档案管理办法细则
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档案管理办法细则范文第1篇
中冶赛迪集团有限公司（以下简称“中冶赛迪”）是一家多元化经营和专业化发展相结合的特大型央企，以钢铁工程为主业。随着“股份制改造”、“建立现代企业制度”等改革措施的推进，中冶赛迪的规模也扩展到22家子/分公司和19个职能部门。虽然在组织机构上实现了集团化管理，但集团化档案管理存在档案管理体制不健全、配套制度不全且效力不足、归档范围不清等问题。实行有效的集团化档案管理，对其实现健全、成熟的档案工作运行体系具有重要意义。
1 集团化档案管理的动因
1.1 理论依据
无论是传统的实体管理还是现在的电子文件管理，来源原则、有机联系原则、档案价值理论、文件生命周期理论在集团化档案管理中依旧适用。
来源原则始于档案实体管理，但在电子文件管理时代，其“来源”的含义拓展到了文件的形成目的、形成活动、过程、处理程序等。集团各子/分公司或职能部门都无法脱离集团来运行，都不是独立的实体，其产生的文件材料也是集团的一个组成部分。彼得・瓦尔纳认为“如不遵循来源原则，全部档案工作将只能是任意的、主观的和缺乏条理的”。
对于以科技档案为主的中冶赛迪，不仅要关注项目的来源单位，还要关注研究主题和研究过程的完整性，保证其从立项、研究开发到结项完成的全过程各类文件的完整齐全。这是有机联系原则的重要体现，而中冶赛迪产生的文档以图纸等设计交付物为主、注重现行利用和设计参考，正是档案价值理论应用的真实反映。中冶赛迪产生的设计交付物，从系统给出文档号、上传系统、归档质量检查、各级审批、签发、文印到最终的，是一个完整的过程。同时，部分档案也有一定的保管期限，定期销毁符合文件生命周期的规律。
1.2 实践意义
首先，符合全宗原则。对于集团公司，使用全宗原则管理档案，既能维护历史本来面貌，又能让分类更加简便易行。
其次，切合集团公司协同运作的核心理念。协同是集团公司的价值诉求和自身组织优势，而集团化档案管理能提高资源的利用率和利用信息“搭便车”，也有助于发挥学习效应和技术创新。例如，将档案进行集中管理，可以节省人力并便于利用；同时资源共享有助于激发灵感设计出让用户更满意甚至眼前一亮的作品。
最重要的是，它是解决当前中冶赛迪档案管理实践困境的迫切需要。集团化档案管理在中冶赛迪尚处于雏形阶段，档案管理体制、配套制度、归档范围等方面问题日益突出，档案部门面临有心无力、进展不佳的尴尬局面。为此，在中冶赛迪中完善集团化档案管理势在必行。
2 困境
2.1 档案管理体制模式不合理
一般并没有一种通用的最佳档案管理体制模式，多数都是结合本企业档案管理的实践和档案工作的运行规律来设计的。简单来讲，《企业档案工作规定》中档案工作组织一章，能基本反映出档案管理体制模式的基本要点，即档案工作领导和专兼职档案人员。
在中冶赛迪，档案管理体制模式基本由企业分管领导、企业档案部门负责人、单一子/分公司档案管理委托管理者构成，其中委托的管理者包括股份公司及档案管理专员、其他子/分公司或职能部门、项目管理部及其兼职档案管理人员。
经调查发现，在该管理体制中，企业分管领导是单人负责；不少子公司的档案管理工作是委托给股份技术支持部；不少子公司都没有档案管理人员，都是分散保存，职责不明确。
2.2 相关配套制度不健全
档案管理制度，从大的方面离不开“三合一”制度，但这些只是业务标准的一部分，还应包括档案工作管理办法或规定、档案业务管理办法、其他业务标准、操作细则。
