学校人事档案

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学校人事档案范文第1篇

关键词：人事档案管理；重要性；存在问题；应对措施

中图分类号：G632文献标识码：B文章编号：1672-1578（2017）05-0013-01

桂林市第一中学是一所历史悠久的学校，成立于1939年。其前身是国立"汉民中学"（胡汉民是中国元老）。为抗日救国培植青年学生，著名文史学家、词曲学家、教育家任中敏先生于1937年在南京创办了汉民中学，并担任校长。抗战爆发后，学校被迫于1938年2月迁至广西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校长亲率弟子迁徙数千里，辗转永福寿城，最后到贵州榕江继续办学，1945年抗战胜利后再度迁回桂林重建学校。现属于桂林市教育局直属单位。现拥有在职教职工人事档案173份，离退休职工人事档案120份，死亡人事档案98份。

1.人事档案管理的重要性

人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为市局选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。

2.人事档案管理与利用存在的问题

2.1干部人事档案改版，改版工作时间紧任务繁重。2014年11月7日刚参加完市局举办的关于干部人事档案培训的通知，紧接着2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下发《关于做好干部人事档案改版工作的通知》，文件上时间要求在2014年12月31日前完成学校在职教职工干部人事档案的改版工作，时间紧、任务重。全校在职教职员工档案173份，这173份人事档案的重新整理，仅技术加工，规范整理就有相当大的工作量。

2.2人事档案管理硬件不足。本校由于k公条件限制，虽然管理390多份人事档案，但没有实现档案库房、阅档室分开，人事档案库房没有配置去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。

2.3专职档案管理人员缺乏。本校主要是有学校办公室人事工作人员兼职监管人事档案管理工作，这样势必影响了教育局统一完成干部人事档案改版工作的时间，虽然兼职人员也经常参加市局关于档案管理的培训，但是学习不够系统完善。而这种管理模式，缺乏人事档案管理人员业务能力、管理水平培训与提高，使得本校人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展都受到限制。

2.4单位人事部门档案意识不强。为规范各学校的人事档案管理工作，桂林市教育局印发了由桂林市档案监督指导科唐志红科长编写的《小学校各类档案的整理方法及要求》。但是有时候办公室事情繁杂，未能认真对照制度，及时将需要归档的人事材料及时更新，从而影响了人事档案材料的利用效果。

2.5信息开发利用率差，发挥服务作用程度低。人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。目前，我们学校的人事档案管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于办理退休手续、工资变动审核、干部考察、发展党员等方面，未能真正起到应有的作用。

2.6档案管理手段落后。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用、打印新档案编码、个人散材料的分类整理等，人事档案管理信息化功能尚未开发。

3.解决人事档案的管理与利用问题的措施

3.1领导重视，组织得力。单位领导，尤其是分管组织人事工作的领导，应进一步增强档案意识，充分认识到人事档案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重视人事档案管理工作，要将人事档案工作列入议事日程，定期听取工作汇报，切实解决人事档案工作中的实际问题；要对人事档案工作定期研究、部署，制定人事档案工作近期或远期规划和实施方案，做到有计划，有部署，有检查，有落实；要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。

3.2为人事档案管理工作提供必要的物质条件。要将人事档案工作所需经费列入单位财务计划，保证经费落实；改善人事档案管理工作的基础设施，实现档案库房、阅档室分开；要为人事档案库房配置去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。

3.3要配备专职档案管理人员，提高档案管理人员素质。为切实做好"干部人事档案改版"任务，应当按照政策规定选好配足档案管理人员，这样可以保证人事档案工作的长效性，促进人事档案管理上水平；要不断提高人事档案管理人员的自身素质，对档案管理人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期国家教育发展事业对人事档案管理的新要求；同时，也要加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、要能吃苦、耐劳，甘于奉献。

3.4完善、落实人事档案管理制度。在本校现有收集归档制度、借（查）阅制度的基础上，根据单位人事档案工作实际情况，继续制定完善人事档案管理鉴别归档制度、转递制度、保管保密制度、检查核对制度等制度，努力形成一个完整的规章制度体系。

