。如何做到地质资料的安全高效服务，是地质勘查单位档案信息化建设的一个核心问题。对此，可实行密级管理，根据地质资料的密级程度，分类分级分层次进行设密管理，建立查阅人员的访问权限，对需要复印下载的地质资料履行申报手续，达到规定要求，档案管理人员才能解密放行。

总结

随着科学技术的飞速发展，地质档案资料管理手段也必须更加现代化，必须不断更新设备，不断用新知识、新理论武装地质档案资料工作人员的头脑，以求用先进的技术、科学的方法管理、利用地质档案资料。

参考文献

[1]刘义英.地质资料管理与利用应关注的几个问题[J].内蒙古科技与经济，2005