就中冶赛迪而言，当前主要制定了《档案管理规定》、《会计档案管理规定》、《档案及图书利用管理办法》、《员工人事档案管理规定》、《合同文件归档管理办法》、《工程设计文件资料管理及归档规定》，目前公司也建立了自己的内容管理系统。从名称和具体内容上可知，一是缺少了工作考评、工作数据统计、内容系统等方面的业务管理办法，二是缺少各类文件材料归档、文件的登记与积累、保管期限等方面的操作细则，三是没有建立分类、归档范围等相关的业务标准。
2.3 归档范围模糊不清
归档范围不清主要体现在两个方面：一是不清楚各子/分公司实际产生的哪些文件、哪些需要归档，二是没有制定出与归档范围有关的、具有法律效力的操作细则。
2016年股份技术支持部对部分子/分的档案管理工作进行了首次检查，主要是了解其产生了哪些文件，并通过双方领导的协商最终确定了需要归档的文件。例如，对首次检查的施工图审查公司来说，主要产生的有科技档案、合同、文书档案等，根据档案的本质属性和实际工作需要，确定合格书、合同需要移交档案室进行管理。另外，管控权的限制和缺少诸如文件登记与积累、各类文件材料归档方面的细则，导致企业形成的文件数据类型、数量、归档权责模糊，不仅难以确定企业核心文件数据的流动情况、最终归属，而且归档文件的齐全性和完整性也难有保障。
3 建议
3.1 优化档案管理体制模式
由股份公司的档案部门来负责全集团的档案管理工作，并与其中不少子/分公司尚处于委托与被委托的关系，在合法性和强制性上缺乏说服力，尤其是部门名称模糊了其实际的职责。
一方面，可以考虑成立企业档案馆，以明确其职责并增强权威。按照《中央企业档案工作规定》，中冶赛迪符合可成立公司档案馆的条件，即“资产规模大、档案数量多”，而有档案专业背景的人员高达15人造了另一有利条件。
另一方面，可考虑将集团化档案管理的最高领导者由个人拓展成团体，并将专兼职档案工作纳入考核范围。前者可通过成立档案工作领导小组实现，工作开展建议实行联席会议制以便于风险分担和高效执行；后者能更好确保文件材料积累的及时性和完整性，进而方便归档范围的确定与细化。
3.2 健全档案管理配套制度
档案管理规定，为集团化档案管理提供了根本方向；而业务管理办法、业务标准、操作细则的建立和健全，能让中冶赛迪的集团化档案管理实现系统化、精细化、有序化的目标。
首先，可建立档案统计、档案工作考评方面的管理办法。其次，可以借助数据梳理的相关流程和方法工具，对各子/分公司和职能部门部门的数据进行梳理，明确产生的文件材料类型、数量，并通过价值鉴定和实际工作需要确定出归档范围和保管期限，并使之制度化。此外，对文件材料的登记、积累要素和要求进行细化，形成相应细则；特殊载体的归档要求也要形成条文，以便于有据可依。
3.3 细化文件材料归档范围
归档范围的确定与细化，是以文件材料清理工作为前提，也是做好归档文件材料鉴定的重要基础。中冶赛迪目前的进行流程化管理的文档主要有工程项目文件、合同、会计档案，而大多数子/分公司和职能部门的管理性文件材料或合同等尚未进行清理。文件材料的清理需要建立在有序的文件形成和积累基础上的，其关键在于确定核心数据。
首先，可以通过中冶赛迪官网、实地调研、当面或电话沟通、问卷调查等方式，获取子/分公司和职能部门的职能属性、文件形成记录、文件积累情况。其次，以同时满足岗位收到或发出或办理的文件材料、不可或缺或核心的文件材料两大条件为标准，形成核心文件材料数据表，不符合条件的进行剔除。最后将所有核心的文件材料数据表进行汇总，召集各子/分公司负责人、各职能部门负责、项目管理部负责人进行协商，形成最终的汇总表，并确定细化的归档范围。
参 考 文 献
[1] 宫晓东.企业档案管理体系的建设与运行[M].北京：中国工商出版社，2014.
[2] 王英玮，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2015.