在制定制度的基础上，更要关注制度的贯彻落实情况。要按照规章制度要求，定期检查档案管理人员对档案制度的落实执行情况，督促其按照制度要求，及时将归档文件，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实，保证人事档案工作逐步制度化、规范化，真正发挥人事档案"见证历史"的作用。

3.5提高人事档案管理的现代化水平。要顺应时代的发展要求，把现代先进的科学技术手段如：存贮技术：微机、缩微照相；防护技术：原子能处理、空调器、吸尘器；复制技术：复印机、扫描机；装订技术；自动打眼机等应用到人事档案管理工作中，以提高档案管理的工作效率，延长人事档案寿命。

学校人事档案范文第2篇

（福建省南安市教育局，南安 362300）

（Nan’an Department of Education in Fujian Province，Nan’an 362300，China）

摘要： 学校档案工作是中小学教育事业的重要组成部分，是记录教学发展历史，收集存储教育教学活动信息的手段，其中人事档案是重要的组成部分。人事档案反映了教师教学的过程和成果,是学校选拨优秀教职工的考核依据。

Abstract： The school record work is an important part of primary and secondary education, is a means of recording the history of education, collecting and storing educational activities information, in which the personnel files is an important part. Personnel files reflect the process and outcomes of teaching and the basis for the assessment of selecting excellent school faculty.

关键词 ： 教师人事档案保管；服务意识；传统管理模式；信息收集

Key words： teacher personnel files custody；service awareness；traditional management model；information collection

中图分类号：G270 文献标识码：A

文章编号：1006-4311（2015）02-0246-02

0 引言

人事档案是以记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的。以纸质文件、电子文档形式保存起来以备考察的历史记录。准确的人事档案信息是知人善任、选贤举能的重要工具。人事档案在国家机构、学校、企事业单位在人事管理活动中起着重要的价值和作用，尤其在学校的教育管理中发挥着重要作用，是学校教师评定职称、提拨学校教师的重要依据。由于传统人事档案不能满足现阶段教育发展的需要，所以我们要改进在人事档案管理中的方式和方法。

1 传统人事档案管理存在的不足

1.1 传统人事档案模式比较僵硬，属于静态式管理，把工作重心放在了管理控制上，带有严重的政治色彩，往往忽视了人事档案的服务功能。要求教职工要无条件的服从档案管理者的要求，即提供档案材料和所需文件，但教职工如果需要查询档案资料或查看档案信息时却需要学校领导批示。只有少数学校领导可以查看，成了领导管理下属的工具，严重制约了人事档案的服务功能。这就造成很多教职工对档案不重视，觉得和自己工作学习没关系，这是我们的人事档案管理者不能很好的将人事档案的“服务”功能发挥出来造成的。

1.2 档案材料单一。传统的人事档案是以记载收录个人政治面貌为主，家庭出生、社会关系等单一内容为主。记载教职工平时工作表现、文化进修程度、心理健康状况、学生评分高低等方面的材料较少。

2 创新人事档案管理工作的措施

2.1 充分认识人事档案管理工作的重要性 我国自改革开放以来，经济生活水平有了很大的提高。企事业单位的用人形式也发生了极大变化，人们就业的自由度和流动频率越来越快。越来越多的人由原来的“铁饭碗，一端一辈子”变为可自由选择单位高度自由的社会人。人事档案的重要性也减弱了，对人才制约作用已失去效力。这就造成一些人对人事档案产生错误的看法。认为档案已经起不到什么作用了，甚至可有可无的思想。这对人事档案的发展及其不利，不能真正发挥人事档案价值的实用性，我国教育制度改革不断深化，使各学校间教师和学生的流动性更强，同时也对人才信息需求更加急迫。人事档案做为反映个人经历，德才表现及发展过程，是全面衡量一个人是否能胜任此工作的重要依据。因此我们必须提高对人事档案的认识。

2.2 改变以往的静态式人事档案管理，增强服务意识 学校的人事档案是记录学校教师在平时教学、科研、社会活动中形成的完整反映教师个人的劳动成果和智慧及奖惩经历，也反映了学校办学质量的水平、师资力量，是教师评职称、考核等重要的依据。因此学校人事档案管理方式要以人为本，做到为全体教职工服务的“人性化”服务理念，并为教职工德、育、体全面发展提供保障。

建立教师成长档案。为每一位教师编制一份个人成长档案，档案资料以学历程度、所学专业、教学课程、论文获奖情况、学生对教师的满意度、有无研究课题等为内容。 教师成长目标以邻近相关学校或本地区教师发展水平作为参照物，制定相应的目标管理办法。例如本校各教师的特长、优势，那些是老师的断角，那些是本学校大部分教师都欠缺的，并以动态形式公示。这样教师对自己的状况十分清晰，能够及时纠正自己的失误和不足，做到早准备、早修正。使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。

2.3 人事档案应转变功能定位，实现“绩效化” 传统的人事档案管理方式已经不能顺应时代的发展了，现在很多单位的人事档案管理还是按以前计划经济时代的档案管理方式，在档案功能定位上还是按照“政治化”的管理，是阻碍人事档案发展的绊脚石，功能的单一性，使得人事档案发挥不出应有的“绩效”作用。现在我国高中以下义务教育阶段实行绩效工资改革，绩效改革涉及教师的岗位工资核定、绩效的核算等。而这些改革的依据很大一部分是来自人事档案的信息。因此我们在以后的档案工作中必须突出档案的“绩效”信息功能，更好地发挥档案的实用性。

2.4 强化档案服务意识，发挥档案功能的多样性 国家教委6号令明确指出：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。人事档案反映了学校教职工和领导的个人的成长历史和业绩，是选拨人才的重要依据。所以，管好学校人事档案对于人力资源开发起着重要作用。但由于历史、客观原因，学校包括社会单位对于人事档案缺乏理解与重视。认为可有可无，只要有个人专门保管即可。没有对人事档案应发挥的作用引起重视。要从“重藏轻用”向多元化的开发利用转变。人事档案怎样才能更好地为学校师生服务需要我们档案管理者不断探索和发现。

由传统的简单的收集整理，向多元化的开发利用转变。人事档案的开发主要包括：一是对人事档案信息来源的发掘及人事信息的收集、整理。如扩大对教师人事信息的收集范围，对学校干部增加收集信息种类等。二是对手里的人事档案信息进行重组、甄别、筛选，增加人事档案信息的时效性和利用价值，使得档案信息在学校教学、科研、干部选拨等方面有广阔的用途。三人事档案信息化，建立电子人事档案，并动态化加工和重组，满足现代化建设对人事档案的要求，使档案信息的收集添加更加方便快捷，对人事档案形成信息化、集约化、动态化管理。

2.5 提高人事档案管理方法，加强人事档案信息化程度 随着电脑及网络的普及，网上教学、网上信息共享成为一种趋势。信息化已贯穿我们生活的每个角落。我国把人事档案信息化建设作为战略重点在《全国档案事业发展“十五”计划》提了出来。明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务和落实情况。人事档案作为档案事业的重要组成部分，在档案信息化和教育信息化的新形势下，人事档案信息化必须进快实施，并为教育信息化和档案信息化服务。人事档案信息化可实现干部、教师人事信息的“全文字检索”摆脱以前传统的库房式管理模式。使档案工作者从繁琐的档案收集、整理、保管、检索等工作中摆脱出来。提高劳动效率和工作质量。增强了人事档案工作的效率，因此人事档案管理者要重视人事档案信息化培训，加强业务技能训练，提高自己的业务水平，使得人事档案管理水平得到提高，更好地为学校、社会单位服务。

2.6 健全人事档案的管理制度 健全的、规范化的人事档案制度是档案工作人员工作的有效依据，是教职工做好本职工作的前提和保障。人事档案管理工作质量的高低直接对学校其他职位的稳定产生影响。因此人事档案的管理必须紧跟人事工作要求，实现管理制度的规范化。人事档案管理工作比较繁琐，涉及的事项较碎，所以要有一套严格的规章制度来制约，我们人事档案管理者要依据《干部档案工作要求》并根据本学校人事档案管理中的实际情况，完善本单位的人事档案管理制度，为学校各项工作的顺利开展做贡献。应明确人事档案的接收、保管、查阅等细节，建立电子人事档案信息，实现人事档案网络共享，方便查阅，进一步提高人事档案管理的现代化水平。