档案管理办法细则范文第2篇
[关键词]新时期 高校档案工作
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）06-0055-01
一、新时期对高校档案工作的要求
高校档案工作是高校重要的基础性工作，是查考、追溯发展的重要依据和原始凭证，客观反映了学校教学和管理中的各个环节，记载了学校发展的真实面貌和历史过程，做好高校档案工作，有助于我们鉴往查今，汲取经验教训，探求发展规律，实行科学决策，推动教育事业科学发展。[1]所以在新时期，必须加强高校档案科学规范化建设、促进档案有效发展。
二、新时期做好高校档案工作的意义
高校档案工作是学院重要的基础性工作，一直以来，高校档案工作围绕中心、扎实工作，服务大局，为学校各项建设发挥了积极作用。[2]在新时期，高校档案工作更应该与时俱进，开拓创新，档案工作者更应该进一步解放思想、努力开拓档案工作新局面，这也是进一步贯彻《高等学校档案管理办法》的具体落实。
三、新时期做好高校档案工作具体途径
（一）加强领导重视，配备档案管理队伍
档案是一项默默无闻的工作，很难在短期内体现出业绩和作用，这就导致部分领导干部对档案重要性意识不够，缺乏应有的重视和关注。在新时期，必须转变这种认识。[3]首先，加强领导重视，进一步划分了档案工作职责，明确了工作重点，此外，为了档案工作顺利开展，高校也应该配备高素质、高学历档案管理队伍。其次，建立健全了档案规章制度。高校应该参照《高等学校档案管理办法》《档案法》《保密法》等国家法律条文制订本校各种规章制度，做到档案工作有法可依，有法可寻。
（二）抓好档案资源建设
档案资源建设是档案工作开展的前提。高校档案工作者要科学制订学校档案移交程序，确保各部门按时移交反映本部门主要职能活动并具有工作查考、科学研究价值的各种门类、不同载体的档案，只有档案的收集完整才能为以后利用做好前提，这是《档案法》赋予档案管理部门的职责，也是档案工作者应尽的法律义务。
（三）加强档案基础设施建设
档案工作是和经济建设的发展同步进行的，没有一定的资金投入，档案工作只能是纸上谈兵，毫无意义。所以在新时期，必须加大对档案的资金投入，使得档案工作人、财、物保障得力。[4]例如必须配备专业的档案柜、防潮柜、防磁柜、库房配备基本的温湿度仪，定期购买专业档案杀虫防霉药，这些都需要档案经费投入。
（四）加大档案宣传力度
档案工作者要进一步解放思想，在档案工作宣传上充分发挥馆藏档案资源的优势，加大档案的宣传力度，传播档案文化资源。不断开创档案工作宣传活动和载体，定期加大在各类媒体、简报上对档案工作相关知识宣传力度、增强氛围，使档案工作进入学校发展的蓝图，促进高校档案工作和高校其他工作共同发展。
（五）精心编纂，开发档案文化产品
随着社会的进步和时代的发展，挖掘档案文化内涵，开发档案文化产品成为档案工作者职能的重要内容，[5]因此，档案工作者要不断加大开发档案文化资源的力度，为社会公众提供公共文化服务和文化产品。
（六）强化档案安全体系
安全是档案工作的重中之重，必须确保档案不丢失、不损坏、不泄密，实现安全保管、永久保存和有效利用。首先，档案工作者务必不断强化档案安全管理意识，进一步增加保护档案安全的责任和本领，严格保密制度，严格落实防火、防盗、防潮、防虫等安全保管制度，以对国家负责、对历史负责的政治高度，扎实做好档案安全保护工作。其次，要完善档案管理制度，要靠制度管人管事。最后，要重视加强档案管理现代化过程中的技术保护，对电子档案要及时进行备份，防患于未然。
档案作为一种社会文化历史财富，是科学研究、文化教育、艺术创作等社会活动的宝贵资料，中华民族源远流长也是因为重视档案，重视档案文化的传承，在新时期，我们更要重视高校档案的价值，努力保护和充分开发高校资源，进一步推动高校档案事业发展。
【参考文献】
[1]教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008.8.20.
[2]国家教育委员会.普通高等学校档案管理办法.中华人民共和国国家教育委员会令第6号，1989.10.10.
[3]傅荣校.档案管理现代化.浙江大学出版社.
档案管理办法细则范文第3篇
会计基础工作在整个会计核算中,是数据最原始的积累,是核算的开始、结束,没有严格的规范化管理,势必影响整个核算流程,因此,涟钢财务部制订了《涟钢会计基础工作规范细则》、《ERP会计业务操作细则》、《涟钢会计档案管理制度》、《涟钢财务部会计凭证管理办法》、《会计报表编制及要求》、《票据管理办法》、《内部结算管理办法》、《资金收付内部控制制度》等一系列规章制度,强化基础工作管理,建立《财务检查考核办法》,由会计科实施定期与不定期检查,发现问题及时采取措施,将错误消灭在萌芽中。
2做好凭证制单人与审核人衔接,搞好成本费用归口管理