2.7 提高人事档案工作者的业务素质 随着我国经济、社会的高速发展，传统的人事档案管理模式已经不能适应社会需要了。学校人事档案服务对象已从过去单一的服务“少数人”，发展成为一个为全体教职工、学生等各个群体。学校人事档案的任务、工作环境、管理模式等都发生着变化，这些都对人事档案管理工作者提出了更高的要求，因此，广大人事档案工作者要学习专业知识，提高业务水平，顺应档案信息化，功能多样化的需求。信息化不仅要求人事档案管理者具备良好的专业素质、道德素养，还要有较强的创新能力、创新意识。

参考文献：

[1]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案，2008（03）：11.

[2]学校人事档案管理工作探讨[J].乌吉木语文学刊，2011（13）：20.

学校人事档案范文第3篇

一、学校人事档案管理模式存在的主要问题

现阶段，国家人事档案管理体制存在诸多有待改革和改进的地方，一是多头管理，存在着严重的分散性，隶属混乱，参加主管人事档案的部门有组织、人事、劳动、民政等，兼管人事档案的部门还有教育、医疗卫生等部门。二是管理体系上仍为传统干部档案、工人档案和学生档案三大类构成。三是管理模式上实行封闭式管理，从维护人事档案真实性、准确性、保密性等方面因素的综合考虑，人事档案不对本人开放，多数公民难以接触到人事档案，人事档案的利用效益非常低。学校人事档案作为一种信息源，在学校人才管理中有着它的特殊作用。学校的人事档案管理由于受国家人事档案管理的传统观念及其他诸多因素影响，其管理模式也相应存在以下几个主要问题：

一是学校人事档案内容信息量少。

学校人事档案包括履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、职务职称工资材料等十大类材料，内容信息量小、实用性较差，不能适应现阶段人才开发的要求。反映个人经历、家庭情况及社会关系等方面的内容较多，反映个人工资变动、职称评聘、党团组织的材料比较齐全，而反映个人的德才表现、政绩才能、管理能力的材料较少，能反映个人人才类型、技术专长、心理素质等个性特点的内容更微乎其微，因此人事档案在利用时，只能提供一些肤浅的人才情况，满足不了培养、选拔、使用人才的实际要求。

二是学校人事档案管理分散化和非专业化。

体现在各个学校没有统一由上级主管部门进行人事档案集中管理，各个学校还通常根据各管理部门职能的不同，将教师的有关材料分散在几个部门管理。例如，教务部门管理反映教师业务水平、教学能力、教学任务完成情况、教学奖惩情况的教学业务档案材料，科研部门管理反映教师教材开发、、教科研立项的科研档案材料，人事处管理反映教职工社会经历、政治面貌、奖惩、薪酬等情况的人事档案。人事档案的这种分散、非专业管理不仅易造成档案材料的损坏，而且造成人事管理体制的混乱，并且破坏了人事档案的完整性。

三是学校人事档案管理方法落后、手段陈旧。

目前很多学校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。四是学校人事档案管理投入不足。体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求，如档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。人事档案信息化、现代化水平不高。另外，人员配备不足，档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致学校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。五是学校人事档案过度实行内向型、封闭式的模式。受国家人事档案管理政策限制，由于保密观念的束缚，学校很难对人事档案进行信息开发，更谈不上与其他单位实现人才信息的“互通有无”。

二、如何建立适应现代学校管理要求的人事档案管理体制

我们应该从具有个性的人事档案材料入手，加大学校人事档案管理投入，建立一支高素质的管理队伍，努力提高人事档案材料的质量。同时，要紧紧抓住学校人事档案管理的难点问题，改分散多头管理为集中统一管理，建设区域性人事档案管理中心，加快学校人事档案信息化建设，建立社会化开放式管理模式，使人事档案向本人有条件地开放，争取早日建立起适应现代学校管理要求的人事档案管理体制，为人才开发提供更有价值的信息，让人事档案更好地服务社会。

一是建立具有个性的学校人事档案材料。针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。以教师档案为例，应补充的材料包括:(l)教师登记表，可反映教师专业方面的基本情况。(2)教师教育教学情况资料，可反映出教师的教育教学态度和水平以及教育教学工作量。(3)科学研究和学术活动情况资料，可反映出教师的学术水平、学术地位和学术研究的历史。(4)业务进修情况资料，可反映出教师继续教育的状况。(5)获奖和荣誉情况，可反映出教师在社会和学术界的影响和地位。如果教师档案在原有人事档案的基础上，能及时地补充上述材料，就能较全面地、动态地反映教师的教学、科研水平，它有助于学校开展定量化、科学化工作，有助于师资队伍建设工作的科学决策，有助于提高教师评价的客观性和公正性，有助于形成高校管理者对教师评价的延续性，有助于在教师中形成良好的竞争激励机制。

学校人事档案范文第4篇

关键词：医学院校 人事档案 信息化管理

1.医学院校人事档案管理的特点及实现信息化的重要性

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和调配等人事工作中的记录材料，记载了个人在不同时期、不同阶段的发展历程，客观记录和反应了个人成长经历、家庭基本情况、社会关系及个人德、能、勤、绩等各方面的材料。高校人事档案是人事部门对教职工管理的重要凭证和开展各项工作的基础，高校对教职工的考核、调动、人才的选拔等重要人事活动都要以人事档案为基础。高校人事档案对高校的师资队伍建设、教学科研人才选拔、党政管理都有着重大作用。高校人事档案信息化管理就是将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中来，实现高校人事档案信息的综合管理和利用，提高人事档案的管理水平和效率，为高校培养、选拔人才、建立人才信息库提供数据基础。然而医学院校的人事档案管理有着其特殊性，表现在：一般高校只是单纯由院系组成，人员主要是教职员工；医学院校不仅是由院系组成，还有附属医院、教学医院，教职工不仅承担各院系的教学工作，还承担各附属医院、教学医院的医疗工作，其人事档案有着人员众多、分布广泛、专业性等特点。医学院校的人事档案实现信息化管理不仅对学校科研、教学人才的建设、人才库信息资源的利用、共享有着极其重要的意义，对附属医院、教学医院医疗人才的梯队建设、医疗科研人才的选拔也有着重要的意义。

2.医学院校人事档案实现信息化存在的困难

信息化作为当今社会的大趋势，它对人事档案管理工作提出了新的要求，需要档案管理工作者利用先进的科学技术和新的管理方法，提高人事档案管理工作的效率和档案信息的利用率，更好地为学校的人事工作服务。然而，大多数医学院校对人事档案的管理还处于传统的管理模式，基本上还采用原始的手工方式，局限于纸质档案的建立和保管层面，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的信息化。人事档案管理人员的计算机仅限于统计档案数目和打印档案目录，无法对人事档案内记录的重要信息进行录入、存储和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类和统计，信息化管理水平较低。这也直接导致了大量涉及人事的数据统计工作只能依靠手工完成，造成了反复劳动和人力资源的极大浪费。医学院校的人事档案管理工作更有其特殊性，院校本部和附属医院、教学医院人数庞大，分布分散，要实现信息化存在的困难众多，例如：

2.1人事档案管理模式落后

一些医学院校对人事档案的管理还处在传统的手工保管模式，跟不上信息化时代的发展。虽然学校对档案部门配备了计算机，但档案部门对计算机的应用尚处在初步阶段，甚至只限于简单的利用EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数的统计等，缺乏使用档案信息软件对人事档案信息进行录入和人事档案资源利用。在这种落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，导致人事档案信息储存少或几乎没有，从而大大影响了信息资源的利用，影响了工作效率。尤其是医学院校这种比一般院校要人数庞大、分布分散的特殊院校来说，这种传统的管理模式已不能适应学校快速发展的需要。