涟钢在2003年实施ERP,会计核算由二级成功转换为一级核算,原来成本费用划分到二级单位控制。实施ERP后,统一由财务部各科室分类控制管理,驻二级单位财务人员制作凭证必须由相应主管科室审核,各主管科室将成本费用细分工落实到人。成本类由成本预算科审核控制,费用类由费用科归口控制,福利、工资、资金等由会计科汇总审核。做到成本费用专人专科控制管理。实施ERP后成果显著,2006年1~2月涟钢生产成本较年度目标计划降低22706万元,在同行业排名21名。
3统一采购付款,加强明细帐管理
涟钢实施ERP前,采购付款是由驻采购部财务科、驻进出口部财务科根据所在单位计划付款。有的供应商在几个部门都有业务,既是供应商又是销售客户,信息没有沟通共享,造成付货款给供应商,供应商又欠公司销售货款,浪费资金资源。实施ERP后,在系统内将信息资源共享,同一客户应收应付款抵减,随时可查客户余额情况。在实际操作中,根据财务部《采购物资承诺付款管理办法》,由资金科按计划统一审核支付,避免重复或应抵减销售货款款项支付,相应节约了资金资源和财务费用,财务费用1~2月较年目标计划节约2189万元。应收应付明细帐由销售结算科、采购结算科专门管理,账目清晰,差错率为0。
4规范凭证制作、传递,保障原始单据
完整、真实涟钢在ERP系统中,会计人员按岗位职责给予权限,由专人负责管理,严格规定凭证摘要、科目设置、附件说明等,使系统按照凭证科目归集成本费用、应收应付明细帐,确保明细帐与总帐相符。涟钢财务部每月凭证约有2000份之多,翻阅查询不便,凭证摘要描述简洁明确是查询的基础,因此根据《涟钢财务部会计凭证管理办法》,要求凭证制单人按照规范填写摘要、附件说明,使附件完整,查询快捷,减少时间浪费。由于会计凭证号是系统内自动连贯生成,凭证汇集需各个科室协助完成,涟钢财务部实际操作是:付款凭证由会计人员直接送到资金科出纳柜,以免凭证及附件遗失。银收、银付、现收现付凭证由资金科银行核算会计整理,造具清单送档案室,记账凭证由各科室专人归集造清单送档案室,最终由档案管理会计装订成册。避免了原始单据丢失、凭证缺号,保障原始单据完整、真实。
5利用计算机信息系统,规范报表
在现代企业中,以计算机为中心,加强信息沟通,已成为规范会计基础工作的重要手段。会计报表是会计核算工作最终总报告,是企业经营成果的浓缩反映,是决策层决断的依据。涟钢下属11个子公司,在合并报表中占有重要地位,财务部会计科利用计算机区域信息网络,规范子公司报表格式、报出时间,使数据信息共享,加快报表报出时间,提高合并报表数据准确率,为领导决策赢得时间。
档案管理办法细则范文第4篇
【关键词】病理；档案管理
【中图分类号】 R197.32 【文献标识码】B 文章编号：1004-7484（2012）-04-0584-01
医院病理档案管理是病理工作的重要组成部分，是体现医院管理水平的标志。随着国家医疗保险及大病统筹政策的实施，病理档案的利用率逐年上升，因此必须做好病理档案管理工作。
1.病理档案管理在医院管理中的重要作用。
病理档案为临床提供了大量资料，管理工作的好坏直接关系到医院病理科及各临床科室的发展。是医院各项工作的桥梁和纽带，病理档案资源和其他档案资源一样随时转化为社会效益和经济效益，让病理档案发挥最大限度的价值，为临床、患者和社会服务。
2.病理档案管理在病理工作中的要求
2004年出版的《临床技术操作规范》病理学册中明确规定：各种文字及非文字资料门诊患者应保存15年，住院患者保存30年。因此病理工作人员必须严格按照《档案法》和《档案实施细则》认真对待病理档案，由专人负责管理这些病理档案资料。
3.病理档案管理要制度化
在档案管理的各个步骤各个环节建立科学的统一的规章制度。①制定申请单、玻片、蜡块归档、移交接受制度。②制定档案保管、借阅制度。严格按照档案管理的要求制定借阅办法，严格登记借阅时间，借阅编号，严禁损坏或丢失。③制定档案库房管理制度，不同资料分别保存，积极采取防火、防盗、防水、防虫、防霉、防日晒等措施，从根本上确保档案安全。④制定档案保密制度。档案管理人员应严格遵守保密法，遵守医务人员行为道德隐私。⑤制定到期档案销毁制度。明确销毁档案的程序。
4.病理档案管理规范化原则
从申请单登记，取材记录，大体标本照相及标本制作和保存，申请单装订、编号、玻片、蜡块装盒等严格按标准操作。
5.信息化是病理档案管理的必由之路
随着现代科技的发展，计算机管理成为必由之路，因其储存量大、方便、更便于管理、教学和科研。
6.病理档案可以作为科研档案保留
病理档案具备科研档案的原始性和可靠性，便于日后查阅，具有一定的科研价值。
7.病理档案管理要做到完整保留文字资料、实物、电子资料，缺一不可
因病理档案的特殊性，不仅需要完整保存文字资料，还要有玻片、蜡块等实物，这就要求病理档案要做到纸制档案，实物和电子档案并存的发展方式。
8.病理档案管理要注意一定的保密性
档案管理办法细则范文第5篇
一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