2.2人员配备、软硬件设施投入不够

实现人事档案信息化管理是一项繁重的工作任务，需要通过档案部门工作人员的不懈努力。但目前的情况是，大多数院校的人事档案部门都存在人员配备不足的情况。虽然配有专门的部门或者专人，但对应庞大的档案数，配备的人员严重不足；并且人事档案信息化管理对档案管理人员的要求更高，不仅要求管理人员不仅精通档案管理业务，也要求掌握现代信息技术，利用计算机等现代化设备对人事档案进行信息化管理。同时，人事档案部门的计算机、打印机等硬件设备落后，并且缺乏扫描仪、微缩设备等这类档案信息化必备的硬件设施。实用的档案信息系统软件的开发和利用更为缺乏，无法实现对人事档案管理的信息化和资源的利用。

2.3对档案信息资源的利用不够

要实现人事档案信息化管理其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对教职工在教学科研工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为学校人事档案工作提供即时、高效的服务。只有实现了人事档案资源的共享，才能提高人事档案管理和利用效率。但目前人事档案管理部门对档案信息的管理只停留在使用简单的EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数、人员数的统计等，缺乏档案信息软件对信息进行录入，对人事档案资源的利用仅限于查询各下属单位的档案数、人员基本情况等信息，利用率太低，无法实现对人事工作提供信息化的基础数据支持。

3.医学院校人事档案实现信息化的途径及办法

3.1转变管理模式，提高人事档案信息化管理的现代化意识

要实现人事档案信息化管理的目标，必须转变当前传统的管理模式，摆脱陈旧的管理思路，切实提高人事档案工作质量和效率，需要学校及人事档案管理人员提高现代化意识，利用现代信息技术，如计算机技术、数据库技术、信息储存技术、多媒体技术、安全保护技术、网络通讯技术等对人事档案进行信息化管理；用信息管理的理念创新工作理念，加强对人事档案信息的综合分析，多角度、多层次地探讨档案资源的开发，进一步提高信息利用率，促使人事档案资源数据库建设成为学校组织、人事等相关部门的信息库和参谋部，并实现信息资源共享。

3.2培养档案业务和信息技术复合型人才，加大软硬件设施的投入

要实现人事档案信息化管理，不仅要档案管理人员具有较高的政治素质和扎实的业务知识，更需要掌握现代信息技术、熟练运用信息化设备的能力。医学院校要重视复合型档案人员的培养，这是推进医学院校人事档案信息化管理的核心工作，也是推动人事档案建设的关键。同时加大人事档案信息化的软硬件设施投入，营造现代化档案管理平台，把传统的手工保管模式转变到服务现代人事管理和助力学校各项事业发展的重点上来，实现人事档案管理的信息化。

3.3建立人事档案信息数据库，提高资源利用率，同时加强保密安全

人事档案信息化管理系统的最重要的部分是建立人事档案信息数据库，它主要包括档案人员的基本情况、职务和职称情况，学习培训情况、表现情况以及其他情况。它集中了组织、人事部门开展管理工作所需的全部基础数据，利用率高，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构合理，功能完善，可共享的人才信息资源，可随时为医学院校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。但是，人事档案信息一旦实现了资源共享肯定存在着一定的风险，常发生在传输、录入、存储、调用等等过程中。因此，进行信息化管理必须加强档案管理制度和信息技术两方面的安全。一方面，完善档案信息的安全管理制度，对档案的保管；档案材料的整理、归档；档案信息的保护、传输以及利用要制定统一严格的流程，尤其是对管理人员对信息资源库权限的控制，采用授权验证入库制度，防止无关人员的随意进入；按照相应访问者的身份，设置对人事档案资料相应的访问权限。另一方面，要加强安全技术和开发安全软件，防止非法入侵。档案信息资源的利用和共享依托了相应的网络技术，加大了人事档案信息泄密的风险，所以必须采用相应的安全技术，例如加密技术、防火墙技术、VPN技术、跟踪监测技术、网络病毒防治技术、数据资源备份等对资源数据进行安全保护，同时增强计算机防范病毒侵入的能力。只有这样才能化解医学院校人事档案资源的安全保密与档案资源利用、共享之间的矛盾，实现人事档案信息化管理的目标，为学校的发展做出更大的贡献。

参考文献：

[1]邵海燕、陶萍.浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[D].沙洲职业工学院学报，2007.

学校人事档案范文第5篇

【论文摘要】中小学档案管理工作是学校的重点工作之一，是一所学校科学管理水平的重要标志。学校档案真实记录了学校教育教学、学校管理、建设和发展等各方面的工作。建立健全学校档案，不仅能确保学校管理与建设、改革与发展等方面的工作业绩，而且是学校工作决策的重要依据。加强学校档案建设是时代的需要，是发展的需要，是社会的需要。本文谈谈中小学档案管理工作中的几点认识。 

 

中小学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是反映学校各项工作规范化、科学化的重要载体。笔者根据档案管理的有关要求，结合自身的学习和工作体会，就中小学校档案管理谈几点粗浅的认识。 

 

一、中小学校档案管理工作存在的问题 

 

就目前中小学校档案管理工作的现状来看，由于历史和现实的多种原因，主要存在以下几方面的问题：: 

1、档案管理人员缺乏。据了解，多数学校没有专职的档案管理人员，现有的档案管理人员一般都是兼职的，且业务水平低下； 

2、大部分学校的领导对档案管理工作认识不足，更认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用； 

3、管理条件不合格。不少学校没有专门的档案室(柜)，不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，档案材料随处散放，保管设备不齐全，直接影响着学校档案的保管和使用效果。 

4、档案收集很不完整。主要表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多； 

5、档案载体结构单一。受条件和设备等方面的制约，许多中小学校的原始档案多为纸质打印档案，仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷，而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少； 

 

二、做好中小学校档案管理工作的几点认识 

 

1、建立档案要有强烈的立档意识。要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。如，学生获奖通知，即使本校学生没有获奖，也不能扔入废纸篓，要存档保管，并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌，便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应引入待整理档案袋小憩。 

随着教育标准化建设的全面展开，档案管理工作也应更新观念，加快发展。如何实现档案管理工作的规范化、现代化，笔者认为:首先，观念要现代化，即要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念。其次，在管理上要与时俱进，要确立加快发展中小学校档案管理的理念，制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。

第三，要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化，即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案管理的信息化水平。因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。四是中小学校要在“农远工程”的基础上，加强计算机档案管理软件的开发应用，建立校园网或学校网站，与周边学校或名校建立长期的网络合作关系，逐步实现资源共享，将计算机作为档案管理的重要工具，进一步发挥学校档案的重要作用。 

2、确立现代化管理意识。提高中小学校全体教职工对档案管理工作重要性的认识，是做好学校档案工作的前提。为此，教育主管部门要把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入日常检查、学期常规考核中。各学校要切实加强对档案管理工作的领导，至少要确定一名副校长分管此项工作。要经常组织广大教职工认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义做法，扎扎实实地抓好学校档案工作。必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。根据“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足社会家长和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值趋向，以现念和创新思维来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。同时，要建立起一整套切实可行的档案管理制度，按照《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。要按上级档案管理部门的要求，设立专职(或指定专人)负责此项工作。 

3.规范档案建设工作。不管学校规模大小，均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律和较强业务能力的同志负责档案管理工作，并制定相应的学习培训制度，有计划地培养档案管理方面的专业人才，逐步中小学校档案管理人员专业化、固定化。因此，各中小学校一方面要建立健全岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、保密制度等，严格按规章办事。另一方面要专门设立档案室，所有档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。 

4.相关档案要建立联系，分类归档。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，按月或按学期收集、整理、立卷、归档。在整理过程中，应着重收集本学校形成的文件资料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料等方面的材料。每学期档案资料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按时间、分类别分别整理归档。同时，要根据教育主管部门和档案管理部门的要求，软硬件同步推进，在各方面积极创造条件，使学校的档案管理工作更加完善。 

加强中小学校档案管理工作，逐步建立健全学校档案，有利于对学校各项工作的正确评估，有利于查找和使用历史资料，而且有利于学校进行实施科学管理。事实证明，只要努力把学校档案管理工作做好、管好、用好，就一定能够发挥档案不可替代有应有作用。 

 

参考文献： 

1：《中国档案事业简史》，中国人民大学出版社